Anda di halaman 1dari 18

PANDUAN TATA NASKAH

UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN


Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat
dan hidayahNya, kami dapat menyelesaikan Pedoman Penyusuanan Dokumen
Akreditasi Puskesmas Panglayungan. Buku ini kami susun sebagai salah satu upaya
untuk memberikan acuan dan kemudahan dalam pelaksanaan persiapan akreditasi baik
oleh pendamping maupun pelaksana akreditasi Puskesmas Bungursari.
Akreditasi mempersyaratkan adanya pembuktian pelaksanaan seluruh kegiatan
pelayanan melalui dokumentasi penelusuran, karena pada prinsip akreditasi, seluruh
kegiatanharus tertulis dan apa yang tertulis harus dikerjakan dengan sesuai. Buku ini
berisi contoh-contoh dokumen yang dapat digunakan dalam menyusun dokumen
akreditasi.
Pada kesempatan ini perkenankan saya menyampaikan ucapan terimakasih dan
apresiasi kepada semua pihak yang terlibat dalam proses penyusunan Pedoman
Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas Panglayungan. Semoga dengan
digunakannya buku ini dapat mempermudah pembaca dalam menyiapkan dokumen
akreditasi Puskesmas Panglayungan.

Tasikmalaya, 02 Januari 2018


Kepala UPTD Puskesmas Panglayungan

Hj. IKA SUSILAWATI, AM.Keb.,SKM


NIP. 19641008 198403 2 006

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

BAB II
PENGENDALIAN DOKUMEN

Prosedur Pengendalian dokumen di UPTD Puskesmas Panglayungan harus


ditetapkan oleh Kepala UPTD Puskesmas Panglayungan yang dijadikan acuan oleh
seluruh unit di UPTD Puskesmas Panglayungan. Tujuan Pengendalian Dokumen
adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan,
distribusi dan sirkulasi dokumen.
1. Identifikasi Penyusunan/Perubahan Dokumen
Identifikasi kebutuhan, dilakukan pada tahap Self Assesment dalam
Pendampingan Akreditasi.Hasil self assessment digunakan sebagai acuan
untuk mengidentifikasi dokumen sesuai Standar Akreditasi yang sudah ada di
UPTD Puskesmas Panglayungan.Bila dokumen sudah ada, dapat
diidentifikasi dokumen tersebut masih efektif atau tidak.
2. Penyusunan Dokumen
Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas, Penanggung jawab Admen, dan
Penanggung jawab UKM dan UKP bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
identifikasi/perubahan serta penyusunan dokumen.
Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim mutu/tim
akreditasi UPTD Puskesmas Panglayungan dengan mekanisme sebagai
berikut :
a) SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke
tim mutu/tim akreditasi,
b) Fungsi tim mutu/tim akreditasi Puskesmas didalam penyusunan
dokumen adalah :
 Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen
yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi
bahasa maupun penulisan,
 Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi
duplikasi / tumpang tindih dokumen antar unit,
 Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani
oleh Kepala UPTD Puskesmas Bungursari.
3. Pengesahan Dokumen
Dokumen disahkan oleh Kepala UPTD Puskesmas Panglayungan
4. Dokumen meliputi :

