KERTAS KERJA

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT TERPADU

TERTIB DAN TERKENDALI
(SIPOST BALI)

Disusun Oleh:

Dr. Dewa Made Puspa, S.Kep.Ns.M.Si.

NIP. 19760706 199803 1 004
NDH: 4

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN

TINGKAT IV ANGKATAN II TEMATIK
PARIWISATA
DENPASAR, JUNI 2019
 LEMBAR PERSETUJUAN
KERTAS KERJA LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

Nama : Dr. Dewa Made Puspa, S.Kep.Ns.M.Si.

NIP : 19760706 199803 1 004
Jabatan : Kasubag Umum dan Kepegawaian
Instansi : Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali
Judul Proyek Perubahan : Sistem Informasi Pengelolaan Surat Terpadu Tertib dan
Terkendali (SIPOST BALI)

Telah diperiksa dan disetujui untuk mengikuti seminar Kertas Kerja Laporan Proyek
Perubahan yang akan diselenggarakan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Bali
pada tanggal 27 Juni 2019.

Denpasar, 21 Juni 2019

Widyaiswara Pembimbing/Coach Atasan Langsung/Mentor

Ir. Ketut Rusmulyani, M.Pd I Gusti Agung Ngr. Partama, S.IP. M.Si
Widyaiswara Utama Pembina Tingkat I
NIP. 19621025 198403 2 004 NIP. 19660407 198602 1 006

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 ii

 SURAT PERNYATAAN

1. Peserta Diklat
Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Dr. Dewa Made Puspa, S.Kep.Ns.M.Si.
Jabatan : Kasubag Umum dan Kepegawaian
Instansi : Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali
Adalah peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan II Tahun 2019 di Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Bali.

2. Pejabat Pembina Kepegawaian/Pejabat yang Ditunjuk

Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Drs. I Made Rentin, AP. M.Si.
Jabatan : Plt. Kepala Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali
Instansi : Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali

3. Proyek perubahan peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV

merupakan produk pembelajaran individu yang menjadi salah satu indikator pencapaian
hasil diklat. Proyek perubahan ini akan diimplementasikan di instansi kami dalam
milestone jangka menengah yaitu pada Desember 2109 dan jangka panjang pada Juni
2020.

Demikian Surat Pernyataan ini saya buat dengan segala konsekuensinya.

Denpasar,
Mengetahui,
Peserta Diklat Plt. Kepala Dinas Kepemudaan dan
Olahraga Provinsi Bali,

Dr. Dewa Made Puspa, S.Kep.Ns.M.Si. Drs. I Made Rentin, AP. M.Si.
NIP. 19760706 199803 1 004 NIP. 19730116 199311 1 001

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 iii

 KATA PENGANTAR

Puja dan puji syukur penulis panjatkan kepada Ida Sanghyang Widhi Wasa Tuhan
Yang Maha Esa, karena atas Asung Kertha Wara Nugraha-Nya penulis dapat
menyelesaikan Laporan Proyek Perubahan sebagai rangkaian kurikulum Pendidikan dan
Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan II yang dilaksanakan di Badan Pendidikan
dan Pelatihan Provinsi Bali Tahun 2019.
Topik yang diambil dalam rancangan proyek perubahan ini adalah pembuatan
aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat Terpadu Tertib dan Terkendali (SIPOST
BALI) untuk mengatasi permasalahan dari area organisasi yang menjadi area perubahan
pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi
Bali yang telah disepakati pada tahapan breaktrough II.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Dr. Ida Bagus Sedhawa, SE,M.Si, selaku Kepala Badan Pengembangan SDM Provinsi
Bali.
2. I Gusti Agung Ngr. Partama, S.IP. M.Si., selaku Sekretaris Dinas Kepemudaan dan
Olahraga Provinsi Bali yang sekaligus sebagai mentor yang telah memberikan
bimbingan dan arahan dalam penyusunan laporan proyek perubahan ini.
3. Ir. Ketut Rusmulyani, M.Pd., sebagai pembimbing (coach) yang telah memberikan
petunjuk, bimbingan dan masukan dalam penyusunan laporan proyek perubahan ini.
4. Teman-teman Peserta Diklat Pim Tingkat IV Angkatan II Tahun 2019.
5. Para pihak terkait yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa dalam laporan ini masih terdapat beberapa kekurangan,
oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak sangat diharapkan untuk
kesempurnaannya. Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang
membutuhkan.

Denpasar, Juni 2019

Penulis

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 iv

 DAFTAR ISI

Halaman
JUDUL
SURAT PERNYATAAN ............................................................................................... ii
LEMBAR PERSETUJUAN SEMINAR ........................................................................ iii
KATA PENGANTAR .................................................................................................... iv
DAFTAR ISI................................................................................................................... v
DAFTAR TABEL........................................................................................................... vi

A. ABSTRAK .............................................................................................................. 1
B. PENDAHULUAN ................................................................................................... 2
C. IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN ......................................................... 2
D. LESSON LEARNED .............................................................................................. 17
E. PENUTUP ............................................................................................................... 18

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

1. Formulir Bimbingan dan Printout SIKA

2. Bukti Fisik LK/BT2
3. Rancangan Proyek Perubahan

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 v

 DAFTAR TABEL

Hal
Tabel 1. Kegiatan Mobilisasi Dukungan stakeholder ..................................................... 3
Tabel 2. Kegiatan dan Dukungan stakeholder ................................................................ 5
Table 3. Kebutuhan perencanaan sistem aplikasi ........................................................... 19
Tabel 4. Capaian Pelaksanaan Kegiatan Proyek Perubahan ........................................... 16

