Anda di halaman 1dari 9

General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam Perusahaan

gambar-laporan
Segala urusan yang menyangkut kepentingan perusahan harus selalu ada kejelasan baik dari tujuan
maupun prospek ke depannya. Kejelasan tersebut harus dapat dibuktikan dengan dokumen
maupun kenyataan, dengan memiliki divisi khusus yang disebut General Affair (GA).

Inilah yang menjadi latar belakang General Affair yang nantinya akan mengurus urusan
operasional kantor baik yang rutin maupun yang tidak terduga. Namun, tahukah kamu, apa yang
menjadi tugas dan tanggungjawab serta fungsi dari divisi tersebut? Untuk menjawabnya, simak
lebih lengkapnya di dalam artikel ini ya!

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Divisi atau bagian dalam perusahaan yang mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan
mendadak dalam perusahaan adalah General Affair (GA). General Affair sebenarnya lebih
berfokus untuk memberikan pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja
perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.

Biasanya, GA memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang dimana
keduanya mencakup maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya. Berikut ini akan
dijelaskan lebih lanjut mengenai tugas dan tanggung jawab General Affair di dalam perusahaan.

General Affair Melakukan Pemesanan (Pengadaan Barang)


Barang atau aset yang ada dalam perusahaan tidak semuanya bersifat awet, seperti contohnya
printer atau Personal Computer (PC). Hal ini menjadi tanggung jawab GA dalam melakukan
pembelian untuk pengadaan barang.

Tentunya tidak dilakukan asal beli karena seorang GA juga harus dapat melakukan perbandingan
harga sebelum melakukan pembelian.

Tujuan pemesanan ini salah satunya tentu saja supaya perusahaan bisa menekan biaya pengeluaran
aset. Semakin rendah nilai pengeluaran perusahaan dalam pembelian aset maka dapat dipastikan
kinerja divisi GA di perusahaan tersebut juga baik.

General Affair Melakukan Pembelian Rutin


Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen seperti printer, PC, ataupun barang
aset lainnya yang mendukung operasional perusahaan, General Affair juga bertugas melakukan
pembelian rutin.

Pembelian rutin ini meliputi kebutuhan bulanan seperti air minum, Alat Tulis Kantor (ATK),
kertas, tinta printer dan beberapa barang berkala lainnya.
General Affair Melakukan Pembayaran Rutin
Pembayaran rutin dilakukan perusahaan untuk pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet
(wifi), dan beberapa pembayaran rutin lainnya.

Untuk poin ketiga ini, seorang GA biasanya melakukan estimasi dana yang sudah terhitung
dengan tepat karena pembayaran rutin perusahaan biasanya tidak berbeda dengan bulan-bulan
sebelumnya.

Biasanya, untuk perusahaan besar, pembayaran rutin ini juga dilakukan secara otomatis melalui
sebuah sistem karena pembayarannya sudah terprediksi dan terintegrasi dengan sistem
perusahaan.

Pembayaran Tenaga Kerja Harian


Tidak seperti karyawan yang mendapat gaji tetap setiap bulan, pekerja harian lepas menjadi
tanggung jawab GA. Divisi General Affair memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah
pekerja lepas harian diluar gaji karyawan.

Hal ini menjadi tanggung jawab general affair karena gaji karyawan lepas ikut termasuk dalam
keperluan bulanan kantor dalam pembukuannya untuk kebutuhan sumber daya manusia.

Pemeliharaan Aset (Maintenance Assets)


Selain melakukan pembelian barang, divisi GA juga bertanggung jawab dalam memelihara aset
yang telah mereka beli. Hal ini dikarenakan agar para user atau pemakai aset perusahaan juga
tidak secara sembarangaan menggunakannya karena mentang-mentang tidak ikut membeli.

Oleh karena itu dalam perusahaan yang paling galak ketika menemui karyawan tidak menjaga aset
perusahaan adalah divisi General Affair karena mereka lah yang bertanggung jawab ketika terjadi
kerusakan aset perusahaan.

Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang


Divisi General Affair dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya,
begitupun ketika kantor atau perusahaan akan melakukan renovasi ataupun pembukaan kantor
cabang baru. Karena renovasi kantor tidak dapat dilakukan secara asal-asalan atau instan.

