Anda di halaman 1dari 4

YAYASAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN PGRI

SMKPGRI 1 SENTOLO
BIDANG KEAHLIAN : BISNIS DAN MANAGEMEN
KOMPETENSI KEAHLIAN :Akuntansi - Adm. Perkantoran ( Akreditasi : B )
BIDANG KEAHLIAN : SENI, KERAJINAN DAN PARIWISATA
KOMPETENSI KEAHLIAN :JasaBoga ( Akreditasi : A )
Website :smkpgri 1 stl.sch.id Email : smkpgri1sentolo @ yahoo.com
Alamat : Jl. Raya Sentolo Km. 18 KulonProgo  HP. 08156860423, Yogyakarta  55664

UJIAN TENGAH SEMSESTER


TAHUN PELAJARAN 2018/2019

Mata Pelajaran : Mengelola Sistem Kearsipan


Hari, Tanggal :
Kelas : XI
Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran
Alokasi Waktu : 90 menit
I. Berilah tanda silang (x) pada salah satu jawaban yang paling tepat a, b, c, d,
atau e !
1. Berikut yang bukan fungsi dari peralatan kearsipan adalah ….
a. Alat pelindung agar arsip tahan lama
b. Alat bantu mempercepat pencarian arsip
c. Menjaga kerahasiaan arsip
d. Meringankan pekerjaan
e. Mempermudah pencarian arsip
2. Penyimpanan arsip yang dilakukan secara mendatar dan saling menumpuk pada rak
atau laci yang tidak terlalu dalam disebut ….
a. Horizontal d. Literer
b. Vertical e. Korporit
c. Lateral
3. Folder yang mempunyai besi penggantung, dan besi penggantung dipasang pada
gawang yang ada di filing cabinet. Alat kearsipan tersebut adalah ….
a. Hanging folder d. Ordner
b. Snelhecter e. Guide
c. Stopmap folio
4. Arsip yang disusun berdiri atau berderet menyamping di rak-rak. Penempatan arsip
seperti itu disebut ….
a. Horizontal d. Literer
b. Vertical e. Korporil
c. Lateral
5. Lemari arsip terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana di dalamnya
terdapat hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut ….
a. Filling cabinet d. Rotary
b. Ordner e. Snelhecter
c. Hanging folder
6. Map yang tidak mempunyai daun penutup tetapi mempunyai penjepit di tengah
disebut ….
a. hanging folder d. folder
b. ordner e. map snelhecter
c. stopmap folio
7. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut ….
a. Perforator d. Numerator
b. Stapler e. Staples
c. Ordner

Mengelola Sistem Kearsipan Kelas XI 1


8. Tempat penyimpanan arsip dimana penggunaannya memerlukan alat bantu
perforator adalah ….
a. Stapler dan ordner d. Guide dan numerator
b. Stapler dan snelhecter e. Ordner dan snelhecter
c. Numerator dan ordner
9. Ordner yang disimpan pada lemari atau rak arsip, penempatannya disusun secara ….
a. Horizontal d. Literer
b. Vertical e. Korporil
c. Lateral
10. Tickler file pada umumnya untuk menyimpan arsip berupa ….
a. Kartu nama d. Flash disk
b. Surat e. Cd
c. Undangan
11. Perlengkapan arsip yang fungsinya sebagai alat bantu mencari arsip dari pintu yang
lain tetapi masih dalam satu system yang sama adalah ….
a. Kartu indeks d. Out folder
b. Kartu tunjuk silang e. Buku arsip
c. Out slip
12. Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib,
maka dapat digunakan ….
a. Kartu indeks d. Buku arsip
b. Kartu tunjuk silang e. Tickler file
c. Out slip
13. Jekrekan dan cekrekan adalah nama yang popular di masyarakat untuk menyebut
alat ….
a. Steples d. Stedler
b. Stepler e. Strepler
c. Streples
14. Alat semacam filing cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah ….
a. Rotary d. Guide
b. Ordner e. Rak arsip
c. Perforator
15. Alat pembuka sampul surat dengan menggunakan arus listrik disebut ….
a. Hand opener d. Perforator
b. Authomatic mail opener e. Order
c. Numerator
16. Perhatikan gambar di bawah ini !
Gambar di samping merupakan peralatan kearsipan yaitu ….
a. Ordner
b. Snelhecter
c. Brief ordner
d. Rotary filing
e. Numerator

