KELAYAKAN OPERASIONAL
Ada dua aspek kelayakan operasional yang harus dipertimbangkan, yaitu:
1. Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah solusi itu bermanfaat untuk
menyelesaikan suatu masalah?
2. Bagaimana pendapat pengguna akhir dari manajemen mengenai maslaah (solusi) itu?
APAKAH MASALAH ITU CUKUP BERHARGA UNTUK DISELESAIKAN, ATAU AKANKAH SOLUSI ITU
BERMANFAAT UNTUK MENYELESAIKAN SUATU MASALAH?
PIECES dapat digunakan sebagai dasar analisis tingkat kepentingan suatu masalah atau efektivitas suatu
solusi. Berikut ini adalah daftar pertanyaan yang ditujukan pada persoalan ini:
1. Performance (Apakah sistem itu menyediakan throughput dan waktu respon yang cukup)
2. Information (Apakah sistem menyediakan informasi terhormat yang tepat waktu, saling
berkaitan, akurat, dan berguna bagi pengguna akhir dan manajer)
3. Economy (Apakah sistem itu menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk
mengurangi biaya bisnis atau meningkatkan keuntungan bisnis)
4. Control (Apakah sistem itu menawarkan control yang memadai untuk mengatasi penipuan dan
penggelapan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data dan informasi
5. Efficiency (Apakah sistem itu menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk
orang, waktu, aliran form, meminimalkan penundaan proses, dan semacamnya?)
6. Services (Apakah sistem itu menyediakan layanan yang diinginkan dan andal pada siapa saja yang
menginginkannya? Apakah sistem itu fleksibel dan dapat dikembangkan?)
BAGAIMANA PENDAPAT PENGGUNA AKHIR DARI MANAJEMEN MENGENAI MASALAH (SOLUSI) ITU?
Sangat penting untuk tidak hanya mengevaluasi apakah sistem itu dapaat bekerja tetapi juga
mengevaluasi apakah sistem itu akan bekerja. Solusi yang dapat dikerjakan mungkin bisa gagal karena
adanya perlawanan pengguna akhir atau manajemen. Pertanyaan berikut ditujukan pada hal tersebut:
1. Apakah manajemen mendukung sistem tersebut?
2. Bagaimana pendapat pengguna akhir tentang peranannya dalam sistem yang baru?
3. Pengguna akhir atau manajer bagaimana yang menentang atau tidak bersedia menggunakan
sistem tersebut?
4. Bagaimana perubahan lingkungan kerja pengguna akhir? Dapatkah atau akankah pengguna akhir
dan manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan itu?
Pada dasarnya, pertanyaan ini ditujukan pada penerimaan politis terhadap penyelesaian persoalan atau
solusinya.
ANALISIS KEGUNAAN
Dalam menentukan kelayakan operasional pada tahap siklus hidup selanjutnya, usability analys/analisis
kegunaan sering dilakukan dengan prototype sistem yang dapat bekerja dari sistem yang diajukan. Ini
merupakan pengujian antar muka pengguna sistem.
Ada tujuan atau kriteria tertentu yang disepakati para pakar untuk mengukur kegunaan antar muka, antar
lain :
1. Kemudahan untuk dipelajari – berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melatih seseorang agar
dapat bekerja pada level yang diinginkan.
2. Kemudahan untuk digunakan – seberapa mudah seorang pengguna dapat melakukan suatu
aktifitas dengan cepat dan akurat.
3. Kepuasan – seberapa puas seorang pengguna terhadap suatu antarmuka dan apakah pengguna
lebih menyukai nya dari pada tipe yang telah ada.
KELAYAKAN TEKNIS
Saat ini, sangat sedikit hal yang secara teknis tidak mungkin. Akibatnya, kelayakan teknis mengarah pada
hal yang praktis dan masuk akal. Kelayakan teknis ditujukan pada tiga maslaah pokok.
a. Apakah teknologi atau solusi yag diajukan cukup praktis?
b. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai?
c. Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai?