Perlu pertimbangan mulai dari faktor kelayakan maupun estimasi dana yang sesuai. Bahkan ketika
estimasi dana sudah disetujui oleh pihak GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material
juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.

Fungsi General Affair

Setelah membahas mengenai tugas dan tanggungjawab yang dimiliki oleh divisi general affair,
selanjutnya kita bahas tentang fungsinya yuk! Kira-kira apa saja sih fungsi departemen GA di
dalam sebuah perusahaan? Untuk menjawab pertanyaanmu, langsung aja yuk kita bahas bersama!
Fungsi Pemeliharaan
Fungsi pertama yang dimiliki oleh General Affair adalah mengadakan penilaian kondisi dan
fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.

Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada pembaharuan
ruang meeting, training atau lobby penerimaan tamu perusahaan? Apakah keberadaan kantin
diperlukan, dan siapa yang mengelolanya?

Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan


terlebih dahulu. Akan tetapi, tetap bergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan
yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu
atau pertemuan yang lebih representatif.

Fungsi Perawatan
Ternyata, sebuah departemen GA juga memiliki fungsi perawatan lho! Sebagai informasi,
perawatan yang menjadi tanggung jawab GA ini meliputi beberapa aspek dan kamu harus tahu
banget nih!

Aspek yang tercakup meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor
(lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan
kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area perusahaan), dan
perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical). Wah, ternyata banyak juga ya fungsinya!

Membina Hubungan Baik

Aspek penting lain dari tugas seorang General Affair adalah membina hubungan baik dengan para
suplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran
tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.

Hubungan ini secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Selain
itu, akan berdampak juga pada citra perusahaan di mata klien, hal tersebut tentunya akan
mempengaruhi profit yang akan diterima.

General Affair Menciptakan SOP


Selanjutnya, GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan
sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada.

Misalnya, membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan
genset, mobil, sepeda motor dan peralatan berharga lainnya, dan membuat job description para
karyawannya.

Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor
yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

Menyelenggarakan Survey Kepuasan


Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA juga mengadakan survei
kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja. Survei ini dilakukan
dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang
diberikan.

Menyiapkan Laporan Berkala


Fungsi penting lainnya adalah mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran.
Laporan keuangan ini harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa
menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan.

Membantu Perizinan
Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan
yang dibutuhkan. Dapat juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti
pemda, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.

Skip to content
GuruAkuntansi.co.id
MENU

HOMEPAGE / AKUNTANSI MANAJEMEN / FUNGSI PERSONALIA


Fungsi Personalia
By Gumelar ArdiansyahPosted on November 12, 2019

GuruAkuntantsi.co.id Kali ini akan membahas tentang Fungsi, Tugas dan juga tujuan dari
manajemen personalia dalam sebuah perusahaan. Mari kita simak materi berikut ini..

Sebelum membahas fungsi, tugas dan tujuan ada baiknya kita mengenal terlebih dahulu apa itu
personalia dalam sebuah perusahaan.???

Personalia adalah bagian dari manajen yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Pada
dasarnya personalia dibentuk bertujuan untuk mengatasi masalah mengenai kepegawaian,
recruitment dan juga pelatihan dan pembagian kerja pegawai.

Daftar Isi :
Fungsi Personalia
Pengadaan
Perencanaan
Pengorganisasian
Pengawasan
Pengarahan
Pengembangan
Pengintegrasian
Pemberian Kompensasi
Pemeliharaan
Tugas Personalia
Tujuan Personalia
Share this:
Fungsi Personalia
Pada umumnya manajemen personalia memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:

Pengadaan
Pada fungsi pengadaan ini personalia berfungsi untuk mengadakan tenaga kerja baru
(recruitment).

Dalam hal ini sudah tentu bagian personalia harus bisa memilih calon karyawan mana yang
memiliki kinerja yang baik dan cocok untuk diperkerjakan pada perusahaan.

Berdasarkan sumber dalam melakukan perekrutan calon karyawan bisa dilihat dari dua sumber
yaitu ekternal dan internal.