17. Semua surat yang diterima oelh suatu organisasi disebut ….


a. Surat penting d. Surat masuk
b. Surat biasa e. Surat keluar
c. Surat rahasia
18. Jika ternyata surat yang diterima tidak memakai kepala surat, maka untuk keperluan
tindak lanjut sampul suratnya harus ….
a. Dibuang saja d. Dicatat
b. Diarsipkan e. Diagendakan
c. Disatukan dengan surat

Mengelola Sistem Kearsipan Kelas XI 2


19. Jika juru tik menemui pada konsep surat kalimat yang diragukan (kurang jelas), maka
tindakan yang paling tepat dilakukannya adalah ….
a. Membetulkannya sendiri d. Menanyakan kepada konseptor
b. Diketik apa adanya e. Menunda pengetikan
c. Bertanya kepada pegawai lain
20. Untuk pengetikan lembar tindasan sebuah surat digunakan kertas ….
a. HVS d. Dorslaq
b. Duplicator e. NCR
c. Union skin
21. Berikut ini yang bukan merupakan ciri surat penting adalah ….
a. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan
b. Jika hilang, sulit dicari penggantinya
c. Informasi dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain
d. Biasanya berupa surat lamaran kerja
e. Memerlukan tindak lanjut
22. Jika ada surat yang segera dibahas, sementara pimpinan sedang melaksanakan tugas
di luar kantor, tindakan yang harus dilakukan seorang administrasi kantor atau
sekretaris adalah ….
a. Segera mengolah surat tersebut
b. Menunggu pimpinan kembali
c. Mendelegasikan kepada pihak lain
d. Mengembalikan kepada pengirim surat
e. Mengarsipkan surat tersebut
23. Supaya surat tidak sobek, ketika membuka surat dengan menggunakan alat
pembuka, sebaiknya ….
a. Sampul surat dibuka perlahan-lahan
b. Surat diketuk-ketukan di atas meja
c. Sampul surat dibuka sedikit di posisi paling atas
d. Ujung sampai dibuka sedikit
e. Ujung sampul dilipat segikit
24. Beberapa hal yang tidak perlu diperhatikan dalam membaca surat yang diterima,
yaitu ….
a. Ada tidaknya hubungan dengan surat terdahulu
b. Ada tidaknya lampiran
c. Pada isi surat disampaikan ada barang yang dikirim atau tidak
d. Ada tidaknya batas waktu untuk balasan surat
e. Tepat atu tidaknya alamat surat
25. Berikut ini yang perlu dilakukan dalam menangani surat-surat yang mempunyai
lampiran adalah ….
a. Menyatukan lampiran dengan menggunakan penjepit kertas/klip
b. Surat dan lampiran dipisahkan
c. Surat-surat tersebut dicatat dalam buku tersendiri
d. Surat segera diproses, sementara lampirannya langsung disimpan
e. Surat dan lampirannya disampaikan kepada pimpinan dalam keadaan tertutup
26. PT Nakula membalas surat dari PT Sadewa yang menerangkan bahwa direktur utama
tidak bisa mengikuti kegiatan pameran. Surat PT Nakula tersebut bagi PT Sadewa
merupakan surat ….
a. Masuk d. Biasa
b. Keluar e. Rahasia
c. Penting

Mengelola Sistem Kearsipan Kelas XI 3


27. Buku yang digunakan untuk penyampaian/pengiriman/pendistribusian surat kepada
pihak yang berada di luar perusahaan atau organisasi adalah buku ….
a. Agenda d. Disposisi
b. Ekspedisi ekstern e. Ekspedisi intern
c. Kartu kendali
28. Surat tertanggal 20 Oktober 2017 dari PT Sari Rahayu, telah diterima tiga hari
kemudian oleh Alya (Pencatat surat PT Taruna Abadi). Pada kolom tanggal terima di
buku agenda surat masuk, Alya mencatat dengan tanggal ….
a. 20 Oktober 2017 d. 23 Oktober 2017
b. 25 Oktober 2017 e. 24 Oktober 2017
c. 22 Oktober 2017
29. Lembar isian yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar yang
bersifat penting adalah ….
a. Buku agenda d. Kartu indeks
b. Lembar disposisi e. Kartu tunjuk silang
c. Kartu kendali
30. Informasi yang terkandung dalam surat tidak terdapat dalam surat lain. Hal ini
merupakan salah satu kriteria dari surat ….
a. Penting d. Resmi
b. Biasa e. Sangat rahasia
c. Rahasia

**Selamat Mengerjakan**

Mengelola Sistem Kearsipan Kelas XI 4