Anda di halaman 1dari 11

BAB 1

PENDAHULUAN

A. latarbelakang
Dalam pelayanan kefarmasian seorang tenaga teknis kefarmasian harus
memahami tentang konsep dan prosedur manajemen pengelolaan sediaan farmasi
dan alat kesehatan. Manajemen pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan
secara menyeluruh meliputi perencanaan pengadaan, pembelian sediaan farmasi
dan alkes, penyimpanan, distribusi, pelaporan sampai dengan pemusnahan.
Selain itu juga harus memahami teknik, prinsip, dan prosedur pembuatan sediaan
farmasi yang dilakukan secara mandiri atau berkelompok. Serta menguasai jenis
dan manfaat penggunaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan.
Pengelolaan perbekalan farmasi atau system manajemen perbekalan farmasi
merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi
yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pengendalian, pencatatan, dan pelaporan, penghapusan,monitoring dan evaluasi.
Pengelolaan obat di pelayanan kesehatan tingkat pertama
(pelayanankesehatandasar) seperti Puskesmas memiliki peran yang
signifikan.Pengelolaan obat di Puskesmas bertujuan untuk menjamin
kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan pelayanan obat yang efisien,
efektif,dan rasional (Depkes, 2003). Manajemen obat yang kurang baik akan
mengakibatkan persediaan obat mengalami stagnant (kelebihanpersediaanobat)
danstockout (kekurangan atau kekosongan persediaan obat). Obat yang
mengalami stagnant memiliki risiko kadaluarsa dan kerusakan bila tidak
disimpan denganbaik. Obat yang stagnant dan stockout akan berdampak terhadap
pelayanan kesehatan diPuskesmas.
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah bagian yang bertanggung jawab
terhadap pengelolaan perbekalan farmasi, sedangkan Komite Farmasi dan Terapi
adalah bagian yang bertanggung jawab dalam penetapan formularium. Agar
pengelolaan perbekalan farmasi dan penyusunan formularium di rumah sakit
dapat sesuai dengan aturan yang berlaku, maka diperlukan adanya tenaga yang
profesional di bidang tersebut. Untuk menyiapkan tenaga professional tersebut
diperlukan berbagai masukan diantaranya adalah tersedianya pedoman yang
dapat digunakan dalam pengelolaan perbekalan farmasi di IFRS.
Pengelolaan sediaan farmasi harus dikelola dengan system pengelolaan yang
profesional. Persediaan yang ada harus dapat menunjang fungsinyasebagai unit
pelayanan kesehatan dengan menyediakan sediaan farmasi dan alat kesehatan
yang aman, mutu terjamin, dan mendorong pemakaian obat yang rasional. Di sisi
lain, persediaan tersebut juga harus dikelola dengan baik sehingga terhindar dari
hal-hal yang merugikan seperti mengurangi stok kosong, stok berlebih, obat
kadaluwarsa, dan sebagainya yang pada akhirnya dapat memberikan keuntungan
sebagai sebuah institusi bisnis atau unit usaha seperti apotek, rumah sakit ataupun
klinik.
B. Rumusan masalah
Rumusan masalah dari makalah ini yaitu bagaimanakah peran farmasis
dalam model administrasi system pengelolaan obat?
C. Tujuan
Tujuan dari makalah ini yaitu untukmengetahuiperananfarmasisdalam
model administrasi system pengelolaanobat
BAB II
PEMBAHASAN

