Anda di halaman 1dari 23

MAKALA

TUGAS DAN FUNGSI PUBLIC RELATIONS

DI SUSUN OLEH
KELOMPOK II

NAMA :
1. FITRIA DUKA LAAN
2. SITI FITRIA SUHAILI
3. FERDIANTO JALLAPUAS
4. MAYA BAO
5. DENDI PERMANA
6. ANATASYA SULUWETANG
7. ESTER MARO
KELAS : XI OTKP 1
MAPEL : HUMAS DAN KEPROTOKALAN

SMK NEGERI 1 KALABAHI


TAHUN
2019
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan
Rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah
tentang Tugas dan Fungsi Public Relations. Dan juga kami berterima kasih pada
Bapak Ikg Toddy Supranata, MBA selaku Dosen mata kuliah Internal / Eksternal
Public Relations yang telah memberikan tugas ini kepada kami.

Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah
wawasan serta pengetahuan kita mengenai Tugas dan Fungsi Public Relations. Kami
juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan
jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan
usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa yang akan datang,
mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.

Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang


membacanya. Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami
sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila
terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan penulis memohon kritik dan
saran yang membangun demi perbaikan masa depan.

Penyusun
BAB I

1.1 Latar Belakang

Public Relations adalah Interaksi dan menciptakan opini public sebagai input
yang menguntungkan untuk kedua belah pihak, dan merupakan profesi yang
professional dalam bidangnya karena merupakan faktor yang sangat penting dalam
pencapaian tujuan organisasi dengan secara tepat dan dengan secara terus menerus
karena public relations merupakan kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan
(Maria, 2002).

Banyak yang mengira bahwa Public Relations hanyalah kegiatan-kegiatan


yang tampak, tetapi kenyataannya kegiatan yang tampak oleh publik justru hanya satu
tahap saja dari keseluruhan kegiatan Public Relations yang sebenarnya. Dalam Public
Relations terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara
satu badan dengan publiknya, usaha untuk memberikan atau menanamkan kesan yang
menyenangkan, sehingga akan timbul opini publik yang menguntungkan bagi
kelangsungan hidup perusahaan itu. Dengan ini Public Relations dapat mewujudkan
hal-hal yang positif tentang apa yang telah direncanakan dan dilaksanakan.
BAB II
ISI
2.1 Penjelasan

Public Relations adalah Interaksi dan menciptakan opini public sebagai input
yang menguntungkan untuk kedua belah pihak, dan merupakan profesi yang
professional dalam bidangnya karena merupakan faktor yang sangat penting dalam
pencapaian tujuan organisasi dengan secara tepat dan dengan secara terus menerus
karena public relations merupakan kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan
(Maria, 2002).

Tentu saja, seorang Public Relations (PR/PRO) memiliki tugas dan fungsinya.
Fungsi Public Relations merupakan bagian dari organisasi yang berfungsi untuk
menjaga dan membina hubungan baik antara instansi dengan masyarakat umum atau
publik beserta dengan konsumennya. Public Relations juga menjaga hubungan baik
internal perusahaan, yaitu mencoba menjaga hubungan baik antara semua
pegawai kerja dan karyawan baik dari top manajemen hingga pegawai dengan status
pangkat paling rendah di perusahaan tersebut. Fungsi dasar dari Public
Relatiosn adalah membentuk dan membina hubungan baik, dengan terciptanya
hubungan yang baik maka, akan terciptalah kinerja dan kualitas kerja yang baik guna
mencapai keuntungan bagi inst itusi tersebut. Public Relations dikatakan berfungsi
dalam suatu organisasi atau lembaga apabila Public Relations tersebut telah
menunjukkan suatu kegiatan yang jelas dan dapat dibedakan dari kegiatan lainya.

Inti tugas Public Relations adalah sinkornisasi antara informasi dari


perusahan dengan reaksi dan tanggapan publik sehingga mencapai suasana akrab,
saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi
perusaahaan dengan publik. Penyesuaian yang menciptakan hubungan yang
harmonis dimana satu sama lain saling memberi dan menerima hal-hal yang bisa
menguntungkan kedua belah pihak.
Walaupun intinya adalah tugas dan fungsi seorang PR adalah untuk
meciptakan dan mempertahankan citra baik perusahaan yang berintegrasi dengan
tujuan perusahaan tersebut.

