Samenvatting Professionele bedrijfscommunicatie

Hoofdstuk 1: Schrijven is doordenken

Aandacht van de lezer vasthouden door zo eenvoudig mogelijk te schrijven

§1. Elk functieloos woord is overbodig alleen zijn overbodigheden normaal geworden.
Schrijven is teruglezen, vooruitdenken, componeren en veranderen.
Veel tijd nodig voor het schrijven van een goed stuk

§2. Schrijven leer je door te doen, tevens leer je over het geschreven onderwerp:
-Eerst informatie verzamelen, internet is niet altijd geloofwaardig
-Dan een vorm kiezen (ik, jij, hij) wat is de kern van verhaal?
Zelfde vorm is belangrijk om aandacht erbij te houden
Eigen stijl is belangrijk, dat kan een band scheppen met de lezer

§3. Schrijver moet de lezer prikkelen:

-Vragen stellen, de lezer laten nadenken
-Ruimte geven, de lezer zelf logische conclusies laten trekken
-Geen opdrachten opleggen zoals u dient te gebruiken

§4. Iedereen leest graag voor hem/haar begrijpelijke teksten. Vermijd het volgende:
-Moeilijke woorden
-Formele uitdrukkingen
-Moeilijke zinnen

Zinnen zijn zo eenvoudiger te maken:

-Korte zinnen
-Weinig tussenzinnen en bijzinnen
-Weinig tussenvoegsels

Test van Flesch. Kortere zinnen en minder lettergrepen per woord vergemakkelijken de
tekst.

§5. Een verhaal is met Fleschmethode nog geen goed verhaal. Zo wel:
-Boeiend schrijven, in 1 adem uitlezen. Een bekende (bv. Geïnterviewde) gebruiken
-Logische opbouw, stukje bij beetje opbouwen

Blokkendoosmethode = bij het zien van een tekst ze 1 voor 1 bekijken

De volgende dingen trekken aandacht:
-Illustraties met bijschrift, bijschrift is belangrijk
-Kop en tussenkoppen
-Aanhef of lead
-Slot

§6. Eerste indruk bepaalt het wel of niet lezen van een stuk
Schrijven vereist concentratie en verwerpen van verkeerde ideeën door het volgende te
doen:
-Associëren, dingen die in hem opkomen opschrijven.
-Personifiëren, schrijver maakt een mens of beest van het onderwerp.
-Product veranderen, van een product iets aantrekkelijks maken.
-Medium wijzigen, ipv. schrijven inbeelden dat het reclamespotje is van niet langer dan 3
seconden.
-Kiezen voor een gevoel, bv. Humor of boosheid
-Beelden beschrijven

§7. Een goed begin is nog lang niet het halve werk.
Eerste zin is afhankelijk van soort tekst
Enkele beginmogelijkheden zijn:
-Nieuwsbericht, volgens wie wat waar wanneer en waarom
-Opinie
-Detail, hoofdpersoon + situatieschets
-Probleem
-Citaat
-Vergelijking, als het onderwerp te ver van de lezer afstaat
-Sfeer, wat gebeurt er

§8. Een verhaal is een voortvloeiend stuk van begin tot eind
Bv. Begin  uitspraak Middenstuk  uitspraak afvragen Eind  conclusie
Aan het einde niet samenvatten, dat is een zwaktebod omdat de voorgaande stukken niet
nodig zijn als het in een kort stukje past.