KELAYAKAN JADWAL
Beberapa proyek diawali denga tenggat waktu yang spesifik. Sangat perlu untuk menentukan apakah
tenggat waktu itu bersifat perintah atau keinginan. Jika tenggat waktu tersebut berdasar keinginan
daripada perintah, maka analis dapat mengajuka jadwal alternative. Lebih baik (kecuali jika tenggat waktu
sepenuhnya perintah) mengirimkan sistem informasi yang berfungsi dengan tepat dua bulan lebih lambat,
dari pada mengirimkan tepat waktu sistem informasi yang tidak berguna yang penuh kesalahan. Melewati
tenggat waktu merupakan hal yang problematis, namun mengembangkan sistem yang tidak memadai
dapat menjadi malapetaka. Ini merupakan pilihan maana yang lebih baik dari dua hal yang buruk.
KELAYAKAN EKONOMIS
Hal mendasar dalam banyak proyek adalah kelayakan ekonomis. Selama fase awal proyek, analisis
kelayakan ekonomis hanyalah menentukan apakah manfaat yang diperoleh dari menyelesaikan persoalan
tersebut cukup berharga. Biaya secara praktis tidak mungkin diperkirakan pada tahap itu, karna
persyaratan pengguna akhir dan solusi teknis alternative belum diidentifikasi. Akan tetapi, segera setelah
persyaratan dan solusi spesifik diidentifikasi, analis dapat memperkirakan biaya dan keuntungan tiap
alternative tersebut. Ini disebut analis cost-benefit.
PAYBACK ANALYS
Payback analys merupakan metode yang sederhana dan popular dalam menentukan bagaimana dan
kapan sebuah investasi akan balik modal. Karena biaya pengembangan sistem telah ada jauh sebelum
keuntungan mulai bertambah, maka akan membutuhkan waktu lama bagi keuntungan untuk melampaui
biaya. Sesudah implementasi, anda akan mengeluarkan ongkos operasi tambahan yang harus diperoleh
kembali.
Payback analys menentukan berapa banyak waktu yang diperlukan sebelum keuntungan yang meningkat
dan berkelanjutan. Periode waktu itu disebut payback period.
Pada gambar diatas kita melihat sebuah sistem informasi yang akan dikembangkan dengan biaya
$418.040. biaya operasi bersih yang diperkirakan untuk tiap enam tahun mendatang juga ditunjukkan
dalam table. Juga ditunjukkan keuntungan bersih yang diperkirakan selama enam tahun operasi yang
sama. Berapa payback period-nya?
Pertama, kita menentukan biaya dan keuntungan untuk nilai waktu terhadap uang (yaitu, menetapkan
nilai tersebut ke nilai dolar saat ini). Dengan cara: nilai dolar saat ini pada tahun n tergantung pada
discount rate. Discount rate adalah presentase serupa dengan tingkat suku bunga yang anda peroleh pada
tabungan anda. Pada banyak kasus discount rate untuk bisnis adalah opportunity cost untuk menanamkan
modal pada proyek lain, termasuk kemungkinan berinvestasi di pasar saham, dll. Kemungkinan lain,
discount rate dapat menggambarkan apa yang dianggap oleh perusahaan sebagai return on investment
yang dapat diterima.
Misalkan discount rate untuk perusahaan contoh kita adalah 12 persen. Nilai saat ini disebut present
value, untuk dolar di masa mendatang dapat dihitung dengan rumus berikut:
PVn=1/(1+i)n
PVn merupakan present value $1.00 n tahun dari saat ini dan I adalah discount rate. Oleh karena itu,
present value dolar dua tahun dari sekarang adalah:
PV2=1/(1+0,12)2=0.797
Pada gambar sebelumnya, perhatikan bahwa kita telah menetapkan semua biaya dan keuntungan pada
contoh ke present value. Perhatikan pula bahwa discount rate pada tahun 0 adalah 1.000. present value
dolar oada tahun 0 adalah $1. Dengan kata lain, jika anda memiliki satu dolar saat ini, maka dolar tersebut
bernilai tepat $1.
