MINI RISET

“Sistem Informasi Manajemen Pada PT.Gramedia Asri Media “

Mata Kuliah : Praktikum Audit

Dosen Pengampu :

Drs. LA ANE., M.Si.,

PUJA RIZQY RAMADHAN.,SE.,M.Si

Disusun Oleh:

Kristina (7161220016)
Mira Angelica Saragih (7163220038)
Radian Syahputra Hasibuan (7163220046)
Tonny Risman Wijaya Aritonang (7163220060)

JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

2019
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
dengan berkah, rahmat dan karuniaNya lah kami dapat menyelesaikan makalah Mini Riset
Sistem Informasi Manajemen ini.

Makalah ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen. Untuk itu kami selaku penyusun sangat berterimakasih kepada
semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini. Terutama kepada dosen
mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang telah memberikan bimbingannya sehingga
makalah ini dapat saya selesaikan tepat pada waktunya.

Selaku penyusun kami sangat mengetahui bahwa makalah ini jauh dari
kesempurnaan. Oleh karena itu, kami mohon kritik dan saran yang membangun agar kami
dapat menyusunnya kembali lebih baik dari sebelumnya.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak, terutama bagi kami selaku
penyusun

Medan, April 2019

Penulis
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................... 2
DAFTAR ISI.............................................................................................................................. 3
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................... 4
1.1 Latar Belakang ................................................................................................................. 4
1.2 Ruang Lingkup ................................................................................................................. 5
1.3 Tujuan dan Manfaat ......................................................................................................... 6
BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................................... 7
2.1. Perencanaan Strategi Sistem Informasi ........................................................................... 7
2.2. Perencanaan Strategi Teknologi Informasi ..................................................................... 7
2.3. Strategi Bisnis ................................................................................................................. 8
2.4. Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI ........................................ 9
2.5. Model Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi ....................................... 9
2.6. Teknik Analisis Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi ...................... 11
BAB III PEMBAHASAN ........................................................................................................ 15
3.1 Gambaran Perusahaan .................................................................................................... 15
3.2 Menganalisis Perusahaan ............................................................................................... 25
BAB IV PENUTUP ................................................................................................................. 27
4.1 Kesimpulan..................................................................................................................... 27
4.2 Saran ............................................................................................................................... 27
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 29
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era teknologi dan informasi yang berkembang pesat saat ini tak dapat dihindari
lagi bahwa teknologi dan informasi menjadi suatu kebutuhan penting dalam kehidupan
bermasyarakat. Hal ini disebabkan karena teknologi membawa suatu perubahan positif yang
dapat membantu dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat.

Perkembangan system dan teknologi informasi kini juga membawa suatu perubahan
besar dalam tingkat persaingan antara perusahaan, baik yang bergerak dalam bidang industri
maupun jasa. Sehingga kebutuhan informasi dan teknologi yang sudah terkomputerisasi
menjadi suatu kebutuhan utama bagi perusahaan, karena pengelolaan informasi secara
manual adalah kendala yang dapat menghambat proses bisnis. Oleh sebab itu dalam
menghadapi persaingan bisnis setiap perusahaan perlu menerapkan sistem yang
terkomputerisasi dengan database terintegrasi.

PT Gramedia Asri Media adalah salah satu Strategic Business Unit (SBU) dari
kelompok Kompas Gramedia yang bergerak dibidang bisnis ritel dengan produk utama buku
dan alat-alat tulis. Dengan nama Toko yang dikenal sebagai Toko Buku Gramedia.

Toko Buku Gramedia menyandang predikat Toko Buku yang terbesar di Indonesia
maupun leader dalam eceran buku. Sedangkan posisi dan citra yang diinginkan sebagai Toko
Buku yang lengkap, modern, dan unggul dalam pelayanan. Berbagai upaya untuk meraih
posisi dan citra tersebut antara lain melalui perbaikan, penyeragaman dan pelaksanaan sistem
manajemen mutu secara konsisten disemua Toko. Toko Buku Gramedia sudah menggunakan
sistem yang terkomputerisasi tetapi kurang terintegrasi sehingga masih menimbulkan kendala
seperti ketidak-seragaman pengambilan keputusan antara Pusat dengan Toko. Perusahaan
juga sudah memiliki website sendiri, yaitu www.gramediabooks.com.

