Kasus Berlanjut : Perusahaan Kebersihan Carter

Deskripsi Pekerjaan
Berdasarkan hasil peninjauan ulang yang dilakukan Jennifer di toko-tokonya,
Jennifer menyimpulkan bahwa masalah pertama adalah dia harus berurusan dengan
penyusunan deskripsi pekerjaan untuk para manajer tokonya.
Menurut Jennifer, materi kuliah yang berkaitan dengan dekripsi pekerjaan dalam
mata kualih dasar manajemen dan manajemen SDM tidak cukup untuk membuat
Jennifer benar-benar mampu menangani peran penting deskripsi pekerjaan yang harus
benar-benar diterapkan secara proporsional dalam suatu bisnis. Sering selama minggu-
minggu pertama dalam pekerjaannya, Jennifer bertanya pada salah satu dari sekian
banyak para manajer tokonya, mengapa dia melanggar apa yang telah dia ketahui
sebagai kebijakan dan prosedur perusahaan yang telah direkomendasikan. Berulang kali
pula, jawabannya “karena saya tidak tahu bahwa itu adalah pekerjaan saya” atau
“karena saya tidak tahu bahwa begitulah seharusnya saya melakukannya”. Jennifer telah
paham bahwa suatu deskripsi pekerjaan,bersamaan dengan satu set standard dan
prosedur adalah yang menspesifikasikan apa yang harus dilakukan dan bagaimana
melakukannya, akan mengurangi permasalahan ini.
Secara umum, manajer toko bertanggung jawab untuk mengarahkan semua
aktivitas toko dengan cara tertentu agar dihasilkan pekerjaan yang berkualitas,
hubungan pelanggan dan penjualan dapat dimaksimasi, serta keuntungan dapat dijaga
melalui pengintrolan tenaga kerja, sediaan dan biaya energi dengan efektif. Untuk
mencapai tujuan umum tersebut, kewajiban dan tanggungjawab manajer toko termasuk
pengontrolan kualitas, tampilan dan kebersihan toko, hubungan pelanggan, pencatatan
keuangan dan manajemen keuangan, pengontrolan biaya dan produktivitas,
pengontrolan kerusakan, penetapan harga, pengontrolan persediaan, pengelompokan
dan pembersihan, perawatan mesin, pembelanjaan, keamanan karyawan, pembuangan
sampah berbahaya, administrasi sumber daya manusia dan pembasmian hama.
Pertanyaan yang harus diselesaikan oleh Jennifer adalah sebagai berikut :
Pertanyaan :
1. Bagaimana seharusnya format dan bentuk akhir deskripsi pekerjaan dari para
manajer toko?

Jawaban :

Format dan bentuk akhir deskripsi pekerjaan dari manajer toko seharusnya berisi
bagian yang mencakup :

a. Identifikasi pekerjaan,
Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan,
kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.
b. Ringkasan pekerjaan
Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu
berupa fungsi dan kegiatan utamanya.
c. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.
Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau
bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas
tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.
d. Wewenang dari pemegang jabatan.
Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk
wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
e. Standar kinerja.
Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh
karyawan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.
f. Kondisi kerja.
Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup
pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara
dalam ruang pekerjaan.
g. Spesifikasi pekerjaan
Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan
pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di
dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus
dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan
memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitive
 yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat
pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin,
umur, pengalaman, dan karakter.
Contoh Format Deskripsi Pekerjaan sebagai berikut:

DESKRIPSI PEKERJAAN
“Perusahaan Kebersihan Carter”

Informasi Administratif
Nama Perkerjaan : Manajer Toko
Kode Pekerjaan :
Departemen :
Melapor Kepada :
Tingkat Gaji :

Ringkasan Umum:

Tugas/ Tanggung Jawab Utama:

1.
Standar
2. Kerja:
3.
4.

Hubungan dengan Pekerjaan lain:

Kondisi Bekerja:
 Internal :
1.
2.
Spesifikasi Pekerjaan
Pendidikan
 Eksternal ::
Pengalaman
1. :
2.
Keteampilan
Wewenang yang dibutuhkan
Keterampilan Umum:
1.
2.
3.
4.

Keterampilan Teknis:
1.
2.
3.
4.
2. Apakah efektif untuk menspesifikasi standar dan prosedur dalam deskripsi
pekerjaan, atau harus dibuat terpisah?

Jawaban :
 Menurut saya, menspesifikasi standar dan prosedur dalam deskripsi pekerjaan
kedalam satu-satuan yang tidak terpisahkan merupakan tindakan yang efektif.
Alasan untuk memasukan standar kinerja dalam deskripsi perkejaan adalah cukup
jelas. Standar kinerja merupakan bagian yang menjelaskan apa yang dicapai
pekerjaan tersebut. Jika pegawai tahu apa yang diharapkan dan bagaimana kinerja
diukur, mereka mempunyai kesempatan lebih besar untuk mencapai prestasi yang
memuaskan.

3. Bagaimana seharusnya Jennifer memulai pengumpulan informasi yang diperlukan

untuk standar, prosedur, dan deskripsi pekerjaan?