A. DEFENISI PENGELOLAAN OBAT


Pengelolaan merupakan suatu proses dengan maksud untuk mencapai
suatu tujuan tertentu, yang dilakukan secara efektif dan efisien. Salah satu
pengelolaan yang dilakukan dalam bidang farmasi terutama di apotek ataupun
instalasi farmasi rumah sakit adalah pengelolaan sediaan farmasi dan alat
kesehatan (persediaan atau inventory). Sediaan farmasi menacakup obat, bahan
obat, obat tradisional, serta kosmetika. Pengelolaan sediaan farmasi dan alat
kesehatan merupakan suatu kegiatan untuk mempertahankan jumlah persediaan
pada tingkat atau jumlah yang dikehendaki.Pengelolaan perbekalan farmasi atau
system manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang
dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan
yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan,
penerimaan,penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan, dan
pelaporan, penghapusan,monitoring dan evaluasi.
Sediaan farmasi dan alatkesehatan (persediaan) harus dikelola dengan
baik, karena persediaan merupakan salah satu investasi yang membutuhkan
modal besar, mempengaruhi pelayanan kepadapasien, dan mempunyai pengaruh
pada fungsi pemasaran dan keuangan. Keuntungan atau laba dari hasil penjualan
(pelayanan) yang maksimal dapat dicapai dengan meminimalkan biaya yang
berkaitan dengan persediaan. Persediaan yang minimal dapat dicapai dengan
melakukan pembelian dalam jumlah kecil. Sedangkan untuk meminimalkan
biaya pengadaan dapat dicapai dengan melakukan pembelian dalam jumlah besar
dan frekuaensi yang jarang. Persediaan yang terlalu kecil akan meningkatkan
resiko hilangnya kesempatan untuk melayani persediaan yang dibutuhkan
konsumen (pasien), sehingga akan mengurangi laba, sedangkan persediaan yang
terlalu besar akan meningkatkan dana investasi, menjadikan prosentase laba
lebihkecil, dan meningkatnya resiko seperti kerusakan sediaanfarmasi dan alat
kesehatan ataupun kadaluarsa.
Kelebihan persediaan akan menaikkan biaya pengelolaan sediaan farmasi
dan alat kesehatan yang pada akhirnya akan menurunkan perolehan laba.
Kekurangan persediaan (stock out) juga merugikan perusahaan karena tidak
terpenuhinya permintaan atau kebutuhan konsumen. Oleh karena itu persediaan
harus diatur dalam jumlah yang masih dapat memenuhi permintaan atau
kebutuhan konsumen, namun dapat meminimalkan biaya.
Secara umum ada beberapa alas an memiliki persediaan yaitu :