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

 Dokumen eksternal yang merupakan regulasi-regulasi atau kebijakan-


kebijakan yang terkait, maupun input atau masukan dari masyarakat yang
berupa harapan-harapan terhadap produk atau output penyelenggaraan
puskesmas
 Dokumen internal, berupa dokumen perencanaan, surat keputusan
pimpinan, pedoman kerja, kerangka acuan, SOP, instruksi kerja, rekaman,
dokumen hasil audit dan upaya perbaikan.
 Semua dokumen ini harus terkendali
5. Sosialisasi Dokumen
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan
sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk
melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
6. Pencatatan Dokumen, Distribusi, dan Penarikan Dokumen
Kepala UPTD Puskesmas Panglayunganmenunjuk salah satu anggota Tim
Mutu/Tim Akreditasi sebagai petugas pengendali dokumen.Petugas tersebut
bertanggung jawab atas :
A. Penomoran Dokumen
Penomoran diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan
ketentuan:
1. Semua dokumen harus diberi nomor
2. Puskesmas agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor sesuai
dengan tata naskah yang dijadikan pedoman
3. Pemberian nomor mengikuti ketentuan penomoran sebagai berikut :
I. Kode surat berdasarkan tata naskah pemerintah kota Tasikmalaya
untuk bidang kesehatan Halaman .64 – 165 yaitu : 445.4.
 Untuk Penomeran Surat Keputusan :445.4 / Kep......
/PKM-PLY / Tahun.
 Untuk Penomeran Standar Operasional Prosedur : 445.4 /....../
PKM-PLY /Tahun
II. Jenis Dokumen :
a. Surat Keputusan di singkat: SK Keterangan :
1. Kop
 Nama Pemerintah : Arial Uk.14
 Nama Instansi : Arial Black Uk. 18
 Alamat : Arial Uk.12
 Kode Pos : Arial Uk.12
UPTD Puskesmas Panglayungan 8
PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

2. Isi :
 Hurup : Bookman Old Style
Uk.12
 Penomoran : Sesuai Kearsipan : 445.4
 Bab dan Judul Puskesmas Panglayungan : 2
Spasi (lebih dari 1 baris 1 spasi)
 Judul dan sub judul : 2 Spasi
 Sub Judul dan uraian : 2 Spasi
 Jarak masing masing baris disesuaikan
3. Margin :
 Left : 3 cm
 Right : 2 cm
 Top : 2 cm
 Bottom : 2 cm
4. Tanda tangan :
 Tanda tangan sebelah kanan bawah setelah baris
kalimat terakhir
 Nama jabatan yang telah diletakan pada baris ke
2 / 3 boleh disingkat a.n / u.b misal kabag /
kasubag
 Nama jabatan dan pejabat yang menandatangani
yang bersifat mengatur ( SK, SOP, Panduan
Pedoman,KAK ) : hurup kapital
 Nama jabatan dan pejabat yang menandatangani
yang bersifat tidak mengatur : Huruf kapital awal
kata
 Ruang tanda tangan minimal 4 spasi
 Jarak ruang antara tanda tangan dengan tepi
kanan 3 cm sedangkan tepi kiri disesuaikan
dengan baris terpanjang.

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

b. Standar Operasional Prosedur disingkat: SOP


Keterangan :
1. Kop
 Judul SOP : Arial Uk.14 Bold
 Logo Pemerintah Kota : Sebelah Kiri
 Logo Puskesmas : Sebelah Kanan
 Penomoran SOP POKJA ADM, UKM dan UKP :
445.4/SOP/XXX/ZZ/PKM-PLY/YYY
a. 445.4 = Kode Puskesmas Panglayungan
b. SOP= Singkatan dari Standar Operasional
Prosedur
c. XXX = Nomor Urut Standar Operasional
Prosedur
d. ZZ = Nama Pokja ( ADM,UKM,UKP)
e. PKM-PLY= Singkatan Unit Kerja
f. YYY= Tahun Terbit
 Kodifikasi Pokja
ADMEN = ADM
Upaya Kesehatan Perseorangan = UKP
Upaya Kesehatan Masyarakat = UKM
 Nomor revisi : diisi dengan status revisi dapat
mengunakan angka di kolom rev .
Contoh : Dokumen baru diberi huruf “ 00
“dokumen revisi pertama diberi huruf “01” dan
seterusnya.
Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal
terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP
tersebut.
 No.Dokumen ,No Revisi,Tanggal Terbit ,Halaman
menggunakan hurup Arial 12
 Tulisan SOP menggunakan hurup Arial 12 Bold
 Halaman : diisi nomor halaman dengan
mencantumkan total halaman untuk SOP tersebut
( misal 1/5 ). Namun,di tiap halaman selanjutnya
dibuat footer