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 vi

 DAFTAR GAMBAR

Hal
Gambar 1. Pertemuan dengan Plt. Kadispora Provinsi Bali, dan Sekretaris ................. 6
Gambar 2. Rapat koordinasi Stakeholder dalam rangka persiapan pembuatan
Aplikasi SIPOST BALI ................................................................................ 6
Gambar 3. Struktur organisasi Pelaksanaan Proyek Perubahan ..................................... 8
Gambar 4. Rapat Tim Kerja dalam rangka perencanaan pembuatan Aplikasi
SIPOST BALI ............................................................................................... 9
Gambar 5. Rapat Koordinasi Rancangan (Design) Sistem Aplikasi dengan
Rekanan ........................................................................................................ 11
Gambar 6. Flow Chart Sistem Aplikasi SIPOST BALI. ................................................ 12
Gambar 7. Halaman Login User atau Pengguna............................................................. 13
Gambar 8. Memperlihatkan Halaman Dashboard Monitor yang Menampilkan
Jumlah Surat Masuk, Keluar dan Disposisi .................................................. 14
Gambar 9. Memperlihatkan Halaman Master Bidang/Bagian pada Dispora
Provinsi Bali ................................................................................................. 14
Gambar 10. Memperlihatkan Halaman Surat Masuk dan Kategori Surat Berdasarkan
Sifat Surat Dibedakan Menjadi Beberapa Warna (Merah; Sangat
Penting, Kuning; Penting, Hijau; Segera Dan Putih: Biasa) ....................... 15
Gambar 11. Memperlihatkan Halaman Surat Keluar dan Cetak Surat ........................... 15
Gambar 12. Memperlihatkan Halaman Disposisi dan Cetak Disposisi .......................... 16

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 vii

A. ABSTRAK

Sistem Informasi Pengelolaan Surat Terpadu (SIPOST) Tertib dan Terkendali

(SIPOST BALI)

Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali, merupakan salah satu Organisasi
Perangkat daerah (OPD) Pemerintah Provinsi Bali. Salah satu tugasnya adalah mendukung
kepariwisataan Bali dengan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan olahraga yang bersifat
nasional maupun internasional. Area organisasi yang menjadi area proyek perubahan
adalah peningkatan layanan pengelolaan sistem pencatatan, pendistribusian dan
penyimpanan surat menyurat.
Saat ini pengelolaan surat-menyurat pada Dinas Kepemudaan dan Olahraga
Provinsi Bali masih bersifat manual. Pengelolaan secara manual banyak mengalami
kelemahan seperti, pada pencatatan, penyimpanan, pemanggilan dan penelusuran
(tracking). Hal ini dapat mempengaruhi keberlangsungan suatu kegiatan yang memerlukan
perhatian, serta disposisi pimpinan. Untuk meningkatkan mutu pelayanan surat menyurat,
maka perlu dilakukan terobosan yang inovatif.
Reformasi birokrasi mensyaratkan bahwa pelayanan publik harus efektif dan
efisien. Pelayanan surat menyurat merupakan salah satu layanan publik sehingga perlu
dilakukan peningkatan kemampuan pengelolaan surat, dengan memanfaatkan teknologi
informasi. Teknologi informasi berupa aplikasi surat, menjadi suatu kebutuhan yang paling
dirasakan saat ini di Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali. Hal ini akan menjamin
pengelolaan surat yang baik sehingga semua surat yang masuk dapat dicatat (recording),
disimpan (filling), dipanggil (recall), dan dilacak (tracking) dengan efektif dan efisien.
Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat Terpadu Tertib dan Terkendali
(SIPOST BALI) adalah berbasis web. Aplikasi ini terinstall pada komputer yang digunakan
oleh staf yang menangani masalah surat penyurat. Adapun spesifikasi komputer yang dapat
digunakan untuk operasi aplikasi ini adalah komputer standar perkantoran. Sistem Aplikasi
ini mempermudah admin pengelola surat dalam melakukan recording, filling, recalling,
dan tracking dengan efektif dan efisien.

Kata kunci: Pengelolaan, surat, sistem aplikasi, teknologi informasi.

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 1

B. PENDAHULUAN
Bali memang memiliki banyak hal yang ditonjolkan seperti keindahan alamnya
mulai dari pantai, sawah terasering, pegunungan dan juga danaunya, merupakan objek
wisata unggulan yang selalu diminati oleh wisatawan. Untuk menampung para
wisatawan domestik dan juga mancanegara serta terwujudnya sarana dan infrastruktur
penunjang pariwisata yang baik di Bali setidaknya ada dua proyek besar yang dilakukan
oleh pemerintah yaitu pembangunan Tol Bali Mandara dan renovasi Bandara
Internasional Ngurah Rai.
Pemerintah Provinsi Bali senantiasa berupaya untuk mengembangkan
kepariwisataan di Bali, secara menyeluruh, terencana dan terukur, sehingga dapat
diperoleh manfaat yang optimal bagi masyarakat. Dinas Kepemudaan dan Olahraga
Provinsi Bali, merupakan salah satu Organisasi Perangkat daerah (OPD) Pemerintah
Provinsi Bali. Salah satu tugasnya adalah mendukung kepariwisataan Bali dengan
menyelenggarakan kegiatan-kegiatan olahraga yang bersifat nasional maupun
internasional.
Kemampuan untuk menyelengarakan suatu kegiatan-kegiatan yang berskala
besar, selain ditunjang oleh kemampuan manajerial juga harus memiliki kemampuan
pengelolaan administrasi salah satunya adalah surat menyurat. Saat ini pengelolaan
surat-menyurat pada Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali masih bersifat
manual. Pengelolaan secara manual banyak mengalami kelemahan seperti, pada
pencatatan, penyimpanan, pemanggilan dan penelusuran (tracking). Hal ini dapat
mempengaruhi keberlangsungan suatu kegiatan yang memerlukan perhatian, serta
disposisi pimpinan. Untuk meningkatkan mutu pelayanan surat menyurat, maka perlu
dilakukan terobosan yang inovatif.
Melihat kondisi di atas maka perlu dilakukan peningkatan kemampuan
pengelolaan surat, dengan memanfaatkan teknologi informasi. Hal ini menjadi penting
untuk menjawab segala permasalahan saat ini dan menjawab tantangan kedepannya.
Teknologi informasi berupa aplikasi surat, menjadi suatu kebutuhan yang paling
dirasakan saat ini di Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali. Hal ini akan
menjamin pengelolaan surat yang baik sehingga semua surat yang masuk dapat dicatat
(recording), disimpan (filling), dipanggil (recall), dan dilacak (tracking) dengan efektif
dan efisien.