Setelah melakukan pengamatan pada sistem yang ada di Toko Buku Gramedia Mall
Central Park, ditemukan beberapa masalah, yaitu:

1. Sistem informasi yang ada pada Toko Buku Gramedia Mall Central Park saat ini kurang
memaksimalkan kinerja perusahaan secara menyeluruh, saat ini sistem yang ada belum
 terintegrasi secara menyeluruh antar Pusat dan Toko. Sehingga menyebabkan
pembuatan barcode yang berbeda- beda antar toko.

2. Kurangnya pemanfaatan strategi sistem informasi sebagai sarana komersil seperti

penjualan, maupun pelayanan di dalam website yang tersedia.

3. Management yang ada pada saat ini di Toko Buku Gramedia Mall Central Park belum
tertata rapih.

Berdasarkan masalah di atas, maka kami menyusun karya tulis ini yang berjudul
“PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT.
GRAMEDIA ASRI MEDIA (STUDI KASUS TOKO BUKU GRAMEDIA MALL
CENTRAL PARK )”. Diharapkan karya tulis ini dapat membantu dalam menawarkan solusi
sehingga masalah-masalah tersebut dapat terselesaikan dan dapat memperlancar proses
bisnis.

1.2 Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian ini adalah:

1. Penganalisaan strategi bisnis yang meliputi analisis internal maupun eksternal pada
Toko Buku Gramedia Mall Central Park.

2. Analisis sistem informasi dan teknologi yang sedang berjalan pada Toko Buku
Gramedia Mall Central Park saat ini untuk mengetahui kelebihan maupun kekurangan
dari sistem informasi maupun teknologi informasi Toko Buku Gramedia Mall Central
Park.

3. Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dibuat berdasarkan hasil
penganalisaan bagian internal eskternal bisnis dan internal eskternal SI/TI Toko Buku
Gramedia Mall Central Park yang disesuaikan dengan kondisi nyata dan karakteristik
khusus dalam Toko Buku Gramedia Mall Central Park tersebut.

4. Pemberian usulan rencana strategi teknologi informasi, strategi bisnis SI, dan strategi
manajemen SI/TI.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuannya adalah:

1. Menganalisis strategi sistem dan teknologi informasi.

2. Menganalisis kebutuhan teknologi informasi baik software maupun hardware.

3. Memberikan usulan solusi sistem dan teknologi informasi yang bersifat strategis
sehingga dapat memberikan hasil maksimal.

Adapun manfaat dari penelitian ini:

1. Mengetahui kekuatan dan kelemahan yang ada pada Toko Buku Gramedia Mall
Central Park.

2. Agar perusahaan dapat memanfaatkan sistem dan teknologi informasi perusahaan

dalam menyelesaikan masalah serta menciptakan keunggulan kompetitif perusahaan.

3. Membantu setiap bagian dalam perusahaan untuk memperoleh informasi secara cepat,
tepat dan akurat agar dapat digunakan oleh manajemen sebagai penunjang
pengambilan keputusan.
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Perencanaan Strategi Sistem Informasi

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2006, p5) sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun
dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Menurut Laudon (2002, p7), secara teknis sistem informasi didefinisikan sebagai
kumpulan komponen yang saling berhubungan, yang mengambil (atau mengumpulkan),
memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk membantu dalam
pengambilan keputusan, pengkoordinasian, pengendalian analisis dan menampilkanya dalam
suatu organisasi.

Berdasarkan dua definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi

merupakan sekumpulan elemen yang terdiri dari hardware, software, orang, network, data,
dan procedure yang saling terintegrasi sehingga dapat mengubah data menjadi informasi
yang berguna bagi pemakainya dan untuk pengambilan keputusan.

2.1.2 Strategi Sistem Informasi

Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi sistem informasi adalah strategi
yang mendefinisikan kebutuhan organisasi atau perusahaan terhadap informasi dan sistem
yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimiliki organisasi tersebut.

