© 2018 Slidefabric.com All rights reserved.

S L I D E 1
• Terwujudnya administrasi FKMPI daerah Jawa Barat yang tertib, efektif, dan
efisien dalam rangka mewujudkan visi dan misi koordinator daerah Jawa Barat.
• FKMPI Daerah Jawa Barat memiliki SOP sendiri yang tetap mengacu pada
Nasional
--- Membuat
MembuatProposal
Membuat Proposal
Proposal - Membuat Proposal
--- Membuat
MembuatSurat
Membuat Surat
Surat - Membuat Surat
--- Menerima
MenerimaSurat
Menerima Surat
Surat - Menerima Surat
--- Membuat
MembuatLPJ
Membuat LPJ
LPJ - Membuat LPJ
--- Membuat
MembuatBerita
Membuat BeritaAcara
Berita Acara
Acara - Membuat Notulen
--- Membuat
MembuatNotulen
Membuat Notulen
Notulen
Mila Puspita Fuji Prastiwi
 Terlaksana Terlaksana Terlaksana Tidak
No. TUPOKSI
dengan baik dengan catatan sebagian Terlaksana
1 Menciptakan sistem korespondensi yang sistematis
dan konsisten. √
2 Merancang sistem kearsipan yang efektif dan efisien
serta mengimplementasikannya. √
3 Melakukan audit terhadap tugas-tugas yang telah
dilaksanakan di lingkup administrasi. √
4 Membantu koordinator daerah Jawa Barat dalam
melaksanakan tugasnya, terutama dalam hal √
Administrasi.
5 Membuat dan merancang SOP bersama fungsionaris
yang lain.
√
6 Membuat SK Pengangkatan
√
 Menciptakan sistem
korespondensi yang sistematis dan
konsisten.

© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 5

 Alur Penerimaan
Surat Masuk & Proposal

PENGIRIM SEKRETARIS KOORDA

PENGIRIM KOORDA SEKRETARIS

© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 6

 Alur Birokrasi Permohonan
Surat & Proposal

PEMOHON SEKRETARIS KOORDA

© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 7

 Alur Permohonan Surat

1. Pemohon meminta surat selambat-lambatnya H-3 dari pengambilan surat

2. Pemohon langsung mengirim pesan dengan format :

Nama Pemohon :
NIM :
Institusi :
Jenis Surat :
Ditujukan kepada :
Maksud :

3. Jika dalam 1 x 24 Jam Sekretaris tidak merespon, harap langsung

menghubungi staf ahli kesekretariatan
© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 8
 Alur Permohonan Proposal

1. Pemohon meminta proposal selambat-lambatnya H-3 bulan dari

proker/agenda

2. Pemohon langsung mengirim data-data untuk proker/agenda dengan

lengkap dan serinci-rincinya. (Format akan dikirim pada saat dibutuhkan)

3. Jika dalam 1 x 24 Jam Sekretaris tidak merespon, harap langsung

menghubungi staf ahli kesekretariatan
© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 9
 Alur Permohonan Penyusunan LPJ

1. Pemohon memberikan data/laporan atas proker/agenda yang telah

dilaksanakan selambat-lambatnya 2 minggu setelah proker/agenda terlaksana

2. Jika dalam 1 x 24 Jam Sekretaris tidak merespon, harap langsung

menghubungi staf ahli kesekretariatan

© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 10

 Alur Permohonan Penyusunan LPJ

1. Pemohon memberikan data/laporan atas proker/agenda yang telah

dilaksanakan selambat-lambatnya 2 minggu setelah proker/agenda terlaksana

2. Jika dalam 1 x 24 Jam Sekretaris tidak merespon, harap langsung

menghubungi staf ahli kesekretariatan

© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 11

 Merancang sistem kearsipan
yang efektif dan efisien serta
mengimplementasikannya.

© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 12

 Manajemen Arsip

KRITERIA ARSIP

AZAS KEARSIPAN: SISTEM KEARSIPAN:

Arsip Fisik
Arsip Arsip Elektronik
AZAS KRONOLOGIS &
SENTRALISASI SUBJEK
Elektronik
50% Arsip Fisik
50%

© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 13

 Melakukan audit terhadap
tugas - tugas yang telah
dilaksanakan di lingkup
administrasi dan

© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 14

 Surat Masuk

Tanggal
No No. Surat Perihal Pengirim Ditujukan Kepada
Penerimaan Surat
020/B/SU/PAN- Panitia Gerakan Sehat Koordinator Daerah Jawa
130-Okt-18 Undangan
GSM/KEMENLU/X/2018 Mahasiswa Barat FKMPI
Koordinator Daerah
230-Des-2018 Berita Acara PKM Polban
Jawa Barat FKMPI
Gerakan Sosial Penggalangan
Dana Nasional Untuk Korban Koordinator Daerah
032/SK/B/SEKJEND/FKMPI/IX/2
330-Sep-18 Bencana Gempa Bumi Beriring Sekretaris Jendral Jawa Barat FKMPI
018
Tsunami Palu, Donggala dan
sekitarnya
Himpunan Mahasiswa Koordinator Daerah Jawa
4 22-Aug-19 068/SU/OHM/VIII/2019 Surat Undangan
Teknik Pengecoran Logam Barat FKMPI
Keluarga Mahasiswa
003/794/S.UNDANGAN/KABINE Koordinator Daerah Jawa
5 02-Sep-19 Surat Undangan Kabinet Mahasiswa
T/IX/2019 Barat FKMPI
Politeknik Praktisi Bandung
Badan Eksekutif Mahasiswa
Koordinator Daerah Jawa
6 11-Sep-19 014/S.PER/MOKA/BEM/PEI/2019 Permohonan Mengisi Materi Politeknik Enginering
Barat FKMPI
Indorama
30/B/SU/PAN- Panitia Gerakan Sehat Koordinator Daerah Jawa
7 11-Sep-19 Surat Undangan
GSM/KEMENLU/IX/2019 Mahasiswa Barat FKMPI
Gerakan Sosial Penggalangan Dana Koordinator Daerah Jawa
8 29-Sep-19 012/SK/B/SEKJEND/FKMPI/2019 Sekretaris Jendral
Nasional Untuk Korban Bencana Barat FKMPI
 Surat Keluar

No Tanggal Pengeluaran Surat No. Surat Perihal Ditujukan Kepada

09-11-18
1 001/S.Perm/B/Koorda/FKMPI/XI/2018 Permohonan Official Taman Makam Pahlawan
2 09-11-18 002/S.Ket/B/Koorda/FKMPI/XI/2018 Keterangan
09-11-18 003/S.U/A/FKMPI/Koorda/XI/2018
3 Undangan Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat
4 16-11-18 004/S.Ket/B/Koorda/FKMPI/XI/2018 Keterangan
16-11-18
005/S.U/A/FKMPI/Koorda/XI/2018
5 Undangan Demisioner Fungsionaris FKMPI daerah Jawa Barat
6 16-11-18 006/S.U/A/FKMPI/Koorda/XI/2018 Undangan Sekretaris Jendral FKMPI
7 16-11-18 007/S.U/A/FKMPI/Koorda/XI/2018 Undangan Jajaran Fungsionaris Nasional
8 16-11-18 008/S.U/A/FKMPI/Koorda/XI/2018 Undangan Koordinator Wilayah Jawa

9 12-12-18 009/S.E/A/Koorda/FKMPI/XII/2018 Edaran Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat

10 25-12-18 010/S.E/A/Koorda/FKMPI/XII/2018 Edaran Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat

11 29-12-18 002/S.Perm/B/Koorda/FKMPI/XII/2018 Permohonan Izin Keramaian Bapak Kepala Kapolsek Coblong

12 15-01-19 012/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/I/2019 Undangan Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat
13 21-01-19 013/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/I/2019 Undangan Sekretaris Jendral FKMPI
14 21-01-19 014/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/I/2019 Undangan Jajaran Fungsionaris Nasional
15 21-01-19 015/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/I/2019 Undangan Koordinator Wilayah Jawa
016/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/I/2019
16 24-01-19 Undangan Demisioner Fungsionaris FKMPI daerah Jawa Barat
17 29-01-19 017/S.Ket/B/Koorda/FKMPI/I/2019 Keterangan
018/S.Perm/A/ Koorda/ FKMPI/III/2019
18 08-03-19 Permohonan Kerjasama Ketua TIM PKM POLBAN