Jawaban :

Dalam memulai pengumpulan informasi untuk standar, prosedur, dan deskripsi

pekerjaan (analisis jabatan), Jenifer seharusnya mengikuti praktik manajemen dan
psikometrik profesional yang tepat. Dalam hal ini Mathis and Jackson,
mengembangkan lima tahapan dalam proses analisa jabatan yang harus diadakan
dengan suatu cara yang efektif.

Berikut tahap-tahap yang dilalui dalam mengumpulkan informasi untuk standar,

prosedur, dan deskripsi pekerjaan
Gambar 1.1
Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan
1. Perencanaan Analisis Pekerjaan
A. Mengidentifikasi sasaran dari analisis pekerjaan
B. Mendapatkan dukungan manajemen puncak
 ↓
2. Mempersiapkan Dan Mengkomunikasikan Analisis Pekerjaan
A. Mengidentifikasi pekerjaan dan metodelogi
B. Mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada
C. Mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan karyawan
↓
3. Melakukan Analisis Pekerjaan
A. Mengumpulkan data analisis pekerjaan
B. Mangkaji dan meyusun data
↓
4. Mengembangkan Uraian Pekerjaan Dan Spesifikasi Pekerjaan
A. Mengkonsep uraian dan spesifikasi pekerjaan
B. Mengkaji konsep dengan para manajer dan karyawan
C. Mengidentifikasi rekomendasi-rekomendasi
D. Memfinalkan uraian dan rekomendasi pekerjaan
↓
5. Mempertahankan Dan Memutakhirkan Uraian Pekerjaan (Deskripsi Pekerjaan, Standar
Dan Prosedur) Dan Spesifikasi Pekerjaan
A. Memutakhirkan uraian dan spesifikasi pekerjaan sesuai perubahan organisasi
B. Secara berkala mengkaji ulang semua pekerjaan

1. Perencanaan Analisis Pekerjaan

Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting untuk
melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan utama
dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan mengidentifikasi
sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan
dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan
resisensi manajerial dan karyawan.
2. Mempersiapkan Dan Mengkomunikasikan Analisis Pekerjaan
Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan
dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang
dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau
seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah
mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi
maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses
kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.
3. Melakukan Analisis Pekerjaan
Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan
dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang
menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket
analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah
melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk
mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.
4. Mengembangkan Uraian Pekerjaan
DESKRIPSIDanPEKERJAAN
Spesifikasi Pekerjaan
“Perusahaan
Apabila data yang dikumpulkan Kebersihan
sudah Carter”
sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft
uraian pekerjaan
Informasi dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi,
Administratif
Nama Perkerjaan : Manajer Toko
selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer, uraian
Kode Pekerjaan : 11002
Departemen
pekerjaan kemudian : didistribusikan
Penjualan (Jasa) oelh bagian SDM ke para manajer, supervisor,
Melapor Kepada : Direktur
dsn pegawai.
Tingkat Gaji :-
5.Tanggal : Agustus
Mempertahankan Dan2010
Memutakhirkan Uraian Pekerjaan (Deskripsi Pekerjaan,
Standar Dan
Ringkasan Prosedur) Dan Spesifikasi Pekerjaan
Umum:
Manajer
Begitutoko bertanggung
uraian pekerjaanjawab untuk mengarahkan
dan spesifikasi pekerjaan semua
telahaktivitas
selesai toko dengan cara
dan ditinjau ulang
tertentu agar dihasilkan pekerjaan yang berkualitas, hubungan pelanggan dan penjualan
dapat
olehdimaksimasi, serta keuntungan
semua individu dapat
yang sesuai, dijaga system
sebuah melalui harus
pengontrolan tenaga kerja,
dikembangkan untuk
persediaan dan biaya energi dengan efektif.
menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang
Tugas/
yang Tanggung Jawab
akurat adalah Utama: uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam
menggunakan
 Pelayanan pelanggan
aktivitas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan
1. Mengarahkan proses pelayanan agar tidak ada kesalahan yang dapat membuat
pelanggan
spesifikasi berpindah
pekerjaan haruskeditinjau
perusahaan laindan direvisi secara tepat sebelum kegiatan
ulang
2. Menanggapi setiap keluhan yang datang dari setiap pelanggan
perekrutan dan seleksikaryawan
3. Mengkoordinasi dimulai.toko agar tidak terjadi kesalahan dalam proses
pelayanan
4. Mengontrol serta memastikan semua prosedur perusahaan telah dijalankan dengan
benar oleh karyawan yang pada akhirnya pelanggan merasa puas dengan
pelayanan yang telah diberikan
5. Memberikan informasi yang dibutuhkan pelanggan
6. Membenahi tampilan dan kebersihan toko hingga benar-benar memberikan
kenyamanan bagi pelanggan yang datang baik dari kebersihan, tata letak ruang,
tampilan toko dari tampak luar.
4. Menurut pendapat anda, seperti apa bentuk dan isi dari deskripsi pekerjaan manajer
 Manajemen Keuangan
toko
1. tersebut?
Melakukan pencatatan terhadap transaksi yang ada serta menyiapkannya ke
dalam laporan keuangan
Jawaban:
2. Mengontrol setiap dana yang masuk atau keluar setiap harinya, baik berupa biaya
atau pemasukan.
3. Mengawasi proses tagihan piutang
4. Membuat anggaran bulanan toko
5. Memastikan produktivitas kerja tercapai sehingga target kenaikan penjualan
sebesar 30% dapat tercapai
6. Menetapkan Harga sesuai dengan standar yang telah ditentukan perusahaan
 Manajemen Persediaan
1. Mengontrol serta memastikan ketersediaan persediaan di dalam gudang
penyimpanan agar terhindar dari kekurangan persediaan ketika dibutuhkan. Dalam
hal ini menjamin mesin-mesin yang ada dalam gudang tidak ada yang mengalami
kerusakan.
2. Mengelompokkan persediaan yang ada ke dalam beberapa kelompok yang
memiliki kesamaan agar memudahkan dalam pemakaian bila sewaktu-waktu
dibutuhkan.
3. Mengatur penggunaan persediaan yang masuk dengan metode First In- First Out
(FIFO) persediaan yang masuk duluan akan digunakan duluan juga agar terhindar
dari kerusakan persediaan. Itu artinya manajer juga diharuskan mengelompokan
persedian sesuai dengan tanggal masuk persediaan.
4. Menjamin kebersihan gudang persediaan agar persediaan yang ada didalamnya
dapat bertahan lama dan tidak rusak
5. Mengkoordinasi serta mengawasi pembelanjaan barang, mesin (persedian) yang
dibutuhkan

