Standard Operating Procedure

PENERIMAAN TAMU

BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Universitas Brawijaya
Malang
2017
 LEMBAR IDENTIFIKASI

UN10/B20/HK.01.02.a/33
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
19 Oktober 2017

3
Penerimaan Tamu
3 Halaman

Penerimaan Tamu

Penanggungjawab
Proses Tanggal
Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Okky Indra 19 Oktober

Heavyantono, Sekretariat 2017
S.Kom

2. Pemeriksaan Benny 19 Oktober

Kasubbag TU
Widodo,SH., 2017
dan Protokol
MH

3. Persetujuan Dra.Rosadah 19 Oktober

Kabag Umum
Agustin 2017
dan HTL
Syarief,M.AB

4. Penetapan Drs.Syarif Ka.Biro Umum 19 Oktober

Utomo,MM dan Kepegawaian 2017

5. Pengendalian Dra.Rosadah 19 Oktober

Kabag Umum
Agustin 2017
dan HTL
Syarief,M.AB

Hal. i
 DAFTAR ISI

Lembar Identifikasi ----------------------------------------------------------------------------- i

Daftar Isi ---------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan -------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ------------------------------------------------- 1

C. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------ 1

D. Urutan Prosedur -------------------------------------------------------------------------- 1

E. Bagan Alir ---------------------------------------------------------------------------------- 2

F. Referensi------------------------------------------------------------------------------------ 3

Hal. ii
A. Tujuan
Memberikan panduan bagi personil Biro Umum dan Kepegawaian
khususnya bagian Umum untuk penerimaan tamu Universitas Brawijaya..

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Berlaku untuk lingkup Penerimaan tamu di area Universitas Brawijaya

C. Istilah dan Definisi

1. Biro Umum dan Kepegawaian melalui Kepala bagian Umum dan HTL
diteruskan ke Kasubbag Protokol adalah satuan kerja yang dibentuk oleh
Rektor dan diberi tugas untuk bertanggung jawab dalam penerimaan
tamu di Universitas Brawijaya.
2. Tamu didefinisikan sebagai tamu di luar lingkungan UB

D. Urutan Prosedur
1. Tamu datang mengisi buku tamu dan menyerahkan kartu identitas tamu
kepada Satpam
2. Satpam menerima kartu identitas dan memberi tanda pengenal tamu
serta mengarahkan tamu ke sekretariat
3. Sekretariat menerima tamu dan menanyakan keperluan tamu :
menerima/menolak
4. Sekertariat mengarahkan tamu ke ruang pimpinan
5. Pimpinan UB Menerima tamu
6. Tamu lapor ke sekretariat bahwa keperluan sudah selesai dan
mengembalikan tanda pengenal
7. Satpam menerima tanda pengenal tamu dan mengembalikan Kartu
Identitas tamu

Hal. 1
E. Bagan Alir

Mulai

Tamu datang mengisi buku tamu Buku Tamu +
dan menyerahkan kartu identitas Tempat Kartu
Tamu tamu kepada Satpam 
Identitas
(3 menit)

Menerima kartu identitas dan Tanda Pengenal

Satpam memberi tanda pengenal tamu  Tamu
serta mengarahkan tamu ke
sekretariat
(2 menit)

Menerima tamu dan
menanyakan keperluan tamu :
Sekretariat
menerima/menolak
(3 menit)

Mengarahkan tamu ke ruang
Sekretariat pimpinan
(3 menit)


Pimpinan Menerima tamu

Universitas (sesuai keperluan)

Lapor ke sekretariat bahwa

keperluan sudah selesai dan
Tamu
mengembalikan tanda pengenal
(3 Menit)


Menerima tanda pengenal tamu Tanda Pengenal

dan mengembalikan Kartu Tamu Kembali
Satpam 
Identitas tamu
(3 Menit)


Selesai

Hal. 2
F. Referensi
1. SK Rektor Universitas Brawijaya Nomor : 074/SK/2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya
2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) –
Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional

Hal. 3