BAB II

TINJAUAN TEORITIS

A. Pengendalian Internal

1. Pengertian Pengendalian Internal

Berikut ini penjelasan mengenai pengertian pengendalian internal menurut

Sawyers (2000 : 10) memberikan pengertian pengendalian internal sebagai

berikut:

Audit internal adalah sebuah aktivitas konsultasi dan keyakinan objektif

yang dikelola secara independen di dalam organisasi dan diarahkan oleh filosofi
penambahan nilai untuk meningkatkan operasional perusahaan. Audit tersebut
membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan menerapkan
pendekatan yang sistematis dan berdisiplin untuk mengevaluasi dan
meningkatkan efektivitas proses pengelolaan resiko, kecukupan kontrol dan
pengelolaan organisasi.

Jika dilihat dari defenisi tersebut, maka hakikatnya pengendalian internal

sesungguhnya mencakup seluruh kegiatan operasional perusahaan. selanjutnya

setelah diuraikan pengertian sistem pengendalian intern, berikutnya

dikemukakan pengertian sistem pengendalian internal sebagai berikut.

Mulyadi (2001 : 163) menjelaskan bahwa “sistem pengendalian intern

meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan

untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen.”

Dari defenisi diatas dapat diterapkan baik dalam perusahaan yang

mengelola informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun

dengan komputer. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang

menggunakan sistem manual lebih menitikberatkan pada orang dalam

Universitas Sumatera Utara

 pelaksanaannya. Sebaliknya pada perusahaan yang telah menggunakan

computer sebagai alat bantu pengolahan data menitikberatkan pada sistem yang

berorientasi pada komputer.

2. Tujuan Pengendalian Internal

Sesuai dengan defenisinya maka aktivitas pengendalian internal adalah

aktivitas yang memiliki tujuan membantu pihak yang berkepentingan untuk

mendapatkan keandalan informasi yang diperoleh mengenai operasional

perusahaan agar sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

Menurut Mulyadi (2001 : 163) menerangkan bahwa tujuan sistem

pengendalian internal menurut defenisinya adalah: (1) mejaga kekayaan

organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3)

mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Maka menurut tujuannya pengendalian internal dapat dibagi menjadi

pengendalian akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian

administrative (internal administrative control) dimana tujuan menjaga kekayaan

dan mengecek ketelitian dan keandalan data merupakan bagian dari internal

accounting kontrol dan tujuan mendorong efisiensi dan kepatuhan terhadap

kebijakan manajemen merupakan bagian dari internal administrative kontrol.

3. Unsur-unsur Pengendalian Internal

Setiap perusahaan memiliki karakteristik atau sifat-sifat khusus yang

berbeda. Karena perbedaan karakteristik tersebut, pengendalian internal yang

baik dalam suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lainnya. Oleh

sebab itu untuk menciptakan pengendalian internal harus memperhatikan faktor-

faktor yang dapat mempengaruhi tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Universitas Sumatera Utara

 Unsur-unsur pengendalian internal menurut Mulyadi (2001 : 164) terdiri

dari empat unsur yaitu:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup tentang kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Dalam menunjang pencapaian tujuan pengendalian (control) internal

memerlukan komponen kontrol internal. Menurut Sawyers (2005 : 58):

Statement of Auditing Standards (SAS) mendefenisikan lima komponen kontrol

internal yang saling berkaitan pada pernyataan COSO:

1. Lingkungan Kontrol
Lingkungan control meliputi sikap manajemen disemua tingkatan operasi
secara umum dan konsep control secara khusus. Hal ini mencakup etika,
kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan
organisasi. Juga mencakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi
manajemen.
2. Penentuan Risiko
Penentuan risiko telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal yang terus
berkembang. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di semua aspek
organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi risiko.
Pertimbangan-pertimbagan untuk memastikan bahwa semua bagian
organisasi bekerja secara harmonis juga menjadi tambahan.
3. Aktivitas Kontrol
Aktivitas control mencakup aktivitas-aktivitas yang dahulunya dikaitkan
dengan konsep control internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan,
tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian,
rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur, pemeriksaaan internal dan
audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus dievaluasi risikonya untuk
organisasi secara keseluruhan.
4. Informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan bagian penting dari proses
manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi
informasi tentang operasi control internal memberikan substansi yang dapat
digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas control dan untuk
mengelola operasinya.
5. Pengawasan
Pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas informasi yang
diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemen kontrol.