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 2

 Masalah utama area organisasi yang berdasarkan yang paling mendesak,
serius dan berpengaruh terhadap pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Sub. Bagian
Umum dan Kepegawaian pada Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali adalah
Belum Optimalnya pengelolaan sistem pencatatan, pendistribusian dan penyimpanan
surat menyurat yang disebabkan oleh masalah pokok dominan yaitu pencatatan,
distribusi dan penyimpanan surat menyurat pada Dinas Kepemudaan dan Olahraga
Provinsi Bali masih dilakukan secara manual.
Alternatif solusi untuk mengatasi permasalahan spesifik tersebut di atas
adalah dengan membuat aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat Terpadu Tertib
dan Terkendali (SIPOST BALI).

C. IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

1. Kegiatan Memobilisasi Dukungan
Pada tahap memasuki pembelajaran off campus/tahap IV atau pelaksanaan
Breakthrough II. Pada tahap ini peserta diklat melaksanakan roadmap/milestone
proyek perubahan yang telah disusun pada tahap merancang proyek perubahan,
menerapkan hasil analisis stakehoder untuk dapat menggerakkan atau memobilisasi
stakeholder dalam melaksanakan proyek perubahan. Pada tahapan laboratorium
kepemimpinan senantiasa berkoordinasi dengan mentor selaku atasan langsung dan
melaporkan progres proyek perubahan kepada coach. Kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan dan telah memobilisasi dukungan disajikan dalam tabel berikut:

Tabel 1. Kegiatan Mobilisasi Dukungan Stakeholder

No Kegiatan Tujuan Tempat Stakeholder Output
a. Persiapan Pelaksanaan Proyek Perubahan
1. Melapor dengan  Persiapan Ruangan  Sekretaris  Arahan mentor
Mentor pelaksanaan Sekretaris
proyek perubahan
2. Konsultasi  Penjelasan proyek Ruangan  Plt Kadispora  Arahan pimpinan
dengan perubahan Pertemuan  Sekretaris dan mentor
Pimpinan dan  Meminta Kadis (Mentor)  Dokumentasi
Mentor dukungan Kadis  Draft SK
mengenai  Konsultasi Tim efektif
pelaksanaan pembentukan
Proyek Tim Efektif
Perubahan

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 3

 3. Rapat  Pembahasan Ruang Rapat  Plt Kadispora  Rencana
Koordinasi Tim efektif Dispora  Sekretaris kebutuhan
dengan  Persiapan Provinsi Bali  Para Kabag aplikasi SIPOST
stakeholder pembuatan aplikasi  Para Kasubag BALI
internal SIPOST BALI  Draft SK Tim
Efektif

b. Pelaksanaan Proyek Perubahan

1. Pembuatan SK  Menyusun dan Dispora  Plt. Kadispora  SK Tim Kerja
Tim Efektif menetapkan SK Tim Provinsi Bali  Sekretaris
Kerja
2. Rapat  Pembahasan desain Ruang Rapat  Tim Kerja  Rancangan
Koordinasi aplikasi SIPOST Dispora desain aplikasi
dengan Tim BALI Provinsi Bali SIPOST BALI
Kerja
3. Menyiapkan  Tersedianya sarana Ruang  Pengurus  Pemanfaatan
sarana prasarana prasarana yang Sekretariat barang komputer dan
pendukung mendukung Dispora  Kasubag PEP scanner yang
aplikasi SIPOST Provinsi Bali sudah ada
BALI  Merencanakan
pengadaan
komputer dan
scanner pada
anggaran
perubahan

4. Rapat  Konsultasi dan Ruang  Tim Kerja  Rancangan/

Koordinasi koordinasi Sekretariat  Pengadministra desain aplikasi
dengan rekanan pembuatan aplikasi Dispora si surat SIPOST BALI
SIPOST BALI Provinsi Bali  Rekanan

5. Uji coba  Melakukan Sekretariat  Tim Kerja  Aplikasi sudah

aplikasi instalasi aplikasi Dispora Bali  Pengadministra bisa
SIPOST BALI SIPOST BALI si surat diujicobakan
 Rekanan

2. Dukungan Proyek Perubahan

Pada pelaksanaan proyek perubahan tahap laboratorium kepemimpinan, project
leader, melaksanakan strategi komunikasi untuk menggalang dukungan dari
stakeholder. Memetakan stakeholder berdasarkan peran dan tugasnya dalam proyek
perubahan ini dan dituangkan dalam Surat Keputusan (SK) Plt. Kepala Dinas
Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali. Project leader berupaya dalam meningkatkan
klasifikasi stakeholders seperti staf, yang semula latent, kemudian setelah pelaksanaan
menjadi promoters dan masuk dalam tim kerja sehingga tujuan proyek perubahan
tercapai. Bentuk dungkungan-dukungan dari stakeholders disajikan dalam tabel
berikut:

