MEKANISME KOMUNIKASI DAN

KOORDINASI PROGRAM

No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :
UPTD Ttd
Hasan Basrin Nasution,SKM
Puskesmas
NIP.19840418 200904 1 005
Napagadung Laut
1. Pengertian  Mekanisme komunikasi dan koordinasi lintas program adalah
komunikasi oleh penanggung jawab program kepada pelaksana
program serta lintas program agar ada kesamaan persepsi untuk
efektifitas pelaksanaan program
 Mekanisme komunikasi dan koordinasi dilaksanakan melalui
pengarahan penanggungjawab kepada pelaksana program maupun
pertemuan lintas program
 Komunikasi dan koordinasi program dilaksanakan oleh pelaksana
dan penanggungjawab program Komunikasi dan koordinasi
dilaksanakan setiap bulan dan sewaktu-waktu apabila diperlukan
2. Tujuan  Sebagai panduan dalam pertemuan lintas program demi efektifitas
proses maupun hasil pengelolaan program
 Sebagai pedoman mekanisme komunikasi dan koordinasi program
Pelaksanaan komunikasi dan koordinasi program harus mengikuti
langkah-langkah yang tertuang dalam SOP
3. Kebijakan SK Kebijakan Kepala Puskesmas Napagadung Laut Nomor :
Tentang Mekanisme Komunikasi dan Koordinasi Program
4. Referensi
-
5. Prosedur Sebagai Penyelenggara
1. Koordinator dan pelaksana program mengadakan pertemuan untuk
membicarakan hal – hal yang akan dibicarakan di dalam pertemuan
lintas program.
2. Koordinator dan pelaksana progam menentukan program mana
yang akan diundang
3. Pelaksana progam yang ditunjuk membuat surat undangan, dan
meminta tanda tangan kepada coordinator progam
4. Koordinator program menandatangani surat undangan.
5. Pelaksana program yang ditunjuk menyampaikan undangan /
memberikan informasi kepada koordinator program
lain yang diundang.
6. Pada hari pelaksanaan pertemuan, koordinator program membuka
dan memimpin pertemuan.
7. Koordinator program memberikan waktu kepada pelaksana yang
ditunjuk untuk menyampaikan hal – hal yang akan dibicarakan.
8. Koordinator program memberikan kesempatan kepada peserta
pertemuan / koordiator lain / yang mewakili.
9. Koordinator program membahas apa yang disampaikan oleh
 program lain maupun yang disampaikan oleh program
10. Koordinator program memimpin kesepakatan bersama dan
pembagian tugas sesuai dengan peran, tugas dan kewenangan
masing – masing.
11. Pelaksana administrasi mencatat pertemuan di dalam notulen
pertemuan.
12. Pelaksana administrasi meminta tanda tangan peserta pertemuan.
13. Pelaksana Administrasi membacakan hasil pertemuan.
14. Koordinator program menandatangani surat tugas dari peserta
rapat / pertemuan.
15. Koordinator program menutup pertemuan.
16. Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran tugas
dan kewenangan masing – masing dengan didokumentasikan pada
buku / kegiatan individu.

Penyelenggaraan oleh Program lain.

1. Koordinator program menerima undangan dari program lain.
2. Koordinator dan pelaksana program membicarakan surat
undangan dan menunjuk siapa yang ditugaskan ( bias pelaksana
maupun coordinator sendiri )
3. Pelaksana / Koordinator yang akan menghadiri pertemuan
mempersiapkan materi pertemuan dan surat tugas.
4. Pelaksana / Koordinator menghadiri pertemuan sesuai dengan
undangan.
5. Pelaksana / Koordinator mengikuti pertemuan dengan
menyampaikan hal – hal yang ada kaitannya dengan pembahasan
pertemuan.
6. Pelaksana / Koordinator mencatat dalam proses pertemuan.
7. Pelaksana / Koordinator meminta tanda tangan surat tugas yang
dibawa.
8. Pemimpin pertemuan menutup pertemuan.
9. Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada
koordinator.
10. Apabila yang mengikuti pertemuan koordinator, coordinator dan
pelaksana membahas hasil pertemuan dengan lintas sektoral dan
pembagian tugas apabila hasil pertemuan ada yang perlu
ditindaklanjuti.
11. Koordinator dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai dengan
tugas masing – masing dan mencatat dibuku / kegiatan individu

6. Diagram alir -

7. Unit terkait 1. Undangan Pertemuan,

2. Surat Tugas,
3. Notulen Pertemuan,
4. Buku / Kegiatan Individu