2.1.3 Perencanaan Strategi Sistem Informasi

Perencanann Strategi Sistem Informasi merupakan sekumpulan tujuan jangka panjang
yang menggambarkan tujuan sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai tujuan
perusahaan (Turban 2003, p432).

2.2. Perencanaan Strategi Teknologi Informasi

2.2.1 Teknologi Informasi

Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi

informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data dan teknologi
berbasis internet (O’Brien, 2006, p9).
 Sedangkan menurut Ward dan Peppard (2002, p3), teknologi informasi menunjuk
pada spesifikasi mengenai teknologi, khususnya hardware, software dan jaringan
telekomunikasi.

Menurut Thomson dan Cats-Baril (2003, p3), teknologi informasi adalah perangkat
keras dan piranti lunak yang dikemas sebagai sebuah alat untuk menangkap, menyimpan,
memproses dan menghasilkan data digital.

2.2.2 Strategi Teknologi Informasi

Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi teknologi informasi adalah strategi
yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam
memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi.

2.3. Strategi Bisnis

Menurut Rangkuti (2006, p7), strategi bisnis adalah strategi fungsional yang
berorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manajemen, misalnya strategi pemasaran, strategi
produksi atau operasional, strategi distribusi, strategi organisasi dan strategi-strategi yang
berhubungan dengan keuangan dari suatu bisnis.

Menurut Ward dan Peppard (2002, p69), strategi bisnis adalah sekumpulan tindakan
terintegrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan kekuatan perusahaan
untuk menghadapi para pesaing. Suatu strategi bisnis biasanya meliputi beberapa hal seperti
berikut:

1. Vission, pencapaian dari sebuah misi atau dapat diartikan sebagai sebuah pandangan
masa depan dari sebuah bisnis yang menjadi tujuan umum sebuah perusahaan.

2. Mission, adalah pernyataan yang memberikan arahan tentang apa yang akan
dilakukan oleh sebuah perusahaan dalam mencapai visinya.

3. Business Driver, adalah beberapa faktor kritis pendorong perubahan yang dapat
memberikan fokus pada bisnis sehingga dapat memenuhi sasarannya.

4. Objectives, adalah sasaran-sasaran yang ditetapkan dan harus dipenuhi oleh

perusahaan dalam pencapaian visi perusahaan.

5. Strategies, adalah kebijakan atau tindakan langsung yang dipilih perusahaan sebagai
alat untuk mencapai tujuan dan memenuhi misinya.
 6. Critical Success Factors (CSF), adalah beberapa area kunci dimana sesuatu harus
berjalan dengan baik sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai.

7. Business Area Plans, adalah perencanaan dari berbagai area bisnis yang ada yang
berkaitan dengan strategi bisnis perusahaan.

2.4. Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI

Menurut Earl (Ward and Peppard (2002, p40)), dalam membuat suatu strategic
application tidak boleh hanya memfokuskan pada analisis terhadap teknologi saja. Earl
menyarankan bahwa jalur yang efektif untuk menghasilkan keuntungan dari SI atau TI adalah
dengan mengkonsentrasikan pada pemikiran tentang bisnis, yaitu: dengan menganalisis
masalah bisnis yang ada dan perubahan lingkungannya, menyadari bahwa SI atau TI adalah
hanya salah satu bentuk solusi yang ditawarkan, karena ia menemukan bahwa strategi SI/TI
saat ini lebih banyak mengidentifikasikan persoalan teknologi dan terminologi teknikal saja,
tetapi sedikit mengidentifikasikan kebutuhan organisasi akan aplikasi dan kebutuhan bisnis.
“Earl” menyarankan agar strategi SI fokus dalam mengidentifikasikan kebutuhan perusahaan
terhadap sistem informasi dan strategi TI fokus dalam mengidentifikasikan kebutuhan
perusahaan terhadap teknologi informasi dan infrastrukturnya.