§9. Kop is bedoelt om aandacht te trekken en onderwerp aan te geven. 3 manieren:

-Nieuws vertellen
-Iets te raden overlaten
-Een probleem aansnijden

§10. De stijl is afhankelijk van de schrijver. 6 aandachtspunten:

-De actieve vorm heeft voorkeur boven de passieve, kort en bondig
-Persoonlijke benadering (maar niet teveel persoonlijk aanspreken)
-Werkwoorden werken, boven zelfstandige naamwoorden
-Bijwoorden, maar niet teveel
-Bijvoeglijke naamwoorden, niet doen behalve als het iets heel vreemds is
-Voorzetseluitdrukkingen

§11. Bij schrijven is er sprake van stijl. Hier volgen wat stijlfiguren:
-Metafoor, een vergelijking
-Alliteratie, beginrijm
-Eufemisme, minder erg maken dan iets is
-Contaminatie, bijvoorbeeld optelefoneren
-Hyperbool, overdrijving
-Litotes, onderdrijving/understatement
-ironie, niet serieus
-onomatopee, klankennabootsing hondwoef
-paradox, schijnbare tegenstrijdigheid Eerste zullen de laatste zijn
-pleonasme, bijvoorbeeld witte sneeuw
-tautologie, twee woorden in een zin die hetzelfde betekenen
-contradictio in terminis, tegensprekende dingen

Hoofdstuk 2: Brieven en circulaires

§1. Brief is één van de oudst geschreven communicatiemiddelen. Is een brief aan meer
personen gericht op verschillende locaties, dan is het een circulaire.
Eigen briefpapier staat netjes en het is herkenbaar
Brieven het liefst zo kort en bondig mogelijk

§2. In een zakelijke brief kunnen de volgende elementen komen:

-Briefhoofd, gegevens en logo van de afzender
-Kenmerk, nummers of letters die een soort volgnummer aanduiden
-Onderwerp
-Datering
-Adressering
-Aanhef
-Brieftekst
-Onderstrepen, aandacht op bepaalde punten laten vestigen
-Ondertekening
-PS (postscriptum)
-Bijlage

§3. Brieven zijn meer in trek als ze persoonlijk zijn. in het midden.

§4. Een persoonlijke brief bestaat uit de volgende elementen:

-Aanhef
-Slot
-Ondertekening
-Adressering
-Tekst

§5. Neutrale brieven beginnen gelijk met het belangrijkste.

Slechte brieven hebben het belangrijkste in het midden zitten. Voorstuk is voorbereiding.

§6. Voorbeelden van snelle brieven zijn vlugschrift, pamflet en bulletin

De bedrijfscommunicatie kent twee brief -en circulaire circulaire vormen:
-Nieuwsbrief, leden informeren over een actuele gebeurtenis die iedereen aangaat.
Verstandig is om nieuws te publiceren, dat trekt aandacht, recht voor z’n raap vertellen
-Verkoopbrief, AIDA-formule (Attention Interest Desire Action). Dat betekent stap voor stap
opbouwen. Eerste alinea aandacht trekken. Tweede alinea interesse in aanbod wekken.
Derde alinea is verlangen naar het aanbod wekken. Het slot is actie laten ondernemen.

§7. Voor verspreiden van brieven en circulaires zijn de volgende methoden:

-Geadresseerd versturen, in een envelop met naam/adres
-Ongeadresseerd versturen, met algemene adressering
-Per interne post, bij organisaties verspreiding per medewerker
-Bijsluiten, brief stoppen bij ander bestemd materiaal
Hoofdstuk 4: Folder en brochure
Folder biedt de ontvanger informatie aan om zich snel te oriënteren.
Brochure biedt gedetailleerde informatie aan voor toegankelijkheid

§1. Folder bestaat uit minstens 4 en hoogstens 8 pagina’s. Bestemt al alle geïnteresseerden.
Brochure bestaat uit minstens 8 en hoogstens 14. Soort naslagwerkje.

