MANAJEMEN PROYEK

PROSES MANAJEMEN PROYEK

Tugas ini diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Proyek

Disusun Oleh:

Mega Berliani

18.14.1.0047

3C Informatika

PRODI INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSIRTAS MAJALENGKA

2019
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................... i

BAB I PENDAHULUAN............................................................................................................................. 1
A. Latar Belakang ............................................................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ....................................................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................................ 2
A. Initiation..................................................................................................................................... 2
B. Planning ..................................................................................................................................... 4
C. Execution ................................................................................................................................... 4
D. Monitoring and Control ........................................................................................................... 4
E. Closing........................................................................................................................................ 5
BAB III PENUTUP ................................................................................................................................ 6
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................................. 7

i
ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengertian Manajemen Proyek (Project Management) dan Karakteristiknya –

Manajemen Proyek atau dalam bahasa Inggris disebut dengan Project Management adalah
seni mengelola semua aspek proyek dari awal sampai penutupan dengan menggunakan
metodologi ilmiah dan terstruktur. Istilah proyek ini dapat digunakan untuk mendefinisikan
usaha atau kegiatan apa pun yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya
dan waktu selesainya pekerjaan. Proyek pada umumnya menciptakan suatu layanan, produk
atau hasil yang unik dan spesik. Sesuai dengan definisi tersebut, dapat dikatakan bahwa
proyek adalah kegiatan yang tidak dapat berjalan tanpa batas waktu dan harus memiliki
tujuan yang pasti. Perlu diingat bahwa yang dimaksud dengan “sementara” disini hanya
terbatas pada proses pengerjaannya tetapi tidak berlaku pada hasil (produk atau layanan) yang
dihasilkan oleh proyek. Sebagai contoh, sebuah proyek yang membangun sebuah monumen
akan memiliki durasi atau waktu pengerjaan yang sudah ditetapkan sedangkan hasilnya yaitu
monumen itu sendiri mungkin dapat digunakan untuk jangka waktu yang tidak terbatas.

Sebuah proyek dalam organisasi manapun, diperlukan kolaborasi dan kerjasama antar
departemen untuk mencapai satu tujuan yang didefinisikan dengan baik dan jelas.
Manajemen Proyek (Project Management) ini sangat penting dalam produksi barang dan
jasa. Mulai dari sebuah ide hingga pada akhirnya menghasilkan suatu produk ataupun jasa,
setiap langkah atau tahap dapat dikategorikan sebagai proyek individu. Setiap Proyek
memerlukan Manajer Proyek yang bertanggung jawab dalam mengelola segala aspek pada
sebuah proyek mulai dari merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan
dan mengendalikan proyek tersebut hingga selesai sesuai dengan anggaran, jangka waktu
dan kualitas hasil yang ditetapkan.

B. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian manajemen proyek?

2. Apa pengertian proses ?
3. Apa saja proses yang terjadi dalam manajamen proyek?

1
 BAB II PEMBAHASAN

Sebuah proses adalah serangkaian tindakan dan aktivitas yang saling terkait untuk membuat
suatu spesifikasi produk, layanan, atau hasil. Setiap proses ditandai dengan input, alat dan teknik
yang dapat diterapkan, dan output yang dihasilkan. Pada Manajemen Proyek terdapat sejumlah
proses yang saling berkaitan. Masing-masing proses mencerminkan suatu aktivitas mulai dari
proyek dimulai sampai dengan proyek berakhir. Proses Manajemen Proyek ini memberikan
pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan proses organisasi dengan kebutuhan spesifik proyek.
Menurut PMBOK proses yang terjadi dalam aktivitas proyek dibagi menjadi lima tahapan utama
atau yang dikenal dengan istilah Project Management Process Groups (Process Groups).