Untuk merencanakan suatu strategi SI/TI terlebih dahulu perlu diketahui kondisi
lingkungan, arah dan tujuan bisnis perusahaan, informasi apa yang dibutuhkan, peluang dan
hambatan bisnis yang dihadapi serta alternatif solusinya. Setelah mengetahui kondisi
lingkungan, arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, maka kita dapat mengevaluasi
sistem apa yang sesuai dengan kebutuhan dan mendukung strategi bisnis perusahaan dalam
pencapaian visi dan misi perusahaan, selanjutnya untuk menghasilkan suatu sistem informasi
yang strategis bagi perusahaan, perlu dilakukan penyeleksian dan pemilihan secara tepat
teknologi apa yang paling sesuai untuk digunakan dalam menunjang sistem informasi
tersebut.

2.5. Model Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi

Dari beberapa pengertian yang telah dikemukakan pada sub bab-sub bab sebelumnya,
maka dapat ditarik kesimpulan atas pengertian dari Perencanaan Strategi Sistem dan
Teknologi Informasi, yaitu suatu proses analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam
merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan serta menentukan strategi yang memanfaatkan
keunggulan sistem informasi dan dukungan teknologi informasi dalam menunjang strategi
bisnis dan memberikan perusahaan suatu keunggulan jangka panjang untuk menghadapi
persaingan dengan perusahaan lainnya.

Model kerangka kerja dari perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dapat
dilihat pada gambar 2.2 dan penjelasannnya adalah sebagai berikut:

a. Aktivitas Inputs :
1. Internal Business Environment, yaitu strategi bisnis yang lama atau saat ini, objek-
objek bisnis, sumbernya, prosesnya, dan kebudayaannya serta nilai bisnisnya.

2. Eksternal Business Environment, yaitu meliputi ekonomi, industry dan persaingannya

yang mempengaruhi operasional perusahaan.

3. Internal IS/IT Environment, yaitu SI/TI yang lama atau saat ini dalam bisnis, yang
membantu jalannya bisnis dan merupakan salah satu skill dan sumber serta
infrastruktur teknologi dalam perusahaan.

4. Eksternal IS/IT Environment, yaitu meliputi trend teknologi baru dan peluang
penggunaan SI/TI yang lain, dan melihat SI/TI dari pelanggan dan pesaing.

b. Proses perencanaan strategi SI/TI

Proses dimana informasi yang diperoleh, serta hasil analisis yang diperoleh dari
inputs, akan diolah untuk menghasilkan outputs.

c. Aktivitas Outputs :
1. Business IS strategy, yaitu merupakan suatu strategi baru dari SI bisnis yang mungkin
akan menghilangkan atau menambahkan beberapa unit atau fungsi bisnis yang telah
ada.

2. IS/IT Management Strategy, yaitu meliputi elemen-elemen umum dari strategi yang
dipakai pada keseluruhan perusahaan.

3. IT Strategy, merupakan strategi untuk mengelola teknologi dan sumber daya khusus
yang berhubungan dengan TI.

d. Future application portfolio

 Rincian yang menjelaskan usulan aplikasi yang akan digunakan perusahaan dalam
waktu kedepan, untuk mengintegrasikan setiap unit dari perusahaan dan menyesuaikan
perkembangan teknologi dengan perkembangan perusahaan.

e.Current application portfolio

Rincian mengenai aplikasi sistem informasi yang diterapkan diperusahaan saat ini,
dengan melihat keuntungan dan kekuatan yang diperoleh dengan menggunakan aplikasi
tersebut serta melihat dukungan aplikasi yang ada terhadap kegiatan operasional dan
perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi bagi perusahaan untuk menghadapi
persaingan dan pasar pada saat sekarang ini.

2.6. Teknik Analisis Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi

2.6.1. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis
Analisis lingkungan eksternal bisnis dari sebuah perusahaan terdiri dari faktor-faktor
pada dasarnya diluar dan terlepas dari perusahaan. Faktor – faktor utama yang biasa
diperhatikan adalah faktor-faktor politik, ekonomi, social dan teknologi. Lingkungan
eksternal bisnis ini memberikan kesempatan besar bagi perusahaan untuk maju, sekaligus
dapat menjadi hambatan untuk maju. Adapun teknik-teknik analisis digunakan untuk
memahami kondisi situasi pada lingkungan eksternal bisnis diantaranya adalah