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 4

Tabel 2. Kegiatan dan Dukungan stakeholder
No Kegiatan Stakeholder Peran Dukungan
a. Persiapan Pelaksanaan Proyek Perubahan
1. Melapor dengan Mentor  Sekretaris  Mentor  Memberi masukan
dan arahan terkait
pelaksanaan proyek
perubahan

2. Konsultasi dengan Plt  Plt Kadispora  Pembuat Kebijakan  Ijin pemanfaatan

Kadispora dan Mentor  Sekretaris  Mentor sarana dan prasarana
mengenai pelaksanaan  Bimbingan, arahan
Proyek Perubahan  Penanggungjawab

3. Rapat Koordinasi dengan  Plt Kadispora  Pembuat kebijakan  Arahan pimpinan

stakeholder internal dalam  Sekretaris  Mentor  Bimbingan arahan
rangka Persiapan  Para Kabag  Tim Kerja  Penanggungjawab
pembuatan Aplikasi  Para Kasubag  Membantu kegiatan
SIPOST BALI  Menyusun draft Tim
Efektif
b. Pelaksanaan Proyek Perubahan
1. Pembuatan SK Tim Kerja  Plt Kadispora  Penyusun SK  Menyusun SK
 Sekretaris  Penetapan SK  Menetapkan SK
 Kasubag Umum dan
Kepegawaian
2. Rapat Koordinasi dengan  Tim Kerja  Project Leader  Penanggungjawab
Tim Kerja dalam rangka  Tim Kerja  Membantu kegiatan
pembuatan desain aplikasi  Pengadministrasi  Memberikan
SIPOST BALI surat masukan
3. Menyiapkan sarana  Pengurus barang  Menyediakan  Menyiapkan
prasarana pendukung  Kasubag PEP sarana prasaran komputer dan
pendukung scanner
 Menganggarkan  Pengadaan sarana
pada anggaran dan prasarana
Tahun 2020 pendukung
4. Rapat Koordinasi dengan  Tim Kerja  Tim kerja  Konsultasi
rekanan dalam rangka  Pengadministrasi surat  Pengadministrasi  Membantu kegiatan
pembuatan aplikasi  Rekanan surat
SIPOST BALI  Rekanan  Pembuatan Aplikasi

5. Uji coba aplikasi SIPOST  Tim Kerja  Tim Kerja  Evaluasi

BALI  Pengadministrasi surat  Pengadministrasi  Mempelajari
 Rekanan surat
 Rekanan  Melakukan demo

3. Capaian Proyek Perubahan

Kegiatan proyek perubahan dalam ini adalah melaksanakan milestone jangka

pendek yaitu kegiatan Laboratorium Kepemimpinan selama dua bulan lebih mulai
tanggal 25 April 2019 sampai dengan 23 Juni 2019. Dalam pelaksanaannya kegiatan
proyek perubahan, terdapat beberapa kegiatan yang mengalami pergeseran dari jadwal

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 5

yang telah direncanakan semula, yaitu mendahului jadwal maupun terlambat
pelaksanaannya, namun tetap dapat diselesaikan sesuai dengan tahapan milestone pada
jangka pendek.
Hasil capaian pelaksanaan kegiatan proyek perubahan tersebut diuraikan dalam
tahapan kegiatan, meliputi :

1. Tahap Persiapan

a. Konsultasi dengan Pimpinan dan Mentor

Arahan Plt. Kepala Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali dan
Mentor pada hari Selasa, tanggal 07 Mei 2019 sebagai berikut:
1) Rencana Proyek Perubahan “SIPOST BALI” agar disampaikan kepada
semua stakeholder internal.
2) Dibentuk Tim Kerja dengan susunan keanggotaan yang dituangkan dalam
Keputusan Kadispora Provinsi Bali.
3) Segera dilakukan rapat koordinasi dengan stakeholder internal sebagai
persiapan pembuatan aplikasi SIPOST BALI.
Gambar 1. Pertemuan
dengan Plt. Kadispora
Provinsi Bali, dan Sekretaris
(Sebagai Mentor), pada
Tanggal 07 Mei 2019.

b. Rapat Koordinasi dengan Stakeholder Internal

Gambar 2. Rapat koordinasi

Stakeholder dalam rangka
persiapan pembuatan
Aplikasi SIPOST BALI,
Tanggal 09 Mei 2019

