Manajemen Lingkup Proyek

Information Technology Project Management,

Fourth Edition
 Manajemen Lingkup Proyek
 Lingkup mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat
dalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses
yang digunakan untuk menciptakannya.

 Hasil (deliverable) adalah produk yang dihasilkan sebagai

bagian dari suatu proyek, seperti perangkat keras atau
perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau notulen rapat.

 Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang

terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang
disertakan atau tidak dalam proyek.

Information Technology Project Management, Fourth Edition 2

 Proses Manajemen Lingkup
Proyek
 Perencanaan lingkup : Menentukan bagaimana ruang lingkup
akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikan .
 Definisi lingkup: Meninjau carta proyek dan pernyataan
lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai
persyaratan dikembangkan dan perubahan permintaan disetujui
 Membuat WBS (Work Breakdown Structure): membagi
hasil proyek besar menjadi komponen yang lebih kecil, lebih
mudah ditangani.
 Verifikasi lingkup : Memformalkan penerimaan lingkup
proyek.
 Pengendalian lingkup : Mengendalikan perubahan lingkup
proyek.

Information Technology Project Management, Fourth Edition 3

 Perencanaan Lingkupdan
Rencana Manajemen
Lingkup
 Rencana manajemen lingkup merupakan dokumen
yang mencakup deskripsi tentang bagaimana tim akan
menyeiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat
WBS, memverifikasi selesainya hasil proyek, dan
mengendalikan perubahan terhadap lingkup proyek.

 Masukan utamanya mencakup carta proyek,

pernyataan lingkup awal, dan rencana manajemen
proyek.

Information Technology Project Management, Fourth Edition 4

 Contoh Carta Proyek

Information Technology Project Management, Fourth Edition 5

 Contoh Carta Proyek (lanjt.)

Information Technology Project Management, Fourth Edition 6

 Definisi Lingkup dan
Pernyataan Lingkup Proyek
 Pernyataan lingkup awal, carta proyek, aset proses
organisasi, dan permintaan perubahan yang disetujui
menyediakan dasar untuk membuat pernyataan
lingkup proyek.

 Seiring waktu, ruang lingkup sebuah proyek harus

menjadi lebih jelas dan lebih spesifik.

Information Technology Project Management, Fourth Edition 7

 Penetapan Lingkup Proyek
Lebih Jauh

Information Technology Project Management, Fourth Edition 8

 Media Snapshot
Many people enjoy watching television shows like Changing Rooms or
Trading Spaces, where participants have two days and $1,000 to update a room
in their neighbor’s house. Because the time and cost are set, it’s the scope that has
the most flexibility. Designers on these shows often have to change initial scope
goals due to budget or time constraints.
Although most homeowners are very happy with work done on the show,
some are obviously disappointed. Unlike most projects where the project team
works closely with the customer, homeowners have little say in what gets done
and cannot inspect the work along the way…What happens when the
homeowners don’t like the work that’s been done? The FAQ section of tlc.com
says, “Everyone on our show is told upfront that there’s a chance they won’t like
the final design of the room. Each applicant signs a release acknowledging that
the show is not responsible for redecorating a room that isn’t to the owner’s
taste.”
Too bad you can’t get sponsors for most projects to sign a similar release
form. It would make project scope management much easier!

Information Technology Project Management, Fourth Edition 9

 Membuat Work Breakdown
Structure (WBS)
 A WBS merupakan pengelompokan pekerjaan proyek
yang berorientasi hasil yang menetapkan lingkup total
proyek.

 WBS adalah dokumen dasar yang memberikan

landasan bagi perencanaan dan pengelolaan jadwal
proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan.

 Dekomposisi merupakan pembagian hasil proyek

menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.

