ACTIVIDAD 4 DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO

Daniel, es el responsable del almacén en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificación de su jefe
inmediato de manera improvista donde es notificado de un traslado a la oficina de Cartera, ya que la
funcionaria encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 días. Por
lo tanto, en la notificación se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo
reemplazara, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de manera
inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por falta de tiempo. Este le solicita a su
compañero que reciba el cargo sin el inventario documental. Según el caso anterior, piense en una
posible respuesta para los siguientes interrogantes:

1 ¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?

El inventario lo debe iniciar con un instrumento de información que describa de una manera precisa
las series o asuntos de un fondo documental

2. ¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta.
No porque tanto la persona que realiza la entrega del puesto y la que la recibe deben verificar el
inventario actual de los documentos analizando que todo esté bien y en orden para evitar más adelante
inconvenientes

3. ¿Cuáles son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental?
Por la falta de tiempo y preparación de Daniel al tomar su puesto y por la desorganización y desinterés
de la persona que le hace la entrega, de igual manera recae la responsabilidad del jefe inmediato de
Daniel al permitir que no se cumplan los procesos correctos en la entrega del puesto.

4. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo

debe ser archivado esos documentos?
Se deben archivar de forma magnética organizándolos cronológicamente y por tipo de consulta o
frecuencia

5. ¿Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su

respuesta
No, ya que esto puede ocasionar problemas y grandes responsabilidades de si se llegara a extraviar
algún documento, ya que la persona no sabría si lo recibió o no en el momento de recibir el puesto de
trabajo, es muy importante realizar este inventario documental para así mismo verificar el estado actual
de los documentos e implementar correctivos y búsquedas si llega a faltar alguno de suma importancia
6. Desde el punto de vista archivístico, ¿Cuál es la importancia de la aplicación del Inventario
Documental?
Es importante ya que un registro nos sirve para identificarla cantidad de expedientes que existen en el
archivo y poder utilizarlos y conservarlos de una manera eficiente, además nos permite realizar con
gran eficiencia los traslados documentales agilizando los tiempos de espera y optimizando la
productividad de la empresa