Rapat koordinasi dengan stakeholder internal terselenggara pada tanggal

16 Mei 2019, membahas untuk Perencanaan Sistem Aplikasi SIPOST BALI

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 6

 dan melakukan, juga menyusun draft Tim Kerja. Adapun hasil rapat tersebut
adalah antara lain sebagai berikut:
1) Dalam arahan Plt. Kepala Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali
menyampaikan agar aplikasi SIPOST BALI diharapkan agar dapat
meningkatkan kecepatan, efektif dan efisien dalam pelayanan surat
menyurat kepada masyarakat luas dan bagi stakeholder Dinas Kepemudaan
dan Olahraga Provinsi Bali serta tersedianya arsip surat dalam bentuk
digital. Dalam desain aplikasi SIPOST BALI hendaknya memasukkan
unsur-unsur budaya bali dan visi dan misi Gubernur Bali seperti :
a) Tampilan awal aplikasi hendaknya menampilkan ikon Pemerintah
Provinsi Bali serta visi Gubernur Bali yaitu Nangun Sat Kerthi Loka
Bali.
b) Ada penambahan fitur-fitur yang dapat membedakan dengan aplikasi-
aplikasi surat menyurat yang sudah ada sehingga ada unsur inovasi
dalam aplikasi tersebut.
2) Sistem aplikasi SIPOST ini direncanakan berbasis web, adapun
perencanaan awal yang diinginkan terdiri dari beberapa menu yaitu; login,
dashboard, master bagian/bidang, surat masuk-surat keluar, dispoisisi dan
daftar pengguna.
3) Menyusun draft SK Tim Kerja yang dapat menunjang pelaksanaan
pembuatan aplikasi SIPOST BALI dengan melibatkan seluruh admin surat
yang ada pada masing-masing bidang/bagian di Dinas Kepemudaan dan
Olahraga Provinsi Bali. Untuk lebih jelasnya undangan rapat, notulen dan
daftar hadir dapat dilihat pada lampiran.

2. Tahap Pelaksanaan
a. Membuat SK Tim Kerja
Tahap ini terdiri dari identifikasi kebutuhan, menetapkan tugas dan
kewenangan, menetapkan anggota tim, dari beberapa stakeholder internal yang
dapat dilibatkan dan diajak bekerja sama untuk menyelesaikan proyek
perubahan, seperti staf yang semula latent. Tahap ini telah mencapai target
dengan Surat Keputusan Plt. Kepala Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi
Bali, Nomor 027/1265/SET/DISPORA, Tanggal 09 Mei Tahun 2019, Tentang

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 7

 Pembentukan Tim Kerja Proyek Perubahan Sistem Informasi Penegelolaan
Surat Terpadu Tertib dan Terkendali (SIPOST BALI), SK Tim terlampir.
Dalam usaha untuk melaksanakan pencapaian kegiatan roadmap/
milestone Proyek Perubahan diatas, maka dibutuhkan Struktur Organisasi
Pelaksanaan dengan mekanisme kerja yang baik.

Pembina

Pengarah Penanggung Jawab Coach

/

Ketua Tim

Sekretaris

Admin Admin Admin Admin Admin

Gambar 3. Struktur Organisasi Pelaksanaan Proyek Perubahan

Tugas Tim kerja secara umum adalah mendukung pengerjaan proyek

perubahan, menyesuaikan kewenangan yang ada dalam melaksanakan kegiatan
tersebut dengan menyesuaikan terhadap tugas sehari-hari yang sedang berjalan.

b. Rapat Perencanaan Sistem Aplikasi dengan Tim Kerja

Untuk mewujudkan tugas penyelenggaraan pemerintahan teruma dalam
pengadaan barang/jasa diperlukan Aparatur Sipil Negera yang profesional,
bertanggung jawab, jujur dan adil. Hal tersebut dapat diperoleh melalui sistem
pembinaan yang baik dan bekelanjutan, seperti membuat program-program
pembinaan/konsultasi teknis dibidang pengadaan barang jasa yang berbasis
teknologi informasi.
Gambar 4. Rapat Tim Kerja
dalam rangka perencanaan
pembuatan Aplikasi SIPOST
BALI, Tanggal 06 Juni 2019

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 8

 Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi menyatakan reformasi birokrasi pada hakikatnya merupakan upaya
untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem
penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek
kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business prosess) dan sumber daya
manusia aparatur. Berbagai permasalahan/hambatan yang mengakibatkan
sistem penyelenggaraan pemerintahan tidak berjalan atau diperkirakan tidak
akan berjalan dengan baik harus ditata ulang atau diperharui.
Reformasi birokrasi dilaksanakan dalam rangka mewujudkan tata
kelola pemerintahan yang baik (good governance). Dengan kata lain, reformasi
birokrasi adalah langkah strategis untuk membangun aparatur negara agar lebih
berdaya guna dan berhasil guna dalam mengemban tugas umum pemerintahan
dan pembangunan nasional. Selain itu dengan sangat pesatnya kemajuan ilmu
pengetahuan, teknologi informasi dan komunikasi serta perubahan lingkungan
strategis menuntut birokrasi pemerintahan untuk direformasi dan disesuaikan
dengan dinamika tuntutan masyarakat. Oleh karena itu harus segera diambil
langkah-langkah yang bersifat mendasar, komprehensif, dan sistematik,
sehingga tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan efektif
dan efisien. Reformasi di sini merupakan proses pembaharuan yang dilakukan
secara bertahap dan berkelanjutan, sehingga tidak termasuk upaya dan/atau
tindakan yang bersifat radikal dan revolusioner.

Berdasarkan hal tersebut di atas penulis mencoba merencanakan suatu

sistem dalam upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good
governance), yaitu dengan cara membuat Sistem Informasi Pengelolaan Surat
Terpadu Tertib dan Terkendali (SIPOST BALI). Perencanaannya dibahas
dalam rapat koordinasi stakeholder internal pada tanggal 06 Juni 2019 sebagai
tindak lanjut pelaksanaan milestone tahap perencanaan sistem aplikasi. Tahap
ini dilaksanakan dengan berdiskusi bersama Tim Kerja, serta mengadopsi

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 9

 arahan pimpinan pada rapat yang telah dilaksanakan sebelumnya (tanggal 9
Mei 2019).
Rapat tersebut dapat menyepakati rencana sistem yang akan dibangun
yaitu berbasis web, dimana fitur-fiturnya terdiri dari antara lain; login,
dashboard, master bagian/bidang, surat masuk-surat keluar, dispoisisi dan
daftar pengguna. Pada tampilan awal juga sudah disepakati menyesuaikan
dengan arah pimpinan yaitu mengadopsi unsu-unsur budaya bali dan visi misi
Gubernur Bali. Adapun tambahan menu yang sangat penting yaitu penambahan
fitur warna yang membedakan tingkatan sifat surat yaitu sangat penting, urgen,
penting dan biasa. Fitur ini akan memudahkan admin pengelola surat dalam
memfollow-up disposisi pimpinan.