2.2 Tugas dan Fungsi Public Relations

1. MEDIA RELATIONS
Mengutip definisi PRSSA, Stanley J Baran (2004, 361) mendefinisikan
Media Relations sebagai “The public relations professional maintain good
relations with professionals in the media, undestrand their deadlines and other
restraints, and earn their trust”.
Philip Lesly (1991:7) memberikan definisi Media Relations sebagai
hubungan dengan media.komunikasi untuk melakukan publisitas atau
merespon kepentingan media terhadap kepentingan organisasi.
Yosal Iriantara (2005:32) mengartikan Media Relations merupakan bagian
dari Public Relations eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan
baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan
publik untuk mencapai tujuan organisasi.
Tampak bahwa pengertian Media Relations berdasarkan pada relasi antara
individu atau organisasi/perusahaan dengan media.Sehingga dapat
disimpulkan pengertian Media Relations adalah relasi yang dibangun dan
dikembangkan dengan media untuk menjangkau publik guna meningkatkan
pencitraan, kepercayaan, dan tercapainya tujuan-tujuan individu maupun
organisasi/perusahaan. Dengan demikian, bisa dikatakan bahwa perusahaan
mengunakan media massa sebagai medium penyampai pesan dan pencitraan
kepada publik. Semakin banyak akses yang didapat publik dari media massa
berkaitan dengan produk atau layanan yang diberikan oleh perusahaan, maka
diharapkan semakin besar tingkat kepercayaan publik. Pada akhirnya public
akan memakai produk atau jasa perusahaan yang dipublikasikan media, atau
setidaknya, public dapat menjadi saluran kembali yang secara tidak langsung
mempromosikan produk atau jasa kepada komunitasnya melalui word of
mouth.
Pada dasarnya, banyak pilihan saluran komunikasi atau media yang bisa
dipakai perusahaan dalam menyampaikan pesan. Dalam kajian komunikasi
massa ada empat saluran komunikasi, yaitu media antarpribadi, media
kelompok, media massa, dan media publik. Sebagai saluran komunikasi,
media massa memiliki karakteristik tersendiri dibandingkan media lainnya.
Hafied Cangara (2003: 134-135) memaparkan lima karakteristik media massa.
Pertama, bersifat melembaga, pihak yang mengelola media melibatkan
banyak individu mulai dari pengumpulan, pengelolaan sampai pada penyajian
informasi.Kedua, bersifat satu arah. Ketiga, jangkauan yang luas, artinya
media massa memiliki kemampuan untuk menghadapi jangkauan yang lebih
luas dan kecepatan daris egi waktu. Juga, bergerak secara luas dan simultan di
mana dalam waktu bersamaan informasi yang disebarkan dapat diterima oleh
banyak individu. Keempat, pesan yang disampaikan dapat diserap oleh siapa
saja tanpa membedakan faktor demografi seperti jenis kelamin, usia, suku
bangsa, dan bahkan tingkat pendidikan. Kelima, dalam penyampaian pesan
media massa memakai peralatan teknis dan mekanis.
Melihat skema tersebut jelas terlihat bahwa masing-masing saluran
komunikasi akan memberikan hasil dan dampak tersendiri. Namun, kecepatan
menjangkau publik hanya bisa dilakukan oleh media massa. Sedangkan ketika
perusahaan yang terlibat dalam krisis, seperti kasus Johnson & Johnson,
memerlukan kecepatan untuk menginformasikan apa yang sebenarnya terjadi
dan apa yang telah perusahaan lakukan kepada publik yang lebih luas. Contoh
kasus bagaimana peranan Media Relations begitu penting terjadi pada
perusahaan farmasi terkemuka Johnson & Johnson.Pada tahun 1982,
perusahaan ini menguasai lebih dari 36 persen perdagangan obat pusing
kepala di seluruh Amerika. Produk Tylenol merupakan produk unggulan dan
telah menghabisakan dana kampanye produk hingga jutaan dolar. Namun,