§2. Brochure heeft inhoudsopgave. Folder is duidelijk in 1 oogopslag. Overeenkomsten:

-Titel
-Ondertitel
-Tekstblok
-Kop
-Tussenkop
-Illustratie met onderschrift
-Productafbeelding
-Feedbackstimulatie
-Beeldmerk of logo
-Omslag
-Antwoordkaart
-Slagzin
-Colofon
De brochure heeft ook nog:
-Binnenzijde omslag
-Inhoudsopgave
-Paginanummering

§3. Hier volgt een lijst met verschillende soorten folders/brochures:

-Product of dienstgerichte folders en brochures
-Assortimentgerichte folder en brochures
-Organisatiegerichte folders en brochures, nadruk op organisatie minder op product
-Themagerichte folders en brochures, informatie over een bepaald onderwerp

§4. Coupon = recreatiemogelijkheid die staat opgenomen.

Illustraties zijn belangrijk want ze roepen emoties op en dwingen tot doorlezen.
Maken van een folder gaat als volgt:
Kop  openingszin  vervolg openingsalinea  tussenkop  pay-off

§5. Bij vouwen letten op voor/achterkant. Een goede achterkant:

-activeert tot opslaan van folder
-Bevat een losstaande afgeronde tekst, dus geen vervolg
-Bevat een samenvatting
Folder op de volgende manieren te vouwen
-Zigzagvouw, achterkant is 2x te zien
-Wikkelvouw, inklappagina is 2x te zien
-Parallelvouw, inklappagina is 2x te zien
-Kruisvouw, alles is te zien
Alles zo logisch mogelijk anders haakt de lezer af.
Bewaren stimuleren door er iets bruikbaars bv. een recept bij te doen
§6. Helderheid brochure door structuur aan te brengen. Opbouwen m.b.v. koppen, titels,
tussenkoppen, inleiding, inhoudsopgave en slot.
Samenvatting is belangrijk voor lezers met weinig tijd. In de slotpassage staat ook hoe actie
ondernemen mogelijk is.
Structuur aanbrengen door signaalwoorden die:
-Op een samenvatting duiden (kortom)
-Een opsomming aangeven (ook)
-Een argument aankondigen (want)
-Een tegenstelling aangeven (maar)
Signaaltekens zijn:
-Het inspringen aan het begin van een alinea
-Het gebruik van witregels en verschillende marges
-Het gebrik van vet of cursief gedrukte alinea’s
-Het gebruik van cijfers, letters, streepjes of rondjes
Niet teveel want dit wekt een onrustig beeld.

§7. Denk goed na over de structuur en de koppen. Het moet op het onderwerp slaan,
algemeen zijn maar niet te zweverig

§8. Soort samenvatting aan het eind van elke pagina.

Bewaren stimuleren door zwaarder papier te gebruiken.

§9. Folders en brochures lenen zich voor de volgende verspreidingswijzen:

-Overhandigen
-Versturen op aanvraag
-Versturen naar een geselecteerd adressenbestand
-Verspreiden via centrale punten
-Gecombineerde verspreidingswijzen, verschillende bovengenoemde manieren
-Huis-aan-huis verspreiden
Hoofdstuk 5: Advertentie
Advertentie is bedoeld om meteen aandacht te trekken. Vormgeving en uiterlijk heel
belangrijk. Beeld en tekst moeten onmiddellijk aansluiten. Opletten dat die bij de doelgroep
aansluit.

§1. Advertentie = boodschap zender van massamedium aan een bepaalde doelgroep.
Advertenties vallen meer op dan artikelen en zijn duurder en ze staan los aangegeven.
Geen bemoeienis van de redactie want die kwam tot stand door bedrijf en reclamebureau.
Advertentie moet in 1 oogopslag duidelijk zijn.

§2 Alle advertenties hebben het volgende gemeen:

-Kopregelen, geeft onderwerp aan en brengt contact met de lezer
-Beeld
-Beeldmerk of logo
-Body tekst, korte boodschap
-Pay-off
Advertentie over product  coupon
Advertentie over bedrijf  Uitleg bedrijf en hoe het bv. milieugezien betrokken is
Advertentie over werven personeel  beschrijven van functie ed.