Universitas Sumatera Utara

4. Keterbatasan Pengendalian Internal

Tidak ada satu sistem pun yang dapat mencegah secara sempurna semua

pemborosan dan penyelewengan yang terjadi pada suatu perusahaan. karena

pengendalian internal setiap perusahaan memiliki keterbatasan bawaan.

Keterbatasan bawaan yang melekat pada pengendalian internal menurut Mulyadi

(2002 : 181) sebagai berikut:

1. Kesalahan dalam pertimbangan

Seringkali, manajemen dan personil lain dapat salah dalam
mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan
tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau
tekanan lain.
2. Gangguan
Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena
personil secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena
kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat
sementara atau permanen dalam personil atau dalam system dan prosedur
dapat pula mengakibatkan gangguan.
3. Kolusi
Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan
kolusi (collusion). Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian
internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak
terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh
pengendalian internal yang dirancang.
4. Pengabaian oleh manajemen
Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah
ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer,
penyjian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu.
5. Biaya lawan manfaat
Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal tidak
boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut.
Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak
mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan
mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi
biaya dan manfaat suatu pengendalian internal.

Universitas Sumatera Utara

B. Pengertian Persediaan

1. Pengertian Persediaaan

Menurut Standar Akuntansi Keuangan yang dikeluarkan oleh Ikatan

Akuntan Indonesia (2002: 14.1-14.3) didefenisikan sebagai berikut:

“Persediaan adalah aktiva:

(a) tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal

(b) dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau
(c) dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam
proses produksi atau pemberian jasa”

sedangkan menurut Horngren, dkk (2002: 167) mengemukakan pendapat

mereka mengenai persediaan barang dagangan sebagai berikut:

“Inventory include all goods that the company owns and expect to sell in the

normal course of operation”

Pengertian di atas menyatakan bahwa pada intinya persediaan adalah barang

milik perusahaan untuk dijual kembali dalam kegiatan usahanya, barang-barang

yang masih dalam proses produksi, atau bahan-bahan yang akan digunakan

dalam proses produksi.

2. Penggolongan Persediaan

Mulyadi (2001 : 553) mengelompokkan persediaan sebagai berikut:

“Dalam perusahaan manufaktur persediaan terdiri dari : persediaan produk

jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan
bahan penolong, persediaan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang.
Dalam perusahaan dagang persediaan hanya terdiri dari satu golongan saja
yaitu persediaan barang dagangan”

C. Tujuan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan

Secara umum telah disebutkan bahwa tujuan pengendalian internal dalam suatu

perusahaan adalah untuk memberikan kepastian yang layak kepada manajemen

Universitas Sumatera Utara

bahwa tujuan tertentu dari perusahaan akan tercapai. Menurut Arens, dkk (2003:

272) terdapat enam rincian yang harus dipenuhi oleh pengendalian internal untuk

mencegah terjadinya kesalahan dalam jurnal dan catatan perusahaan:

1. Recorded transaction are exist (existence)

2. Exisiting transaction are recorded (completeness)
3. Recorded transaction are stated at the correct amount (accurancy)
4. Transaction are properly classified (classification)
5. Transaction are recorded on the correct dates (timing)
6. Recorded transaction are properly included in the master file and correctly
summarized (posting and summarization)

Tujuan pengendalian internal persediaan barang dagangan adalah:

1. Transaksi benar-benar terjadi dan dilaksanakan (eksistensi)

Menyatakan bahwa transaksi yang dicatat adalah transaksi yang benar-benar

terjadi dalam perusahaan.

2. Transaksi yang terjadi diidentifikasikan dan dicatat secara lengkap

(kelengkapan)

Menyatakan bahwa transaksi telah dicatat dengan lengkap sehingga mencegah

penghilangan transaksi dari catatan.

3. Transaksi yang terjadi telah dicatat dengan benar (akurasi)

Menyatakan bahwa transaksi telah dicatat dengan benar. Tujuan ini menyangkut

keakuratan informasi untuk transaksi akuntansi.

4. Transaksi yang terjadi diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi)

Menyatakan bahwa transaksi yang telah terjadi diklasifikasikan pada perkiraan

yang benar.

5. Transaksi yang terjadi dicatat pada saat yang tepat (ketepatan waktu)

Menyatakan bahwa transaksi yang dicatat pada waktu yang tepat, sehingga

laporan keuangan yang dihasilkan benar-benar dapat bermanfaat.