suatu ketika Tylenol terkontaminasi dengan racun sianida dan tragisnya tujuh
orang mati setelah meminum obat tersebut di Chicago. Dalam waktu singkat,
jajaran manajemen dan bagian public relations Johnson & Johnson melalukan
serangkaian tindakan cepat: menghentikan produksi dan distribusi Tylenol,
menarik produk dari pasar, meluncurkan kampanye masif yang memintta
konsumen menukar Tylenol dengan produk yang lebih aman, hingga
memanggil 50 karyawan bagian public relations untuk menjadi staf di pusat
pemberitaan. Meski langkah-langkah telah diambil untuk mengantisipasi tidak
meluasnya efek berbahaya obat sakit kepala produksi mereka, namun ada satu
kekhawatiran besar yang siap menghadang, yaitu bagaimana memulihkan
kepercayaan publik untuk memakai produk-produk, khususnya Tylenol, yang
dikeluarkan oleh Johnson & Johnson.Untuk mengantisipasi masalah ini pihak
Johnson & Johnson akhirnya menggunakan jasa agen public relations Burson-
Masteller. Johnson & Johnson pun melakukan kampanye media dengan
memanfaatkan penghargaan media atas sikap terbuka perusahaan selama
menangani krisis, mengundang lebih dari 600 jurnalis dari 30 kota besar untuk
menghadiri telekonferensi video, mengirimkan 7.500 media kit ke kantor-
kantor berita sebelum telekonferensi, melatih jajaran eksekutif perusahaan
agar dapat tampil mengesankan dan berkomunikasi yang baik ketika
berhadapan dengan wartawan, dan mendistribusikan 80 juta kupon gratis yang
dapat ditukarkan dengan produk Tylenol yang baru. Rangkaian kegiatan
tersebut menghabiskan dana dan melibatkan para pekerja yang tidak sedikit.
Lalu, apa hasilnya? Langkah yang dilakukan Johnson & Johnson mendapat
liputan media yang luas, mulai dari jaringan radio, koran, majalah, hingga
televisi. Hanya dalam waktu satu tahun Johnson & Johnson berhasil kembali
menguasa penjualan obat pusing kepala dan menarik kembali 80 persen
pangsa pasa sebelumnya.Bahkan keuntungan mereka menjadi naik dari
sebelumnya hanya sekitar $520 juta pertahun menjadi $670 juta per
tahun.Kasus yang menimpa Johnson & Johnson ini menegaskan bahwa media
memiliki peran serta fungsi yang sangat penting bagi perusahaan.Pertama,
fungsi media relations dapat meningkatkan citra perusahaan.Kedua,
meningkatkan kepercayaan publik terhadap produkdan jasa yang ditawarkan
oleh perusahaan.Ketiga, meningkatkan point of selling dari produk dan
jasa.Keempat, membantu perusahaan keluar dari komunikasi krisis.Kelima,
meningkatkan relasi dari beragam publik, seperti terhadap lembaga
pemerintahan, perusahaan-perusahaan, organisasi kemasyarakatan, maupun
individu.
Fungsi-fungsi inilah yang menempatkan media relations sebagai bagian
dari aktifitas public relations.Bahkan John Vivian (2008, 344) memberikan
perhatian khusus pada posisi media relations. Bahwa public relations memiliki
tiga tanggung jawab fungsional :
1. Relasi Eksternal. Komunikasi yang dijalin dengan kelompok orang-orang
di luar perusahaan, konsumen, dealer, supplier, tokoh masyarakat,
orang-orang pemerintahan.
2. Relasi Internal. Komunikasi yang dikembangkan untuk menjaga hubungan
optimal antara karyawan, manajer, serikat pekerja, pemegang saham, dan
kelompok internal lainnya.
3. Relasi Media. Komunikasi yang dilakukan perusahaan dengan media
massa.
2. SPOKES PERSON
Salah satu fungsi Juru Bicara adalah menyampaikan informasi-informasi
mengenai kebijakan-kebijakan dan kegiatan organisasinya kepada publik, baik
masyarakat maupun media massa. Dengan maksud pihak yang bersangkutan
mempunyai pengetahuan, pengertian dan pemahaman mengenai organisasi
tersebut, dengan harapan pemberian dukungan.

