PENOMORAN DAN KODEFIKASI SURAT

PT WIJAYA KARYA INTRADE

Kodefikasi surat adalah pemberian kode pada surat untuk menentukan identitas suatu surat.
Kodefikasi ini sama dengan kodefikasi yang dipakai sebagai pedoman dalam pengarsipan.
Pengelompokannya berdasarkan JENIS MASALAH yang tersurat pada surat yang
bersangkutan
Bentuk penulisan kodefikasi ini ditetapkan sebagai berikut :

Contoh : PU.014.01/A.SEKPER.0001/07

 PU = Induk Maslah
 01 = Masalah Primer
 01 = Masalah Sekunder
 A = Kode Pusat / Divisi
 SEKPER = Kode Unit Kerja
 0001 = Nomor Urut Agenda
 07 = Tahun Pencatatan

MJ - MANAJEMEN
Surat-surat yang isinya berkaitan dengan manajemen keseluruhan

 MJ. 01.00 - Berisi hal-hal yang berkaitan dengan RUPS, RKAP, Performance
Review, Pemeriksaan, Konsultasi Manajemen dan lain-lain

 MJ. 02.00 - Berkaitan dengan laporan perusahaan intern (Bulanan, triwulan,

semesteran, tahunan)

 MJ. 03.00 - Berkaitan dengan laporan perusahaan ekstern (Bulanan, triwulan,

semesteran, tahunan)

 MJ. 04.00 - Berisi hal-hal yang berkaitan dengan masalah pengembangan

manajemen / usaha baik secara khusus maupun keseluruhan

 MJ. 05.00 - Korespondesi khusus dengan Dewan Komisaris

PU - PERSONALIA
Surat/warkat yang berkaitan dengan kepegawaian/personalia

PU. 01 - PERIHAL UMUM KEPEGAWAIAN

 PU.01.01 - Berisi hal-hal yang berkenaan dengan perencanaan, diskusi,

seminar atau masalah umum lainnya yang berkaitan dengan
kepegawaian
 PU. 01.02 - Laporan atau pemberitahuan rutin/insidentil baik intern maupun
ekstern tentang kepegawaian atau tenaga kerja.
 PU. 01.09 - Lain-lain yang berkenaan dengan personalia umum
PU. 02 - PENERIMAAN PEGAWAI

 PU.02.01 - Surat edaran, pemberitahuan, pengumuman, iklan perizinan tenaga

Kerja, dll yang berkaitan dengan penerimaan pegawai/karyawan
 PU.02.02 - Surat lamaran/permohonan kerja
 PU.02.03 - Surat panggilan test, wawancara, dll
 PU. 02.04 - Surat panggilan/pemberitahuan diterima/ditolak
 PU.02.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan masalah penerimaan
pegawai/karyawan

PU. 03 - PERIHAL PENUGASAN/PENEMPATAN PEGAWAI

 PU.03.01 - Berisi penugasan untuk penempatan

 PU.03.05 - Berisi tentang serah terima tugas/wewenang/tanggung jawab
(Berita Acara dll)
 PU.03.06 - Pemutusan hubungan kerja (karena kontrak habis)
 PU.03.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan penempatan pegawai/karyawan

PU. 04 - PERIHAL PEMBINAAN PEGAWAI

 PU.04.01 - Berkaitan dengan lomba karya tulis / keterampilan

 PU. 04.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan pembinaan pegawai/karyawan
(seperti: PKN, KKN, dsb)

PU. 05 - PERIHAL PENILAIAN PEGAWAI (konduite)

PU. 06 - PERIHAL PENGHARGAAN PEGAWAI

 PU.06.01 - Berkaitan dengan perjanjian kerja pegawai, status pegawai

 PU. 06.02 - Gaji, Premi,tunja ngan dan emolumen lainnya
 PU. 06.03 - Kerja lembur pegawai
 Pu. 06.04 - Cuti pegawai
 PU.06.05 - Referensi, pesangon/ jasa
 PU.06.09 - Lasin-lain yang berkaitan dengan penghargaan pegawai (seperti :
bonus, jasprod, piagam, dsb)

PU. 07 - PERIHAL KESEJAHTERAAN PEGAWAI

 PU.07.01 - JHT, Pensiun, Taspen, Astek, DUKM, dll

 PU.07.02 - Sumbangan, santunan, BPK, perkawainan, Kelahiran,
Kematian, donor darah, dll)
 PU. 07.03 - Fasilitas pegawai (perumahan) kendaraan/transportasi,
keselamatan Kerja
 PU.07.09 - Lain-lain yang berkaitan dng kesejahteraan seperti koperasi, arisan.