Gambar 1.1 Interaksi Proses Manajemen Proyek

A. Initiation

Sebuah proyek dikatakan memasuki tahap ini jika sudah mendapatkan beberapa dokumen
seperti SPK (Surat Perintah Kerja), Agreement, Statement of Work (SOW), Purchase Order
atau bentuk kesepakatan lainnya. Proses dari tahap ini menghasilkan dua dokumen penting,
yaitu

1. Project Charter, berisi kebutuhan proyek, seperti:

a) Project Manager
b) Latar belakang kebutuhan organisasi terkait pelaksanaan suatu proyek (Background)
c) Target yang ingin dicapai (Goal)
d) Penjelasan mengenai solusi atau produk yang akan diimplementasikan (Product
Description)
e) Kriteria sukses suatu proyek (Project Success Criteria)
f) Kendala-kendala yang akan dihadapi (Risk)

2
 g) Tanggung jawab dan aktivitas baik dari pelaksana proyek maupun dari Customer
(Responsibility)
h) Anggaran dan durasi (Project Budget and Duration).

2. Stakeholder, Penyusunan daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat dalam

suatu proyek. Data mengenai stakeholder ini sangat penting untuk mendapatkan
masukkan pada tahap perencanaan. Beberapa hal yang perlu dicatat mengenai
stakeholder antara lain: identitas diri, posisi di dalam organisasi, tingkat kekuasaan
(power), tingkat kepentingan (interest), ekspektasi, strategi penanganan. Klasifikasi
stakeholder akan memengaruhi strategi penanganan mereka.

1) Power Rendah, Interest Rendah: cukup melakukan pemantauan (monitoring). Co:

pegawai baru.
2) Power Tinggi, Interest Rendah: pembuatan laporan secara berkala. Co: pengambil
kebijakan.
3) Power Rendah, Interest Tinggi: informasi perkembangan proyek secara rutin. Co:
anggota proyek.
4) Power Tinggi, Interest Tinggi: penanganan secara intensif baik hubungan formal
maupun informal. Co: project owner

Walaupun Project Charter dibuat dalam fase ini, terdapat hal-hal lain yang masuk ke dalam
batasan proyek (Project Boundaries) seperti Business Case Assessment, persetujuan
Stakeholder dan pembiayaan proyek. Batasan proyek ini didefinisikan sebagai suatu titik
waktu dimana proyek atau fase proyek dikatakan sudah selesai dengan lengkap. Tujuan
utama dari proses ini adalah untuk manangani ekspektasi stakeholder dan memberikan
gambaran kepada mereka mengenai scope dan objetive suatu proyek.

Gambar 1.2 Project Boundaris

3
 B. Planning

Target utama dari tahap ini adalah menghasilkan dokumen perencanaan proyek atau Project
Management Plan. Proses utama terkait kegiatan perencanaan dan pembuatan Project
Management Plan adalah:

1. Merangkum kebutuhan dan keinginan klien, memastikan batasan pekerjaan, serta

membuat uraian pekerjaan.
2. Merinci unit-unit pekerjaan, menentukan urutan pekerjaan, estimasi sumber daya,
estimasi durasi, dan finalisasi jadwal proyek.
3. Estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan.
4. Menentukan proses yang baik (quality assurance) dan standar mutu yang disepakati
(quality control).
5. Perencanaan sumber daya manusia.
6. Perencanaan komunikasi antara stakeholder.
7. Perencanaan manajemen risiko.

C. Execution

Tugas pengelola proyek dalam tahap ini adalah memfasilitasi dan mengawasi tim agar dapat
bekerja sesuai dokumen perencanaan terutama mengawal tim agar tidak behind schedule
maupun over budget. Apabila terdapat perubahan atau perbedaan antara perencanaan dan
pelaksanaan, maka disarankan untuk melakukan analisis dampak terhadap biaya, waktu, mutu
dan risiko, sebelum perubahan diterapkan dalam bentuk baseline (patokan) baru.

Proses utama dalam tahap ini adalah mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek ke
arah penyelesaian, sesuai dokumen perencanaan. Seorang Manajer Proyek cukup
mengarahkan, menjelaskan dan memotivasi tim agar proyek dapat berjalan dengan baik dan
lancar. Beberapa tugas Manajer Proyek dalam tahap ini antara lain:

1. Mengevaluasi jalannya proses pelaksanaan kegiatan.

2. Meningkatkan kinerja tim dan mengelola tim.
3. Melaksanakan proses pembelian dan pengadaan barang dan jasa.
4. Distribusi informasi dan laporan kepada stakeholder.
5. Melakukan tindakan-tindakan untuk mengelola ekspektasi stakeholder.