Peranan public relations sebagai Juru Bicara memiliki persamaan dengan


peranannya sebagai penghubung, yakni dalam hal mengkomunikasikan
informasi kepada khalayak luar. Perbedaannya ialah dalam hal caranya: jika
dalam peranannya sebagai penghubung ia menyampaikan informasi secara
antarpesonal atau kontak pribadi dan tidak selalu resmi, maka dalam
peranannya sebagai Juru Bicara tidak selamanya secara kontak pribadi, tetapi
selalu resmi. Dalam peranannya sebagai Juru Bicara itu ia juga harus
mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang
melakukan pengawasan terhadap organisasinya. Kepada khalayak di luar
organisasi (external public) ia memberikan informasi dalam rangka
mengembangkan organisasinya. Ia meyakinkan khalayak bahwa organisasi
yang dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial sebagaimana
mestinya. Ia meyakinkan pula para pejabat pemerintahan bahwa organisasinya
berjalan sesuai dengan peraturan sebagaimana harusnya”
Dengan demikian, berarti Juru Bicara harus mengumpulkan informasi yang
patut dijadikan berita, yang kemudian dikembangkan menjadi materi
informasi yang menjadi ketertarikan pers dan masyarakat mengenai
organisasinya, lalu disampaikan kepada pers. Dalam mengumpulkan
informasi tersebut, Juru Bicara harus mengikuti dan mengetahui seluruh
kegiatan organisasinya dan mendampingi pimpinan organisasi bila bepergian
agar mengetahui pandangan-pandangan, kebijakan, dan pemikiran-pemikiran
pimpinan organisasi, guna menyampaikannya kepada pers dan dapat
memberikan tanggapan terhadap apa yang menjadi ketertarikan pers dan
masyarakat bila mereka bertanya.
Dari penjelasan-penjelasan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa
dengan mempunyai tugas memberikan penjelasan mengenai kebijakan dan
kegiatan organisasi, maka Juru Bicara berfungsi sebagai pihak yang
menyampaikan informasi dan memberikan penjelasan terutama bila diajukan
pertanyaan oleh pihak luar. Misalnya pada saat wawancara langsung dengan
pihak media massa atau pada forum tanya jawab dalam kegiatan Press
Briefing, mengenai kebijaksanaan dan kegiatan organisasi yang bersangkutan
(dalam hal ini Departemen Luar Negeri), guna menumbuhkan persepsi yang
tepat dan dapat dipahami dari berbagai pihak, terutama media massa. Karena
media massa merupakan pihak yang memiliki peranan penting antara
organisasi dengan publik, dimana media massa dapat membantu
menyampaikan penjelasan mengenai kebijakan dan kegiatan organisasi
tertentu kepada masyarakat luas dengan berbagai kalangan guna mendapatkan
dukungan yang diperoleh organisasi dalam usaha pencapaian tujuan-tujuan
tertentu. Serta bila telah timbul salah pengertian mengenai kebijakan dan
kegiatan organisasi tersebut atau adanya issu yang kurang tepat dengan
masalah yang sebenarnya, dapat dihilangkan atau dikembalikan pada masalah
yang sebenarnya, karena fungsi lain dari Juru Bicara adalah mengklarifikasi
issu atau masalah tertentu yang bersangkutan dengan organisasinya. Hal
tersebut dapat dilakukan melalui Press Briefing yang diadakan Juru Bicara
atau organisasi yang bersangkutan. Dengan ini dapat menciptakan citra
organisasi atau lembaga yang positif.

3. CUSTOMER SERVICE

Hubungan antara public relations dan customer service yaitu sama-


sama usaha yang direncankan, diorganisasikan, dilaksanakan, dan
dikendalikan secara berkesinambungan antara lembaga dengan masyarakat
untuk mencapai nilai tambah yang saling menguntungkan dalam setiap
kegiatan.

Peran public relations dalam rangka menjadi seorang customer service


yaitu meningkatkan kualitas hubungan dengan orang lain maupun organisasi
dengan lingkungannya dan manfaatnya yaitu memperbaiki kehidupan manusia
karena dampak keinginan untuk memperoleh nilai tambah yang dihasilkan
dalam kegiatan manusia setiap hari, maka setiap hari orang akan berusaha
menjadi yang terbaik dalm bekerja serta membantu dan melayani orang lain
secara baik.