a. Untuk memenuhi permintaan pasien yang tidak selalu tetap sehingga


meminimalkan pengaruh dari ketidak pastian permintaan dengan memiliki
persediaan pengamanan (safety stock)
b. Untuk menanggulangi adanya lead time, yaitu jeda waktu antara waktu
pemesanan dengan waktu datangnya pesanan tersebut.
c. Untuk menyeimbangkan ataupun meminimalkan biaya pemesanan dengan
penyimpanan
d. Untuk memanfaatkan adanya diskon dari PBF
e. Untuk menghadapi kenaikan harga di masa mendatang
Pengelolaan persediaan sering kali berhadapan dengan beberapa
permasalahan dasar dalam persediaan, yaitu :
a. Berapa banyak sediaan yang akan dipesan
b. Kapan waktu harus melakukan pemesanan
c. Pada stok pengamanan berapa sediaan harus sudah dipesan kembali
d. Bagaimana mengendalikan system persediaan
B. PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
Kegiatan pengelolaan dan perbekalan farmasi yang beredar di rumah sakit
terdiri dari :
1. Stock opname dilakukan minimal dua kali dalam setahun, meliputi pencatatan
dan perhitungan persediaan perbekalan farmasi, jenis dan jumlah obat macet
dan atau menjelang kadaluarsa, jenis dan jumlah obat rusak akibat
kadaluarsa,kerusakan kemasan, perubahan bentuk dan warna.
2. Melaporkan hasil kegiatan stock opname kepad adirektur untuk Ditindak
lanjuti.
3. Monitoring dan evaluasi obat persediaan yang ada di poli dan diruang
perawatan yang dilaksanakan secara berkala.
Pengelolaan perbekalan farmasi atau system manajemen perbekalan
farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan
sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya
mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, pencatatan, dan pelaporan,
penghapusan,monitoring dan evaluasi.
1. PERENCAAN
Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menentukan
dalam proses pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit.Tujuan
perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah
perbekalan farma sisesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan
kesehatan di rumah sakit.
Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi:
a. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar
benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit
dirumah sakit. Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik yaitu meliputi:
a. Jenisobat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari
kesamaanjenis.
b. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi
mempunyai efek yang lebih baik disbanding obat tunggal.
c. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat pilihan
(drugof choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
b. KompilasiPenggunaan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui
penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit
pelayanan selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok
optimum.Informasi yang didapat dari kompilasi penggunaan perbekalan
farmasi adalah:
a. Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada masing-masing unit
pelayanan.
b. Persentase penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap total
penggunaan setahum seluruh unit pelayanan.
c. Penggunaan rata-rata untuksetiapjenisperbekalanfarmasi.
c. Perhitungan Kebutuhan
Menentukan kebutuhan perbekalan farmasi merupakan tantangan yang berat
yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja di rumah sakit. Masalah
kekosongan atau kelebihan perbekalan farmasi dapat terjadi, apa bila
informasi yang digunakansemata-matahanyaberdasarkankebutuhanteoritissaja.
Dengankoordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan perbekalan
farmasi secara terpadu serta melalui tahapan seperti di atas, maka diharap kan
perbekalan farmasi yang direncanakan dapat tepatj enis, tepat jumlah, tepat
waktu, dan tersedia pada saat dibutuhkan.
d. Evaluasi Perencanaan
Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tahun
yang akan datang, biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan, dan idealnya
diikuti dengan evaluasi
Cara/teknik evaluasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
- Analisa nilai ABC, untuk evaluasi aspek ekonomi
- Pertimbangan/kriteria VEN, untukevaluasi aspek medik/terapi
- Kombinasi ABC dan VEN
- Revisi daftar perbekalan farmasi
2. PENGADAAN
Tujuan pengadaan: mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak,
dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses
berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta. Waktu berlebihan. Pengadaan
merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
disetujui, melalui:
a. PEMBELIAN
Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan
farmasi. Hal ini sesuai dengan Peraturan Presiden RI No. 94 tahun 2007
tentang Pengendalian dan PengawasanatasPengadaan dan Penyaluran Bahan
Obat, Obat Spesifik dan Alat Kesehatan yang Berfungsi Sebagai Obat dan
Peraturan Presiden RI No. 95 tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh atas
Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Proses pembelian
mempunyaibeberapalangkah yang baku danmerupakansiklus yang
berjalanterus-menerussesuaidengankegiatanrumahsakit.
Ada 4 metode pada proses pembelian.
a. Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuaid
engan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga metode ini
lebih menguntungkan. Untuk pelaksanaannya memerkukan staf yang kuat,
waktu yang lama serta perhatian penuh.
b. Tender terbatas, sering disebutkan lelang tertutup. Hanya dilakukan
padarekanantertentu yang sudahterdaftar dan memilikiriwayat yang baik.
Hargamasihdapatdikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila
dibandingkan dengan lelang terbuka.
c. Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item tidak penting, tidak
banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.
d. Pembelian langsung, pembelian jumlahkecil, perlu segera tersedia. Harga
tertentu, relative agak lebih mahal
b. PRODUKSI
Produksiperbekalanfarmasi di rumah sakit merupakan kegiatan
membuat,merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril
atau non steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumahsakit
c. SUMBANGAN/HIBAH/DROPING
Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah/sumbangan
,mengikuti kaidah umum pengelolaan perbekalan farmasi reguler. Perbekalan
farmasi yang tersisa dapat dipakai untuk menunjang pelayanan kesehatan
disaat situasi normal.
3. PENERIMAAN
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah
diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung,
tender,konsinyasi atau sumbangan. Penerimaan perbekalan farmasi harus
dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Petugas yang dilibatkan dalam
penerimaan harus terlatih baik dalam tanggung jawab dan tugasmereka, serta