D. Monitoring and Control

Selain melakukan perencanaan, mengawasi dan memotivasi tim, tugas seorang Manajer
Proyek adalah melakukan pengawasan dan pemantauan. Tujuan utama dalam tahap
pengawasan adalah memastikan agar pelaksanaan proyek tidak jauh menyimpang dari
rencana. Terutama dari sisi waktu, biaya, mutu, dan ruang lingkup pekerjaan. Manfaat utama
dari proses ini adalah bahwa kinerja proyek diukur dan dianalisis secara berkala. Beberapa
poin penting proses Monitoring dan Controlling:

1. Mengontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan perbaikan atau pencegahan

untuk mengantisipasi kemungkinan masalah.
2. Pemantauan kegiatan proyek yang sedang berlangsung terhadap rencana manajemen
proyek

4
 3. Mempengaruhi faktor-faktor yang bisa menggagalkan kontrol terhadap perubahan,
jadi hanya perubahan yang disetujui yang dapat diimplementasikan.

Beberapa proses kunci dalam tahap ini adalah:

1. Pelaporan dan pemantauan rutin. Konsep penting dalam melaporkan progress

pekerjaan disebut dengan Earned Value Management (EVM).
2. Prosentasi penyelesaian pekerjaan perlu selalu dilaporkan dan dibandingkan dengan
target pencapaian.
3. Nilai Earned Value (EV) tersebut kemudian dibandingkan dengan Actual Cost (AC)
untuk melihat apakah pada suatu masa pelaporan kemajuan proyek, biaya aktualnya
melebihi, sesuai, atau lebih rendah dari nilai progres yang dilaporkan. Apabila
terdapat selisih (over budget) atau hasil yang negatif dari perhitungan EV-AC, maka
diperlukan langkah-langkah perbaikan (corrective actions). Sehingga selisih tidak
semakin besar dan bahkan dapat dikembalikan ke posisi yang lebih baik.
4. Dari sisi penjadwalan. EV dapat dibandingkan dengan Planned Value (PV). Apabila
hasil perhitungan EV-PV bernilai negatif, maka dapat dikatakan progress pekerjaan
telah mengalami keterlambatan. Dan sebaliknya, apabila hasilnya positif maka
progress pekerjaan lebih cepat dari jadwal.
5. Deliverable yang diserahkan oleh tim proyek memerlukan verifikasi bersama dengan
klien. Apabila terdapat hal yang belum disepakati klien atau pengguna maka
pekerjaan akan kembali masuk dalam proses eksekusi.

E. Closing

Berikut beberapa aktivitas yang penting dilakukan dalam tahap closing:

1. Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian pekerjaan.
2. Mengadakan evaluasi akhir proyek (lessons learned).
3. Mengkaji apakah metodologi manajemen proyek perlu diperbaiki.
4. Merapikan arsip dan dokumentasi proyek.
5. Memberi masukan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang dirasakan
bermanfaat selama proyek dijalankan.
6. Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak, terutama pihak pemasok (supplier/
vendor), outsourcing dan sebagainya.

5
 BAB III

PENUTUP

Manajemen Proyek atau dalam bahasa Inggris disebut dengan Project Management adalah seni
mengelola semua aspek proyek dari awal sampai penutupan dengan menggunakan metodologi
ilmiah dan terstruktur. Istilah proyek ini dapat digunakan untuk mendefinisikan usaha atau
kegiatan apa pun yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu
selesainya pekerjaan.

Sebuah proses adalah serangkaian tindakan dan aktivitas yang saling terkait untuk membuat suatu
spesifikasi produk, layanan, atau hasil. Setiap proses ditandai dengan input, alat dan teknik yang
dapat diterapkan, dan output yang dihasilkan.

Menurut PMBOK proses yang terjadi dalam aktivitas proyek dibagi menjadi lima tahapan utama
atau yang dikenal dengan istilah Project Management Process Groups (Process Groups).

1. Initiating
2. Planning
3. Execution
4. Monitoring and control
5. closing

6
 DAFTAR PUSTAKA
1. http://adikristanto.net/proses-manajemen-proyek/
2. https://ilmumanajemenindustri.com/