2.6.1.1.Analisis Lima Daya Persaingan Porter

Aspek lingkungan industri akan lebih mengarah pada aspek persaingan dimana bisnis
perusahaan berada. Akibatnya faktor-faktor yang mempengaruhi kondisi persaingan, seperti
ancaman-ancaman dan kekuatan-kekuatan yang dimiliki perusahaan termasuk kondisi
persaingan itu sendiri menjadi perlu untuk dianalisa. Michael E.Porter mengemukakan
konsep Competitive Strategy yang menganalisa persaingan bisnis berdasarkan lima aspek
utama yang disebut Lima Kekuatan Bersaing (Husein Umar, 2001, p78-83). Secara lengkap
aspek atau variabel yang membentuk model untuk strategi bersaing tersebut serta
penjelasanya dipaparkan berikut ini:

1) Ancaman Masuknya Pendatang Baru

Masuknya pendatang baru akan menimbulkan sejumlah implikasi bagi perusahaan
yang sudah ada, misalnya kapasitas menjadi bertambah, tejadinya perebutan pangsa
pasar, serta perebutan sumber daya produksi bagi perusahaan yang telah ada. Ada
 beberapa faktor penghambat (enrty barrier) pendatang baru untuk masuk ke dalam suatu
industri yaitu :

a. Skala ekonomi.
b. Diferensiasi produk.
c. Kecukupan modal.
d. Biaya peralihan.
e. Akses ke saluran distribusi.
f. Peraturan pemerintah.

2) Persaingan Diantara Perusahaan Sejenis

Persaingan dalam industri akan mempengaruhi kebijakan dan kinerja perusahaan,
menurut Porter tingkat persaingan dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu:

a. Jumlah Kompetitor.
b. Tingkat pertumbuhan industri.
c. Karakteristik produk.
d. Biaya tetap yang besar.
e. Kapasitas.

3) Ancaman Dari Produk/Jasa Pengganti

Perusahaan-perusahaan yang berada dalam suatu industri tertentu akan bersaing pula
dengan produk/jasa pengganti. Walaupun karakteristiknya berbeda, barang subtitusi
dapat memberikan fungsi atau jasa yang sama. Ancaman produk subtitusi menjadi kuat
bilamana konsumen dihadapkan pada switching cost (biaya peralihan) yang sedikit dan
jika produk subtitusi itu mempunyai harga yang lebih murah atau kualitasnya sama,
bahkan lebih tinggi dari produk-produk suatu industri.

4) Kekuatan Tawar-Menawar Pembeli

Para pembeli, dengan kekuatan yang mereka miliki, mampu mempengaruhi
perusahaan untuk menurunkan harga produk, meningkat mutu dan pelayanan, serta
mengadu perusahaan dengan kompetitornya. Kekuatan tawar pembeli akan kuat apabila
perusahaan dihadapkan pada kondisi sebagai berikut:

1. Pembeli mampu memproduksi produk yang diperlukan.

2. Sifat produk tidak teridentifikasi dan banyak pemasok.
3. Switching cost pemasok adalah kecil.
4. Pembeli mempunyai tingkat profitabilitas yang rendah, sehingga sensitive terhadap harga
dan diferensiasi service.
5. Produk perusahaan tidak terlalu penting bagi pembeli, sehingga pembeli dengan
mudahnya mencari subtitusinya.

5) Kekuatan Tawar-menawar Pemasok

Pemasok dapat mempengaruhi industri lewat kemampuan mereka menaikkan harga
atau mengurangi kualitas produk atau servis. Pemasok menjadi kuat apabila beberapa
kondisi berikut terpengaruhi:

1. Jumlah pemasok sedikit.

2. Produk/jasa yang ada adalah unik dan mampu menciptakan switching cost yang besar.
3. Tidak tersedia produksi subtitusi.
4. Pemasok mampu melakukan integrasi ke depan dan mengolah produk yang dihasilkan
menjadi produk yang sama dengan yang dihasilkan perusahaan.
5.
Analisa lima kekuatan bersaing dapat digunakan untuk mengidentifikasikan
peluang dan ancaman dari SI/TI bagi perusahaan, dengan menjawab pertanyaan-
pertanyaan sebagai berikut (Ward dan Peppard, 2002, p104):

1. Bagaimana SI/TI meningkatkan entry barrier ?

2. Bagaimana SI/TI merubah peta kompetisi ?
3. Bagaimana SI/TI membuat switching cost bagi pelanggan ?
4. Bagaimana SI/TI merubah kekuatan pemasok ?
5. Bagaimana SI/TI menghasilkan produk/jasa pengganti ?