Tujuan public relations sebagai customer service secara umum yaitu


menciptakan nilai tambah yang positif setiap hari, sehingga setiap orang akan
mencapai derajat kehidupan yang lebih baik dari hari-hari sebelumnya,
dikarenakan dampak nilai tambah yang dihasilkan dari kegiatan public
relations dan customer service setiap hari, yang dilakukan oleh seorang
maupun organisasi. Secara khusus, public relations sebagai customer service
bertujuan untuk mendapatkan:

a. Pengertian masyarakat
Kita dapat memberikan pengertian sehingga masyarakat dapat memilih
dan mengambil keputusan yang tepatdalam memenuhi kebutuhan
hidupnya.

b. Kepercayaan masyarakat
Kegiatan public relations sebagai customer service bertujuan untuk
menumbuhkan serta menjaga kepercayaan masyarakat pada organisasi.

c. Bantuan masyarakat
Dikarenakan bertujuan memberi bantuan kepada masyarakat, maka public
relations dan customer service harus memposisikan diri memberi bukan
meminta.
d. Kerjasama dengan masyarakat
Harus mampu melakukan kerja sama dengan berbagai lapisan masyarakat
agar munculnya kerjasama dan saling pengertian dengan masyarakat.

Kegiatan-kegiatandalam public relation sebagai customer service :.

a) Memproduksi dan mengelola media informasi internal.


b) Memproduksi jurnal-jurnal eksternal.
c) Menulis dan membuat bahan-bahan cetak seperti lembaran informasi dll.
d) Mengadakan dan mengelola berbagai bentuk instrument audio-visual
seperti presentasi slide danrekaman video.
e) Memimpin dan mengatur acara-acara pameran.
f) Mendampingi para konsultan eksternal.
g) Melatih segenap staf public relation.
h) Mengelola survei-survei tugas-tugas periklanan.
i) Mengerjakan tugas-tugas periklanan.
j) Menjalin hubungan dekat dengan politisi.

4. GUEST RELATIONS
Guest Relations Officer adalah salah satu jabatan di Front Office yang
fungsinya sebagai perantara atau jembatan antara tamu dengan pihak hotel
khususnya tamu VIP, oleh sebab itu GRO membutuhkan seseoran gyang
mampu berkomunikasi dan berhubungan baik dengan semua orang.
Tugas dan Tanggung Jawab Guest Relations :
a. Membaca log book
b. Memeriksa daftar tamu yang akan datang hari ini
c. Membuat VIP daily list
d. Menyiapkan kamar untuk tamu VIP
e. Menyapa semua tamu
f. Menangani keluhan tamu
g. Beramah tamah dengan tamu

Sedangkan tugas yang dilakukan secara periodik yaitu:

a. Membuat VIP resident guest list (3 hari sekali)


b. Membuat daftar long staying guest pada setiap minggu
c. Membuat monthly repport (sebulan sekali)
d. Membuat laporan guest questionary report (sebulan sekali)

Salah satu tugas dari Guest Relations Officer adalah untuk menyambut
tamu ke dalam pendirian usaha, untuk sebuah hotel, sambutan hangat dibuat
pasti akan diberikan. Mereka memastikan bahwa tamu mereka puas dengan
layanan mereka setiap saat. Ketika VIP check-in, ia mengawal mereka ke
kamar mereka dan menawarkan mereka fasilitas yang mereka mungkin ingin
memanfaatkan.
Guest Relations Officer bertugas untuk mempromosikan hotel mereka
atau pendirian usaha. Dia menyajikan kepada para tamu apa fasilitas hotel
harus membuat mereka tetap tak terlupakan banyak. Dia menentukan bahwa
tamu puas dan mempertahankan kepuasan mereka sepanjang waktu mereka di
dalam hotel.

Guest Relations Officer harus mampu mendengarkan keluhan yang


mungkin timbul dari para tamu. Dia harus tetap tenang dan terdiri sepanjang
waktu dan merespon secara positif terhadap tamu yang standar tidak
terpenuhi.

Guest Relations Officer membantu para tamu dalam kebutuhan


perjalanan mereka, seperti wisata mereka dapat menikmati, dimana untuk
makan, berbelanja atau menyewa mobil di antara pengaturan lain bahwa tamu
mungkin keinginan untuk membantu.

5. GOVERNMENT RELATIONS

Government relations adalah seni berhubungan yang biasanya dilakukan oleh


seorang Public Relations Officer dengan berbagai lembaga penentu kebijakan yang
mempengaruhi perusahaan pada level lokal, nasional maupun internasional.