harus mengerti sifat penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim penerimaan
farmasi harus ada tenaga farmasi
4. PENYIMPANAN
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman
dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.Metode
penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan
sanalfabetis dengan menerapkanprinsip FEFO dan FIFO, dan disertai sistemin
formasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan memperpendek jarakg udang dan
pemakai dengan cara ini maka secara tidak langsung terjadi efisiensi.
Tujuan penyimpanan adalah
a. Memelihara mutu sediaan farmasi
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab
c. Menjaga ketersediaan
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan
5. PENDISTRIBUSIAN
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah
sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan
rawatjalansertauntukmenunjangpelayananmedis.
Jenis Sistem Distribusi
Ada beberapametode yang dapat digunakan oleh IFRS dalam
mendistribusikan perbekalan farmasi di lingkungannya. Adapun metode yang
dimaksudantara lain:
1. RESEP PERORANGAN
Resep perorangan adalah order/resep yang ditulisdokteruntuktiappasien.
Dalam system ini perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS
sesuai yang tertulis pada resep.
Keuntangan resep perorangan, yaitu:
a. Semua resep/order dikaji langsung oleh apoteker, yang kemudian
memberikan keterangan atau informasi kepada pasien secaral angsung.
b. Memberikan kesempatan interaksi professional antara apoteker, dokter,
perawat, dan pasien.
c. Memungkinkan pengendalian yang lebihdekat.
d. Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien.
Kelemahan/Kerugian sistemresepperorangan, yaitu:
a. Memerlukan waktu yang lebih lama
b. Pasien membayar obat yang kemungkinan tidakd igunakan
2. SISTEM DISTRIBUSI PERSEDIAAN LENGKAP DI RUANG
Definisi system distribusi persediaan lengkap di ruang adalah tatanan kegiatan
pengantaran sediaan perbekalan farmasisesuaidengan yang ditulis dokter pada
order perbekalan farmasi, yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat
dengan mengambil dosis/unit perbekalan farmasi dari wadah persediaan yang
langsung diberikan kepada pasien di ruang tersebut.
Keuntungan persediaan lengkap di ruang, yaitu:
a. Pelayanan lebih cepat
b. Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS.
c. Mengurangi penyalinan order perbekalan farmasi.
Kelemahan persediaan lengkap di ruang, yaitu:
a. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan
farmasi tidak dikaji oleh apoteker.
b. Persediaan perbekalanfarmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas
ruangan yang sangatterbatas. Pengendalianpersediaan dan mutu, kurang
diperhatikan oleh perawat.
c. Kemungkinan hilangnya perbekalan farmasi tinggi.
d. Penambahan modal investasi, untukmenyediakan fasilitas penyimpanan
perbekalan farmasi yang sesuai di setiapruanganperawatanpasien.
e. Diperlukan waktu tambahan lagi bagi perawat untuk menangani perbekalan
farmasi.
f. Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi.
3. SISTEM DISTRIBUSI DOSIS UNIT (Unit Dose Dispensing =UDD)
Definisi perbekalan farmasi dosis unit adalah perbekalan farmasi yang
disorder oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa jenis
perbekalan farmasi yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal
dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu.
Keuntungan
Beberapa keuntungan system distribusi dosis unit yang lebih rinsi sebagaiberikut:
a. Pasien hanya membayar perbekalanfarmasi yang dikonsumsinya saja.
b. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS
c. Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi.
d. Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan.
e. Meningkatkan pemberdayaan petuga sprofesional dan non profesional yang
Lebih efisien
f. Mengurangi risiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi.
g. Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS di rumah sakit secara
Keseluruhan sejak dari doktermenulis resep/order sampai pasien menerima
dosis unit
h. Sistem komunikasi pengorderan dan distribusi perbekalan farmasi bertambah
baik.
i. Apoteker dapat dating ke unit perawatan/ruang pasien, untuk melakukan
Konsultasi perbekalan farmasi, membantum emberikan masukan kepada
tim,sebagai upaya yang diperlukan untuk perawatan psaien yang lebih baik.
j. Peningkatan dan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalanar
masi menyeluruh.
k. Memberikan peluang yang lebih besar untuk prosedur komputerisasi.
Kelemahan:
a. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi
b. Meningkatnya biaya operasional
5. SISTEM DISTRIBUSI KOMBINASI
Definisi: system distribusi yang menerapkan system distribusi
resep/orderindividual sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan di
ruangan yangterbatas. Perbekalanfarmasi yang disediakan di ruangan adalah
perbekalan farmasi yang diperlukan oleh banyak penderita, setiap hari
diperlukan, dan biasanya adalah perbekalan farmasi yang harganya murah
mencakup perbekalan Farmasi berupa resep atau perbekalan farmasi bebas.
Keuntungan system distribusi kombinasi yaitu:
a. Semua resep/order perorangan dikaji langsung oleh apoteker.
b. Adanya kesempatan berinteraksi dengan professional antaraa poteker, dokter,
perawat dan pasien/keluargapasien.
6. PENGENDALIAN
Pengendalian dilakukan terhadapj enis dan jumlah persediaan dan penggunaan
sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai dan dapat dilakukan
oleh InstalasiFarmasibersamadengan Tim Farmasidan Terapi (TFT) di
rumahsakitc. Perbekalanfarmasi yang diperlukandapatsegeratersediabagipasien.
7. PENGHAPUSAN
Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang
tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standard dengan
caramembuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai
dengan prosedur yang berlaku.Untuk menjamin kualitas perbekalan farmasi maka
dilakukan pemeriksaan secara berkala dan insidentil sesuai keperluan terhadap
kualitas perbekalan farmasi terhadap jenis dan jumlah obat kadaluarsa, rusak
akibat kerusakan pada kemasan, perubahan bentuk atau warna. Dilakukan pula
pelaporan hasil pemeriksaan perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi
syarat sesuai standar yang berlaku kepada direktur untuk dilakukan penghapusan
oleh Tim Penghapusan Perbekalan
8. MONITORING DAN EVALUASI
Salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan
farmasidi rumah sakit adalah dengan melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi
(monev).Kegiatanini juga bermanfaat sebagai masukan guna penyususnan
perencanaan dan pengambilan keputusan. Pelaksanaan monev dapat dilakukan
secara periodik dan berjenjang. Keberhasilan monev ditentukan oleh surpervisor
maupun alat yang digunakan.