c. Menyiapkan Sarana dan Prasarana Pendukung

Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat Terpadu Tertib dan
Terkendali (SIPOST BALI) merupakan aplikasi berbasis web, sehingga tidak
memerlukan spesifikasi komputer yang tinggi. Kebutuhan spesifikasi komputer
yang dibutuhkan adalah standar untuk perkantoran. Adapun sarana dan prasaran
yang dibutuhkan guna menjalankan aplikasi SIPOST BALI antara lain:
komputer, scanner dan printer atau bisa juga menggunakan printer dengan
fasilitas scanner.

Untuk saat ini, sarana dan prasarana tersebut sudah ada dengan bekerja
sama dengan pengurus barang. Pengurus barang melakukan identifikasi
kebutuhan dan melakukan reinventarisasi barang sehingga dapat memenuhi
kebutuhan untuk kegiatan aplikasi SIPOST BALI oleh pengadministrasi surat.
Demikian pula Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) juga telah
mengusulkan pengadaan sarana prasarana yang dibutuhkan melalui Kasubag
Perencanaan Evaluasi dan Program (PEP) dan diakomodir dalam Rencana
Kerja dan Anggaran Tahun 2020 Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi
Bali.

d. Pembuatan Rancangan (Design) Sistem Aplikasi dengan Rekanan

Tahap ini merupakan finalisasi perencanan aplikasi untuk menjadi

pedoman pembuatan aplikasi. Penetapan desain aplikasi dilakukan melalui

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 10

Rapat Koordinasi bersama Tim Kerja dengan pihak rekanan pada tanggal 13
Juni 2019. (Undangan, Notulen dan Daftar Hadir Rapat terlampir)

Gambar 5. Rapat
Koordinasi
Rancangan (Design)
Sistem Aplikasi
dengan Rekanan pada
tanggal 13 Juni 2019.

Adapun rancangan aplikasi yang disepakati adalah apliaksi terdiri dari

beberapa menu yaitu; login, dashboard, master bagian/bidang, surat masuk-
surat keluar, dispoisisi dan daftar pengguna. Pada saat pengguna (admin
maupun user) mulai dengan membuka browser dan mengetikan url dari Sistem
Aplikasi. Halaman yang terbuka pertamakali adalah halaman login. Pada
halaman ini pengguna diminta memasukan user dan password kemudian sistem
akan melakukan pengecekan login terhadap username dan password tersebut.
Selanjutnya pengguna bisa melakukan beberapa aktifitas seperti pengaturan
profil pengguna dan pengaturan bidang/bagian.
Tampilan atau desain aplikasi SIPOST BALI harus menampilkan
simbol-simbol Pemerintah Provinsi Bali dan visi dan misi Gubernur Bali. Hal
ini nantinya diharapkan akan meningkatkan kinerja pengadministrasi surat
dalam melaksanakan tugasnya serta senantiasa ikut mensukseskan visi dan misi
Gubernur Bali yaitu Nangun Sat Kerthi Loka Bali.

Adapun Flow Chart aplikasi SIPOST BALI dapat digambarkan sebagai

berikut:

Mulai

Input url

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 11

 Input user name &
password

Check
Login

Admin

Halaman
SIPOST BALI

Log Out

Selesai

Gambar 6. Flow Chart Sistem Aplikasi SIPOST BALI

e. Uji Coba Aplikasi SIPOST BALI

Uji coba Aplikasi SIPOST BALI meliputi tahap yang terdiri dari
penyiapan sistem operasi, instalasi aplikasi/database, pengujian aplikasi, dan
perbaikan aplikasi. Uji coba melibatkan Tim Kerja dalam meminta masukan dan
mencoba aplikasi. Hingga aplikasi terpasang dan dapat diakses dan dilakukan
demo.

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 12

 Sistem aplikasi SIPOST BALI dibangun berbasis web sehingga lebih
mudah dalam pengoperasionalannya. Desain tampilan mengadopsi nilai-nilai
lokal Provinsi Bali . Platform dan library menggunakan software pendukung
yaitu:
Sistem Operasi: Windows
Aplikasi pengguna: Google Chrome, Mozila Firefox;
Framework aplikasi: bootstrap 3.0 (tampilan front-end)
Bahasa pemograman: PHP, tampilan HTML, CSS, JQUERY (penyusunan
client-side script pada file HTML)
Database: MySQL (tool pengelola database)

Berikut adalah beberapa gambar memperlihatkan tampilan dari

atarmuka aplikasi SIPOST BALI yaitu antara lain:

Gambar 7 Halaman Login User Atau Pengguna

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 13

 Gambar 8. Memperlihatkan Halaman Dashboard Monitor yang Menampilkan Jumlah
Surat Masuk, Keluar dan Disposisi

Gambar 9. Memperlihatkan Halaman Master Bidang/Bagian pada Dispora Provinsi Bali

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 14

Gambar 10. Memperlihatkan Halaman Surat Masuk dan Kategori Surat Berdasarkan Sifat
Surat Dibedakan Menjadi Beberapa Warna (Merah; Sangat Penting, Kuning;
Penting, Hijau; Segera Dan Putih: Biasa)