Universitas Sumatera Utara

 6. Transaksi yang dimasukkan ke dalam catatan tambahan dan diikhtisarkan

(posting dan pengikhtiaran)

D. Pengertian Efektivitas

Pengertian efektivitas menurut IBK. Bayangkara (2008: 14) efektivitas

adalah merupakan tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya

atau merupakan ukuran dari output.

Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa efektivitas lebih menitik

beratkan tingkat keberhasilan organisasi dalam pencapaian tujuan yang telah

ditetapkan. Penilaian efektivitas didasarkan atas sejauh mana tujuan organisasi

dapat dicapai. Jadi, efektivitas merupakan derajat tingkat keberhasilan atau

kegagalan dalam mencapai target yang telah ditentukan.

E. Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan yang Efektif

Pengelolaam persediaan barang dagangan merupakan aktivitas yang selalu

melekat pada persediaan barang dagangan, karena melalui pengelolaan persediaan

barang dagangan yang efektif akan memberikan pendapatan maksimal bagi

perusahaan. Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin

Fenix Tjendera (2001:428) pengelolaan persediaan secara luas adalah:

Secara luas fungsi pengelolaan persediaan meliputi pengarahan arus dan

penanganan barang secara wajar mulai dari penerimaan sampai pergudanagan dan

penyimpanan, menjadi barang dalam pengolahan dan barang jadi, sampai berada di

tangan pelanggan.

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur

pengelolaan barang dagangan terdiri dari:

1. Prosedur pesanan pembelian barang dagangan

Universitas Sumatera Utara

 Biasanya dilakukan oleh departemen pembelian yang dipimpin oleh kepala

pembelian umum. Dalam keadaan apapun. Prosedur sistematis harus dinyatakan

dalam bentuk tertulis untuk menetapkan tanggung jawab dan untuk memberi

informasi yang lengkap mengenai penggunaan seluruh barang yang terima.

2. Prosedur penerimaan persediaan barang dagangan

Kegiatan dalam prosedur penerimaan persediaan barang dagangan adalah

penanganan fisik atas persediaan barang dagangan yang diterima dan

mengirimkannya kepada bagian gudang. Jenis dan kuantitas barang yang

diterima harus diverifikasi secara hati-hati. Verifikasi ini dalam perusahaan

besar dilakukan dua kali, pertama pada waktu barang diterima oleh bagian

penerimaan dan yang kedua pada waktu barang diterima oleh bagian gudang

untuk disimpan.

3. Prosedur penyimpanan persediaan barang dagangan

Prosedur penyimpanan barang dimulai dari penerimaan barang dari departemen

penerimaan yang dilampirkan dengan laporan penerimaan yang diteruskan ke

gudang. Tujuan penyimpanan barang di gudang adalah untuk mencegah dan

mengurangi kerugian yang timbul akibat pencurian dan kerusakan barang. Yang

bertanggung jawab disini adalah kepala gudang, artinya barang harus disimpan

dalam gudang agar tetap terjaga baik kualitasnya maupun kuantitasnya.

Persediaan barang dagangan yang ada di gudang harus dikelompokkan menurut

jenis, ukuran dan sifat sehingga akan memudahkan bila diperlukan.

4. Prosedur pengeluaran persediaan barang dagangan

Kepala gudang sebagai pejabat bagian penyimpanan biasanya menerima

instruksi tertulis yang didalamnya tercantum ketentuan mengenai pengeluaran

Universitas Sumatera Utara

 barang yaitu bahwa barang hanya boleh dikeluarkan berdasarkan instruksi dari

pejabat yang berwenang atau berdasarkan bon permintaan barang dari bagian

yang memerlukan barang dagangan tersebut. Kepala gudang bertanggung jawab

atas pelaksanaan pengeluaran barang maupun kelengkapan dokumen yang

menyertainya. Surat permintaan barang merupakan dokumen permintaan barang

yang ditujukan kepada bagian gudang agar mengeluarkan dan mengangkat

barang ke tempat yang telah ditentukan dan menyerahkan kepada personel yang

mengajukan dengan prosedur yang sesuai. Bagian gudang kemudian

mengeluarkan bukti pengeluaran barang yang didistribusikan kepada bagian

akuntansi, bagian yang meminta pengeluaran barang, serta arsip untuk bagian

gudang sendiri.