2.6.1.2. Analisis PEST (Politic, Economic, Social, Technology)

Menurut Ward dan Peppard (2002, p70-72) analisis PEST adalah analisis
terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial
dan teknologi. PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit
organisasi. Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan
 menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran atau ide. Dimana
analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan.

a) Faktor Politk
Faktor politik meliputi kebijakan pemerintah, masalah-masalah hukum, serta mencakup
aturan-aturan formal dan informal dari lingkungan dimana perusahaan melakukan
kegiatan. Contoh: kebijakan tentang pajak, peraturan ketenaga kerjaan, peraturan
perdagangan, stabilitas politik dan peraturan daerah.

b) Faktor Ekonomi
Faktor ekonomi meliputi semua faktor yang mempengaruhi daya pembelian dari
pelanggan dan mempengaruhi iklim dari bisnis suatu perusahaan. Contoh: pertumbuhan
ekonomi, tingkat suku bunga, standar nilai tukar, tingkat inflasi, harga-harga produk dan
jasa.

c) Faktor Sosial
Faktor sosial meliputi semua faktor yang dapat mempengaruhi kebutuhan dari
pelanggan dan mempengaruhi ukuran dari besarnya pangsa pasar yang ada. Contoh:
tingkat pendidikan masyarakat, tingkat pertumbuhan penduduk, kondisi lingkungan
sosial, kondisi lingkungan kerja, keselamatan dan kesejahteraan sosial.

d) Faktor Teknologi
Faktor teknologi meliputi semua hal yang dapat membantu dalam menghadapi
tantangan bisnis dan mendukung efisiensi proses bisnis. Contoh: aktivitas penelitian
dan pengembangan teknologi, automatisasi, kecepatan transfer teknologi, tingkat
kadarluasa teknologi.
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Gambaran Perusahaan

Pada pembahasan ini dijelaskan tentang proses bisnis, berikut gambaran proses
bisnis di PT. Gramedia Asri Media Gajah Mada:

Gambar 4.1 Proses Bisnis PT. Gramedia Asri Media Mall Gajah Mada
Dari alur bisnis gambar di atas dijelaskan bahwa proses diawali dari penerimaan
permintaan produk dan permintaan produk kosong, dari penerimaan dibuatlah surat SP ke
supplier kemudian dikirimkan ke pemasok dan akan dikirimkan produk serta faktur. Faktur
diberikan kepada 3(tiga) bagian yaitu bagian supplier, EDP (Data Entry), dan ADM
(Administrasi). Dari produk yang sudah dikirim diterima oleh penerimaan barang (Gudang)
kemudian produk dicek fisik dan faktur. EDP (Data Entry) mencetak barcode berdasarkan
receive order (RO) dan kemudian label barcode diberikan kepenerimaan barang (Gudang).
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT. Gramedia Asri Media adalah salah satu Strategic Business Unit (SBU) dari
Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak di bidang bisnis ritel dengan produk utama
buku dan alat-alat tulis. Nama Toko dikenal sebagai Toko Buku Gramedia. Toko ini
didirikan oleh PK Ojong pada tahun 1970. Toko Buku Gramedia Mall Central Park berdiri
pada tanggal 20 Desember 2009, dengan luas tanah 3.300 meter/segi dan sebagai Toko
Buku Gramedia Mall terbesar ke-3 (tiga) di Indonesia.