Frazier Moeorememberikanasumsitentang government relations sebagaiberikut :

1) Pemerintah dengan undang-undangnya, bisa melakukan banyak pembatasan bagi


perusahaan.
2) Hampir di setiap jalan bisnis dipengaruhi pemerintah yang menetapkan dan
memaksakan peraturan bisnis dan menentukan iklim dimana bisnis harus
berfungsi.
Karena hubungan dengan pemerintah (government relations) memiliki tiga
fungsi penting yang meliputi :

a. Fungsi Prediksi (Predictable) : Hubungan ini dapat digunakan untuk


memprediksi tentang kebijakan pemerintah hubungannya dengan perusahaan.
b. Penghitungan (Accountable) : Kondisi perusahaan harus dipertanggung-
jawabkan. Kebijakan perusahaan mengenai pajak, insentif, perburuhan dan lain
sebagainya sangat menentukan perusahaan.
c. Legislatif : Terkait dengan peraturan perundang-undangan. Pendekatan terhadap
eksekutif dan legislatif sangat penting agar kebijakan pemerintah dan perundang-
undangan dapat menjamin masa depan perusahaan.

Government relations memiliki tugas:

a. Menggali data dari pemerintah


b. Monitoring &interpretasi langkah-langkah pemerintah
c. Menyampaikan feed back dari perusahaan atas berbagai kebijakan pemerintah
d. Membangun posisi
e. Mendukung pemasaran

6. INTERNAL RELATIONS

Kegiatan Internal Public Relations merupakan kegiatan yang ditujukan


untuk publik internal organisasi/perusahaan. Publik internal adalah
keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan
perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan
direksi perusahaan dan sebagainya

Melalui kegiatan Internal Public Relations diharapkan dapat


memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari
organisasi/perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak
yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik.
Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.

Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public


Relations Officers, yaitu:

a. Hubungan dengan karyawan (employee relations)

Seorang PR harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan


karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan
saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan
kebijakan dalam organisasi/perusahaan. Seorang PR harus mampu
menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Karena dengan
diadakan program employee relations diharapkan akan menimbulkan hasil
yang positif yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan
perusahaan. Sehingga dapat menciptakan rasa memilki (sense of belonging),
motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.

b. Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

Seorang PR juga harus mampu membina hubungan yang baik dengan


pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam
organisasi/perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu
tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan
kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan
menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.

Sedangkan yang termasuk public internal adalah khalayak/public yang


menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu
sendiri. Dalam dunia bisnis PR, Publik Internal ini disesuaikan dengan bentuk
daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut berbentuk
suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan.
Jadi tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya. Jadi public
yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk dari
organisasinya dan umumnya khalayak atau public tersebut adalah yang
menjadi bagian dari kegiatan usaha dari badan/instansi/perusahaan itu sendiri.

Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :

1. Employee Relations (hubungan dengan para pekerja/para karyawan).

Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan, khususnya


antara manajemen dengan para karyawannya. Hubungan ini dalam rangka
kepengawaian secara formal. Employee public/public pegawai adalah
salah satu internal publik yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan
PR di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka
merupapakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi
mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya. Seorag PRO
haruslah berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, ia harus
senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact), misalnya
dengan bercakap-cakap dengan mereka sehingga dapat mengetahui
kesulitan, keinginan, harapan, dan perasaannya.

2. Stockholder Relations (hubungan dengan para pemegang saham)

Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan baik


dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Manager adalah orang-
orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan
melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat
menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena
manajer merupakan orang-orang pilihan, maka baginya perlu dilakukan
kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting.
Dalam hal ini jika manager diperlakukan untuk dapat mampu
membuat, menetapkan keputusan, sampai pada menyampaikan keputusan
yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen di bidangnya
bahkan mungkin di bidang umum. Ini berarti mereka mempunyai
kontribusi terhadap berbagai kebijakan manejemen yang sangat
menentukan maju mundurnya perusahaan. Untuk kondisi ini mereka
merupakan orang-orang yang dituntut untuk dapat memikul tanggung
jawab besar bagi perusahaan.

3. Labour Relations (hubungan dengan pada buruh)

Kegiatan PR dalam rangka memelihara hubungan dengan para


pemegang saham. Ini sangat penting sebab besar kecilnya modal
menentukkan besar kecilnya perusahaan, sehingga hubungan dengan
stockholder ini tidak boleh dikesampingkan oleh pihak perusahaan. Usaha
membina hubungan dengan stockholder tidak lain adalah untuk tujuan
memajukan perusahaan.