Gambar 11. Memperlihatkan Halaman Surat Keluar dan Cetak Surat

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 15

Gambar 12. Memperlihatkan Halaman Disposisi dan Cetak Disposisi

Berdasarkan tahapan kegiatan proyek perubahan (milestone) yang telah dipaparkan

di atas, dapat dibuatkan ringkasan capaian pelaksanaan kegiatan proyek perubahan seperti
disajikan pada Tabel 3 berikut.
Tabel 3. Capaian Pelaksanaan Kegiatan Proyek Perubahan

Waktu Pelaksanaan Keterangan

Milestone Kegiatan
Rencana Realisasi Output Bukti
1. Tahapan Persiapan
a. Melapor dengan Minggu V, 25 Kamis, 25 April Adanya arahan Lampiran 2.1
Mentor April 2019 2019
b. Konsultasi dengan Plt Minggu I, Mei Selasa, 7 Mei Arahan dan Lampiran 2.2
Kadispora dan Mentor 2019 2019 dukungan
pimpimanan,
c. Rapat Koordinasi Minggu II, Mei Kamis, 9 Mei Notulen rapat, Lampiran 2.3
dengan stakeholder 2019 2019 daftar hadir,
internal dokumentasi
2. Tahapan Pelaksanaan
a. Pembuatan SK Tim Minggu III Mei Kamis, 9 Mei Adanya SK Tim Lampiran 2.4
JANGKA Kerja 2019 Tahun 2019 Kerja
PENDEK b. Rapat Koordinasi Minggu I Juni Kamis, 6 Juni Notulen rapat, Lampiran 2.5
dengan Tim Kerja 2019 Tahun 2019 daftar hadir,
dokumentasi
c. Menyiapkan sarana Minggu II Juni Minggu II Juni Tersedianya Lampiran 2.6
prasarana pendukung 2019 2019 komputer dan
scanner
d. Rapat Koordinasi Minggu II Juni Kamis, 13 Juni Notulen rapat, Lampiran 2.7
dengan Rekanan 2019 2019 daftar hadir,
dokumentasi
e. Membuat aplikasi Minggu III Juni Minggu III Juni Draft desain Lampiran 2.8
SIPOST BALI 2019 2019 aplikasi
f. Uji coba aplikasi Minggu IV Juni Kamis, 20 Juni Tampilan aplikasi, Lampiran 2.9
SIPOST BALI 2019 2019 dokumentasi

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 16

 4. Kendala dan Strategi mengatasi Kendala
Beberapa kendala internal dan eksternal yang dihadapi saat pelaksanaan
proyek perubahan serta strategi untuk mengatasi kendala-kendala tersebut dapat
dilihat pada Tabel 4 berikut ini.
Tabel 4. Kendala dan Strategi Mengatasi Kendala

No Kendala Stategi Mengatasi Kendala

1. Serangan virus komputer pada sistem Melakukan instalasi Anti Virus pada PC/Laptop
yang digunakan
2. Terjadinya error atau kesalahan sistem Melakukan koordinasi dengan rekanan untuk
(bug). melakukan perbaikan (update) aplikasi secara
berkelanjutan
3. Kurangnya personil Membuat SK Tim Kerja yang mewakili masing-
masing bagian
4. Sarana dan prasarana Berkoordinasi dengan pengurus barang dan pada
seksi perencanaan untuk usulan pada Anggaran
Tahun 2020

D. Lesson Learned
Pemberlajaran yang didapatkan setelah melaksanakan proyek perubahan
Pembuatan Aplikasi SIPOST BALI pada tahap kegiatan Laboratorium Kepemimpinan
diklat PIM IV 2019, yaitu antara lain:
1. Meningkatkan pemahaman mengenai cara membuat desain aplikasi pada Dinas
Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali. Berupa sistem pengelolaan surat berbasis
teknologi informasi, menuju mewujudkan reformasi birokrasi dalam rangka
mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).
2. Dalam rangka mewujudkan tujuan dari proyek perubahan project leader
menemukan adanya kendala, baik yang datang dari internal maupun eksternal
organisasi. Sejumlah kendala yang dihadapi seperti kurangnya personil di Bagian
Sekretariat dan padatnya kegiatan sehari-hari. Hal ini tentu memerlukan strategi
mengatasi kendala tersebut. Beberapa strategi seperti mempengaruhi dan
memobilisasi stakeholder digunakan, dengan harapan tindakan tersebut menjadi
pengungkit (leverage) bagi organisasi. Pengungkit (leverage) adalah suatu tindakan
sebagai daya ungkit yaitu tindakan yang kecil, ringan tetapi mempunyai dampak
luas pada organisasi dan mendorong organisasi pada level unggul.
3. Keberhasilan organisasi dalam mencapai kinerja organisasi bergantung pada faktor
manajemen dan faktor manusia. Aspek kepemimpinan sumber daya manusia dalam

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 17

 suatu organisasi merupakan faktor kunci bagi kelangsungan aktivitas suatu
organisasi karena pada hakekatnya di dalam organisasi itu sendiri terjadi proses
kerjasama antar manusia untuk mencapai tujuan dari organisasi. Begitu halnya
dengan proses proyek perubahan membangun Aplikasi SIPOST BALI yang
berbasis teknologi informasi, faktor kunci keberhasilannya untuk mencapai kinerja
organisasi yang efektif, efisien bertumpu pada kemauan untuk mewujudkan
komitmen yang telah disepakati dalam melaksanakan Proyek Perubahan.

