PENGAWASAN SDM

1. Pengertian
Pengawasan (controlling) Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan kegiatan
yang dilakukan untuk mengendalikan pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang
dilakukan oleh seseorang, agar proses pekerjaan tersebut sesuai dengan hasil yang
diinginkan. Kontrol atau pengawasan adalah fungsi didalam manajemen fungsional
yang harus dilaksanakan oleh setiap pimpinan semua unit/satuan kerja terhadap
pelaksanaan pekerjaan, yang bertujuan agar tidak terjadi penyimpangan dalam
melaksanakan tugas sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.
Para pimpinan hendaknya memberikan pengarahan dan bimbingan kepada
para bawahannya, untuk meminimalisir kesalahan ataupun penyimpangan yang terjadi.
Maka dari itu, diperlukan pengembangan pegawai melalui pengawasan. Dengan kata
lain bahwa pengawasan merupakan fase untuk menilai apakah sasaran-sasaran yang
ditetapkan telah dicapai dengan memuaskan atau tidak.
Proses akhir dari pengawasan akan membatu dalam pengembangan sumber
daya manusia. Oleh karena itu, perlu adanya pemahaman mengenai pengawasan agar
dapat membantu proses pengembangan sumber daya manusia.
2. Fungsi Pengawasan
Siagian, mengemukakan sebagai berikut. “Fungsi pengawasan adalah
menyoroti apa yang sedang terjadi pada waktu pelaksanaan kegiatan operasional yang
sedang berlangsung. Jika penyimpangan ditemukan, tindakan korektif dapat saja
diambil sehingga dengan demikian organisasi kembali ke rel yang sebenarnya.
Dengan kata lain, sorotan perhatian manajemen dalam menyelenggarakan fungsi
pengawasn adalah membandingkan isi rencana dengan kinerja nyata (actual
performance).”
Berdasarkan uraian diatas berikut dikemukan bahwa pengawasan dilakukan
untuk menjamin agar apa yang dilaksanakan atau kinerja pegawai, unit, atau
organisasi sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya. Kegiatan
perncanaan oragnisasi maupun tindakan pengawasan adalah senantiasa berkaitan satu
dengan yang lainnya. sedangkan kinerja nyata (actual performance) disini adalah
menitikberatkan pada hasil yang dicapai dalam kurun waktu yang ditentukan (result
oriented) atau manajemen berdasarkan hasil (result management).
 Pengawasan pada hakikatnya merupakan tindakan membandingkan das sollen
dengan das sein. Disebabkan oleh karena keduanya kerapkali terjadi
penyimpangan-penyimpangan, maka pengawasan atau controlling bertugas untuk
mensinyalirnya. Sebagai funsi manajemen, pengawas pada hakikatnya harus
menegakkan pilar-pilar efisiensi, efektifitas, dan akuntabilitas serta sesuai dengan
aturan dan tepat sasaran.
3. Tujuan Pengawasan
Saydam mengemukakan tujuan pengawasan yaitu terciptanya kondisi yang
mendukung kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas, kebijaksanaan pertauran
perundang-undangan yang dilakukan oleh atasan langsung.
Adapun dari tujuan pengawasan adalah :
1. Mengetahui lancar atau tidaknya pekerjaan tersebut sesuai dengan yang telah
direncanakan;
2. Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat dengan melihat
kelemahan-kelemahan, kesulitan-kesulitan dan kegagalan-kegagalan dan mengadakan
pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan-kesalahan yang sama atau
timbulnya kesalahan baru;
3. Mengetahui apakah penggunaan fasilitas pendukung kegiatan telah sesuai dengan
rencana atau terarah pada pasaran;
4. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam
perencanaan semula;
5. Mengetahui apakah segala sesuatu berjalan efisien dan dapatkah diadakan
perbaikan-perbaikan lebih lanjut sehingga mendapatkan efisiensi yang besar.
Disamping itu, Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan:
1. Adaptasi Lingkungan
Maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang
terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun
lingkungan lingkungan eksternal.Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja
dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana
yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan
perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga merubah
rencana perusahaan disebabkan terjadinya berbagai perubahan di lingkungan yang
dihadapi perusahaan.
2. Meminimumkan Kegagalan
Maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi, misalnya
perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin. Oleh karena itu perusahaan
perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat
diminimumkan.
3. Meminimumkan Biaya
Maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan maka akan ada
pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan. Maka untuk
meminimumkan biaya sangat diperlukan adanya pengawasan.
4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi
Maksudnya adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi
yang kompleks. Kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga
kerja hingga berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi.
Pada dasarnya pengawasan bertujuan untuk mengoreksi kesalahan-kesalahan
yang terjadi nantinya dapat digunakan sebai pedoman untuk mengambil kebijakan
guna mencapai sasaran yang optimal.