§3. Manier waarop men adverteert is kijken wat de zender van de ontvanger wil.
Adverteren kan tussen:
-Producent/consument
-Producenten onderling
-Detailhandelaar/consument
-Producent/grossier
-Organisaties/personen

§4. Wat/wie je wilt bereiken komt neer op uitleggen/vergelijken/effect/tonen/associëren.

-Uitleggen, functionele eigenschappen, samenstelling en herkomst beschrijven
-Vergelijken, zichzelf vergelijken met concurrentie
-Effect tonen, Vertellen wat het product doet
-Associëren, het product koppelen aan een gevoel of sfeer.
Combinaties hiervan kan ook maar dan kan de boodschap onduidelijk worden.

§5. Goede advertentie biedt oplossing of vervult verlangen. Foto is belangrijker dan plaatje
want het vergt minder tijd. Beeld kan niet zonder tekst en gebruik gevoeltaal in plaats van
zakelijke taal.

§6. Advertenties zijn publicatiemiddelen van massamedia.

-Bereik of dekking, bereik is hoeveel personen het te zien krijgen
-Communicatief vermogen, wat kan het medium betalen
-Kosten, gerelateerd aan oplage, bereik, kleurgebruik etc. Bereik is het belangrijkste.
Hoofdstuk 8: Persbericht
Persbericht is anders omdat de afzender niet zelf bepaalt hoe hij de inhoud verwerk maar de
reactie die je wilt bereiken.

§1. Persbericht = bericht van organisatie aan de pers. Verzamelnaam voor kranten, radio, tv
internet. Een geplaats persbericht heeft als voordeel:
-Je bereikt in 1 keer veel publiek
-Het publiek vertrouwt zulke informatie
-Informatie is snel
-Plaatsing is gratis
Nadeel is geen zeggenschap in plaatsing. Redacteuren bepalen of het interessant is. Nieuws
moet interessant en voor iedereen zijn. Opstellen als krantenbericht.

§2. Een persbericht bestaat uit:

-Afzender
-Aanduiding persbericht
-Datum van verzending
-De tekst van het bericht
-Tussenkoppen
-Paginering
-Bijlagen
-Nadere informatie

§3. Er zijn diverse criteria om te bepalen of een persbericht bruikbaar is:

-Interesse in beleidsinformatie, informatie over organisatie
-Interesse in productinformatie, informatie over product
-Interesse in actualiteit, aansluitend op het nieuws
-Interesse in details, vakblad wil veel kabelkrant wil weinig
Bij meer doelgroepen moeten er verschillende persberichten zijn

§4. Het werk van de redactie is als volgt te vertellen:

-Selecteren
-Bewerken
-Controleren, bij onduidelijkheid contact met schrijver opzoeken
-Aanvullen
-Veldwerk, redacteur besluit om er een achtergrondverhaal over te maken
-Eindredactie, plaatje/kop erbij
Belangrijkste stuk tekst moet van boven omdat de laatste alinea meestal sneuvelt.

§5. Er zijn vijf ijkpunten die het nieuwsgehalte van een persbericht bevatten:
-Actualiteit
-Belangrijkheid
-Afwijking, ongewoon nieuws
-Belangstelling
-Autoriteit, informatie voor publiek belangrijk
Het moet uit feiten bestaan en voor zoveel mogelijk kloppen
§6. Persberichten kunnen van tevoren worden geschreven maar nog niet gepubliceerd tot
een vastgestelde datum = embargo. Embargo is een afspraak, bij overtreding niet strafbaar.
Regels bij gebruik van embargo:
-Gebruik het alleen bij uitzondering
-Gebruik een duidelijke reden
-Niet te lang embargotermijn
-Embargo geldt voor elke ontvanger hetzelfde, niet voortrekken

§7. Bij verzenden van persbericht de volgende regels:

-Persbericht op hetzelfde moment naar alle media sturen
-Alleen media die horen bij je doelgroep
-Naar redactie sturen op naam
-Maak een bestand van de redacties die je veel stuurt
-Gebruik fax en briefpost