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

Misalnya pada halaman kedua : 2/5, halaman


terakhir : 5/5 kecuali halama pertama tidak usah
mencantumkan nomor halaman
 Ditetapkan Kepala FKTP : diberi tandatangan
Kepala FKTP dan nama jelasnya.
2. Isi :
 Hurup : Arial 12
 Sub Judul
1. Pengertian : ( Judul SOP ) adalah ......
2. Tujuan : Sebagai acuan dalam
penerapan langkah- langkah untuk ( Judul
SOP )
3. Kebijakan : SK yang berhubungan dengan
SOP
4. Referensi : Berisi dokomen eksternal
sebagai acuan penyusunan SOP ( Buku,
peraturan perundang- undangan ataupun
bentuk lain sebagai bahan pustaka).
5. Prosedur / Langkah-langkah : Kalimat aktif
terdiri dari subjek ,predikat,Objek dan
keterangan sesuai dengan uraian tugas
petugas
6. Diagram alir ( Jika Diperlukan)
Diagram Alir secara garis besar dibagi 2
macam yaitu : Diagram alir Makro dan
Diagram alir Mikro
- Diagram Alir Makro
Menunjukan kegiatan – kegiatan secara garis
besar dari proses yang ingin kita
tingkatkan,hanya mengenal satu simbol yaitu
balok :

- Diagram Alir Mikro


Menunjukan rincian kegiatan – kegiatan dari
tiap tahapan diagram makro, dengan simbol –
simbol sebagai berikut

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

Awal kegiatan

Akhir kegiatan

Simbol keputusan
ya
?

tidak
Penghubung

Dokumen

Arsip

7. Hal-hal yang harus diperhatikan : Hal-hal yang


berhubungan dengan kegiatan yang ada di
SOP
8. Unit terkait : Berisi unit –unit yang terkait dan
atau prosedur terkait dalam proses kerja
tersebut.
9. Dokumen terkait : adalah dokumen-dokumen
yang terkait dengan unit pelayanan.
10. Rekam historis perubahan : berisi perubahan
yang telah dilakukan meliputi, isi perubahan
serta kapan diberlakukan perubahan tersebut.
3. Margin :
 Left : 3 cm
 Right : 2 cm
 Top : 2 cm
 Bottom : 2 cm

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

c. Kerangka Acuan Kerja di singkat : KAK


a. Kop
 Logo Pemerintah Kota : Sebelah Kiri
b. Isi
1. Pendahuluan
2. Latar Belakang
3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
5. Cara melaksanakan Kegiatan
6. Sasaran
7. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
8. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan
9. Pencatatan,Pelaporan Dan Evaluasi Kegiatan
Keterangan :
 Bab dan Judul : 2 Spasi (lebih dari 1 baris 1
spasi)
 Sub Judul dan uraian : 2 Spasi
 Jarak masing masing baris disesuaikan
 Hurup Arial 12
c. Margin :
 Left : 3 cm
 Right : 2 cm
 Top : 2 cm
 Bottom : 2 cm

d. Tandatangan :
1. Tanda tangan sebelah kanan bawah setelah baris
kalimat terakhir
2. Nama jabatan yg diletakan pada baris ke 2/ 3 boleh
disingkat setelah a.n/ u.b missal kabag/ kasubag
3. Nama jabatan dan Pejabat yg menandatangani yg
bersifat mengatur (SK, SOP, Panduan Pedoman,
KAK dll) : huruf kapital
4. Nama jabatan dan Pejabat yg menandatangani yg
bersifat tidak mengatur : huruf capital awal kata
5. Ruang tanda tangan minimal 4 Spasi

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

6. Jarak ruang antara tanda tangan dengan tepi kanan 3


cm sedangkan tepi kiri disesuaikan dengan baris
terpanjang.
d. Daftar Tilik
a) Dapat menggunakan daftar tilik
Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan
SOP.
Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan
dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah
dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan
menggunakan daftar tilik/cheklist:
 Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang
dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan
suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan
diberi tanda (check-mark).
 Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen
mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses
pelayanan.
 Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang
kompleks.
 Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah
pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk
menggantikan SOP itu sendiri.
 Langkah-langkah menyusun daftar tilik:
Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan
identifikas prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk
mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya.
o Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,
o Buat daftar kerja yang harus dilakukan,
o Susun urutan kerja yang harus dilakukan,
o Masukan dalam daftar tilik sesuai dengan format
tertentu,
o Lakukan uji coba,
o Lakukan perbaikan daftar tilik,
o Standarisasi daftar tilik.

