DAFTAR ISI

Daftar Isi
.....................................................................................................................................................................
i
BAB I DEFINISI
3
A. Tujuan
3
B. Tanggung Jawab
4
BAB II RUANG LINGKUP
5
BAB III TATA LAKSANA
6
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan
6
B. Jenis – Jenis Pendaftaran
7
C. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap
7
D. Pengaturan Kamar rawat
9
BAB IV PENUTUP
.....................................................................................................................................................................
10
 BAB I
DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial atau mendaftar pasien untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.
RSKIA. Permata Bunda harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang
yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu
kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien
mempunyai kondisi medis yang emergensi atau tidak. Kondisi medis yang emergensi
berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera
dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius,
gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status
klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan
diluar dari yang tersedia di RSKIA. Permata Bunda, mereka akan dipindahkan atau dirujuk
ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RSKIA. Permata Bunda mempunyai (MOU)
perjanjian dan hubungan dengan organisasi atau fasilitas lain agar dapat memberikan
pelayanan yang sesuai kebutuhan pasien. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang
berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.
A. Tujuan
a. Tujuan umum :
Tujuan umum adalah untuk meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di
dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama
b. Tujuan Khusus :
Tujuan khusus dari pendaftaran Rawat Jalan :
1. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
2. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.
3. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan pelayanan.
B. Tanggung Jawab
1. Direktur RSKIA. Permata Bunda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
mekanisme atau protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang
terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara
keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Instalasi
3. Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab
merekaMengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi
tanggung jawab mereka
4. Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini
5. Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan
ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan tersebut.
Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit
internal dilaksanakan. Kepala Instalasi yang terlibat dalam ruang lingkup ini
bertanggung jawab untuk implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus
memastikan bahwa :
1. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, SPO
dan formulir lain yang terkait
2. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa :
1. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
2. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan
dan SPO lainnya
3. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
4. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak
patuhan.

1
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan
VK 24 jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan
untuk penilaian perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat
melakukan akses untuk mendapat perawatan :
a. Rawat Jalan : poliklinik spesialis dan spesialis gigi
b. One day care (ODC)
c. Instalasi Gawat Darurat
d. VK (Ponek)
e. Pendaftaran langsung ke unit rawat inap
Pasien hanya dapat dilayani di RSKIA. Permata Bunda jika tersedia jenis layanan
yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka
pasien akan di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang
dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang
sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis. Pasien akan
dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai, ketika tidak
tersedianya pelayanan tersebut di RSKIA. Permata Bunda atau jika pasien ingin untuk
dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada
kebijakan transfer pasien). Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik /
komunikasi / bahasa / budaya, RSKIA. Permata Bunda memfasilitasi untuk menyelesaikan
kendala tersebut.

BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru
lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample
darah) diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan
angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik
maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:

1. Pasien datang ambil nomor antrian di mesin antrian.
2. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran
3. Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru
(pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan
kehilangan kartu) atau pasien lama, pasien asuransi atau umum :
4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sbb: Petugas melengkapi formulir pendaftaran pasien baru dengan mewawancarai
pasien tersebut: Pasien asuransi sarat-sarat harus sudah lengkap dibawa (Kartu
asuransi, KTP, Kartu Keluarga / KK, Surat rujukan / Surat Kontrol )
a. Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat)
b. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien
c. Petugas pendaftaran membuat surat Jaminan (SEP)
d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
e. Di Pelayanan / Poliklinik:
- Petugas poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien;
- Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika Ya,
maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju; Jika tidak,
maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;

2
 - Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi
pembayaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sebagai berikut :
1. Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien
2. Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan
dituju dengan mewawancarai pasien tersebut.
3. Petugas pendaftaran membuat surat jamina (SEP) bagi pasien asuransi (BPJS,
Jamkesda, dll) dengan sarat lengkap.
4. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju Di
Poliklinik: Petugas memberikan pelayanan kepada pasien
5. Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika Ya,
maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
6. Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi.
7. Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di
kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
8. Petugas mempersilahkan pasien pulang

B. Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien dari poliklinik langsung menuju ke
pendaftaran rawat inap. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian
pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan
tersedia di unit rawat inap.
2. Pendaftaran dari IGD: Pasien dari instalasi gawat darurat memerlukan pendaftaran
rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian
pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat
inap.
3. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di IGD dan VK maksimal 6
jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah
pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di
pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi
pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh
dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan
dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang
tersedia di ruang rawat inap.
4. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian TPPRI selanjutnya dialihkan kepada dokter jaga IGD. Kemudian IGD akan
mengkoordinasikan transfer pasien dan mengumpulkan data yang diperlukan.
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
- Pendaftaran pasienRawat jalan dan IGD
- Pendaftaran pasien Rawat Inap
- Penerimaan pelayanan di IGD
- Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
- Observasi pasien di IGD
- Observasi pasien di VK
C. Proses penerimaan pasien rawat inap:
1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD
maupun rujukan dari dokter swasta.
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan.
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.

3
 5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain :
a. Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form
persetujuan;
b. Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data social pasien;
c. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien:
a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan.
b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih
tempat yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada.
c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat
yang diinginkan pasien.
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain
sesuai permintaan pasien.
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien.
6. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.
7. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan.
8. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap.
9. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi
pasien:
a) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak.
b) Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit
pemeriksaan yang dituju.
c) Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap.
10. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan
untuk pulang;
a. Jika diperbolehkan untuk pulang, petugas mempersilahkan pasien untuk
menyelesaikan administrasi pembayaran di bagian kasir;
b. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
c. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan
pelayanan kesehatan rawat inap;
d. Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas
yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun
Direktur Rumah Sakit.

4
D. Pengaturan Kamar Rawat
Alokasi kamar RSKIA. Permata Bunda dibedakan berdasarkan:
Nama Kamar Kelas Kapasitas
Permata 1 2
Jamrud 2 2
Mutiara 3 9
HCU 1
KBY 4
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan
untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan
Ruang isolasi atau pelayanan intensive .Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan
ditawarkan kelas yang tersedia. Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan
disampaikan kepada Manajemen untuk ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada
indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS untuk berobat Jalan.

5
 BAB IV
PENUTUP

Pelayanan pendaftaran pasien merupakan bagian dari proses penyelenggaraan

rekam medis yang harus dilakukan dengan baik sehingga pelayanan terhadap pasien dapat
berjalan dengan baik. Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat
inap ini diharapkan menjadi acuan dalam melakukan pelayanan pendaftaran di RSKIA.
Permata Bunda Yogyakarta
Kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak berpartisipasi
sehingga Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini
dapat diselesaikan. Demi kesempurnaan dari Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan
penerimaan pasien rawat inap ini di masa mendatang, sangat diharapkan saran dan masukan
serta solusi dari berbagai pihak yang berkepentingan dalam penyelenggaraan rekam medis
dan informasi kesehatan di RSKIA. Permata Bunda Yogyakarta

Ditetapkan di : Yogyakarta
Pada tanggal :
Direktur

dr. Antonius Aria Saksana