4. Proses Pengawasan
Pengawasan terdiri dari suatu proses berikut ini:
a. Menetapkan standar pelaksanaan
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan
sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota, dan target
pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Tujuan dilakukan penetapan standar
pelaksanaan yaitu agar dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard
yang jelas.
b. Mengukur hasil pekerjaan
Pengukuran di sini adalah tindakan memastikan jumlah atau kapasitas suatu
entisitas yang digariskan dengan baik. tanpa pengukuran, seseorang pimpinan dipaksa
utnuk menerka atau menggunakan metode kira-kira(rule-of-thumb methods) yang
mungkin tidak dapat dipercaya. Pada umumnya entisitas yang sedang diukur dapat
diklasifikasikan ke dalam dua buah kelompok,yakni pertama, yang berhubungan
dengan pelaksanaan sebuah program atau pelaksanaannya secara keseluruhan; dan
kedua,mempersoalkan output per unit kerja langsung yang dipergunakan.
Apabila dihadapkan problem pengukuran untuk tujuan pengawasan, yaitu dalam
bentuk hasil-hasil yang kentara dan yang tidak kentara (tangible-and-intangible
achievements). Jumlah kesatuan yang diproduksi, jumlah sample yang dibagikan
adalah contoh hasil-hasil intengible adalah pengembangan para pimpinan; afektifitas
komunikasi;dan pembentukan moral pegawai.
Lebih lanjut, Martoyo menjelaskan sebagai berikut “ semua pengawasan sumber
daya manusia ini harus diamati dengan penuh perhatian untuk memungkinkan
tercapainya efisiensi dan efektifitas pengolaan organisasi. Dalam hal ini tetap di
perhatikan aspek menusiawinya pada batas kewajaran atau pada batas
proporsionalitas yan tepat, khusunya dalam rangka hubungan perburuan pancasila”.
Berdasarkan paparan diatas, dapat dikemukakan bahwa pengawasan sumber daya
manusia ini harus diamati dengan penuh perhatian,hal ini dimaksudkan bahwa
pengawasan tidak semata-mata ditujukan untuk menemukan siapa yang salah dalam
hal terjadinya penyimpangan dalam realisasi rencana. Namun, suatu pengawasan
adalah untuk mencari fakta tantang apa yang tidak beres dalam sistem, sehingga
terjadi penyimpangan tersebut. Dengan demikian, pengawasan yang efektifas,
perbaikan sistem, serta penyelenggaraan kegiatan oprasional dimungkinkan akan
terjadi.
c. Membandingkan hasil pekerjaan dengan standar
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata
dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar
tidak dapat dicapai.
Suatu pengawasan harus pula diarahkan pada pencarian dan penemuan siapa yang
salah karena penyimpangan hanya mungkin terjadi karena faktor manusianya. Jadi
pengawasan ini adalah suatu tindakan membandingkan hasil pekerjaan dengan
standart yang telah ditetapkan oleh organisasi.
Dalam hal membandingkan hasil pekerjaan dengan dasar pengawasan, maka soal
kekecualian yang perlu mendapatkan perhatian pemimpin. pimpinan yang
bersangkutan tidak perlu menghiraukan situasi-situasi hasil pekerjaan sama dengan
atau sangat berdekatan dengan hasil-hasil yang diharapkan.
d. Mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.
Pengawasan atau pimpinan harus mampu memahami dengan pikiran yang jernih
terhadap seluruh pegawai yang diawasi. Apabila terjadi masalah atau semacam
diskrepensi antara hasil pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana dengan kinerja yang
ditampilkan oleh para pelaksana tugas. Dalam hal mengkoreksi
penyimpangan-penyimpangan, ini dapat dianggap sebagai tindakan memaksa agar
dilakukan usaha-usaha untuk mencapai hasil yang sesuai dengan apa yang
diharapkan.
Apabila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus
diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk, seperti:
 Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
 Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekwensinya,
atau kurang, atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.)
 Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan
penyimpangan-penyimpangan.
5. Jenis-jenis Pengawasan
a. Menurut Nawawi, jenis-jenis pengawasan sebagai berikut:
1. Pengawasan internal
Pengawasan internal, yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan orlh
pimpinan/manajer puncak dan/ manajer unit/ satuan kerja di lingkungan
organisasi dan/ unit/ satuan kerja masing-masing;
2. Pengawasan eksternal
Pengawasan eksternal, yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh
organisasi kerja dari luar organisasi kerja yang diawasi dalam menjalankan
tugas pokoknya.
b. Pengawasan berdasarkan metode atau cara melaksanakannya, menurut Nawawi
1. Pengawasan tidak langsung
Pengawasan tidak langsung, yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan
mengevaluasi laporan, baik tertulis maupun lisan. Pengawassan ini disebut
pengawasan jarak jauh. Dengan adanya laporan secara tertulis yang
merupakan fakta autentik, maka akan menjadi bahan bagi pengawas dalam
mengetahui sejauh mana kinerja yang telah dicapai.