E. PENUTUP

1. Simpulan
Dari pembahasan serta pemaparan kertas kerja Laporan Proyek Perubahan
diatas, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
a. Area organisasi yang menjadi area proyek perubahan adalah peningkatan
kemampuan/ kompetensi pengelola surat.
b. Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali, dimana salah satu tugasnya
mendukung kepariwisataan Bali dengan cara mendukung kegiatan-kegiatan
keolahragaan baik yang bersifat nasional maupun internasional melalui
pengelolaan surat dengan baik.
c. Tahapan kegiatan jangka pendek milestones proyek perubahan pada
pelaksanaan laboratoium kepemimpinan tanggal 25 April 2019 sampai dengan
23 Juni 2019, terdapat beberapa kegiatan yang mengalami pergeseran dari
jadwal yang telah direncanakan semula, namun tetap dapat diselesaikan sesuai
dengan tahapan milestone pada jangka pendek, terutama kegiatan utama
proyek perubahan yaitu Aplikasi SIPOST BALI dapat diselesaikan lebih awal
dari jadwal yang telah ditetapkan.
d. Dukungan dari stakeholder sangat penting, khususnya di level pimpinan,
sangat dibutuhkan demi keberlanjutan pengembangan aplikasi.

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 18

2. Saran/Rekomendasi
Saran-saran yang dapat disampaikan oleh penulis setelah melaksanakan
Proyek Perubahan Diklat Pim IV Angkatan II tahun 2019 adalah:
a. Dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan proyek perubahan maka
disarankan untuk melaksanakan strategi komunikasi stakeholder tidak hanya
melalui rapat-rapat formal tetapi juga melalui berbagai pendekatan non formal
untuk menggalang dukungan dari stakeholder yang lebih baik.
b. Harus tetap pada kemauan yang kuat untuk mewujudkan komitmen yang telah
disepakati dalam melaksanakan Proyek Perubahan.

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 19

 DAFTAR PUSTAKA

BPSDM Prov. Bali., 2019., Kumpulan Materi Diklat Kepemimpinan Tingkat IV.
Kuratko, Donal F. and Richard M, Hodgets, 1995., Entrepreneurship, A. Contemporary
Approach, 3rd ed, the Dryden Press
LAN, 2007. Dimensi Pelayanan Publik Dan Tantangannya Dalam Administrasi Negara
(Publik) di Indonesia. Jakarta: Bagian Humas dan Publikasi.
Peraturan Daerah Provinsi Bali Nomor 10 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan
Perangkat Daerah
Peraturan Gubernur Bali Nomor 75 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi
Serta Tata Kerja Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali
West, Michael, 1998., Effective Team Work, Kanisius, Yogyakarta

LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019 20

LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1

Form Bimbingan Laporan BT 2

Diklat Pim Tk. IV Angkatan II
Tanggal 17-06-2019 s/d 20-04-2019
Nama Coach : Ir. Ketut Rusmulyani, M.Pd
Nama Peserta : Dr. Dewa Made Puspa, S.Kep. Ns. M.Si/
Dari Pesan/File Tanggal
Coach p.dewa tidak pernah mengirim lap.mingguan kegiatan BT2??? 17-06-2019
19:34:17
Coach Berikut acuan penyusunan laporan PROPER/LK/LPP (sesuaikan jgn 17-06-2019
copas) dan lengkapi bukti2 fisik dan buat video kegiatannya. 19:34:38
contoh_-_laporan_Proper-BT2-LK.docx
Peserta selamat siang coach...mohon maaf saya tidak pernah membuka aplikasi 22-06-2019
SIKA coach... 13:32:21
berikut saya kirimkan laporan BT2 saya...mohon masukan dan
sarannya demi penyempurnaan laporan ini terima kasih
Laporan_PP.docx
Coach perbaiki LPP sesuai hasil koreksi berikut. sesuaikan isi LPP dengan 22-06-2019
daftar isinya. lampiran2 sesuaikan dg lampiran di daftar isi (ada 3 17:53:43
lampiran). (untuk lampiran RPP, sdh ada BT1 didalamnya,lampirkan
RPP asli yg sdh dijilid dulu).
LPP-_agung-_koreksi_1.docx
Peserta Selamat siang Coach.... Berikut kami kirimkan revisi RPP, mohon 23-06-2019
masukan dan arahan coach....suksma.. 15:47:11

Coach
Peserta
Coach

| LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019

Lampiran 2
BUKTI FISIK LK/BT2

2.1 Melapor Pada Mentor (Kamis, 25 April 2019)

| LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019

2.2 Konsultasi dengan Plt Kadispora dan Mentor (Selasa, 7 Mei 2019)

| LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019

2.3 Rapat Koordinasi dengan Stakeholder Internal (Kamis, 9 Mei 2019) (dokumen
pendukung terlampir)

2.4 Surat Keputusan Plt. Kepala Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Bali, Nomor
027/1265/SET/DISPORA, Tanggal 09 Mei Tahun 2019, Tentang Pembentukan Tim
Kerja Proyek Perubahan Sistem Informasi Penegelolaan Surat Terpadu Tertib dan
Terkendali (SIPOST BALI), SK Tim terlampir.
| LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019
2.5 Rapat Koordinasi dengan Tim Kerja (Kamis, 6 Juni Tahun 2019) (dokumen pendukung
terlampir)

| LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019

2.6 Menyiapkan Sarana Prasarana Pendukung (Minggu II Juni 2019)

| LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019

2.7 Rapat Koordinasi dengan Rekanan (Kamis, 13 Juni 2019)

| LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019

2.8 Membuat aplikasi SIPOST BALI (Minggu III Juni 2019)

| LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019

2.9 Uji coba aplikasi SIPOST BALI (Kamis, 20 Juni 2019)

| LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019

Lampiran 3
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

| LPP Peserta Diklat PIM IV Angkatan II Tahun 2019