Perhatikan biaya dan keuntungan seumur hidup kumulatif. Biaya seumur hidup secara berangsur-angsur
meningkat dalam periode 6 tahun karena muncul biaya operasi. Tetapi perhatikan juga keuntungan
seumur hidup bertambaah pada tingkat yang lebih cepat. Keuntungan seumur hidup akan melampaui
biaya seumur hidup antara tahun 3 dan 4. Dengan membuat grafik membuat biaya dan keuntungan time-
adjusted seumur hidup kumulatif, kita dapat memperkirakan bahwa break-even point akan menjadi kira-
kira 3,5 tahun sesudah sistem mulai dioperasikan.
Perlu diperhatikan bahwa anda dapat melakukan payback analysis tanpa melakukan time-adjusting pada
biaya dan keuntungan. Hasilnya adalah 2,8 tahun payback yang tampak lebih menarik dari pada 3,5 tahun
yang kita hitung.
ANALISIS RETURN-ON-INVESTMENT
Teknik analisis return-on-investment (ROI) membandingkan keuntungan seumur hidup pada solusi atau
proyek otomatis. ROI untuk solusi atau proyek adalah tingkat prosentase yang mengukur hubungan antara
jumlah yang di dapat kembali bisnis tersebut dari sebuah investasi dan jumlah yang diinvestasikan. ROI
seumur hidup untuk solusi atau proyek potensial dihitung sbb:
ROI Seumur hidup=(Keuntungan seumur hidup terestimasi-Biaya seumur hidup terestimasi)/Biaya
seumur hidup terestimasi
Solusi yang menawarkan ROI tertinggi merupakan solusi yang terbaik. Akan tetapi sebagaimana halnya
dengan analisis payback, bisnis dapat menetapkan ROI minimum yang dapat diterima untuk semua
investasi. Jika tidak ada solusi alternative yang memenuhi standar minimum maka tidak ada alternative
yang layak secara ekonomis. Sebagaimana analisis payback, kita dapat menghitung ROI tanpa melakukan
time-adjusting.
Gambar diatas mengilustrasikan teknik net present value. Biaya digambarkan sebagai aliran kas negative,
sedangkan keuntungan digambarkan dengan aliran kas positif. Kitaa telah menetapkan semua biaya dan
keuntungan pada contoh kita ke present value. Perlu diingat lagi bahwa discount rate pada tahun 0 adalah
1.000 atau $1.
Sesudah memotong semua biaya dan keuntungan, kurangi jumlah biaya yang telah dipotong dengan
jumlah yang telah dipotong untuk menentukan net present value. Jika hasilnya positif, maka investasi
tersebut bagus. Jika negtif, maka investasi tersebut buruk. Pada saat membandingkan banyak solusi ataau
proyek, maka satu pilihan dengan net present value positif tertinggi adalah investasi terbaik. Hal ini daapat
dilakukan bahkan jika alternative tersebut memiliki umur-hidup berbeda.
ANALISIS KELAYAKAN SISTEM KANDIDAT
Selama fase analisis keputusan dalam analisis sistem, analisis sistem mengidentifikasikan solusi sistem
kandidat kemudian menganalisis solusi itu untuk mengetahui kelayakannya. Kita telah membahas kriteria
dan teknik analisis. Pada bagian ini, kita mengevaluasi sepasang teknik dokumentasi yang dapat sangat
meningkatkan perbandingan dan perbedaan solusi sistem kandidat. Keduanya menggunakan format
matriks. Kegunaan matriks ini adalah untuk menggambarkan kandidat dan rekomendasi pada
manajemen.
Stakeholder
Pengetahuan
Proses
Komunikasi
Sel pada dokumen matriks apapun karakteristiknya membantu pembaca untuk memahami perbedaan
antara pilihan-pilihan itu. Gambar diatas mengilustrasikan struktur dasar matriks itu.