2. Pengawasan langsung
Pengawasan langsung, yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan dengan
mendatangi personel dan/ unit kerja yang diawasi. Kegiatannya dapat
dilakukan dengan mengumpulkan dan mempelajari dokumen-dokumen,
melakukan observasi, wawancara, pengujian sampel, dll.
c. Pengawasan berdasarkan pelaksanaanya, menurut Nawawi
1. Pengawasan fungsional
 Pengawasan fungsional (wasnal), yaitu proses pemantauan, pemeriksaan
dan evaluasi oleh aparatur pengawasan dalam sistem pemerintahan yang
berfungsi dan tugas pokoknya khusus di bidang pengawasan. Badan
tersebut adalah Badan Pemeriksa Keuangan, Inspektorat Jenderal
Pembangunan (IRJENBANG), Badan Pengawas Keuangan dan
Pembagunan (BPKP).
2. Pengawasan masyarakat
Pengawasan masyarakat adalah setiap penaduan, kritik, saran, pertanyaan,
dll yang disampaikan anggoata masyarakat mengenai pelaksanaan
pekerjaan oleh unit/ organisasi kerja nonprofit di bidang pemerintahan
dalam melaksanakan tugas pokoknya memberikan pelayanan umum dan
pembangunan untuk kepentingan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
3. Pengawasan melekat
Pengawasan melekat (Waskat), yaitu proses pemantauan, pemeriksaan dan
evaluasi oleh pimpinan unit/organisasi kerja terhadap fungsi semua
komponen dalam melaksanakan pekerjaan di lingkungan suatu organisasi
nonprofit dan terhadap pendayagunaan semua sumber daya, untuk
mengetahui kelemahan dan kelebihan yang dapat digunakan untuk
pengembangan unit/organisasi di masa yang akan datang.
Sasaran yang hendak dituju dalam pengawasan melekat adalah meningkatkan
disiplin, prestasi kerja, menekan penyalahgunaan wewenang, menekan kebocoran,
pemborosan, pungutan liar, dan pencapaian sasaran pelaksanaan pekerjaan.
6. Pentingnya Pengawasan
Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke
waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil
kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin
penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan
menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri
maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
a. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat
dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan
baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan
atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
b. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan
hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan
profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan
dengan lebih efisien dan efektif.
c. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana
melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering
membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi
kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
d. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab
atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan
apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan
sistem pengawasan.
7. Prinsip-prinsip Pengawasan
1. Objektif dan menghasilkan data, Artinya pengawasan harus bersifat objektif dan
harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan dan berbagai
faktor yang mempengaruhinya.
2. Berpangkal tolak dari keputusan pimpinan, Artinya untuk dapat mengetahui dan
menilai ada tidaknya kesalahan-kesalahan dan penyimpangan, pengawasan harus
bertolak pangkal dari keputusan pimpinan yang tercermin dalam:
a) Tujuan yang ditetapkan
b) Rencana kerja yang telah ditentukan
c) Kebijaksanaan dan pedoman kerja yang telah digariskan
d) Perintah yang telah diberikan
e) Peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.
3. Preventif, Artinya bahwa pengawasan tersebut adalah untuk
menjamin tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, yang harus efisien dan efektif,
maka pengawasan harus bersifat mencegah jangan sampai terjadi kesalahan-
kesalahan berkembangnya dan terulangnya kesalahan-kesalahan.
4. Bukan tujuan tetapi sarana, Artinya pengawasan tersebut hendaknya
tidak dijadikan tujuan tetapi sarana untuk menjamin dan meningkatkan efisiensi
dan efekt ifitas pencapaian tujuan organisasi.
5. Efisiensi, Artinya pengawasan haruslah dilakuan secara efisien, bukan
justru menghambat efisiensi pelaksanaan kerja.
6. Apa yang salah, Artinya pengawasan haruslah dilakukan bukanlah semata- mata
mencari siapa yang salah, tetapi apa yang salah, bagaimana timbulnya dan sifat
kesalahan itu.
7. Membimbing dan mendidik, Artinya “pengawasan harus bersifat
membimbing dan mendidik agar pelaksana dapat meningkatkan kemampuan
untuk melakukan tugas-tugas yang ditetapkan
Karakteristik pelaksanaan pengawasan yang berhasil
1. Meningkatkan disiplin dan prestasi kerja pegawai;
2. Terjadi pengurangan tingkat penyalahgunaan wewenang dan berkuranganya
kebocoran dan pemborosan serta berbagai bentuk pungutan;
3. Semakin berkurangnya kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan pekerjaan.