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

 Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP


dalam langkah-langkah kegiatan, dengan rumus sebagai
berikut.
∑Ya
𝑐𝑜𝑚𝑝𝑙𝑖𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑟𝑎𝑡𝑒 (𝐶𝑅) = X 100%
∑ Ya + Tidak

 Evaluasi SOP dilaksanaan sesuai kebutuhan dan


minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-
masing unit kerja.
 Hasil evaluasi : SOP masih tetap bisa dipergunakan,
atau SOP tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/
revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.
 Perbaikan /revisi perlu dilakukan bila:
o Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang
ada,
o Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK)
pelayanan kesehatan,
o Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,
Adanya perubahan fasilitas.
 Peraturan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian Kepala FKTP.
Keterangan :
 Bab dan Judul : 2 Spasi (lebih dari 1 baris 1 spasi)
 Sub Judul dan uraian : 2 Spasi
 Jarak masing masing baris disesuaikan
 Hurup Arial 12
 Margin :
• Left : 3 cm
• Right : 2 cm
• Top : 2 cm
• Bottom : 2 cm
b) Dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal sesuai
kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang
dilakukan oleh masing-masing unit kerja

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

c) Hasil evaluasi: SOP masih tetap bisa dipergunakan


atau SOP tersebut perlu diperbaiki/ direvisi. Perbaikan
isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya
d) Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila alur SOP tidak
sesuai dengan keadaan yang ada, adanya
perkembangan iptek kesehatan, adanya perubahan
organisasi/ kebijakan baru dan adanya perubahan
fasilitas
e) Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun
terjadi penggantian Kepala Puskesmas

e. Notulen dan Daftar Hadir ( terlampir )


f. Register Resiko ( terlampir )
g. Form RCA ( terlampir )
h. Form FMEA ( terlampir )
i. Form Resep ( terlampir )
j. Form Informed Consent ( terlampir )
k. Form Rekam Medis ( terlampir )
l. Form Tindakan ( terlampir )
B. Pencatatan dalam Daftar Dokumen Eksternal atau Internal
C. Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan
D. Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel “TERKENDALI”
Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen kepada
unit upaya atau pelaksana yang memerlukan dokumen tersebut agar
dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya.
Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas
sesuai pedoman tata naskah. Aturan dalam pendistribusian dokumen
sebagai berikut :
 Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda
terima.
 Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa
juga untuk seluruh unit kerja lainnya.
E. Menarik dokumen lama apabila ada dokumen pengganti serta mengisi
format usulan penambahan / penarikan dokumen.

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

F. Mengarsipkan dokume\n induk yang sudah tidak berlaku dengan


membubuhkan stempel “KADALUWARSA” dan menyimpan dokumen
terebut selama 2 tahun.
G. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

7. Tata Cara Penyimpanan Dokumen


a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas
atau Bagian Tata Usaha Puskesmas, sesuai dengan ketentuan yang
berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen
yang diatur dalam pedoman/tata naskah. Penyimpanan dokumen yang
asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari
kembali bila diperlukan.
b. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas,
dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi atau tidak
dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah
tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu atau Bagian Tata Usaha
sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku saja.
Sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata Usaha organisasi dapat
memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut, namun
untuk dokumen yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan
sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di
Puskesmas.
c. Dokumen di unit upaya Puskesmas harus diletakkan di tempat yang
mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
8. Penataan Dokumen
Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas
dikelompokan masing- masing bab/kelompok pelayanan/UKM dengan
diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar
secara berurutan.
9. Revisi Atau Perubahan Dokumen
a. Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan sesuai
pejabat yang berwenang
b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan
c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada Riwayat Perubahan
Dokumen

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

d. Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit
dokumen terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan SOP)

Format Usulan Revisi Dokumen :


No Isi perubahan
Tanggal berlaku
Dahulu Sekarang

10. Pemusnahan Dokumen


Dokumen yang sudah tidak berlaku dimusnahkan .

