Project Scope Management

Project Scope Management merupakan sebuah proses yang

diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup dari
kegiatan yang diperlukan. Selain itu,proses ini juga berhubungan dengan
mengendalikan dan mendefinisikan hal hal yang berhubungan dengan proyek
maupun tidak.
Project Scope Management
Proceses :

Plan Scope Collect Define

Management Requirements Scope

Create WBS Validate Scope Control Scope

ada 6 tahap dalam scope management yaitu:

1. Plan Scope Management
Plan Scope Management
merupakan proses menciptakan rencana ruang lingkup proyek. Ruang lingkup
akan didefinisikan, divalidasi, dan dikontrol.
Inputs:
1. Project management plan
Digunakan untuk membuat Scope management plan dan mempengaruhi
pendekatan yang dilakukan untuk perencanaan ruang lingkup proyek
2. Project charter
Digunakan untuk menyediakan informasi context untuk membuat ruang
lingkup proyek yang akan di kerjakan
3. Enterprise environmental factors
Faktor-faktor lingkungan baik internal maupun eksternal yang dapat
mempengaruhi ruang lingkup proyek
4. Organizational process assets
Asset- Asset yang dimiliki oleh organisasi yang telah dikumpulkan sejak
lama dan dapat mempengaruhi proses pembuatan plan Scope Management

Tools and Techniques:

1. Expert judgments
Ahli dalam bidang masing-masing yang dapat dimintai keterangan ,
masukan , pengetahuan , skill , pengalaman , untuk membantu dalam pembuatan
project Scope management
2. Meetings
Tim proyek dapat membuatan suatu meeting untuk mengembangkan
project Scope management.
Outputs:
1. Scope management plan
Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan di
kerjakan , diawasi, dikontrol, dan diverifikasi ,
2. Requirement management plan
Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan akan sumber daya di
analisa, didokumentasikan, dan diatur .
2. Collect Requirements
Collect Requirements
Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder untuk
tercapainya tujuan proyek.

Inputs:
1. Scope management plan
Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan
dikerjakan , ditingkatkan , diawasi , dikontrol , dan diverifikasi .
2. Requirements management plan
Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan dianalisa,
didokumentasikan , dan dikontrol.
3. Stakeholder management plan
Digunakan untuk memahami kebutuhan Stakeholder, cara
berkomunikasinya , tingkat keterlibatanya, dan tingkat partisipasinya dalam
kegiatan proyek
4. Project charter
Digunakan untuk memberikan gambaran detail dari produk , layanan, atau
hasil proyek sehingga bisa di tentukan requirement yang di butuhkanya.
5. Stakeholder register
Digunakan untuk mengidentifikasi Stakeholder dan harapanya terhadap
proyek tersebut

Tools and Techniques:

1. Interviews
Wawancara baik secara formal atau informal.Berguna untuk mendapatkan
informasi dari para stakeholder dengan berbicara dan menanyakan pertanyaan-
pertanyaan secara langsung.Dapat terjadi secara “one-on-one” atau langsung
bertanya kepada kelompok orang.
2. Focus groups
Mangajak Stakeholder dan para ahli untuk berkumpul bersama agar
mengetahui bagaimana harapan mereka terhadap produk, servis atau hasil proyek.
3. Facilitated workshops
Digunakan untuk menyamakan pendapat antar Stakeholder , yang berbeda
pendapat tentang kebutuhan proyek itu sendiri
4. Group creativity techniques
Kegiatan Group dapat berupa:
 Brainstorming : Untuk mengumpulkan ide-ide terkait dengan proyek.
 Nominal Group Techniques : Brainstorming dengan mengambil voting
atas ide-ide yang telah ada untuk mengambil yang terbaik / untuk
menentukan prioritas
 The Delphi Techniques : Sekelompok ahli diberikan pertanyaan oleh para
peserta, dan juga memberikan feedback atas respon-respon yang
diajukan.
 Idea / Mind Mapping : Mengumpulkan dan menyatukan ide pribadi
dalam 1 maindmap untuk menghindari kesalahpahaman dan mencari ide
baru.
 Affinity Diagram : Beberapa ide si bagi ke dalam beberapa grup untuk
review dan analisis
5. Group decision-making techniques
Untuk memutuskan kebutuhan proyek, mengklasifikasikannya dan
memprioritaskannya. Ada beberapa cara untuk memutuskan :
 Unanimity : Semua setuju dengan 1 keputusan mutlak
 Majority : 50% lebih setuju dengan 1 keputusan
 Plurality : mengambil suara terbanyak (walaupun <50%)
 Dictatorship : 1 orang yang memutuskan
6. Questionnaires and surveys
Menyebar kuisioner dan melakukan survey kepada responden.Sangat
cocok untuk audiens dalam jumlah besar saat membutuhkan perubahan keputusan
yang cepat dalam analisis statistik.
7. Observations
Pengamatan secara langsung untuk melihat keadaan nyata , dan langkah
kedepanya dalam menyelesaikan proyek
8. Prototypes
Metode untuk mendapakan feedback yang cepat dengan cara membuat
rancangan kerja dari produk yang akan dibuat sebelum benar-benar
membangunnya
9. Benchmarking
Untuk membandingkan akttual atau perencanaan seperti proses dan
operasi yang dapat dibandingkan dari organisasi lain untuk meningkatkan kualitas
proyek.
10. Context diagrams
Contoh dari model scope management yang menggambarkan ruang
lingkup produk dengan memunculkan sistem bisnis tersebut
11. Document analysis
Digunakan untuk memperoleh kebutuhan dengan cara menganalisa dan
mengidentifikasi dokumen serta informasi yang relevan dengan kebutuhan proyek
tersebut. Contoh : Persetujuan, permintaan proposal, perencanaan bisnis dll.
Outputs:
1. Requirements documentation
Mendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu disatukan dengan
kebutuhan bisnis dari proyek
2. Requirements traceability matrix
Menunjukkan bagaimana kebutuhan akan di analisis, di dokumentasikan
dan di atur selama proyek berlangsung. Isi dari RMP dapat meliputi :
 Bagaimana aktivistas persyaratan dilakukan dan dilaporkan
 Mengatur aktivitas dalam mengganti kebutuhan, menganalisa dampaknya
dan bagaimana cara melaporkannya
 Proses prioritas kebutuhan