Sebelum mempertimbangkan beberapa solusi, kita harus mempertimbangkan beberapa batasan pada
solusi tersebut. Batasan solusi menyesuaikan dengan bentuk keputusan arsitektural untuk menyertakan
urutan dan konsistensi pada aplikasi. Misalnya, arsitektur teknologi mungkin membatasi solusi pada
relational database atau jaringan client/server.
Bagian sistem yang COTS package platinum Member Service dan Sama dengan kandidat 2
dikomputerisasi Plus yang berasal dari operasi gudang
Entertainment Software sehubungan dengan
Deskripsi ringkas bagian Solution akan dibeli dan pemenuhan pemesanan.
sistem yang akan dikustomisasi untuk
dikomputerisasi dalam memuaskan kebutuhan
kandidat ini
fungsional Member
Service
Kelayakan Operasional
Kelayakan teknis
Kelayakan Jadwal
Kelayakan ekonomis
Peringkat
Sel yang berisi penilaian kelayakan dituliskan untuk tiap kandidat. Tiap baris dapat diberi peringkat atau
nilai untuk tiap standar (misalnya, untuk kelayakan operasional, kandidat dapat dirangking 1, 2, 3, dst.)
Setelah penetapan peringkat atau penilaian semua kandidat pada tiap standar, maka peringkat atau nilai
akhir dicatat pada baris terakhir. Tidak semua kriteria kelayakan setara tingkat kepentingannya. Sehingga,
sebelum menetapkan peringkat terakhir, kandidat yang tidak layak menurut salah satu standar tersebut
dapat dihapus. Pada kenyataannya hal ini tidak sering terjadi.
PROPOSAL SISTEM
Merekomendasikan sebuah solusi termasuk membuat system proposal/proposal sistem.
Penyampaiannya biasanya berupa laporan tertulis resmi atau disampaikan melalui presentasi lisan kepada
pemilik dan pengguna sistem. Oleh karena itu, analisis sistem harus mampu menulis laporan bisnis resmi
dan membuat presentasi bisnis tanpa terjebak dalam pembahasan teknis maupun alternatifnya.
LAPORAN TERTULIS
Laporan tertulis merupakan metode yang sering disalahgunakan oleh analis untuk berkomunikasi dengan
pengguna sistem. Ada kecenderungan untuk membuat laporan yang tebal agar tampak menarik. Kadang-
kadang laporan seperti itu diperlukan, tapi lebih sering tidak. Jika seorang manager menerima laporan
teknis setebal 300 halaman, manajer mungkin membacanya secara sabil lalu tetapi tidak membaca
keseluruhan. Dan anda dapat memastikan bahwa laporan ini tida akan dipelajari secara mendetail.
PANJANG LAPORAN TERTULIS
Berikut ini dasar- dasar umum bagaimana membatasi ukuran laporan:
1. Untuk level eksekutif manajer – satu atau dua halaman
2. Untuk level manajer menengah – tiga sampai lima halaman
3. Untuk level manajer supervisor – kurang dari 10 halaman
4. Untuk level personil level pegawai – kurag dari 50 halaman
Dimungkinkan untuk mengelola laporan yang lebih besar dengan menyertakan sub laporan untuk manajer
yang berada pada level yang berbeda. Sub laporan ini biasanya termasuk bagian awal dalam suatu laporan
dan meringkas laporan itu dengan memusatkan pada hal-hal yang digaris bawahi.
Kedua format menyatakan beberapa elemen umum. Pendahuluan harus menyertakan empat komponen,
tujuan laporan, keterangan masalah, lingkup proyek dan narasi penjelasan isi laporan. Bagian Metode dan
Prosedur memberi penjelasan singkat bagaimana informasi itu disajikan dalam sebuah laporan yang
sedang dikembangkan. Bagian fakta mendeskripsikan tipe data factual yang disajikan. Kesimpulan
seharusnya meringkas secara singkat laporan itu, menguji keterangan masalahnya, menelusuri, dan
merekomendasikan.