4. Manager Relations (hubungan dengan para manajer)

Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan


antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut
menyelesaikan masalah-masalah yang timbul antara keduanya, disinilah
letak peranan public relations dimana ia harus mengadakan tindakan-
tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan. Dengan
demikian PR berarti turut juga melancarkan hubungan yang harmonis
antara kedua belah pihak.
7. CORPORATE SUPPORT

Corporate support merupakan salah satu fungsi atau peran yang


dilakukan oleh seorang PR Officer (PRO). corporate support dalam konteks
ini merupakan fungsi manajemen bagi seorang PRO di suatu instansi dan
masuk ke dalam fungsi atau peran PR di internal.

PRO disini memiliki beberapa hal yang dilakukan agar fungsi


manajemennya berjalan. Antara lain adalah:

1) Memperkirakan, menganalisis, dan menginterpretasikan opini dan


sikap publik, dan isu-isu yang mungkin mempengaruhi operasi dan
rencana organisasi, baik itu pengaruh buruk maupun baik.
2) Memberi saran kepada manajemen di semua level di dalam organisasi
sehubungan dengan pembuatan keputusan, jalannya tindakan, dan
komunikasi, dan mempertimbangkan ramifikasi publik dan tanggung
jawab sosial atau kewarganegaraan organisasi.
3) Meriset, melaksanakan, dan mengevaluasi secara rutin program-
program aksi dan komunikasi untuk mendapatkan pemahaman publik
yang dibutuhkan untuk mendapatkan pemahaman publik yang
dibutuhkan untuk kesuksesan tujuan organisasi. Ini mungkin
mencakup program marketing, finansial, pengumpulan dana,
karyawan, komunikasi atau hubungan pemerintah, dan program-
program lain.
4) Merencanakan dan mengimplementasikan usaha organsasi untuk
memengaruhi atau mengubah kebijakan publik.
5) Menentukan tujuan, rencana anggaran, rekrutmen dan training staf,
mengembangkan fasilitasnya-ringkasnya, mengelola sumber daya
yang dibutuhkan untuk melakukan semua hal tersebut di atas.
6) Contoh-contoh ilmu pengetahuan yang dibutuhkan dalam praktik PR
profesional adalah seni komunikasi, psikologi, psikologi sosial,
sosiologi, ilmu politik, ekonomi, dan prinsip manajemen dan etika.
Pengetahuan teknis dan keahlian teknik dibutuhkan untuk meriset
opini, analisis isu publik, relasi media, direct mail, publikasi
advertising institusional, produksi film/video, acara spesial, pidato,
dan presentasi.

Sebenarnya, hal yang paling utama untuk menjalankan fungsi ini


adalah seorang PRO harus membantu manajemen di semua level
perusahaan tersebut. Dengan memberikan saran yang dilihat dari situasi
terkini, memudahkan manajemen perusahaan mendapatkan pandangan
baru dan bisa menaikkan profit-nya menjadi beberapa persen. Hal ini tentu
sangat menguntungkan bagi perusahaan profit yang mencari laba.