19 17-03-19 019/S.E/A/Koorda/ FKMPI/III/2019 Edaran Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat

20 17-03-19 020/S.U/B/Koorda/ FKMPI/III/2019 Undangan Bpk. Ridwan Kamil
 Surat Keluar

21 17-03-19 021/S.U/B/Koorda/ FKMPI/III/2019 Undangan Bpk. Oded Muhammad Danial

022/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/III/2019
22 17-03-19 Undangan Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat

23 19-03-19 023/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/III/2019 Undangan Demisioner Fungsionaris FKMPI daerah Jawa Barat
24 19-03-19 024/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/III/2019 Undangan Koordinator Wilayah Jawa
25 19-03-19 025/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/III/2019 Undangan Sekretaris Jendral FKMPI
26 20-03-19 026/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/III/2019 Undangan Jajaran Fungsionaris Nasional

27 19-03-19 027/SE/A/Koorda/ FKMPI/III/2019 Edaran Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat

28 25-03-19 028/S.Perm/A/ Koorda/ FKMPI/III/2019 Permohonan Izin Ketua Komisi Pemilihan Umum (KPU)

29 26-03-19 029/SE/A/Koorda/ FKMPI/III/2019 Edaran Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat

Permohonan Kerjasama Kegiatan
Bapak/Ibu Kepala Dinas Lingkungan Hidup
30 16-04-19 030/S.Perm/B/ Koorda/ FKMPI/IV/2019 GAJAH
31 17-03-19 031/S.Perm/A/Koorda/ FKMPI/IV/2019 Permohonan Direktur…….

32 04-04-19 032/S.Peng/A/Koorda/ FKMPI/IV/2019 Pengantar Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat

33 04-04-19 033/S.Peng/A/Koorda/ FKMPI/IV/2019 Pengantar Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat

34 09-04-19 034/S.Perm/B/ Koorda/ FKMPI/IV/2019 Permohonan Izin Ketua Komisi Pemilihan Umum (KPU)
35 14-04-19 035/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/IV/2019 Undangan Sekretaris Jendral FKMPI
36 14-04-19 036/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/IV/2019 Undangan Jajaran Fungsionaris Nasional
37 14-04-19 037/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/IV/2019 Undangan Koordinator Wilayah Jawa

38 14-04-19 038/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/IV/2019 Undangan Demisioner Fungsionaris FKMPI daerah Jawa Barat
39 14-04-19 039/S.Ket/B/Koorda/FKMPI/IV/2019 Keterangan
40 16-04-19 040/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/IV/2019 Undangan Koorda/Koordis