Surat Pengiriman
Jenis Halaman
Daftar Isi
Daftar Gambar, Islustrasi, dan Tabel
Abstrak Ringkasan Khusus
(Elemen utaman-tubuh laporan dalam format factual maupun administrative-digambarkan pada
bagian laporan ini)
Lampiran
Diatas menunjukkan elemen tambahan atau paket padaa laporan dan hubungannya dengan elemen
utama. Sebagian dari elemen ini adalah self-explanatory. Tidak ada laporan yang didistribusikan tanpa
surat pengiriman pada penerima. Surat pengiriman memberi keterangan mengenai tipe kegiatan apa yang
dibutuhkan dalam laporan tersebut.
Abstrak atau ringkasan eksekutif merupakan ringkasan satu ataau dua halaman dari keseluruhan laporan.
Hal ini membantu pembaca untuk memutuskan apakaah laporan itu berisi informasi yang mereka ketahui.
Sebagian besar manajer akan membacanya, kemungkinan melewatkan fakta dan detail lampiran.
MENULIS LAPORAN
Berikut ini merupakan beberapa petunjuk yang harus diperhatikan untuk menulis laporan resmi:
1. Paragraf seharusnya menyampaikan ide tunggal. Paragraf seharusnya mengalir secara lancer dari
satu paragraph ke paragraph selanjutnya. Struktur paragraph yang lemah biasanya dapat dilacak
dengan melihaat kekuraangan pada uraaiannya.
2. Kalimat seharusnya tidak terlalu kompleks. Rata-rata panjang kalimat seharusnya tidak lebih dari
20 kata.
3. Tuliskan dalam tata bahasa aktif. Tata bahasa pasif menggunakan terlalu banyak kata dan
membosankan jika digunakan terus-menerus.
4. Hilangkan jargon, kata-kata besar, dan tidak berguna.
PRESENTASI FORMAL
Untuk mengkomunikasikan informasi kepada banyak orang yang berbeda yang terlibat dalam proyek
pengembangan sistem, seorang analis sistem sering membutuhkan presentasi formal. Presentasi formal
merupakan presentasi khusus yang digunakan untuk menjual gagassan baru dan memperoleh
persetujuan daari adanya sistem baru. Presentasi ini mungkin juga digunakan untuk salah satu tujuan
berikut: menjual sistem baru, menjual ide baru, menjual perubahan, menyampaikan kritik, menetapkan
tujuan, menguji kesimpulan, menjelaskan fakta, dan laporan pengembangan. Dalam banyak kasus,
presentasi resmi mungkin menetapkan atau menambahkan lebih banyak detail pada laporan tertulis.
Presentasi menawarkan keuntungan pengaruh melalui umpan balik yang cepat dan respon yang spontan.
Audiens dapat merespon presenter, yang dapat menggunakan penekanan, jeda waktu, dan bahasa tubuh
untuk menyampaikan pesan yang tidak mungkin disajikan dalam bentuk tertulis. Kelemahan presentasi
adalah materi yang dipresentasikan biasanya mudah untuk dilupakan karena terlalu banyak kata yang
diucapkan dan panduan visual nya bersifat sementara.
Biasanya presentasi resmi akan menyediakan waktu bertanya bagi audiens. Kami menyarankan beberapa
petunjuk berikut pada saat anda menjawab pertanyaan:
a. Biasakan menjawab suatu pertanyaan dengan serius
b. Berilah jawaban pada individu yang mengajukan pertanyaan dan juga pada seluruh audiens
c. Ringkaskan jawaban anda
d. Batasi waktu yang anda gunakan untuk menjawan tiap pertanyaan
e. Jujur, jika anda tidak tahu jawaban suatu pertanyaaan jangan pernah mengada-ada maupun
berbohong.
DAFTAR PUSTAKA
Whitten, Jeffery L, Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman. 2004. Systems Analysis and Design Methods
(Diterjemahkan oleh Tim Penerjemah ANDI dengan judul Metode Desain dan Analisis Sistem).
Yogyakarta: ANDI.