5. Prosedur pencatatan persediaan barang dagangan

Menurut Horngren (2002: 356) persediaan dapat dicatat dengan dua cara yaitu:

a. Perpetual Inventory System

b. Periodic Inventory System

Berikut penjelasannya:

a. Perpetual Inventory System

Dalam system ini pembelian barang dagangan untuk dijual kembali atau

bahan baku untuk diproduksi didebet pada perkiraan persediaan. Biaya

pengangkutan, pengembalian barang dan potongan pembelian dicatat pada

perkiraan persediaan, harga pokok barang diperoleh untuk setiap penjualan

dengan mendebit perkiraan harga pokok barang dan mengkredit persediaan.

Persediaan harga pokok barang diperlukan untuk mengakumulasi cost dari

barang yang dijual. Saldo dari perkiraan persediaan pada akhir tahun akan

Universitas Sumatera Utara

 menunjukkan nilai persediaan akhir yang dimiliki. Perpetual inventory

system menyediakan catatan yang kontinyu dari saldo perkiraan persediaan

dan harga pokok barang.

Adapun ayat jurnal untuk metode perpetual adalah:

Aktivitas pembelian

Dr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX

Cr. Kas/Hutang dagang Rp. XXX

Aktivitas penjualan

Dr. Harga pokok barang yang dijual Rp. XXX

Cr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX

Dr. Kas/Piutang dagang Rp. XXX

Cr. Penjualan Rp. XXX

b. Periodic Inventory System

Pada sistem ini, pembelian yang terjadi didebet ke perkiraan pembelian. Jadi

dengan menggunakan system ini perkiraan persediaan tidak akan

terpengaruh atau tetap sampai akhir periode akuntansi karena tidak ada

jurnal yang berhubungan dengan perkiraan persediaan saat terjadi pembelian

dan penjualan. Pada akhir akuntansi, seluruh persediaan yang ada dihitung

dan nilainya ditetapkan sebesar cost, dimana nilai ini akan dimasukkan

sebagai jumlah persediaan akhir yang ada. Harga pokok barang yang dijual

pada akhir peroide ditentukan dengan cara persediaan awal ditambah

pembelian lalu dikurangi dengna persediaan akhir. Jika perusahaan

menggunakan sistem ini maka salah satu cara yang dapat digunakan untuk

mengetahui persediaan fisik setahun sekali. Adapun ayat jurnal untuk

Universitas Sumatera Utara

 metode fisik setahun sekali. Adapun ayat jurnal untuk metode periodik

adalah:

Aktivitas pembelian

Dr. Pembelian barang dagangan Rp. XXX

Cr. Kas/Hutang dagang Rp. XXX

Aktivitas penjualan

Dr. Kas/piutang dagang Rp. XXX

Cr. Penjualan Rp. XXX

Metode penilaian persediaan merupakan faktor penting dalam menetapkan

hasil operasi dan kondisi keuangan karena berkaitan dengan menentukan

harga pokok barang yang dijual.

6. Prosedur penilaian persediaan barang dagangan

Metode penilaian persediaan menurut Kieso, dkk (2007 : 334-340) yang

biasa dipergunakan perusahaan antara lain:

1. Specific Indentification Method

2. First-in, First-out Method
3. Last-in, First-out Method
4. Average Method

Berikut ini merupakan penjelasannya, yaitu:

1. Specific Identification Method

Metode ini menelusuri arus fisik aktual dari barang. Masing-masing

jenis persediaan ditandai, diberi label, ataupun diberi kode sesuai dengan

spesifik biaya per unitnya. Pada akhir periode, biaya spesifik dari

persediaan yang masih menjadi persediaan merupakan biaya total dari

persediaan akhir. Sebagai contoh, dalam Kieso, dkk (2007 : 334),

Universitas Sumatera Utara

 diasumsikan Southland Music Company membeli 3 set televisi 46 inchi

dengan harga masing-masing $700, $750, dan $800. Selama tahun

berjalan 2 set televisi tersebut terjual dengan harga $1.200 per unit. Pada

tanggal 31 Desember, televisi dengan harga $750 masih belum terjual.

Persediaan akhirnya adalah $750 dengan harga pokok penjualannya

adalah $1.500 ($700 + $800).