41 18-04-19 041/S.U/A/ Koorda/ FKMPI/IV/2019 Undangan Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat
 Surat Keluar
42 23-04-19 042/SE/A/Koorda/ FKMPI/IV/2019 Edaran Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat
43 23-04-19 043/S.Perm/A/Koorda/ FKMPI/IV/2019 Permohonan Izin Dispensasi Direktur…….
44 23-04-19 044/S.Perm/A/Koorda/ FKMPI/V/2019 Permohonan Izin Dispensasi Direktur…….
45 08-05-19 045/S.Peng/A/Koorda/ FKMPI/V/2019 Pengantar Ketua Rw Desa Citeureup
46 19-05-19 046/S.Perm/B/Koorda/ FKMPI/V/2019 Permohonan PMI Kota Bandung
47 02-05-19 047/S.Perm/A/Koorda/ FKMPI/V/2019 Permohonan Izin Dispensasi Direktur…….
Demisioner Fungsionaris FKMPI daerah Jawa
48 16-05-19 048/S.U/A/Koorda/ FKMPI/V/2019 Undangan Barat
49 16-05-19 049/S.U/A/Koorda/ FKMPI/V/2019 Undangan Kordinator Wilayah Jawa
50 16-05-19 050/S.U/A/Koorda/ FKMPI/V/2019 Undangan Jajaran Fungsionaris Nasional
51 16-05-19 049/S.U/A/Koorda/ FKMPI/V/2019 Undangan Sekretaris Jendral FKMPI
52 21-05-19 052/S.Perm/A/Koorda/ FKMPI/V/2019 Permohonan Sarana Prasarana Politeknik Padjajaran
53 24-06-19 063/S.Rekom/Koorda/FKMPI/VI/2019 Rekomendasi Rekomendasi Fungsionaris Nasional
54 14-07-19 070/S.K/A/Koorda/ FKMPI/VII/2019 Keterangan
55 14-07-19 071 /S.K/A/Koorda/ FKMPI/VII/2019 Keterangan
UKM-KM SATGAS PB&WP POLTEKKES
56 21-07-19 073/S.Perm/B/Koorda/ FKMPI/VII/2019 Permohonan KEMENKES BANDUNG
UKM-KM SATGAS PB&WP POLTEKKES
57 21-07-19 074/S.Perm/B/Koorda/ FKMPI/VII/2019 Permohonan KEMENKES BANDUNG
 Surat Keluar
58 21-07-19 075/SE/A/Koorda/ FKMPI/VII/2019 Edaran Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat
59 28-07-19 078/S.U/A/Koorda/ FKMPI/VII/2019 Undangan Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat
60 28-07-19 079/S.U/A/Koorda/ FKMPI/VII/2019 Undangan Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat
Demisioner Fungsionaris FKMPI daerah Jawa
61 28-07-19 080/S.U/A/Koorda/ FKMPI/VII/2019 Undangan Barat
62 28-07-19 082/S.U/A/Koorda/ FKMPI/VII/2019 Undangan Jajaran Fungsionaris Nasional
63 28-07-19 083/S.U/A/Koorda/ FKMPI/VII/2019 Undangan Sekretaris Jendral FKMPI
64 31-07-19 084/S.Perm/B/ Koorda/ FKMPI/VII/2019 Permohonan Politeknik Piksi Ganesha
65 29-09-19 085/S.Perm/B/Koorda/ FKMPI/VIII/2019 Permohonan Politeknik LPKIA Bandung
66 07-08-19 121/S.E/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Edaran Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat
67 19-08-19 086/S.Perm/B/Koorda/ FKMPI/VIII/2019 Permohonan Izin Dispensasi Dosen Politeknik Kesehatan Kemenkes Bandung
68 19-08-19 087/S.Perm/B/Koorda/ FKMPI/VIII/2019 Permohonan Izin Dispensasi Dosen Politeknik Kesehatan Kemenkes Bandung
69 21-08-19 088/S.Perm/B/Koorda/ FKMPI/VIII/2019 Permohonan Izin Dispensasi Dosen Politeknik Pos Indonesia
70 21-08-19 089/S.Perm/B/Koorda/ FKMPI/VIII/2019 Permohonan Izin Dispensasi Direktur…….
71 26-08-19 090/S.U/A/Koorda/ FKMPI/VIII/2019 Undangan Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa Barat
72 26-08-19 091/S.U/A/Koorda/ FKMPI/VIII/2019 Undangan Koordinator Wilayah Jawa
73 26-08-19 092/S.U/A/Koorda/ FKMPI/VIII/2019 Undangan Sekretaris Jendral FKMPI
74 26-08-19 093/S.U/A/Koorda/ FKMPI/VIII/2019 Undangan Jajaran Fungsionaris Nasional
Demisioner Fungsionaris FKMPI daerah Jawa
75 26-08-19 094/S.U/A/Koorda/ FKMPI/VIII/2019 Undangan Barat
 Surat Keluar
Demisioner Fungsionaris FKMPI daerah
75 26-08-19 094/S.U/A/Koorda/ FKMPI/VIII/2019 Undangan Jawa Barat
Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa
76 10-09-19 095/SE/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Edaran Barat
