PRAKTIK KELOMPOK

Simulasi Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

NAMA KELOMPOK :
1...........................
4....................................
2...........................
5...................................
3...........................
INSTRUMEN PENILAIAN KETERAMPILAN
MENANGANI SURAT MASUK SISTEM BUKU AGENDA
TAHUN PELAJARAN 2019/2020
1. Teknis Kegiatan
a. Satu kelas dibagi menjadi 2 kelompok dimana setiap kelompok terdiri dari 5 orang
b. Setiap individu memiliki peran masing – masing yaitu sebagai :
1. Penerima dan penyortir
2. Agendaris
3. Pimpinan
4. Arsiparis
5. Ekspeditur
c. Setiap kelompok diberikan waktu selama 20 menit untuk menyelesaikan pekerjaan.
2. Petunjuk Kerja
a. Saat ini di meja anda ada 5 surat masuk
b. Baca soal dengan cermat
c. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses berdasarkan sistem buku agenda
3. Bahan dan Alat
a. Format buku agenda surat masuk
b. Format buku ekspedisi intern
c. 5 lembar surat
d. 1 map snelhechter
e. Lembar disposisi
f. Guide dan ATK
g. Stempel Agenda
4. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan.
b. Tugas penerima dan penyortir meliputi:
1) Menerima surat dari kurir instansi dan menandatangani buku ekspedisi ekstern
2) Menyortir surat berdasarkan tanggal masuk dan ketepatan alamat surat.
3) Meneruskan surat kepada agendaris untuk diproses lebih lanjut
c. Tugas Agendaris meliputi:
1) Membuka, membaca dan menandai pokok surat
2) Memeriksa lampiran
3) Membubuhkan dan mengisi stempel agenda
4) Mencatat surat-surat tersebut ke dalam format buku agenda surat masuk yang
telah disediakan. Apabila telah selesai kemudian diberikan kepada pimpinan
d. Tugas Pimpinan yaitu memberikan arahan berupa disposisi pada lembar disposisi
tidak langsung
e. Tugas Ekspeditur yaitu mengisi buku ekspedisi intern yang kemudian diserahkan
kepada pejabat yang bersangkutan dan memintakan paraf penerimaan surat (penerima
surat yaitu guru yang bersangkutan).
f. Tugas Arsiparis yaitu menyimpan arsip dengan menggunakan sistem tanggal dan
masing – masing surat diberi kode dan disimpan sesuai kaidah sistem tanggal.
5. Hasil yang Diharapkan
a. Surat telah distempel agenda dan diisi dengan lengkap, benar dan rapi
b. Buku agenda surat masuk diisi dengan lengkap, benar dan rapi
c. Disposisi pimpinan harus sesuai dengan isi surat
d. Arahan surat harus sesuai dengan pejabat yang berwenang
e. Buku ekspedisi diisi dengan lengkap, benar dan rapi
f. Surat disimpan dengan sistem abjad dengan diberi kode, release mark dan disimpan
dengan rapi.
g. Semua surat diselesaikan tepat waktu
 PT BUMI PERSADA
Jl. Cilangkarang No. 17
Bandung

21 Januari 2019

Nomor : 100/BP/I/ 2019

Lampiran : -
Perihal : Persahabatan karyawan

Kepada
Direktur PT PERMATA PERSADA
Jalan Pemuda No. 150
Surabaya

Dengan Hormat,

Dalam rangka memperingati hari ulang tahun berdirinya PT BUMI PERSADA tanggal 14
Pebruari 2019, keluarga besar PT BUMI PERSADA akan merayakan dengan berbagai kegiatan,
satu diantaranya adalah olah raga. Untuk memeriahkan kegiatan olah raga dimaksud kami
mengundang karyawan saudara untuk berpartisipasi yang sifatnya persahabatan dengan karyawan
kami untuk cabang olah raga volley ball putra dan putri.

Kegiatan dimaksud akan diselenggarakan pada :

Hari/tanggal : Minggu, 17 Februari 2019

Waktu : Pukul 08.00 s.d selesai
Tempat : Halaman parkir gedung PT BUMI PERSADA
Alamat : Jl. Cilangkarang No. 17 Bandung

Demikian atas perhatiannya, diucapkan terima kasih

Hormat kami

Ratu Emilia Wardani, SE

Manager HRD

Re/St
 PT PESONA ANGKASA
Jl. HR Mohammat No. 11
SURABAYA

Nomor : 101/PA/II/ 2019 20 Februari 2018

Lampiran :-
Perihal : Penawaran Bangunan Rumah

Kepada
Direktur PT PERMATA PERSADA
Jalan Pemuda No. 150
Surabaya

Dengan Hormat,

Sesuai dengan surat permintaan Saudara tanggal 2 Februari 2019, maka dengan ini kami
memperkenalkan diri untuk menawarkan bangunan rumah pegawai Anda dengan ketentuan
umum sebagai berikut :

Harga bangunan : Rp 85 000 000,-

Uang Muka : Rp 14 000 000,-
Angsuran per bulan : Rp 800 000,- (selama 15 tahun)
Angsuran per bulan : Rp 600 000,- (selama 20 tahun)
Tipe : T 22
Luas tanah : 60 m

Dengan informasi dari kami, dengan senang hati kami akan menjemput karyawan Saudara
bila mereka menghendaki melihat lokasinya lebih dahulu.