Perencanaan
Perencanaan berkaitan dengan penentuan program personalia yang nantinya dapat membantu
perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini membutuhkan partisipasi
aktif dari para manajer personalia.

Pengorganisasian
Apabila perusahaan telah menentukan fungsi yang wajib dijalankan oleh pegawainya, maka
seorang manajer personalia

harus bisa membentuk organisasi dengan cara menyusun dari berbagai hubungan antara faktor-
faktor fisik dengan jabatan personalia.

Organisasi yang telah dibentuk diharapkan dapat menjadi suatu alat yang akan dimanfaatkan
untuk mencapai suatu tujuan.

Pengawasan
Pengawasan berarti kegiatan mengamati serta membandingkan pelaksanaan dengan rencana dan
mengoreksinya, apakah ada penyimpangan atau tidak.
Dengan kata lain pengawasan adalah fungsi yang menyangkut permasalahan pengaturan berbagai
macam kegiatan sesuai dengan rencana personalia yang telah dibuat sebagai dasar dari analisa dari
tujuan organisasi yang fundamental.

Baca Juga : Pengertian SOP (Standard Operating Procedure)


Pengarahan
Pengarahan yaitu salah satu fungsi personalia yang mana manajer personalia mengarahkan para
pegawai agar dapat bekerja secara efisien dan efektif.

Pengembangan
Tujuan dari fungsi ini yaitu untuk dapat meningkatkan keahlian dan keterampilan tenaga kerja
dengan cara melakukan tahap pendidikan serta pelatihan.

Biasanya hal itu dilakukan pada saat perekrutan tenaga kerja baru, karena kebanyakan dari mereka
merupakan tenaga kerja yang masih belum siap pakai.

Pengintegrasian
Pada fungsi ini yang dimaksud dengan intergrasi yaitu penyesuaian antara perbedaan kepentingan
perusahaan dengan pegawai secara individu agar dapat bekerja sama secara harmonis dalam
mencapai tujuan perusahaan.

Pemberian Kompensasi
Personalia dapat memberi penghargaan yang adil dan layak bagi karyawan sesuai dengan peran
dan pencapaian karyawan dalam perusahaan.

Kompensasi ini bisa bersifat finansial (kenaikan gaji) ataupun no finansial (tujanga-tunjangan
lainnya).

Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan fungsi untuk memelihara karyawan yang berkaitan dengan usaha-usaha
dalam mempertahankan keberlangsungan dari kondisi kerja yang telah efektif melalui kelima
fungsi personalia.

Secara umum ada dua hal yang harus dipertahankan;


1) sifat positif pegawai terhadap tugas yang diberikan dan melalui proses komunikasi yang baik
pada organisasi,
2) mempertahankan kondisi fisik para pegawai melalui program kesehatan dan keamanan.

Tugas Personalia
tugas personalia
Menyediakan tenaga kerja dengan kualitas serta kuantitas yang dibutuhkan oleh setiap bagian
pada perusahaan, merupakan tugas utama dari manajemen personalia.

Dengan begitu bagian personalia memberikan layanan kepada bagian lain agar dapat lebih mudah
dalam menyelesaikan tugasnya. Berikut contoh tugas-tugas bagian personalia :

Mrekrut karyawan baru, mewawancarai dan memilih karyawan mana yang cocok untuk
perusahaan.
Mengelola, mengevaluasi dan mengembangkan tes untuk calon karyawan baru.
Memberikan informasi tentang kebijakan perusahaan, detail tugas perkerjaan, kondisi kerja, gaji
pegawai, jenjang karir dan lain-lain kepada calon karyawan baru.
Melakukan pemecatan karyawan dan mengelola prosedur disiplin
Mengelola sumber daya manusia dengan tepat.
Membuat rencana melakukan orientasi terhadap karyawan baru guna menumbuhkan sikap positif
terhadap tujuan perusahaan.
Mempersiapkan karyawan untuk bertugas dengan melakukan program pelatihan kerja atau
program magang
Penghubung antara manajemen dan karyawan
Menjaga struktur kerja dengan memperbarui persyaratan kerja dan deskripsi pekerjaan untuk
seluruh posisi.
Memastikan kepatuhan hukum dengan memantau karyawan.
Menyelidiki dan melaporkan apabila terjadi kecelakaan pada salah satu karyawan untuk
kepentingan asuransi.
Tujuan Personalia
Manajemen personalia memiliki tujuan yang berkaitan langsung dengan tujuan perusahaan secara
umum.