8. INTEGRATED WITH MARKETING


PRO juga memiliki fungsi untuk berintegrasi dengan divisi marketing.
Hal ini pun membuat seorang PRO harus mengerti tentang IMC (Intergrated
Marketing Communication) sehingga PRO bisa bekerjasama dengan divisi
marketing.
IMC (Intergrated Marketing Communication) menurut Don E. Schultz
dalam Belch (2001:11) adalah Komunikasi Pemasaran Terintegrasi
merupakan suatu metode yang mengkoordinasikan semua aktivtas promosi
dengan hati-hati, periklanan media, promosi, penjualan personel, hubungan
masyarakat, dan juga pemasaran langsung, pengemasan, dan bentuk lain dari
komunikasi untuk menghasilkan suatu pesan yang konsisten, seragam dan
terfokus pada pelanggan.
Dalam perkembangannya, Kotler dan Keller (2009:174)
mengemukakan unsur-unsur atau strategi atau model IMC secara lebih rinci,
dimana komunikasi pemasaran terintegrasi terdiri dari 8 (delapan) strategi:
1). Iklan (Advertising)
Semua bentuk terbayar dari presentasi nonpersonal dan promosi ide,
barang atau jasa melalui sponsor yang jelas. Contohnya adalah mengiklankan
produknya di beberapa media, seperti koran, televisi, majalah, media online
dan lain-lain.
2). Promosi penjualan (Sales Promotions)
Berbagai insentif jangka pendek untuk mendorong percobaan atau
pembelian produk atau jasa. Contohnya adalah bisa dengan memberikan
diskon seperti yang dilakukan oleh J.Co dengan memberikan harga sebesar
Rp. 99.000, pelanggan sudah bisa membawa pulang J.Co Donnuts sebanyak 2
lusin.
3). Acara dan pengalaman (Event & Experiences)
Kegiatan dan program yang disponsori perusahaan yang dirancang
untuk menciptakan interaksi harian atau interaksi yang berhubungan dengan
merek tertentu. Contohnya adalah melakukan konferensi pers untuk launching
produk terbaru dari suatu brand. Seperti produk handphone Xiaomi yang
melakukan Mi Fans Indonesia yang diisikan dengan tanya-jawab dan
pengalaman singkat memakai brand handphone tersebut.
4). Hubungan masyarakat dan publisitas (Public Relations & Publicity)
Beragam program yang dirancang untuk mempormosikan atau
melindungi citra perusahaan atau produk individunya. Contohnya adalah
dengan melakukan CSR (Corporate Social Responsibility) seperti yang
dilakukan oleh Djarum yang melakukan penanaman pohon di jalan pantura
sebanyak 10 km.
5). Pemasaran langsung (Direct Marketing)
Penggunaan surat, telepon, facsimile, e-mail, atau internet untuk
berkomunikasi secara langsung dengan atau meminta respon atau dialog dari
pelanggan dan prospek tertentu. Contohnya adalah costumer service yang
dilakukan oleh perusahaan untuk menanggapi respon dari konsumen. Hal ini
tentu bisa dilakukan melalui telepon, e-mail atau media social yang dipunyai
oleh perusahaan.
6). Pemasaran interaktif (Interactive Marketing)
Kegiatan dan program online yang dirancang untuk melibatkan
pelanggan atau prospek dan secara langsung atau tidak langsung
meningkatkan kesadaran, memperbaiki citra, atau menciptakan penjualan
produk dan jasa. Contohnya dengan membuat akun di social media yang
berisikan hal-hal yang berkaitan dengan brand atau perusahaanya.
7). Pemasaran dari mulut ke mulut (Word Of Mouth /WOM)
Komunikasi lisan, tertulis, dan elektronik antar masyarakat yang
berhubungan dengan keunggulan atau pengalaman membeli atau
menggunakan produk atau jasa. Hal ini tentu saja merupakan cara yang paling
ampuh untuk membuat konsumen tertarik untuk membeli produk yang sedang
dibicarakan.
8). Penjualan personal (Personal Selling)
Interaksi tatap muka dengan satu atau lebih pembeli prospektif untuk
tujuan melakukan presentasi, menjawab pertanyaan, dan pengadaaan pesanan.
Itu merupakan hal yang harus diketahui oleh PR agar bisa
menjalankan fungsi intergrated with marketing berjalan dengan lancar.
Sehingga PR bisa bekerjasama dengan baik bersama divisi marketing untuk
memajukan perusaahan.
BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dapat disimpulkan bahwa public relations lebih berorientasi kepada


pihak perusahaan untuk membangun citra positif perusahaan, dan hasil yang
lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik dari
konsumen. Tetapi jika fungsi public relations yang dilaksanakan dengan baik
benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki,
mengembangkan peraturan, budaya organisasi, atau perusahaan, dan
suasana kerja yang kondusif, serta peka terhadap karyawan, maka diperlukan
pendekatan khusus dan motivasi dalam meningkatkan kinerjanya.
Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi dan tugas public
relations terbagi menjadi delapan yaitu adalah Media Relations, Spokes
Person, Customer Service, Guest Relations, Government Relations, Internal
Relations, Corporate Support, Intregrated With Marketing.
DAFTAR PUSTAKA

http://www.ilmuhotel.com

http://aprilianikurniasih.blogspot.co.id/2015/05/contoh-makalah-kegiatan-humas.html

https://publicrelationeasy.wordpress.com/2009/08/27/fungsi-manajemen-public-relation

http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-public-relation-fungsi-tugas.html

https://dinarjamaudin07.wordpress.com/2011/03/31/media-relation-dalammedia-relation-
dalam-pr-pr/

http://jurnalapapun.blogspot.co.id/2014/03/peranan-juru-bicara.html

http://all-about-theory.blogspot.co.id/2010/10/fungsi-juru-bicara.html

Anda mungkin juga menyukai