 Adminsistrasi SDM
1. Mengawasi setiap surat-surat bisnis yang keluar atau masuk dalam mekanisme toko
2. Memeriksa kehadiran karyawan toko, arsip-arsip yang ada setiap bulannya
3. Mengawasi serta memastikan ketersediaan perlengkapan toko

 Keamanan Lingkungan Toko

1. Mengawasi serta memastikan perlindungan dan keselamatan kerja para
karyawan toko, baik dari perlengkapan yang harus digunakan karyawan
ketika bekerja(helm, pakaian anti virus, masker, sepatu dll) sampai
kelayakan peralatan/ mesin yang digunakan
2. Mengkoordinasi serta mengawasi pembuangan limbah atau sampah toko
yang berbahaya bagi lingkungan dan memastikan telah dibuang sesuai
dengan prosedur perusahaan yakni ditempat yang telah disediakan tanpa
merusak lingkungan
3. Menngkoordinasi serta mengawasi pembasnian hama yang ada di toko.

Hubungan dengan Pekerjaan lain:

 Internal :
1. Atasan langsung : Direktur
2. Menyelia : Sekretaris Direktur, Pengawas Toko
3. Bawahan : Para karyawan toko

 Eksternal :
3. Pemasok
4. Agen tenaga kerja, Perwakilan serikat pekerja
Kondisi Bekerja:
Kondisi bekerja normal, tidak ada unsur yang tidak menyenangkan

Standar Kerja:
1. Manajer mampu meminimalisir kerugian dan menaikan penjualan sebesar 30%
melalui produktivitas para karyawan yang semakin membaik.
2. Kualitas tampilan dan kebersihan toko yang membaik dilihat dari banyaknya
pengujung atau pelanggan yang tertarik datang ke toko dan diharapkan
kenaikan pengunjung sebesar 40%
3. Tingkat persentase kecelakaan dalam bekerja sebesar 5%

Wewenang:
1. Manajer toko memiliki wewenang untuk memberikan sangsi bagi para
karyawan yang dianggapmemiliki kinerja yang kurang baik namun tetap sesuai
dengan peraturan yang ditetapkan perusahaan
2. Manajer toko memiliki wewenang untuk memilis pemasok yang dianggap
menguntungkan dan memiliki kredibilitas yang tinggi dibandingkan pemasok
lain, tetapi tetap dengan standar barang yang telah ditentukan perusahaan.

Spesifikasi Pekerjaan
Jenis Kelamin : Laki-laki
Pendidikan : S1 Ekonomi Manajemen
Pengalaman :
 Pengalaman 1 tahun dalam perusahaan yang bergerak di bidang
pelayanan pelanggan serta terbiasa dengan fungsi keuangan dan administrasi

Keterampilan yang dibutuhkan

Keterampilan Umum:
1. Kemampuan memimpin orang lain
2. Kemampuan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung, saling percaya
dan kompak
3. kemampuan memotivasi

Keterampilan Teknis:
1. Pengetahuan bekerja dengan MS Office dan Internet
2. Kemampuan menyiapkan laporan keuangan
3. Mempunyai pengetahuan tentang proses administrasi
4. Menguasai Bahasa Inggris (minimal pasif)
 ANALISIS KASUS
“ PERUSAHAAN KEBERSIHAN CARTER”
 Oleh:
NAMA : PRI HARUM BELAWATI
NIM : 20102504043
BKU : MANAJEMEN (REGULER PAGI)

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS SRIWIJAYA
PROGRAM PASCA SARJANA
2010