Hal ini dikarenakan manajemen perusahaan berupaya dalam memunculkan efisiensi dalam bidang
ketenaga kerjaan segai eisiensi ketuntungan dan kontinuitas.

Terdapat dua macam tujuan yaitu sebagai Procuction Minded (efisiensi dan daya guna) serta
People Minded (kerja sama).

Dengan begitu manajemen personalia terkait dengan usaha untuk menciptakan kondisi yang mana
setiap karyawan di dorong

untuk dapat memberikan kontribusi yang sebaik-baiknya bagi atasannya, sebab kerja sama yang
solid dari para karyawan dapat meningkatkan efisiensi yang maksimal.

1. Pengertian Administrasi
Administrasi perusahaan memiliki ruang lingkup yang lebih luas daripada manajemen dan
kepemimpinan. Kata administrasi berasal dari kata latin (Yunani ) yaitu ad + ministrare. Artinya
adalah melayani, membantu atau memenuhi. Dalam buku Dasar-dasar Manajemen yang ditulis
oleh Dedi Sudirman disebutkan bahwa administrasi adalah suatu pengabdian atau pelayanan, yaitu
pemberdayaan sumberdaya lainnya dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan.
Menurut pegertian di atas administrasi diartikan dalam pengertian secara luas yaitu sebagai
manajemen yang mengatur keseluruhan jalannya perusahaan. Administrasi yang akan kita pelajari
ini adalah administrasi dalam pengertian administrasi secara sempit. Perkataan administrasi yang
seringkali digunakan di Indonesia, berasal dari bahasa Belanda yaitu adminitratie dan dalam
bahasa Inggris adalah administration. Administrasi dalam arti sempit adalah tata usaha atau
diartikan pula sebagai tata pembukuan. Tata usaha adala kegiatan yang berhubungan dengan
kegiatan tulis menulis, surat menyurat, ketik mengetik, kearsipan dan kegiatan lain yang
berhubungan dengan kegiatan kantor. Dengan pengertian secara sempit maka administrasi
diartikan sebagai pencatatan segala sesuatu tentang kejadian yang dilakukan secara kronologis dan
teratur.
Proses administrasi dalam arti sempit dapat dibagi menjadi beberapa kegiatan, antara lain :

Menghimpun, artinya mengumpulkan segala sesuatu keterangan yang awalnya berserakan


sehingga menjadi dapat digunakan.
Mencatat, artinya membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan.
Mengolah, artinya memperbanyak, menyalin dan membuat informasi menjadi baru sehingga lebih
bermanfaat.
Menggandakan, artinya memperbanyak dengan berbagai metode atau cara dan menggunakan
berbagai alat.
Mengirim, artinya menyampaikan dari satu pihak ke pihak yang lain.
Menaruh, artinya kegiatan meletakkan di tempat tertentu dengan maksud mudah untuk ditemukan
kembali.

2. Maksud dan Tujuan Administrasi


Pencatatan semua kegiatan usaha yang sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan
perusahaan merupakan tugas administrasi.
Tugas-tugas tersebut meliputi catatan data-data transaksi bisnis, keuangan, produksi, persediaan
produksi, dan hal-hal lain yang dapat mempengaruhi kelancaran perusahaan.
Adapun maksud dan tujuan adanya administrasi adalah agar seorang pengusaha dapat :
Memantau kegiatan-kegiatan administrasi perusahaannya
Mengevaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaannya
Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaannya
Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaannya

3. Manfaat Administrasi
Dengan pengorbanan yang telah dilakukan untuk melaksanakan administrasi transaksi dengan
baik maka perusahaan akan memperoleh beberapa manfaat, antara lain :

Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media
komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk , hasil
pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi.
Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat
menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan.
Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui
laporan hasil pencatatan.

Pada dasarnya sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena
dapat membantu perusahaan dalam memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan
perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas
selanjutnya.