77 12-09-19 096/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Melani Indah Pratiwi
78 12-09-19 097/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Aruni Kenny Haryadi
79 12-09-19 098/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Yoga Budi Permana Putra
80 12-09-19 099/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Annisa Nur Badriah
81 12-09-19 100/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Nurmuhaemin
82 12-09-19 101/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Hengky Pirnandes
83 12-09-19 102/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Vigo Juandra
84 12-09-19 103/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Asep Kupiyansah
85 13-09-19 104/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Restu Sugesti Putri
86 13-09-19 105/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Muhammad Ridwan Nulloh
87 13-09-19 106/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Adifra Oksadela
88 17-09-19 107/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Alya Tri Alvitasari
89 17-09-19 108/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Ari Nurrahma
109/S.Perm/B/Koorda/FKMPI/IX/201 Permohonan Izin
90 17-09-19 9 Pelaksanaan Konsolidasi Politeknik Praktisi Bandung
 Surat Keluar
110/S.Perm/B/Koorda/FKMPI/IX/201 Permohonan Izin
91 17-09-19 9 Pelaksanaan Konsolidasi Politeknik Praktisi Bandung
92 17-09-19 111/SE/A/Koorda/FKMPI/IX/2019 Edaran Kabag. Kemahasiswaan
Permohonan Izin
112/S.Perm/B/Koorda/FKMPI/IX/201 Pelaksanaan Makrab FKMPI
93 17-09-19 9 Jabar Politeknik LP3I Bandung
Permohonan Izin
113/S.Perm/B/Koorda/FKMPI/IX/201 Pelaksanaan Screening
94 22-09-19 9 Fungsionaris FKMPI Jabar Senat Mahasiswa Politeknik Padjajaran
95 25-09-19 114/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Fitria Puspitasari
96 25-09-19 115/S.Ket/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Keterangan Wahyudin
Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa
97 25-09-19 116/S.U/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Undangan Barat
Demisioner Fungsionaris FKMPI daerah
98 25-09-19 117/S.U/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Undangan Jawa Barat
99 25-09-19 118/S.U/A/Koorda/ FKMPI/IX/2019 Undangan Fungsionaris FKMPI Daerah Jawa Barat
119/S.Perm/A/Koorda/ Presiden Mahasiswa Politeknik Pos
100 26-09-19 FKMPI/IX/2019 Permohonan Izin Indonesia
120/S.Perm/B/Koorda/ Permohonan Izin Galang
101 26-09-19 FKMPI/IX/2019 Dana Kabag. Akademik Politeknik LP3I Bandung
 Surat Keluar
Ketua BEM/BPM/DPM Politeknik Se-Jawa
102 07-10-19 122/S.U/A/Koorda/ FKMPI/X/2019 Undangan Barat
Demisioner Fungsionaris FKMPI daerah
103 07-10-19 123/S.U/A/Koorda/ FKMPI/X/2019 Undangan Jawa Barat
104 07-10-19 124/S.U/A/Koorda/ FKMPI/X/2019 Undangan Koordinator Wilayah Jawa
105 07-10-19 125/S.U/A/Koorda/ FKMPI/X/2019 Undangan Sekretaris Jendral FKMPI
106 07-10-19 126/S.U/A/Koorda/ FKMPI/X/2019 Undangan Jajaran Fungsionaris Nasional
Permohonan Izin
127/S.Perm/B/Koorda/ Pelaksanaan Musyawarah
107 07-10-19 Politeknik Tri Karya Mandiri
FKMPI/X/2019 Daerah IX FKMPI Daerah
Jawa Barat
108 14-10-19 128/S.U/A/Koorda/ FKMPI/X/2019 Undangan Sarah Rizki Shaleh
109 14-10-19 129/S.U/A/Koorda/ FKMPI/X/2019 Undangan Resifa Dwi Masyaofah
110 16-10-19 130/S.U/A/Koorda/ FKMPI/X/2019 Undangan Candra Safa Mujtahid
131/S.Perm/B/Koorda/
111 18-10-19 FKMPI/X/2019 Permohonan Izin Dispensasi Direktur…….
 Membuat dan merancang
SOP bersama fungsionaris
yang lain.

© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 23

 Membuat SK Pengangkatan
Fungsionaris FKMPI Jabar

© 2018 Slidefabric.com All rights reserved. S L I D E 24