PU. 08 - PERIHAL SANKSI-SANKSI PEGAWAI

 PU.08.01 - Peringatan tegoran, I,II, III

 PU.08.02 - Penurunan pangkat / status, ganti rugi
 PU.08.03 - Skorsing, pemberitahuan
 PU.08.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan sanksi pegawai
KU - KEUANGAN
Surat-surat yang berkenaan dengan masalah keuangan

KU. 01 - PERIHAL KEUANGAN UMUM

 KU.01.01 - Surat/memo yang berkenaan dengan perencanaan , ketentuan atau

masalah lainnya yang berkaitan dengan masalah keuangan
 KU. 01.09 - Lain-lain

KU.02 - PERIHAL KEUANGAN

 KU.02.01 - Perbankan (kredit, jaminan, referensi,rekening giro, deposito,

kurs,valuta, dll)
 KU.02.02 - Hutang piutang (pemasok, temnin, komisi/fee dll)
 KU.02.09 - Lain-lain

KU.03 - PERIHAL ANGGARAN

 KU.03.01 - Surat-surat yang berkenaan dengan anggaran (cash flow, rencana

anggaran dan realisasinya)
 KU. 03.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan anggaran

KU.04 - PERIHAL AKUNTANSI

 KU.04.01 - Pembukuan (Neraca, Buku bEsar, listing juornal,

pergudangan/stock, harga pokok, dsb)
 KU.04.02 - Berkaitan dengan masalah perpajakan
 KU.04.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan akuntansi

KU.05 - PERIHAL ASURANSI

 KU.05.01 - Asuransi bangunan kantor pusat atau cabagn atau perwakilan

beserta perlengkapan/peralatannya
 KU.05.02 - Asuransi proyek/pabrik bangunan kantornya, bangunan
peralatanya, proyeknya sendiri, perlengkapan dan peralatan atau
mesin-mesinnya)
 KU.05.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan asuransi

KU.06 - PERIHAL INVESTASI

 KU.06.00 - Surat-surat pendahuluan sebelum pelaksanaan Investasi mulai dari

usulan studi kelayakan sampai dengan persetujuan/penolakan (final)
dari yang berwenang
 KU. 06.02 - Proses realisasi investasi 9intra komtabel) sampai dengan selesai
(brosur negosiasi harga, konfirmasi, pemesanan pembayaran, berita
acara serah terima, garansi, dst)
 KU.06.03 - Surat-surat yang berkaitan dengan penjualan aktiva (intra/ekstra
komtabel)
 KU.06.09 - Lain-lain yang berkaitn dengan investasi
 KU.07 - PERIHAL JUAL/BELI LUAR NEGERI (IMPOR/EKSPOR) - BUKAN
INVESTASI

 KU.07.01 - Surat-surat pendahuluan sebelum pelaksanaa ekspor/impor

(perjanjian, dsb)
 KU.07.02 - Berkaitan dengan pelaksanaan jual-beli seperti pemesanan
konsfirmasi, pengiriman, beriata acra serah terima asuransi
 KU.07.03 - Pembayran (L/C, inklaring/pajak-pajak, retribusi, dsb)
 KU.07.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan masalah jualbeli dengan pihak
Luar Negeri/ keagendaan/distributor

KU.08 - PERIHAL JUAL BELI DI DALAM NEGERI (LOKAL) BUKAN INVESTASI

 KU.08.01 - Surat-surat pendahuluan sebelum pelaksanaan jual beli local

(perjanjian, dsb)
 KU.08.02 - Berkaitan dengan pelaksanaan jual beli seperti pemesanan
konfirmasi, pengiriman berita acara serah terima
 KU.08.03 - Berkaitan dengan proses pembayaran
 KU.08.09 - Lain-lain berkaitan dengan masalah jual beli di dalam negeri
keagenan/distributor

KU.09 - PERIHAL PEJANJIAN / KONTRAK NON PROYEK / PABRIK/WILAYAH

 KU.09.01 - Surat atau perjanjian/kontrak sewa menyewa atau pemeliharaan

yang berkenaan dengan gedung kantor/cabang / perwakilan
dan mess
 KU.09.02 - Surat atau perjanjian/kontrak sewa menyewa atau pemeliharaan
yang berkenaan dengan peralatan kantor
 KU.09.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan perjanjian

PS - PEMASARAN
PS.01 - PERIHAL PROMOSI
 PS.01.01 - Berkaitan dengan reiset pasar / data pasar
 PS. 01.02 - Berkaitan dengan perkenalan, penawaran, brosur, leatflet, booklet,
contoh-contoh, sponsor, iklan, diary, kalender, dsb
 PS.01.03 - Penjajagan, penawaran kerjasama/patungan seperti : joint
operation, joint venture, konsorsium, dsb
 PS.01.04 - Berkaitan dengan keanggotaan suatu organisasi perusahaan seperti
: AKI, AKLI, HAKI,dsb
 PS. 01.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan pelaksanaan prakualifikasinya