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

BAB III
PENGENDALIAN REKAMAN

Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan
yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam kegiatan Puskesmas dalam
melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan.
Catatan/rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus
dikendalikan. Organisasi harus menetapkan SOP terdokumentasi untuk
mendefinikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan,
perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan. Catatan/rekam
implementasi harus dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses
kembali.

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan


tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan
pembangunan dilingkungan instansi pemerintahan pusat dan daerah.

Salah satu komponen penting dalam ketataklasanaan pemerintah adalaha


administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas
(tata surat, distribusi, formulir dan media), penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, kearsipan serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai
dalah satu unsur administasi umum meliputi antara lain pengturan tentang jenis
dan penyusunan naskah dias, penggunaan lambang negara, logo dan cap dina,
penggunaan bahasa indonesia yang baik dan benar, tata surat, perubahan,
pencabutan, pemabatalan produk hukum serta ralat.

Ketentuan tentang tata naskah dinas ini diambil dari Peraturan Walikota
Tasikmalaya No.58 tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di
lingkungan Pemerintah Kota Tasikmalaya

B. Maksud dan Tujuan


1. Maksud

Pedoman umum tata naskah dinas dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan


tata naskah dinas dan acuan pembuatan petunjuk pelakasanaan

2. Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah bertujuan menciptakan


kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan
pemerintahan.

C. Sasaran

Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah


adalah:

1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan


tata naskah dinas di seluruh instansi pemerintah;

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur


lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;
4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;
5. berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah
dinas.
D. Asas
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini disusun berdasarkan asas
sebagai berikut.
1. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan
secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar
naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa
Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan
bentuk yang telah dibakukan.
3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan
keabsahan.
4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam
satu kesatuan sistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara
cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan
distribusi.
6. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi,
penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah
dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penandatangan naskah
dinas; penggunaan lambang negara dan logo dalam naskah dinas; serta
perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat naskah dinas.

F. Pengertian Umum Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut.
1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata
naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta
tata ruang perkantoran.

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan


yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas
pemerintahan.
3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.
4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak
dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.
5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah
dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah
nonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri dan
lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan
kabupaten/kota.
7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka
Tunggal Ika.
8. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas instansi pemerintah

UPTD Puskesmas Panglayungan 8


PANDUAN TATA NASKAH
UPTD PUSKESMAS PANGLAYUNGAN
Jalan Dinding Ari Raya Bumi Resik Panglayungan
KOTA TASIKMALAYA

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI....................................................................................................i
KATA PENGANTAR......................................................................................ii

BAB I
PENDAHULUAN............................................................................................1
A. LatarBelakang..........................................................................................1
B. Maksud dan Tujuan..................................................................................1
C. Sasaran....................................................................................................1
D. Asas.........................................................................................................2
E. Ruang Lingkup.........................................................................................2
F. Pengertian Umum....................................................................................2

BAB II
PENGENDALIAN DOKUMEN......................................................................4
A. Identifikasi penyusunan/perubahan dokumen ........................................4
B. Penyusunan dokumen ............................................................................4
C. Pengesahan dokumen ...........................................................................4
D. Jenis dokumen .......................................................................................4
E. Sosialisasi dokumen ...............................................................................5
F. Pencatatan dokumen, distribusi dan penarikan ......................................5
Jenis dokumen
1. Surat Keputusan (SK)...................................................................5
2. Standar Operasional Prosedur (SOP)...........................................6
3. Kerangka Acuan Kerja (KAK)........................................................7
G. Tata cara penyimpanan dokumen..........................................................10
H. Penataan dokumen ...............................................................................10
I. Revisi atau perubahan...........................................................................10
J. Pemusnahan Dokumen .........................................................................11

BAB III
PENGENDALIAN REKAMAN......................................................................12
LAMPIRAN-LAMPIRAN

UPTD Puskesmas Panglayungan 8