2. First-in, First-Out method (FIFO)

Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang pertama kali dibeli

adalah barang yang pertama kali dijual. FIFO bahkan paralel dengan

arus fisik aktual persediaan barang dagang karena umumnya merupakan

praktik bisnis yang sehat untuk menjual pertama kali barang yang dibeli

lebih dulu. Dengan metode FIFO, harga pokok barang yang lebih dulu

dibeli merupakan biaya yang pertama kali diakui sebagai harga pokok

penjualan. Sebagai contoh,

Kumpulan Biaya

Harga Pokok Barang Tersedia untuk dijual

Tanggal Uraian Unit Biaya per Unit Biaya Total

1/1 Persediaan awal 100 $10 $ 1.000

15/4 Pembelian 200 $11 $ 2.200

24/8 Pembelian 300 $12 $ 3.600

27/11 Pembelian 400 $13 $ 5.200

Total 1.000 $12.000

Sumber : Kieso, dkk (2007 : 337)

Universitas Sumatera Utara

 Selama tahun berjalan, 550 unit terjual dan 450 unit masih tersisa per

tanggal 31 Desember, dengan perincian sebagai berikut:

Tanggal Unit Biaya per Unit Biaya Total

27/11 400 $13 $5.200

24/8 50 $12 $ 600

Total 450 $5.800

Maka, harga pokok penjualannya adalah sebagai berikut:

Harga pokok barang tersedia untuk dijual $12.000

Dikurangi : Persediaan akhir $ 5.800

Harga pokok penjualan $ 6.200

3. Last-in, First-out method (LIFO)

Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang terakhir dibeli adalah

barang yang pertama kali ditetapkan dalam menghitung harga pokok

penjualan. Sebagai contoh,

Kumpulan Biaya

Harga Pokok Barang Tersedia untuk Dijual

Tanggal Uraian Unit Biaya per Unit Biaya Total

1/1 Persediaan awal 100 $10 $ 1.000

15/4 Pembelian 200 $11 $ 2.200

24/8 Pembelian 300 $12 $ 3.600

27/11 Pembelian 400 $13 $ 5.200

Total 1.000 $12.000

Sumber : Kieso, dkk (2007 : 338)

Universitas Sumatera Utara

 Selama tahun berjalan, 550 unit terjual dan 450 unit masih tersisa per

tanggal 31 Desember, dengan perincian sebagai berikut:

Tanggal Unit Biaya per Unit Biaya Total

1/1 100 $10 $1.000

15/4 200 $11 $2.200

24/8 150 $12 $1.800

Total 450 $5.000

Maka, harga pokok penjualannya adalah:

Harga pokok barang tersedia untuk dijual $12.000

Dikurangi : Persediaan akhir $ 5.000

Harga pokok penjualan $ 7.000

4. Average method (Metode rata-rata)

Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang tersedia untuk dijual

memiliki biaya per unit yang sama (rata-rata). Pada umumnya barang

yang dijual adalah identik. Berdasarkan metode tersebut, harga pokok

barang tersedia untuk dijual dialokasikan pada dasar biaya rata-rata

tertimbang per unit. Rumus dan contoh perhitungan dari biaya rata-rata

tertimbang per unit adalah sebagai berikut:

Biaya rata-rata tertimbang per unit =

Harga pokok barang tersedia untuk dijual

Total unit yang tersedia untuk dijual

Universitas Sumatera Utara

 Sebagai contoh,

Kumpulan Biaya

Harga Pokok Barang Tersedia untuk Dijual

Tanggal Uraian Unit Biaya per unit Biaya Total

1/1 Persediaan awal 100 $10 $ 1.000

15/4 Pembelian 200 $11 $ 2.200

24/8 Pembelian 300 $12 $ 3.600

27/11 Pembelian 400 $13 $ 5.200

Total 1.000 $12.000

Sumber : Kieso (2007 : 340)

Selama tahun berjalan, 550 unit terjual dan 450 unit masih tersisa per

tanggal 31 Desember, dengan perincian sebagai berikut:

$12.000 : 1.000 = $12

Unit Biaya per unit Biaya Total

450 x $12 = $5.400

Maka, harga pokok penjualan sebagai berikut:

Harga pokok barang tersedia untuk dijual $12.000

Dikurangi : Persediaan akhir $ 5.400

Harga pokok penjualan $ 6.600

7. Prosedur pengendalian persediaan barang dagangan

Pengendalian persediaan menurut Willson dan Campbell yang

dialihbahasakan oleh Tjintjin Felix Tjendera (2001: 428) adalah :

Universitas Sumatera Utara

 “Pengendalian persediaan meliputi pengendalian kuantitas dan jumlah

dalam batas-batas yang telah direncanakan dan perlindungan fisik

persediaan.”

Jadi pengendalian persediaan barang dagangan meliputi:

1. Penentuan kuantitas persediaan barang dagangan yang mencukupi

kebutuhan untuk proses penjualan.

2. Perlindungan fisik terhadap persediaan barang dagangan.

Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin

Tjendera (2001: 430) ada beberapa titik persediaan yang dapat dipandang

sebagai alat untuk mencapai pengendalian persediaan yaitu:

1. Penetapan titik persediaan maksimum dan minimum

2. Penggunaan rasio perputaran persediaan (inventory turn over)
3. Pertimbangan manajemen
4. Analisa nilai
5. Pengendalian budgeter

Dalam berbagai perusahaan terdapat beberapa macam cara pengendalian

tergantung dari jenis pengendalian. Berikut ini pendapat dari beberapa pakar

mengenai pengendalian terhadap persediaan barang dagangan:

1. Economic Order Quantity (EOQ)

Adalah jumlah pesanan yang secara ekonomis menguntungkan yaitu

besarnya pesanan yang menyebabkan biaya pemesanan dan biaya pengiriman

yang minimal. Sebenarnya penggunaan rumus EOQ banyak diterapkan dalam

menetapkan jumlah pembelian setiap kali untuk perusahaan industri. Meskipun

demikian rumus ini dapat pula dipakai untuk menetapkan jumlah tiap kali

pembelian yang tepat untuk pedagang perantara.

Rumus EOQ adalah:

Universitas Sumatera Utara

 2 R.S
EOQ =
P.I

Keterangan:

R = Jumlah (dalam unit) yang dibutuhkan dalam satu periode tertentu, misalnya

satu tahun

S = Biaya pesanan setiap kali pesan

P = Harga per unit yang dibayarkan

I = Biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang, dinyatakan dalam

persentase dari nilai rata-rata dalam rupiah dari persediaan

2. Reorder Point (ROP) dan Safety Stock (SS)

Reorder point adalah titik dimana harus diadakan pemesanan kembali

sehingga kedatangan barang yang dipesan tepat pada waktunya, dimana

persediaan atas safety stock sama dengna nol. Masalah pesanan ini tergantung

pada tiga faktor yaitu:

a. Waktu yang diperlukan untuk penyimpanan

b. Tingkat pemakaian barang

c. Persediaan minimal atau penyelamat (safety stock)

Perkiraaan atau penaksiran lead time dari pesanan biasanya menggunakan

ratarata hitung beberapa hari pesanan lead time pesanan sebelumnya.

Tingkat pemakaian barang juga diperlukan untuk menentukan waktu

pemesanan yang tepat. Salah satu dasar untuk memperkirakan kuantitas barang

dalam periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata

pemakaian kuantitas barang masa sebelumnya atau selama periode waktu.

Sedangkan persediaan minimal adalah sejumlah unit yang ditambahkan dalam

Universitas Sumatera Utara

 pembelian persediaan yang ekonomis untuk penjagaan atau permintaan

langganan yang tidak umum.

Rumus Reorder Point:

ROP = (Lead time x average inventory usage rate) + safety stock

3. Budgetary Control (Pengendalian Budgeter)

Pengendalian melalui penyusunan anggaran merupakan suatu cara yang

dilakukan untuk membandingkan antara keadaan yang sebenarnya dengan

keadaan yang direncanakan. Dalam penyusunan anggaran , perlu dimulai

dengan menetapkan terlebih dahulu berapa jumlah yang harus dijual. Jumlah ini

ditetapkan lebih dulu melalui suatu estimasi atau taksiran datri pihak pimpinan

kemudian berdasarkan rencana penjualan dan rencana persediaan barang

dagangan, dapat dibuat anggaran pembelian barang dagangan dan anggaran

lainnya.

4. Inventory Turn Over (Rasio Perputaran Persediaan)

Perputaran persediaan merupakan angka yang menunjukkan kecepatan

pergantian dalam periode tertentu, biasanya dalam waktu satu tahun. Angka

tersebut dapat diperoleh dengan membagi semua harga persediaan atau barang

yang dipergunakan selama periode tertentu dengan jumlah rata-rata persediaan

selama periode tertentu. Perhitungan inventory turn over dapat dilakukan untuk

semua persediaan yang ada dalam perusahaan. untuk persediaan barang

dagangan dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

Merchandise Inventory Turn Over =

COGS
Average merchandi seinventory at cos t

Universitas Sumatera Utara

 Tinggi rendahnya inventory turn over menunjukkan esar kecilnya investasi

pada persediaan barang dagangan. Suatu tingkat merchandise inventory yang

rendah dapat menunjukkan adanya investasi yang terlalu besar dalam persediaan

dan makin lamanya modal yang tertanam dalam persediaan. Sedangkan

merchandise inventory yang tinggi menunjukkan adanya invenstas yang terlalu

rendah atau pendeknya waktu tertanamnya modal dalam perusahaan. Apabila

modal yang digunakan untuk membiayai persediaan tersebut adalah modal asing

tingginya inventory turn over memperkecil beban harga. Tingkat perputaran

persediaan memegang yang penting dalam efisiensi.

Jadi berdasarkan pengertian di atas, maka pengendalian persediaan dapat

digunakan sebagai alat untuk memastikan bahwa perencanaan persediaan telah

dikerjakan dengan sesuai atau tidak. Apabila belum dikerjakan dengan sesuai

maka pengendalian persediaan akan membuat tindakan yang tepat untuk

mengarahkannya.

F. Syarat-syarat Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan yang Efektif

Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Felix

Tjendera (2001: 430-431) mengungkapkan mengenai syarat-syarat pengelolaan

persediaan barang dagang yang efektif adalah sebagai berikut:

1. Penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan

2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik
3. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan
4. Klasifikasi dan identifikasi persediaan yang layak
5. Standarisasi dan simplikasi persediaan
6. Catatan dan laporan yang cukup
7. Tenaga kerja yang memuaskan

Universitas Sumatera Utara

 Adapun ketujuh syarat pengelolaan persediaan barang dagang yang efektif

adalah sebagai berikut:

1. Penetapan tanggungjawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan

Tanggung jawab didefenisikan sebagai penugasan pekerjaan dan kewajiban

spesifik untuk dilaksanakan oleh seseorang dengan sebaik-baiknya. Tanggung

jawab ini harus disertai kewenangan yang diperlukan yaitu hak untuk membuat

keputusan-keputusan dan untuk meminta atau memperoleh ketaatan terhadap

instruksi-instruksi yang ada hubungannya dengan pelaksanaan permintaan.

2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik

Mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakan keinginan pimpinan

dalam hubungannya dengan persediaan, harus memahami dengan jelas aturan-

aturan bertindak yang akan menjadi pedoman bagi mereka. Tidak ada yang

demikian dan merusak moral dan dapat menimbulkan kebingungan pelimpahan

suatu tugas tetapi tidak mengetahui harapan dari tugas yang diharapkan dati

tugas itu.

3. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan

Faktor ketiga yang penting dalam pengendalian persediaan adalah fasilitas-

fasilitas pergudangan dan penyelengaraan yang cukup. Tidak ada prosedur yang

sekalipun telah direncakan dengan sangat baik dapat berhasil dalam suatu bidang

pergudangan atau penyimpanan yang tidak terorganisir, atau dilengkapi dengan

tindakan yang tidak baik.

4. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak

Klasifikasi ini harus dikenal dalam menetapkan anggaran dan pengendalian serta

memperoleh keyakinan bahwa persediaan perlu dicatat sebagaimana mestinya.

Universitas Sumatera Utara

 Pengendalian akuntansi menjadi betul-betul tidak berguna apabila barang yang

diminta dilaporkan sebagai barang lain. Klasifikasi dan identifikasi persediaan

secara wajar adalah perlu bagi suatu pengendalian persediaan yang efektif.

5. Standarisasi dan simplikasi persediaan

Standarisasi merupakan suatu istilah yang lebih lazim yang berhubungan dengan

penetapan standar. Dalam hal persediaan, standarisasi berhubungan dengan

pengurangan suatu garis produk menjadi beberapa jenis, ukuran, karakteristik

tetap yang dianggap sebagai standar. Tujuannya adalah untuk mengurangi

banyaknya unsur atau jenis barang, untuk menetapkan standar kualitas bahan.

Dengan adanya dengan banyaknya jenis atau unsur persediaan yang mungkin

diselenggarakan, maka masalah pengendalian dapat dipermudah. Simplikasi

hanya menyangkut eliminasi jenis dan ukuran produk yang berlebihan.

Eliminasi produk-produk yang tidak dijual dapat dengan cepat memberikan

kontribusi besar untuk mengurangi persediaan yang harus dilaksanakan.

6. Catatan dan laporan yang cukup

Perencanaan dan pengendalian persediaan didasarkan pada suatu anggapan

pendahuluan yaitu adanya pengetahuan mengenai fakta-fakta dan ketersediaan

fakta-fakta memerlukan catatan dan laporan persediaan yang cukup. Catatan-

catatan persediaan harus berisi informasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan

para staf pembelian, produksi, penjualan, dan keuangan.

7. Tenaga kerja yang memuaskan

Pengelolaan persediaan tidak dicapai melalui penetapan prosedur dan

penyelenggaraan catatan pembukuan, tapi diperoleh melalui tindakan manusia,

dan tidak ada yang menggantikan kecakapan dan pertimbangan manusia.

Universitas Sumatera Utara

 Seseorang harus mempunyai perhatian dan inisiatif yang cukup untuk menelaah

catatan dan merekomndasikan atau mengambil tindakan perbaikan. Kecakapan

ini tidak dapat hanya berada di jenjang pimpinan yang tinggi, tetapi harus

sampai pada mereka yang diberi tanggung jawab khusus terhadap pengendalian

persediaan.

Berdasarkan defenisi di atas, suatu pengelolaan persediaan barang

dagangan dikatakan efektif jika telah memenuhi ketujuh persyataran di atas.

G. Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan dalam

Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan

Pengendalian internal merupakan metode dan tindakan yang dilaksanakan oleh

perusahaan dan dipakai sebagai alat pengendali yang berfungsi untuk mengamankan

persediaan barang dagangan sejak mendatangkan, menerima, menyimpan,

mengeluarkannya, baik fisik maurpun kuantitas dan pencatatannya, termasuk

penilaiannya. Hal ini berarti dengan adanya pengendalian internal persediaan barang

dagangan yang memadai, maka pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif

diharapkan dapat tercapai.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mencapai pengendalian internal

persediaan barang dagangan yang efektif yaitu pengendalian persediaan barang

dagangan yang memadai. Pengendalian internal yang efektif selalu terikat dengan

unsur-unsur pengendalian internal, sehingga berfungsi atau tidaknya pengendalian

internal dapat dilihat dari bagaimana menerapkan unsur-unsur pengendalian internal

tersebut dalam aktivitas pengelolaan persediaan barang dagangan. Adapun unsur-

unsur pengendalian internal persediaan barang dagangan yaitu lingkungan

Universitas Sumatera Utara

pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta

pemantauan.

Pengendalian internal persediaan barang dagangan dapat berperan jika dapat

mencapai tujuannya untuk mencapai pengelolaan persediaan barang dagangan yang

efektif. Dengan diterapkannya unsur-unsur dan tujuan pengendalian internal persediaan

barang dagangan tersebut, diharapkan dapat menciptakan pengendalian internal

persediaan barang dagangan yang memadai. Efektif tidaknya pengelolaan persediaan

barang dagangan dapat diukur dari sejauh mana perusahaan dapat melaksanakan unsur-

unsur pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif. Dengan demikian

pengendalian internal persediaan barang dagangan yang merupakan salah satu alat

untuk mencapai syarat-syarat pengelolaan persediaan barang dagang yang efektif yaitu

penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan, sasaran dan

kebijakan yang dirumuskan dengan baik, fasilitas pergudangan dan penanganan yang

memuaskan, klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak, standarisasi dan

simplikasi persediaan, catatan dan laporan yang cukup serta tenaga kerja yang

memuaskan.

H. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Adapun penelitian terdahulu yang mendukung terhadap penelitian yang akan

dilakukan penulis antara lain:

Penelitian yang dilakukan oleh Dian Radiani tahun pada tahun 2004,

berdasarkan penelitiannya diperoleh hasil bahwa pengendalian internal yang memadai

dan efektif atas persediaan barang dagangan akan dapat menunjang efektivitas

pengelolaan persediaan barang dagangan.

Universitas Sumatera Utara

I. Kerangka Konseptual

PT. PUSRI Medan

Pengendalian Internal Pengelolaan Persediaan

Persediaan Barang Dagangan Barang dagangan

Efektivitas

Keterangan:
Pengendalian merupakan fungsi manajemen yang melaksanakan analisa seluruh

aktivitas perusahaan. Fungsi ini sangat penting karena menghasilkan pertimbagan dan

saran yang bermanfaat untuk perencanaan berikutnya. Adanya pengendalian di

perusahaan, maka diharapkan seluruh aktivitas perusahaan termasuk pengelolaan

persediaan barang dagangan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang

telah ditetapkan sebelumnya. Efektivitas adalah ukuran keberhasilan suatu kegiatan

atau program yang dikaitkan dengan tujuan yang ditetapkan. Efektivitas dalam

pengelolaan persediaan barang dagangan berarti penyediaan persediaan barang

dagangan tepat waktu pada saat dibutuhkan dengan harga yang terjangkau.

Universitas Sumatera Utara