PS. 03 - PERIHAL TENDER PROYEK/PERDAGANGAN

 PS.03.01 - Surat undangan, pengumuman, edaran, pemberitahuan tentang

tender atau pelelangan pekerjaan
 PS.03.02 - Berkaitan dengan anwijzing/penjelasan pekerjaan, questioner, dsb
 PS.03.03 - Berkaitan dengan pelaksanaan tender, penawaran, pernyataan,
kesanggupan, joint agreement, (jo/jv/konsorsium, dsb),
pengunduran diri.
 PS.03.04 - Risalah hasil tender termasuk evaluasinya
 PS. 03.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan masalah pelaksanaan
tender/pelelangan.
PS. 04 - PERIHAL SUMBANGAN

 PS.04.01 - Sumbangan struktural seperti : Deppu, Depju, Setneg, orpri, lain-lain

 PS.04.02 - Sumbangan sukarela atau umum

TP - TENTANG PEKERJAAN
Surat-surat yang berkenaan dengan masalah pelaksanaan pekerjaan/proyek/produksi

TP.01 - PERIHAL PRA PELAKSANAAN PEKERJAAN

 TP.01.01 - Surat penunjukan, SPK, atau lainnya yang sejenis

 TP.01.02 - Berkaitan dengan persiapan pelaksanaan, RAB pelaksaan proyect,
planning, percobaan produksi dan lainya yang sejenis
 TP.01.03 - Berkaitan dengan kontrak atau perjanjan pemborong termasuk
adendum/amandemen proyel produksi perdagangan
 TP.01.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan pra pelaksaan pekerjaan

TP. 02 - PERIHAL PELAKSANAAN PEKERJAAN

 TP.02.01 - SPK/SP3 intern atau WIKA – Sub Kontraktor, surat Perintah

Produksi
 TP.02.02 - Surat perjanjian sewa-menyewa/pemeliharaan peralatan,
kendaraan, rumah, dan lain-lain untuk kepentingan pelaksanaan
pekerjaan
 TP.02.03 - Berkaitan dengan pelaksanaan perkerjaan seperti : perkerjaan
tambah kurang, force majeure/hambatan, teguran, peringatan,
sanksi sekali ,dsb
 TP.02.04 - Berkaitan dengan perkembangan pekerjaan seperti laporan prestasi
fisik, opname perkejaan, dsb
 TP.02.05 - Berkaitan dengan sarana produksi (peralatan/bahan utama/bantu)
untuk pelaksanaan perkejaan
 TP.02.09 - Lain-lain berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan

TP.03 - PERIHAL PASCA PELAKSANAAN PEKERJAAN

 TP.03.01 - Berkaitan dengan serah terima pekerjaan

 TP.03.02 - Berkaitan dengan masalah pemeliharaan
 TP.03.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan masalah pasca pelaksanaan
pekerjaan

SE - UMUM
Surat-surat yang berkaitan dengan masalah umum

SE.01 - PERIHAL RUMAH TANGGA DAN KEHUMASAN

 SE.01.01 - Pemberitahuan, pengantar, pengumuman, keterangan, penjelasan
permohonan
 SE.01.02 - Berkaitan dengan pengelolaan peralatan/perlengkapan kantor,
kantor proyek/pabrik seperti mesin tulis, komputer, buku, majalah,
koran, mebelair, mesin pendingin (AC), peralatan dapur, sarana
transportasi, akomodasi, dsb
 SE.01.03 - Berkaitan dengan pengelolaan prasarana/fasilitas kantor/kantor
proyek/pabrik seperti bangunan, ruang kerja, listrik, air, sarana
komunikasi, taman, jalan, tempat parkir, dan fasilitas lainnya.
  SE.01.09 - Lain-lain yang berkaitan dengan rumah tangga, kehumasan,
seperti Dharma wanita, golkar, Korpri, dsb)

SE.02 - PERIHAL HUKUM (LEGAL ASPECT)

 SE.02.01 - Surat yang berkenaan dengan advis hukum terhadap kontrak,

perjanjian, bantuan terjemahan dibidang hukum, kesaksian,
pengadilan
 SE.02.02 - surat-surat yang berkaitan dengan pengurusan izin-izin perusahaan
atau pengakuan/perusahaan seperti : SIPP, SIUP, DRM, SIKA,
Undang-undang gangguan,dsb
 SE.02.03 - Surat-surat yang berkenaan dengan pelimpahan hak, wewenang
(surat kuasa)
 SE.02.09 - Lain-lain berkaitan dengan masalah hukum

SE.03 - PERIHAL KEPROTOKOLAN

 SE.03.01 - Surat undangan umum(kecuali undangan tender, prakualifikasi)

 SE.03.02 - Surat-surat yang berkaitan dengan peresmian, perayaan, kunjungan
kerja, pertemuan, pelantikan, dsb
 SE.03.09 - Lain-lain berkaitan dengan keprotokolan

SK - SURAT KEPUTUSAN

SK. 01 - SURAT KEPUTUSAN YANG BERSIFAT UMUM

 SK.01.01 - Berkenaan dengan Bidang Personalia/Kepegawaian

 SK. 01.02 - Berkaitan dengan Bidang Keuangan
 SK.01.03 - Berkenaan dengan Bidang Akuntansi
 SK.01.04 - Berkenaan dengan Bidang Audit
 SK.01.05 - Berkenaan dengan Bidang Rperekayasaan
 SK.01.09 - Surat Keputusan Universal

SK. 02 - SURAT KEPUTUSAN PERORANGAN

 SK.02.01 - Tentang pengangkatnan/penurunan status/pangkat, pensiun,
pemutusan hubungan kerja, dsb
 SK.02.02 - Tentang penempatan, mutasi, detasir, pindah sementara, dsb
 SK.02.03 - Tentang Fasilitas (transfortasi, perumahan, telepon, dsb)
 SK.02.09 - Lain-lain

ST - SURAT TUGAS

ST.01 - PENUGASAN

 ST. 01.01 - Berisi penugasan untuk melaksanakan tugas sesaat atau Insidental
di luar tugas pelatihan/pendidikan/kursus
 ST. 01.02 - Berisi penugasan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu atau di
perbantukan
 ST. 01.03 - Berisi penugasan untuk melaksanakan tugas perjalanan dinas
kedalam negeri
  ST. 01.04 - Berisi penugasan untuk melaksanakan tugas perjalanan dinas
keluar negeri

ST. 02 - PEMBINAAN PEGAWAI DALAM NEGERI

 ST.02.01 - Penugasan Pelatihan dalam negeri

 ST.02.02 - Penugasan Pendidikan dalam negeri

ST.03 - PEMBINAAN PEGAWAI LUAR NEGERI

 ST.03.01 - Penugasan Pelatihan luar negeri

 ST.03.02 - Penugasan Pelatihan luar negeri

ST.04 - BERSIFAT UMUM

 ST.04.01 - Penugasan untuk clearence test

 ST.04.02 - Berkaitan dengan penyuluhan, santiaji, santapan rohani (Agama,
Korpri, Golkar)

IN - INSTRUKSI

 IN.01.00 - Berkenaan dengan bidang Personalia/kepegawaian

 IN.02.00 - Berkenaan dengan bidang Keuangan
 IN.03.00 - Berkenaan dengan bidang Akuntansi
 IN.04.00 - Berkenaan dengan bidang Audit
 IN.05.00 - Berkenaan dengan bidang Perekayasaan
 IN.06.00 - Berkenaan dengan bidang Umum
 IN.09.00 - Instruksi Universal

PT - PROSEDUR TETAP, PERATURAN PEMERINTAH, PERUNDANGAN,

LEMBAR NEGARA

PT.01 - PERIHAL PROTAP BERSIFAT TEKNIS

 PT.01.01 - Produksi (Pabrikasi)

 PT.01.02 - Konstruksi/Proyek /Laboratorium
 PT.01.03 - Lain - lain

PT. 02 - PERIHAL PROTAP NON TEKNIS

 PT.02.01 - Bidang Personalia/kepegawaian

 PT.02.02 - Bidang Keuangan
 PT.02.03 - Bidang Akuntasni
 PT.02.04 - Bidang Audit
 PT.02.05 - Bidang Umum
 PT.02.09 - Lain – lain
LB - PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN (LITBANG)

 LB.01.00 - Berkaitan dengan laboratorium seperti test konstruksi, QC, Gugus

kendali mutu, uji coba (trial run) dsb
 LB. 02.00 - Perekayasaan seperti : disain konstruksi, spesifikasi, arsitural, dll

MA - MAJALAH

 MA.01.00 - Majalah Teknis

 MA.02.00 - Majalah Non Teknis

Catatan : Sejak tahun 1999 penggunaan telex sudah tidak dipakai kembali di
karenakan sudah ada yang lebih pengiriman melalui e-mail atau internet