3. Define Scope
Define Scope
merupakan proses untuk membuat deskripsi detail dari proyek dan
produk. Selama perencanaan, project scope mendefinisikan dan mendeskripsikan
proyek dengan spesifikasi yang sangat detil melebihi infomasi yang telah
diketahui dari proyek tersebut.
Inputs:
1. Scope management plan
Digunakan untuk mengembangkan, mengawasi, dan mengontrol dari
Project Scope
2. Project charter
Menyediakan informasi context untuk membuat ruang lingkup proyek
yang akan dikerjakan.
3. Requirements documentation
Mendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu disatukan dengan
kebutuhan bisnis dari proyek.Tidak boleh ambigu harus jelas dan lengkap, serta
dapat diterima oeh para stakeholder .
4. Organizational process assets
Asset – asset yang dimiliki oleh organisasi yang sangat dibutuhkan dalam
proses Define Scope

Tools and Techniques:

1. Expert judgement
Menganilisis informasi yang diperlukan untuk membuat project scope
management karena biasanya para ahli memiliki detil teknik yang baik
2. Product analysis
Terdiri dari pembagian proyek, analisis sistem, analisis kebutuhan, analisis
nilai, rekayasa sistem, rekayasa nilai, dan rekayasa sistem.Setiap bagian dari
proyek memiliki 1 atau lebih metode spesifik dalam mendeskripsikan produk dari
proyek itu sendiri.
3. Alternatives generation
Teknik yang digunakan untuk mengembangkan berbagi banyak pilihan
yang potensial dalam rangka untuk mengidentifikasi pendekatan yang berbeda
untuk mengeksekusi dan melakukan pekerjaan proyek.
4. Facilitated workshops
Bertujuan untuk meyamakan pendapat antara para stakeholder yang saling
berbeda pendapat tentang segala macam kebutuhan proyek.
Outputs:
1. Project scope statement
Mendeskripsikan secara detail kapan proyek dianggap selesai dan
bagaimana kinerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek itu, termasuk
memberikan pemahaman umum tentang project scope kepada para stakeholder,
serta membantu tim proyek dalam melakukan planning yang lebih detil.
2. Project documents (updates)
Yang mungkin di update:
 Stakeholder register
 Requirement documentation
 Requirement tracebility matrix

4. Create WBS
Create WBS
Work Breakdown Structure adalah penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim
proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang
diperlukan, dengan masing-masing level yang mewakili setiap detil rincian
pekerjaan.
Inputs:
1. Scope management plan
Menggambarkan pekerjaan yang akan dilakukan dan pekerjaan yang tidak
perlu dilakukan.
2. Project scope statement
Project scope statement menjelaskan pekerjaan yang diperlukan, juga
memberikan pemahaman umum dari ruang lingkup proyek antara pemangku
(investor) dengan kepentingan proyek.
3. Requirements documentation
Mendeskripsikan apa saja syarat yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis
untuk proyek tersebut. Persyaratan harus jelas (terukur dan dapat diuji), dapat
dilacak, lengkap, konsisten dan diterima oleh para stakeholder.
4. Enterprise environmental factors
Enterprise Environmental Factors relevan dengan sifat proyek, dapat
berfungsi sebagai sumber referensi eksternal untuk pembuatan WBS.
5. Organizational process assets
Asset-asset organisasi yang dapat mempengaruhi proses pembuatan WBS

Tools and Techniques:

1. Decomposition
Teknik yang digunakan untuk membagi dan membagi ruang lingkup
proyek dan deliverable proyek kelebih kecil , bagian-bagian yang lebih mudah
dikelola . Paket pekerjaan adalah pekerjaan yang ditetapkan pada tingkat terendah
dari WBS yangbiaya dan durasi dapat diperkirakan dan dikelola . Tingkat
dekomposisi sering dipandu oleh tingkatkontrol yang diperlukan untuk secara
efektif mengelola proyek
2. Expert Judgement
Penilaian ahli sering digunakan untuk menganalisis informasi yang
dibutuhkan untuk menguraikan deliverable proyek menjadi bagian-bagian yang
lebih kecil dalam rangka untuk menciptakan WBS yang efektif.
Outputs:
1. Scope baseline
Versi yang disetujui dari Project Scope Statement, struktur rincian kerja
(WBS), dan yang terkait WBS Dictionary, yang dapat diubah hanya melalui
prosedur pengendalian perubahan formal dan digunakan sebagai dasar untuk
perbandingan
2. Project documents (updates)
Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas
pada, persyaratan dokumentasi, yang mungkin perlu diperbarui untuk
menyertakan perubahan yang disetujui. Jika permintaan perubahan disetujui hasil
dari Create WBS proses, maka persyaratan dokumentasi mungkin perlu diperbarui
untuk menyertakan perubahan yang disetujui.

5. Validate Scope
Validate Scope
Validate Scope ini merupakan tahap dimana final project diserahkan
kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable
sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.
6. Control Scope
Control Scope
Merupakan proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk
dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya.