KNOWLEDGE MANAGEMENT

LATAR BELAKANG

Knowledge Management di dalam suatu perusahaan menjadi suatu hal yang sangat
mendasar dalam era globalisasi dewasa ini. Kemampuan perusahaan untuk mengelola
sumber daya manusia sebagai penggerak bisnis perusahaan. Perusahaan dituntut untuk
terus dapat menjadikan seluruh lini untuk dapat terus bersaing agar tidak tertinggal
oleh para pesaingnya. Kondisi tersebut menuntut adanya perubahan paradigma
menjadi knowledge-based-competiveness. Dimana konsep ini mengandalkan pada ilmu
pengetahuan (IPTEK). Untuk membenahi hal tersebut diperlukan kemampuan untuk
mengelola dan mengembangkan pengetahuan (knowledge) yang pada akhirnya
menjadi sebuah senjata untuk dapat bersaing dalam era ini.

Knowledge Management adalah sebuah konsep yang relatif baru yang bergerak di atas
infrastruktur teknologi informasi (Internet & Intranet) yang ada. Dengan berbasis Ilmu
Pengetahuan dan Teknologi yang menunjang, perusahaan seharusnya dapat
mengakomodir segala yang dibutuhkan sumber daya manusia yang ada di dalamnya,
dalam hal ini adalah pengetahuan yang mendukung para karyawan dan seluruh jajaran
lini perusahaan untuk dapat terus berkompetisi dengan competitor.

Peter Drucker mengatakan bahwa “perubahan dunia ini mengarah ke fenomena bahwa
sumber ekonomi, bukan lagi dalam bentuk money capital atau sumber daya alam, tapi
ke arah knowledge capital.” Organisasi dan perusahaan harus mengelola
pengetahuannya dengan baik, sehingga nantinya ketika seorang karyawan telah
meninggalkan perusahaannya terdapat transfer ilmu yang dapat dilakukan baik antara
senior-junior, maupun atasan-bawahan.

Knowledge Management seharusnya sudah banyak diterapkan oleh perusahaan di

Indonesia, mengingat Asean Free Trade Association (AFTA) sudah bergulir. Dimana
batasan untuk berbisnis telah semakin menyempit. Dengan bergulirnya AFTA tersebut,
Knowledge Management seharusnya telah menjadi hukum wajib bagi perilaku
individual sehari-hari seluruh jajaran perusahaan dan orang-orang yang ingin
berkembang.

Sejarah Management Knowledge

Knowledge Management atau biasa disebut dengan manajemen pengetahuan adalah

sesuatu yang relatif baru, walaupun telah berkembang sejak lama. Walaupun
pemikiran mengenai manajemen pengetahuan telah berkembang pada tahun-tahun
sebelumnya. Para pionir yang mengkajinya secara akademis diantaranya Peter Ducker
di tahun 70-an, kemudian Karl-Erik Sveiby di akhir 80-an, serta Nonaka dan Takeuchi
pada 1990.
Hal tersebut mengakibatkan Knowledge Mangement sempat diidentikkan dengan
Teknologi Informasi, namun stigma tersebut dibantah oleh Gupta dan Govidrajat
(2000). Menurut mereka hal yang paling menentukan dalam keefektifan adalah pada
sektor manajemen. Sumber daya manusia pada akhirnya memang menjadi ujung
tombak dari segala program pada Knowledge Management.

Perkembangan manajemen pengetahuan banyak dipengaruhi oleh berbagai factor,

sesuai dengan perkembangan zaman dimana perubahan social, teknologi, waktu, serta
tingkat ekonomi. Era globalisasi seakan menantang setiap individu untuk terus
berkompetisi dalam menciptakan berbagai peluang meraih konsumen. Awalnya
organisasi-organisasi terutama organisasi bisnis, mencoba mendongkrak produktifitas
dan keuntungan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan
teknologi jaringan.

Knowledge Management telah menjadi sebuah disiplin ilmu sejak tahun 1995 dan
telah menjadi bagian dari kurikulum perguruan tinggi serta di publikasikan pada
berbagai jurnal akademik maupun profesional. Kebanyakan perusahaan besar memiliki
sumber daya yang didedikasikan untuk knowledge management yang seringkali
merupakan bagian dari departemen ‘Teknologi Informasi’ atau ‘Manajemen SDM’,
maupun terdapat koordinasi yang bersinergi dalam keduanya dan dalam banyak
struktur lapor langsung ke pimpinan organisasi. Pengelolaan informasi secara efektif
adalah sebuah keharusan dalam bisnis.

Knowledge Management terdiri dari sejumlah praktek yang digunakan oleh organisasi
untuk mengidentifikasi, menciptakan, merepresentasikan, dan
mendistribusikan pengetahuan untuk dipergunakan kembali, menciptakan kesadaran,
serta pembelajaran.

Definisi Knowledge Management

Terdapat banyak definisi tentang Knowledge Management. Knowledge dalam hal ini
sulit untuk diterjemahkan secara bebas, knowledge bukan hanya pengetahuan,
menurut Thomas Davenport dan Laurence, Knowledge didefinisikan sebagai berikut :
“Knowledge merupakan campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontektual,
pandangan pakar, dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan
kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi. Di
perusahaan, knowledge sering terkait tidak saja pada dokumen atau tempat
penyimpanan barang berharga, tetapi juga pada rutinitas, proses, praktek dan norma
perusahaan.” (Dave, 1998)

Sedangkan menurut Harvard College (1999), “Knowledge Management merupakan

suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna
informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang
dibutuhkan oleh masing-masing individu didalam perusahaan tersebut
untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalu tersedia
bilamana dibutuhkan.” (Sembel & Santoso, 2002).
Amrit Tiwana mendefinisikan Knowledge Management sebagai “Pengelolaan
pengetahuan secara terorganisasi untuk membuat nilai bisnis dan membangkitkan
keuntungan yang bersaing.” (Tiwana, 2000) Dengan jelas dalam pendefinisian
Knowledge Management sebagai nilai yang sangat berharga bagi organisasi.

Kirk Klassion“Knowledge Management (KM) merupakan kemampuan untuk membuat

dan menguasai nilai tinggi dari inti persaingan bisnis.” (Tiwana, 2000)

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik benang merah bahwa Knowledge

Management merupakan suatu system yang terorganisir yang mengintegrasikan ilmu
pengetahuan dan teknologi informasi sebagai media untuk meng-update informasi
terbaru tentang segala sesuatu hal dengan target-target tertentu yang telah
dicanangkan oleh organisasi.

Knowledge Management dapat didefiniskan sebagai satu set (himpunan) intervesi

orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan, pembauran,
penyebaran dan penerapan pengetahuan.

Knowledge Management

Salah satu aspek penting dalam Knowledge Management yang akan selalu ada adalah
transfer pengetahuan. Misalnya program magang formal, program pelatihan dan
mentoring profesional, atau keberadaan perpustakaan korporat. Namun terkadang,
sering dilupakan bahwa harus ada transfer pengetahuan antara karyawan, sehingga
disaat seseorang yang, katakanlah, menangani suatu bagian yang memang sudah
menjadi tugasnya selama bertahun-tahun lamanya memasuki masa pension, terdapat
regenerasi, dan organisasi bisa berjalan tanpa ada kendala teknis semacam itu.

Penciptaan Knowledge dalam organisasi dicapai melalui pengenalan hubungan sinergis

antara tacit knowledge dan explicit knowledge (Nona, 1995). Istilah ‘tacit’ berarti
terbatinkan, terinternalisasi, dan seorang individu boleh jadi tidak sadar atas apa
yang diketahuinya dan bagaimana caranya mencapai suatu hasil tertentu. Sedangkan
explisit berada pada spektrum kesadaran atau pengetahuan eksplisit – pengetahuan
yang secara eksplisit dan sadar dimiliki oleh individu dalam fokus mental, dan dapat
dikomunikasikan kepada orang lain.

Perusahaan dapat menggunakan kerangka Zack sebagai alat bantu untuk menentukan
knowledge apa yang harus dimiliki dan apa yang sudah dimiliki. Berikut adalah gambar
mengenai kerangka berpikir Zack (Tiwa, 2000)

Analisis kesenjangan knowledge pada dasarnya merupakan kegiatan yang sulit sekali
dipisahkan dari penyusunan strategi organisasi.

Knowledge dapat diklasifikasikan dalam 3 (tiga) kerangka (Tiwa, 2000):

a) Core knowledge
Merupakan pengetahuan inti yang harus ada untuk melaksanakan bisnis perusahaan.

b) Advanced Knowledge

Merupakan pengetahuan yang membuat suatu perusahaan untuk dapat bersaing

dengan competitor. Dengan kata lain, sebuah knowledge yang membuat produk
sebuah perusahaan berbeda dengan kompetitornya.

c) Innovative Knowledge

Merupakan sebuah knowledge yang membuat suatu perusahaan dapat memimpin

idustri dengan cara melakukan inovasi yang membedakannya dengan para competitor.
Dengan innovative knowledge, dapat merubah aturan main dalam bisnis yang sudah
ada.

Disamping ketiga knowledge tersebut ada satu factor lagi yang perlu untuk
dimunculkan, yaitu teknologi

Program-program Knowledge Management biasanya berkaitan dengan tujuan

organisasi yang spesifik, misalnya : nilai yang dinginkan dalam meraih keuntungan,
meningkatkan kinerja, berbagai inovasi yang diharapkan menjadi unggulan dan
mengalahkan para competitor.

Seiring dengan perkembangan komputer, adaptasi terhadap teknologi

seperti knowledge base, expert system, dan knowledge repositories telah
diperkenalkan untuk penyederhanaan proses lebih lanjut.

Knowledge Management mempunyai fungsi penting yang terbagi dalam 4 (empat) hal
sebagai berikut (Davi, 2003) :

1. Identifikasi asset kunci dan knowledge yang ada di perusahaan.

Mencari tahu apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan dalam organisasi tersebut.
Mengidentifikasi sejauh mana knowledge dalam organisasi telah berlangsung.

2. Merefleksikan apa yang organisasi tahu

Organisasi harus memberikan segala informasi yang mendukung terciptanya

Knowledge Management. Kebijakan setiap organisasi dalam penyampaian data bisa
berbeda. Hal inil terkadang menjadi kendala.

3. Saling berbagi (sharing) segala knowledge kepada siapapun yang membutuhkannya.

Dengan adanya sharing, terjadi transfer pengetahuan antar karyawan, kebutuhan

akan organisasi dapat diakomodasi dari sini. Tanpa disadari sharing knowledge sangat
efektif untuk pembelajaran.
4. Menerapkan penggunaan knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Langkah ini adalah paling penting dimana karyawan harus dapat mengaplikasikan
pengetahuannya dengan efisien.

Knowledge management adalah praktek-praktek salah satu aliran dari berbagai aliran
pemikiran dan praktek yang berkaitan dengan:

 Intellectual capital dan knowledge worker dalam knowledge economy.

 Ide tentang learning organization.
 Berbagai praktek-praktek yang memajukan organisasi

Misalnya komunitas-komunitas praktek dan direktori yellow page korporat untuk

mengakses informasi-informasi kunci dan kepakaran personel, dimana relasi
merupakan factor yang menentukan dalam hal ini.

 Berbagai teknologi yang memampukan organisasi

Seperti knowledge bases and expert system, help desk, corporate intranet
dan extranet,manajemen content, wiki, manajemen dokumen.

Pada hakikatnya, setiap individu bertanggung jawab akan pengetahuannya sendiri,

karena yang mendapat manfaat dari pengelolaan pengetahuan adalah individu itu
sendiri. Jadi perlu ditingkatkan kesadaran dalam internal perusahaan.

Knowledge Management sangat luas. Hal tersebut bisa ditinjau dalam kacamata yang
beragam. Baik dalam hal teknologi, dimana terfokus pada teknologi yang menjadi
media penyaluran informasi untuk berbagi pengetahuan. Selain itu, bila ditinjau dari
segi manajemen atau organizational, dimana desain untuk Knowledge Management
untuk memfasilitasi proses-proses pengetahuan yang ada dalam suatu organisasi,
apakah dengan program magang formal, program pelatihan dan mentoring
profesional, atau keberadaan perpustakaan korporat. Factor ecological yang
bercampur dengan psikis, dimana manajemen harus tepat untuk mengaplikasikan
Knowledge Management dengan menilik factor lingkungan, identifikasi personal
karyawan, tingkat komunikasi sebagai system yang nantinya akan diadaptasi dengan
Knowledge Management itu sendiri.

Dalam prakteknya, Management Knowledge erat kaitannya dengan budaya dari

masing-masing organisasi. Harus ada keselarasan antara teknologi, pengetahuan, serta
budaya yang telah ada sejak awal dalam perusahaan. Tentunya budaya yang dimaksud
adalah hal yang positif. Dengan adanya Management Knowledge, perusahaan dapat
menciptakan budaya baru yang baik guna mendorong kemajuan organisasi. Dimana
dapat terjadi struktur yang dapat memotivasi staf untuk berbagi knowledge, dan
untuk mengintegrasikan knowledge yang ada dengan pekerjaan mereka. Selain itu,
budaya baik disini adalah bagaimana memotivasi staf untuk saling berbagi mengenai
apa yang mereka tahu dan menggunakan apa yang telah diketahui semua pihak bagi
kepentingan organisasi.

Pembentukan budaya Knowledge Management yang efektif tergantung pada hal-hal

berikut (Davi, 2003) :

1. Mengakui peran dari struktur informal pada pembelajaran di tempat kerja

2. Pemberian penghargaan (reward), bagi pegawai yang melakukan pembelajaran,
saling berbagi knowledge, atau penciptaan knowledge
3. Membentuk waktu dan tempat untuk menciptakan knowledge, berbagi
knowledge, dan belajar.
4. Memiliki pegawai senior yang memimpin dan menjadi contoh dan tingkah laku
knowledge creating dan knowledge sharing.
5. Mengenalkan sejumlah tekanan yang bersifat kreatuf untuk memberikan
tantangan bagi pegawai untuk berfikir dalam cara yang baru
6. Memperbolehkan seseorang berbuat kesalahan.

Menjadi hal yang menarik dimana menemukan pengetahuan memerlukan berbagai

cara yang terkadang mendobrak hal-hal yang dahulu dianggap kurang tepat. Sebagai
contoh adalah dimana diperkenalkannya tekanan yang memicu pegawai untuk
menciptakan hal-hal yang inovatif serta tidak pernah terpikir, maupun kelanjutan dari
adanya produk terdahulu. Yang lebih mengejutkan lagi adalah memperbolehkan
seseorang melakukan kesalahan dalam pekerjaannya. Contohnya, seorang buruh
pabrik tidak dikenakan sanksi apapun walaupun meledakkan alat atau komponen yang
terdapat dalam lingkungan internal, namun akan mendapat hukuman bahkan hingga
pemecatan apabila diketahui mengambil sesuatu yang ada di dalam pabrik dengan
tata cara yang tidak diperbolehkan (mencuri).

Namun, sebelum memulai Knowledge Management, perusahaan harus mengetahui

apakah sudah siap untuk memulainya. Berikut adalah 3 (tiga) factor indikasinya :

1.Scanning imperative

Yaitu menemukan hal terpenting dalam perusahaan, sisi negatif maupun positif yang
dimiliki oleh perusahaan. Perusahaan harus mengetahui posisi di pasar, baik
kelemahan maupun kelebihannya.

2. Corporate Culture

Di dalam tubuh perusahaan pasti memiliki budaya, dimana budaya tersebut harus
mendukung dalam kegiatan knowledge sharing.

3. Begin with what you know

Dimana melakukan evaluasi atas apa yang telah dimiliki oleh perusahaan dan
menambah apa yang telah dimiliki hingga pada akhirnya melakukan sesuatu yang baru
Setelah perusahaan merasa siap, maka nantinya kegiatan Knowledge Management
akan terbagi menjadi 4 (empat) fase sebagai berikut :

1. Identify where the key knowledge exists in your organization

Pada fase ini hampir sama dengan apa yang ada pada scanning imperative, dimana
mengidentifikasi apa yang telah diketahui untuk memulai Knowledge Management,
namun lebih spesifik seperti :

A. Pikiran setiap pegawai

Perusahaan harus memiliki pengetahuan apa yang ada dalam benak setiap
pegawainya. Meskipun hal tersebut sulit, namun dapat dilakukan dengan melakukan
kuesioner, maupun wawancara

B. Laporan dalam pustaka perusahaan

C. Kumpulan data dalam organisasi

D. Supplier maupun pelanggan perusahaan

2. Reflect in what your organization knows

Hal ini dapat disebut juga maping untuk menjaga dokumen serta apa yang telah
dicapai oleh perusahaan. Kegiatan ini bertujuan untuk :

A. Mengubah tacit knowledge pegawai menjadi explicit knowledge

B. Menyimpulkan knowledge yang sudah ada ke dalam bentuk yang mudah untuk
dibagikan

3. Share that knowledge with whoever needs to know it

Membuat system yang bertujuan membuat knowledge yang ada dimanapun dalam
organisasi tersedia kemanapun knowledge tersebut dibutuhkan.

4. Apply that knowledge to improve the way your organization performs

Saat suatu knowledge menawarkan perbaikan kinerja organisasi maka organisasi akan
menerapkannya dan menciptakan system yang menyertakan knowledge tersebut
kedalam prosedur kerja sehari-hari. Hal ini pada akhirnya akan merubah knowledge
menjadi modal structural.

Keempat fase tersebut dikenal sebagai pendekatan I-R-S-A, dimana fase tersebut
memperlihatkan sebuah urutan logis bagaimana sebuah organisasi dapat
mengembangkan strategi Knowledge Management perusahaan. Siklus tersebut
menekankan bahwa Knowledge Management merupakan sebuah proses. Setelah satu
siklus tercapai, organisasi harus mempelajari hal yang baru.

Terdapat hubungan antara strategi generic, strategi pengetahuan, dan Knowledge

Management. Strategi generic perusahaan yang biasa digunakan adalah codification
strategy dan personalization strategy. Kedua strategi tersebut biasanya diidentikkan
dengan empat strategi pengetahuan, yaitu :

A. Intellectual Asset Management Strategy

B. Personal Knowledge Asset Responsibility Strategy

C. Knowledge Creation Strategy

D. Knowledge Transfer Strategy

Disitu terdapat siklus yang selalu berputar antara strategi perusahaan; strategi
pengetahuan dan manajemen pengetahuan. Merujuk pada siklus tersebut, maka
dalam menyusun suatu strategi bisnis perlu didukung dengan :

1. Analisis terhadap knodisi lingkungan bisnis

2. Menentukan factor-faktor kunci sukses
3. Menterjemahkan strategi perusahaan dalam rencana kegiatan ke depan
4. Melakukan identifikasi knowledge yang sudah dimiliki
5. Mengkaji posisi knowledge perusahaan melalui dokmentasi yang ada.

Setelah mengidentifikasikan knowledge yang telah dimiliki, selanjutnya adalah akuisisi

serta analisis terhadap infrastrukur information communication technology atau ICT
dan kondisi sumber daya manusia. Akuisisi disini merupakan berbagi/menularkan
pengetahuan; serta pemanfaatan pengetahuan.

Beberapa hal yang sering muncul dalam masing-masing kegiatan adalah sebagai
berikut :

1. Akuisisi

A. Perusahaan tidak memiliki kebijakan baku yang efektif untuk mendukung akuisisi
knowledge

B. Daya serap karyawan rendah sehingga kegiatan akuisisi menjadi tidak maksimal
yang berimbas pada kegiatan Knowledge Management.

2. Berbagi (sharing)

A. Karyawan tidak memiliki waktu atau enggan untuk membagikan pengetahuannya.

B. Perusahaan tidak memiliki kebijakan serta praktek untuk saling berbagi knowledge.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan membuat program evaluasi setiap hari jumat
sebagai contohnya.

3. Pemanfaatan

A. Karyawan telah terbiasa untuk melakukan kegiatan yang rutin untuk dilakukan
setiap harinya sehingga bisa jadi enggan untuk menerapkan knowledge baru

B. Perusahaan tidak memiliki kebijakan serta praktek yang mendukung pemanfaatan

knowledge baru.

Menurut Van Krogh, Ichiyo dan Nonaka (dalam Enabling Knowledge Creation, 2000)
Kelemahan-kelemahan tersebut dapat diatasi dengan menggunakan the dimension of
care, kelima dimensi tersebut adalah:

1. Membangun rasa saling percaya diantara para anggota organisasi. Terlepas dari
kedudukan, kecerdasan dan kinerja
2. Berempati secara aktif, sehingga setiap anggota organisasi bisa mengetahui apa
masalah yang dihadapi yang lain, dan apakah knowledge yang ada saat ini
dapat membantu anggota tersebut.
3. Akses pada pertolongan, apabila setiap orang dalam perusahaan, terutama
orang yang lebih dibandingkan yang lain, menjadikan dirinya menjadi tempat
untuk dimintai pertolongan
4. Cukup toleran dalam mengevaluasi kinerja atau kemajuan orang lain dalam
proses belajar
5. Memiliki keberanian untuk berinterkasi, berani untuk bereksperimen. Seperti
melakukan umpan balik dan berani memberikan alternative solusi pada sebuah
masalah.

Penerapan Knowledge Management Dalam Organisasi

Riya Widayanti, S.Kom, MMSI

Dosen Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Esa Unggul, Jakarta
Download
Knowldege management menjadi bidang yang penting dalam proses pembelajaran sebuah
organisasi. Penge-tahuan yang dimiliki oleh organisasi harus mampu memberikan kemajuan
bagi organisasi itu sendiri. Agar organisasi dapat bertahan hidup, maka diwajibkan agar setiap
orang yang ada di dalam organisasi sharing penge-tahuan. Untuk itu dibutuhkan manajemen
yang kuat agar pengetahuan tersebut mengakar di setiap individu dalam organisasi dan tidak
hilang begitu saja dengan didukung infrastruktur untuk penyebaran informasi di lingkungan
organisasi.
Perkembangan dewasa ini mengajukan pada makin cepatnya perubahan dalam segalam bidang
kehidupan, akibatnya dari efek globalisasi serta pengembangan teknologi informasi yang
sangat akseleratif. Kondisi ini jelas mengakibatkan per-lunya cara-cara baru dalam menyikapi
semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas
sumber daya manusia (SDM) merupakan salah saru respon dalam menyikapi perubahan
tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan
mengembangkan SDM.
Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya
dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini
berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan
kom-petitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah
menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM
yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus
dilakukan dalam konteks tersebut.
Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh karena itu perolehan dan
pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam konteks peningkatan kinerja organisasi.
Langkah ini dipandang sebagai sesuatu yang sangat strategis dalam menghadapi persaingan
yang mengglobal, sehingga pencapaiannya akan merupakan suatu bencana bagi dunia bisnis,
oleh karena itu diperlukan cara yang dapat mengintegrasikan pengetahuan itu dalam kerangka
pengembangan SDM dalam organisasi. Dari sinilah istilah mana-jemen pengetahuan
berkembang sebagai suatu bagian penting dan strategis dalam pengelolaan SDM pada
Perusahaan/organisasi.
Pengetahuan memang merupakan milik individu, namun dapat dimanfaatkan oleh orga-nisasi
dengan tetap memberikan otonomi pengembangannya pada individu tersebut. Dalam
hubungan ini belajar dan pembelajaran menjadi kata kunci dalam peningkatan kapasitas
penge-tahuan, oleh karenanya menjadikan individu sebagai pembelajar merupakan kondisi
yang diperlukan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kinerja organisasi melalui
pengintegrasiannya dengan proses organisasi. Untuk itu organisasi perlu melakukan
pengembangan dirinya menjadi organisasi pembelajar, sebab hanya dalam kondisi yang
demikian individu/pegawai dapat benar-benar menjadi manusia pembelajar.
Pentingnya Learning Organization telah lama menjadi perhatian para ahli organisasi, terutama
semenjak terbitnya buku karya Peter Senge “The Fifth Discipline” pada tahun 1990, disamping
itu organisasi-organisasi baik organisasi bisnis maupun non bisnis juga telah mencoba
mengembangkan konsep tersebut dalam upaya menjadikan organisasi mereka kompetitif, dan
dalam konteks itulah manajemen pengetahuan menjadi amat penting, karena dengan
pengelolaan yang tepat dapat menjadi suatu kekuatan kompetitif yang tangguh yang
diperlukan sekali dalam perkembangan global dewasa ini. Berikut ini akan dikemukakan
makna manajemen pengetahuan dengan menggunakan rujukan utama buku yang ditulis oleh
Christina Evans berjudul Managing for Knowledge, HR’s Strategic Role.
Beda Informasi dan Pengetahuan
Informasi menurut Whitten, P 23 adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang
manjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan
memiliki arti ke penerima. Sedangkan Knowledge adalah data dan information yang disaring
lebih jauh berdasarkan fakta, kebenaran, kepercayaan, penilaian, penga-laman dan keahlian
si penerima.
Proses perubahan data menjadi informasi menurut Daven dan port dalam buku Paul L. Tobing
dilakukan melalui beberapa tahap:

Contextualized: memahami manfaaat data yang dikumpulkan

Categorized: memahami unit analisis atau komponen kunci dari data
Calculated: menganalisis data secara matematik atu secara statistik
Corected: menghilangkan kesalahan dari data
Condensed: meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas

Sedangkan knowledge sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu
terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasi
tersebut memam-pukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau
lebih efektif dari sebelumnya.
Menurut Hendro Wicaksono, informasi dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang kita bagi,
melalui beragam media komunikasi yang ada (Information is something that we share).
Sedang-kan Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada dalam pikiran kita (Knowledge is
something that is still in our mind).
Kemudian dapat disimpulkan, Informasi adalah Pengetahuan yang dibagi atau dikomu-
nikasikan melalui beragam media yang ada (Infor-mation is shared knowledge).
Pendapat lain juga mengartikan knowledge sebagai actionable information atau informasi
yang dapat ditindaklanjuti atau informasi yang dapat digunakan sebagai dasar untuk
bertindak, meng-ambil keputusan dan untuk menmpuh arah ataupun strategi.
Alur Proses Penciptaan Pengetahuan
Information Acquisition (Proses Pengadaan Informasi)
Proses pengadaan informasi adalah proses mengumpulkan beragam informasi dari berbagai
sumber yang dianggap relevan dengan interes komunitas pemakai sistem manajemen
pengetahuan. Karena itu, proses ini harus dilakukan berdasarkan survei kebutuhan dan interes
anggota komunitas yang yang telah dilakukan terlebih dahulu. Sumber informasi tidak hanya
berasal dari Internet, tetapi juga dari sumber informasi yang didistribusikan dalam bentuk
offline, seperti CDROM atau DVDROM.
Pada proses pengadaan informasi, ada dua jenis informasi yang dikumpulkan. Pertama
Unstructured Information (informasi yang tidak terstruktur) dan Structured Information
(informasi yang terstruktur). Unstructured Information adalah informasi yang tidak mendalam
tentang suatu topik. Contohnya adalah artikel surat kabar. Sedangkan Unstructured
Information adalah (sekumpulan) informasi yang mendalam dan detail tentang suatu topik.
Unstructured Information disimpan dan men-jadi bagian penting dalam Unstructured
Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan yang Tidak Terstruktur), sedangkan Structured
Information disimpan dalam sistem repository (digital library).

Unstructured Knowledge Creation (Pencip-taan Pengetahuan Yang Tidak Terstruktur)

Unstructured Knowledge Creation adalah proses pembelajaran komunitas yang cenderung
tidak terstruktur. Tidak terstruktur dalam hal pengetahuan yang dihasilkan belum mendalam
dan belum fokus pada suatu topik interes tertentu. Tujuan proses ini adalah:

Agar anggota komunitas mau, berani dan termotivasi berbagi pengetahuan (knowledge
sharing).
Agar anggota komunitas terbiasa dengan sistem manajemen pengetahuan yang akan
digunakan.

Discussion Forum (Forum Diskusi, Semi-structured Knowledge Creation)

Setelah pustakawan mendapatkan topik interes anggota komunitas, maka tahap berikutnya
adalah mengajak anggota komunitas untuk mendiskusikannya secara lebih spesifik dan ter-
struktur pada Discussion Forum. Jika memung-kinkan, pustakawan juga bisa mendorong
anggota komunitas langsung ke proses Structured Knowledge Creation (Penciptaan
Pengetahuan Yang Terstruktur). Tapi ini relatif sulit dilakukan karena untuk menghasilkan
pengetahuan yang terstruktur relatif butuh waktu dan proses yang tidak sebentar. Yang paling
mudah adalah membuat pengetahuan yang tidak terstruktur menjadi lebih terstruktur dalam
Discussion Forum. Bisa dibilang Discussion Forum adalah Semi-structured Know-ledge Creation
(Penciptaan Pengetahuan Yang Semi Terstruktur).

Structured Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Terstruktur)

Pada saat proses di Discussion Forum, bila dirasa pengetahuan yang tercipta telah cukup
detail dan terstruktur, maka pustakawan harus meng-arahkan kegiatan pembelajaran pada
proses berikutnya, yaitu Structured Knowledge Creation. Dalam proses penciptaan
pengetahuan, proses ini merupakan proses yang sangat penting. Bisa dianggap puncaknya
proses penciptaan pengetahuan. Proses ini merupakan kelanjutan dari proses Discussion
Forum (semi-structured knowledge creation). Juga bisa merupakan kelanjutan dari proses
Unstructured Knowledge Creation, meskipun hal ini jarang terjadi.
Pada proses ini, biasanya kontribusi dari anggota komunitas relatif berkurang. Ini dikare-
nakan tingkat kesulitannya yang cukup tinggi. Untuk mengatasi masalah ini, pustakawan bisa
membantu dengan membuat kerangka struktur pengetahuan dan melakukan kemas-ulang
pengetahuan yang didapat dari Discussion Forum dan sumber referensi. Tapi anggota
komunitas diharapkan sebagai kontributor pengetahuan pada proses ini.
Bisa saja ketika suatu topik interes sudah mencapai proses Structured Knowledge Creation,
tapi topik tersebut tetap terus didiskusikan ditahap Discussion Forum. Jadi bisa juga
Discussion Forum tempat membahas topik interes dan menghasilkan pengetahuan baru,
sedangkan Structured Knowledge Creation tempat menyimpan pengetahuan yang sudah
disepakati bersama (lihat panah 2 arah antara proses Discussion Forum dengan Structured
Knowledge Creation).
Pengetahuan yang tercipta pada proses ini, selanjutnya disimpan pada sistem repository
sehingga bisa menjadi referensi kembali pada proses Structured Knowledge Creation (lihat
panah 2 arah antara proses Structured Knowledge Creation dengan Digital Library) maupun
Discussion Forum (lihat panah 2 arah antara proses Discussion Forum dengan Digital Library).
Sistem Repository (Digital Library)
Digital Library berfungsi sebagai:

Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber

informasi.
Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge
Creation.
Tempat menyimpan pengetahuan yang diha-silkan pada proses pembelajaran di Discussion
Forum dan Structured Knowledge Creation.

Semua fungsi di atas dilakukan oleh pus-takawan. Oleh karena itu, pustakawan sebaiknya
punya kemampuan yang cukup dalam hal pencarian, pengolahan dan kemas-ulang informasi,
serta kemampuan belajar secara cepat dan kemam-puan berkomunikasi.

Konsep Mekanisme Trasformasi Pengeta-huan dalam Organisasi Pembelajar

Transformasi pengetahuan ini bergantung dengan mental dan budaya untuk setiap individu
sehingga aktualisasi aktivitas di dalam organisasi akan dilandasi pada keyakinan baru sebagai
kesepakatan bersama (anggota organisasi bekerja dengan spirit baru). Berdasarkan model
mental organisasi yang disepakati bersama inilah mereka kemudian mengakutalisasikan
pengetahuannya menjadi strategi, program, sistem/dokumen baru sebagai pedoman kerja
seluruh anggota.
Faktor yang penting dalam Implementasi Knowledge Management
a. Manusia
Baik berupa tacit knowledge ataupun explicit knowledge yang mampu di-sharing/transfer
dalam institusi atau organisasi.
b. Leadersihp
Keberhasilan KM didukung peran pemimpin dalam membangun visi yang kuat dengan
menggalang dan mengarahkan partisipasi semua anggota organisasi dalam mewujudkan
visinya.
c. Teknologi
Dukungan infrastruktur yang kuat dalam penyebaran informasi pada orang yang tepat dan
waktu yang tepat pula.
d. Organisasi
Aspek pengaturan yang jelas dalam hal ini termasuk reward yang berpartisipasi dalam
penyebaran informasi
e. Learning
Kemauan belajar untuk setiap individu sehing-ga muncul ide-ide, inovasi dan knoeledge baru,
yang menjadi komoditas utama dalam KM.
Hal yang esensial dalam knowledge management adalah terbentuknya lingkungan belajar yang
kondusif, sehingga para pekerja ter-motivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi
atau pengetahuan yang disediakan perusahaan, dan menumbuh kembangkan penge-tahuan
individualnya serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapatnya untuk
menjadi pengetahuan organisasi, atau dengan kata lain knowledge management focus agar
manusia didalamnya produktif utnuk menumbuhkembangkan pengetahuan dan mau berbagi
pengetahuan yang dimilikinya.
Perkembangan teknologi informasi telah meningkatkan produktivitas penemuan pengetahuan
(mempermudah proses pengelolaan pengetahuan) serta mempercepat proses
implementasinya, sehing-ga organisasi untuk menginstitusionalisasikan dan mendistribusikan
pengetahuan yang berasal dari individu anggota oranisasi sesuai dengna kebutuhan dan
perkembangannya.
Sosialisasi dan Promosi
Aplikasi sistem manajamen pengetahuan yang kompleks tidak akan berguna kalau tidak
digunakan oleh komunitasnya. Karena itu perlu strategi yang tepat untuk memotivasi anggota
komunitas agar menggunakan sistem.
Pertama, sosialisasi. Sosialisasi bisa dila-kukan dengan melakukan edukasi kepada komunitas
pemakai tentang layanan baru (intranet sistem manajemen pengetahuan) di perpustakaan.
Edukasi juga harus disertai dengan pelatihan cara menggunakan sistem intranet.
Kedua, promosi. Promosi sebaiknya berisi manfaat intranet bagi komunitas pemakai perpus-
takaan. Jaman sekarang, biasanya produk berbasis teknologi akan berhasil bisa dikaitkan
dengan gaya hidup modern yang produktif. Karena itu perlu dirumuskan secara tepat
bagaimana mempro-mosikan intranet ini sebagian dari gaya hidup modern di perpustakaan.
Ketiga, reward (hadiah). Hadiah merupakan salah satu motivasi orang untuk berbuat sesuatu.
Pengelola Perpustakaan sebaiknya perlu meng-alokasikan dana untuk menyediakan hadiah
bagi pemakai yang paling aktif dan banyak memberikan kontribusi penciptaan pengetahuan di
intranet.

Keempat, Evaluasi. Suatu pengembangan sistem dianggap baik, bila secara transparan
melibatkan pemakai dalam pengembangannya. Karena itu perlu secara berkala komunitas
pemakai diajak berdiskusi mengenai usability sistem manajamen pengetahuan yang
digunakan. Dari sini, akan didapat masukan-masukan bagi pengembangan sistem lebih lanjut.
Dapat disimpulkan bahwa, baik individu, kelompok ataupun organisasi harus mampu bertahan
di era yang penuh ketidak-pastian ini. Organisasi pembelajar yang berisi individu pembelajar
yang didukung infrastruktur yang kuat mulai dari pengadaan informasi sampai dengan
pengetahuan yang terstruktur dalam digital library, untuk selanjutnya disosialisasikan untuk
menghasilkan nilai-nilai baru dalam organisasi. Dimana nilai –nilai baru tersebut mengubah
cara pandang setiap elemen organisasi untuk melakukan pengembangan ke arah yang lebih
baik.
Referensi:
Abell, Angela dan Nigel Oxbrow, ”Computing with Knowledge: The Information Professional in
the Knowledge Management Age”, Library Association Publication, London, 2001.
American National Standard, ”A Guide to the Project Management Body of Knowledge”,
Project Management Institute, New Jersey, 2004.
Bell, Housel, “Measuring and Managing Knowledge”, McGraw-Hill, Singapore, 2001.
Davenport, Thomas H and Prusak, L, “Working Knowledge : How Organizations Manage What
They Know”, Harvard Business School Press, Boston, 1998.
Davidson, Carl & Philip Voss, “Knowledge Management : An Introduction tocreating
Competitive Advantage fromintellectual capital”, Vision Books, New Delhi, 2003.
Harvard Business School Press, “Harvard Business Review on Knowledge Management”,
Harvard Business School Press, Harvard, 1998.
htttp://www.skyrme.com/, tanggal 25 November 2007
http://www.sekitarkita.com, Wcr_putu KM.Doc, 11 September 2007
http://www.ebizzasia.com, 24 Agustus 2007
http://hendrowicaksono.multiply.com/journal/, 24 September 2007
Housel, Thomas J and Arthur H.Bell, “Measuring and Managing Knowledge”, Mc Graw-Hill
International Edition, Boston, 2001.
Jann Hidajat Tjakraatmadja, Donal Crestofel Lantu, Knowledge Management dalam konteks
organisasi pembelajar, SBMITB, 2006
Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentl, Kevin C. Dittman, Metode Desain dan Analissi Sistem,
2005.
Kling, Rob, “Learning about InformationTechnology and Social Change: the Contribution of
Social Informatics”, The Information Society, Vol.16, No.3, pp 217-232, 2000.
Lendy Widayana, “Knowledge Management: Meningkatkan Daya Saing Bisnis”, Bayumedia
Publishing, 2005.
Malhotra, Yogesh, “From Information Management to Knowledge Management: Beyond the
“Hi-Tech Hidebound ’Systems” dalam K. Srinantaiah dan MED Koenig (ed), “Knowledge
Management for the Information Professional”, Medford, Information Today, Inc.pp:37-61,
New York, 2000.
Munteanu Igor, Ionita Veaceslav IONITA, The Management of Knowledge , Cartier, 2003.
Natarajan, Ganesh, “Knowledge Management: Enabling Business Growth” McGraw Hill, New
York, 1999.
Nonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka, “The Knowledge-Creating Company: How Japanese
Companies Create theDynamics of Innovation”, Oxford University Press, Oxford, 1995.
Paul L. Tobing, Konsep Knowledge Management, Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Graha
Ilmu, 2007.
Setiarso, Bambang, “Knowledge Sharing in Organizations: models and mechanism”, Special
Library Conference May 15-17, 2005.p 14, Kuala Lumpur, 2005.
______________, ”Strategi Pengelolaan Knowledge untuk Meningkatkan Daya Saing UKM”.
Proceeding Seminar Ilmiah Nasional PESAT 2005, Universitas Guna Darma, Jakarta, 2005.
Subagyo, H, “Metodologi Pengukuran Peranan Forum Diskusi dalam Proses Berbagi Knowledge;
Kasus Intra PDII-LIPI”, Diklat Peneliti Tingkat I, Jakarta, 2006.
Tiwana, Amrit, ”Knoeledge Management Toolkit”, Prentice Hall, New Jersey, 2002.
Tjaraamadja, Jaan Hidayat, “Knowledge Management dalam Konteks Organisasi
Pembelajaran”, 2006.