Information Technology Project Management, Fourth Edition 10

 Contoh WBS Intranet
Disusun berdasarkan
Produk

Information Technology Project Management, Fourth Edition 11

 Contoh WBS Intranet
Disusun berdasarkan Fase

Information Technology Project Management, Fourth Edition 12

 WBS Intranet dalam Bentuk
1.0 Concept
Tabular
1.1 Evaluate current systems
1.2 Define requirements
1.2.1 Define user requirements
1.2.2 Define content requirements
1.2.3 Define system requirements
1.2.4 Define server owner requirements
1.3 Define specific functionality
1.4 Define risks and risk management
approach
1.5 Develop project plan
1.6 Brief Web development team
2.0 Web Site Design
3.0 Web Site Development
4.0 Roll Out
5.0 Support
Information Technology Project Management, Fourth Edition 13
 WBS Intranet dan Gantt Chart
dalam Project 2000

Project 98 file

Information Technology Project Management, Fourth Edition 14

 Gantt Chart Intranet Disusun
Berdasarkan Kelompok Proses
Manajemen Proyek

Information Technology Project Management, Fourth Edition 15

 Table 5-4. Executing Tasks for
JWD Consulting’s WBS

Information Technology Project Management, Fourth Edition 16

 Pendekatan untuk
Mengembangkan WBS
 Pedoman: Beberapa organisasi, seperti DOD, memberikan
pedoman untuk mempersiapkan WBS.
 Pendekatan analogi: Meninjau WBS proyek-proyek serupa
dan menyesuaikan untuk proyek Anda.
 Pendekatan top-down: Mulailah dengan item terbesar dari
proyek dan pecahlah.
 Pendekatan bottom-up: Mulailah dengan tugas-tugas
khusus dan merangkumnya.
 Pendekatan Mind-mapping: Menulis tugas di format non-
linear, bercabang dan kemudian membuat struktur WBS.

Information Technology Project Management, Fourth Edition 17

 Contoh Pendekatan Mind-
Mapping

Information Technology Project Management, Fourth Edition 18

 Hasil WBS dalam Bagan

Information Technology Project Management, Fourth Edition 19

 Pustaka WBS dan Scope
Baseline
 Banyak tugas-tugas WBS tidak jelas dan harus
dijelaskan secara lebih rinci sehingga orang tahu apa
yang harus dilakukan dan dapat memperkirakan berapa
lama bekerja dan berapa biaya diperlukan.
 Pustaka WBS merupakan dokumen yang
menggambarkan informasi rinci tentang tiap butir WBS.
 Lingkup proyek yang disetujui dan WBS-nya serta
pustaka WBS membentuk scope baseline, yang
digunakan untuk mengukur kinerja dalam memenuhi
sasaran lingkup proyek.

Information Technology Project Management, Fourth Edition 20

 Verifikasi
 Sangat sulit untuk membuat pernyataan lingkup dan WBS yang
baik bagi suatu proyek.
 Bahkan lebih sulit lagi untuk memverifikasi lingkup proyek dan
meminimalkan perubahan lingkup.
 Banyak proyek TI yang sengsara karena scope creep dan verifikasi
lingkup yang buruk.

Information Technology Project Management, Fourth Edition 21

 Pengendalian Lingkup
 Pengendalian lingkup melibatkan pengendalian
perubahan terhadap lingkup proyek.
 Sasaran pengendalian lingkup adalah untuk:
 Mempengaruhi faktor yang menyebabkan perubahan lingkup.
 Memastikan bahwa perubahan diproses berdasarkan prosedur yang
dikembangkan dan sebagai bagian dari pengendalian perubahan.
 Mengelola perubahan ketika terjadi.

 Varians adalah perbedaan antara rencana dan kinerja

aktual.

Information Technology Project Management, Fourth Edition 22

 Rangkuman
 Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang
diperlukan untuk memastikan bahwa proyek melakukan semua
pekerjaan yang diperlukan—dan hanya pekerjaan yang
dibutuhkan —untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

 Proses utama mencakup:

 Perencanaan lingkup
 Definisi lingkup
 Pembuatan WBS
 Verifikasi lingkup
 Pengendalian lingkup

Information Technology Project Management, Fourth Edition 23