Hormat kami

Ir. Dimas Nofares

Sales Manager

Dn/Si
 SUKSES SERVICE
Jl. Pemuda No. 100
SURABAYA

Nomor : 160/SS/III/2018 22 Maret 2018

Hal : Pembayaran Ongkos service

Kepada
Direktur PT PERMATA PERSADA
Jalan Pemuda No. 150
Surabaya

Dengan Hormat,

Kami beritahukan bahwa perbaikan mobil “ TOYOTA INNOVA “ milik perusahaan

Saudara telah selesai.

Total biaya perbaikan seluruhnya Rp 8 000 000,- (delapan juta rupiah). Untuk itu kami
harap Saudara dapat mengirimkan pembayaran tersebut melalui Bank BCA .

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih

Hormat kami

Rizal Alamsyah, ST
Manager

Ra/Da
 PT BINTANG PERMATA
Jalan Pesona Raya II No. 355
DEPOK

Nomor : 143/BP/ IV/ 2019 15 April 2019

Hal : Pesanan Alat Elektronik

Kepada
Direktur PT PERMATA PERSADA
Jalan Pemuda No. 150
Surabaya

Dengan Hormat,

Surat Saudara No. 006/BK/IV/2018 tentang penawaran berbagai peralatan elektronik telah
kami terima, kami ucapkan terima kasih.

Untuk itu kami harap saudara dapat mengirimkan :

 200 unit Mesin Hitung merk “CASIO”

 25 unit Mesin Foto Copy merk “XEROX”
 100 unit Mesin Tik Elektronik merk “DIGITAL”

Harga seluruhnya setelah dikurangi rabat 10% dan ongkos angkut, akan kami bayar tunai
pada waktu barang sampai di gudang kami.

Kami harap minggu depan kiriman Saudara sudah dapat kami terima.

Hormat kami

M. Alby Davie, SE, MM

Manager

Ma/Cy
Hal : Lamaran Pekerjaan

Kepada
Direktur PT PERMATA PERSADA
Jalan Pemuda No. 150
Surabaya

Dengan hormat,
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : Aksanti Putri Lestari
Tempat, Tanggal Lahir : Surabaya, 16 Nopember 1997
Usia : 20 tahun
Pendidikan Terakhir : SMK PERDANA Surabaya
Program Keahlian : Administrasi Perkantoran
Alamat : JL. Raya Ir. Soekarno 125 Surabaya
Telepon : 085230023909

Berdasarkan Info Kerja yang dimuat di Website, saya bermaksud mengajukan lamaran kerja
pada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk menempati posisi sebagai karyawati di bidang
Administrasi. Dengan bekal kemampuan yang saya miliki diantaranya mampu mengoperasikan
komputer, mengarsip dokumen, mail handling, correspondence, sedikit bisa bahasa Mandarin
dan lain-lain. Saya dapat bekerja keras, rajin dan jujur, dapat bekerja secara mandiri maupun
tim.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan beberapa berkas sebagai berikut:

1. Foto Copy Ijazah terakhir
2. Daftar Riwayat Hidup
3. Foto Copy KTP
4. Foto ukuran 3 x 4 = 2 lembar
5. Sertifikat Ketrampilan Khusus
6. Sertifikat dari Lembaga Sertifikasi Profesi/ LSP

Demikian surat permohonan pekerjaan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Besar harapan
saya untuk dapat diterima di perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin. Atas perhatiannya saya
ucapkan terima kasih.

Surabaya, 25 Mei 2019

Hormat Saya,

Aksanti Putri Lestari

 PT PERMATA PERSADA
Jalan Pemuda No. 150
Surabaya
BUKU AGENDA SURAT MASUK

TANGGAL TERIMA TANGGAL DAN DITERUSKAN KODE

NO PERIHAL LAMPIRAN KETERANGAN
TERIMA DARI NOMOR SURAT KEPADA ARSIP
 PT PERMATA PERSADA
Jalan Pemuda No. 150
Surabaya

FORMAT BUKU EKSPEDISI INTERN

NO TGL & NO PERIHAL SURAT DARI PENERIMA TGL. TANDA
URUT SURAT TERIMA TANGAN
 LEMBAR DISPOSISI

Tgl dan No. Surat :

Dari :
Perihal :

Kepada Paraf dan Disposisi Sifat Surat

Tanggal
1.Rahasia
2.Penting
3.Biasa

LEMBAR DISPOSISI

Tgl dan No. Surat :

Dari :
Perihal :

Kepada Paraf dan Disposisi Sifat Surat

Tanggal
1.Rahasia
2.Penting
3.Biasa

LEMBAR DISPOSISI

Tgl dan No. Surat :

Dari :
Perihal :

Kepada Paraf dan Disposisi Sifat Surat

Tanggal
1.Rahasia
2.Penting
3.Biasa

LEMBAR DISPOSISI

Tgl dan No. Surat :

Dari :
Perihal :

Kepada Paraf dan Disposisi Sifat Surat

Tanggal
1.Rahasia
2.Penting
3.Biasa