PT. Gramedia Asri Media juga melakukan pengembangan usaha di bidang yang
masih berkaitan yaitu perdagangan buku secara langsung ke konsumen (Direct Selling), dan
usaha ekspor buku ke luar negeri, distribusi buku dan pengadaan stationery oleh Buana
Ilmu Populer (BIP) maupun usaha lainnya di bidang eceran stationery maupun buku impor.
Produk utama yang dijual di Toko Buku Gramedia adalah buku dan stationery. Hal ini
berkaitan erat dengan misinya untuk ikut berperan serta dalam usaha mencerdaskan dan
mencerahkan kehidupan bangsa melalui penyebaran informasi dan pengetahuan. Dalam
perkembangannya, Toko Buku ini menambah bauran produk baru karena tuntutan dan
peluang pasar. Lini produk tersebut antara lain: peralatan dan perlengkapan kantor, produk
multi media, fancy, CD, peralatan musik/peralatan olahraga dan sebagainya.
Dalam menjalankan Perusahaan, Manajemen PT. Gramedia Asri Media selalu
mengedepankan kepentingan pihak yang terkait (stakeholders), yaitu Pelanggan, Pemasok,
Pemilik Perusahaan (shareholders), Karyawan, dan Masyarakat sekitar. Kepada pelanggan,
Manajemen selalu berusaha memberi layanan yang memuaskan.

3.1.2 Lokasi Perusahaan

Lokasi perusahaan yang kami survei ber tempat di:

PT. Gramedia Asri Media, Gajah Mada. Blok 28, lantai 3 No. 201-201A, Jl. S.
Parman, Tanjung Duren Selatan, Grogol Petamburan, Jakarta- Indonesia.

3.1.3 Produk
 Produk perusahaan berupa Buku, Stationery, Counter, Peralatan Kantor, Peralatan
Olahraga, dan produk berteknologi tinggi seperti CD-ROM, audio- video book, dan
berbagai produk lain.

3.1.4 Komponen Perencanaan Bisnis Perusahaan

Pada tahap ini dibahas beberapa komponen perencanaan bisnis perusahaan yang meliputi
kegiatan visi dan misi perusahaan antara lain:
Visi Perusahaan

Visi dari perusahaan dilihat dari tiga sisi sebagai berikut:

Tabel 3.1 Visi Perusahaan pada PT. Gramedia Asri Media

Aspect Word / Statement Meaning

Who ? Asia Tenggara Konsumen di Indonesia dan Asia

Tenggara

(Target Customer)

What? Mencerahkan kehidupan Mencerahkan untuk bangsa Indonesia

bangsa pada khususnya dan Asia Tenggara pada
umumnya
(Value Proposition)

Among ? Menjadi jaringan ritel Terbesar = Kapitalisasi Aset,

terbesar, tersebar dan terpadu Revenue, Jumlah Jaringan.
di bidang pengetahuan,
(Competitive Set) Tersebar = Jumlah outlet yang
informasi, multimedia dan
tersebar secara nasional & regional
bisnis ritel lain
Terpadu = sinergi antar outlet
 How ? (Capabilities) penyediaan produk yang Menyediakan produk buku, stationery,
berorientasi pasar, layanan dsb yang berorientasi pada pasar
unggul, inovatif, dan perilaku Memberikan layanan unggul kepada
bisnis yang bersih. pelanggan dan mitra kerja

Melakukan inovasi bisnis

Melakukan kegiatan bisnis

dengan perilaku yang bersih

Misi Perusahaan
Adapun Misi dari perusahaan yaitu, berperan aktif di dalam upaya mencerahkan
kehidupan bangsa dengan menjadi jaringan ritel terbesar, tersebar dan terpadu di bidang
pengetahuan, informasi dan multimedia di Asia Tenggara serta mengembangkan bisnis ritel
lainnya melalui penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif, dan
perilaku bisnis yang bersih .

3.1.5 Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang terdiri dari berbagai macam
fungsi dan memiliki tanggung jawab yang berbeda-beda. Fungsi dan tanggung jawab yang
jelas pada setiap bagian, mengakibatkan proses bisnis akan berjalan dengan baik.

Toko Buku Gramedia Mall Central Park mempunyai struktur organisasi sebagai berikut:
 KEPALA TOKO
MR / SEKJEN
KEPALA TOKO

STAF KOMPUTER

DATA ENTRY

SPV PEMBELIAN SPV PENJUALAN

PEMBELIAN
PENERIMAAN WIDIANIAGA KEAMANAN RUMAH TANGGA

Gambar 3.2 Bagan Struktur Organisasi Toko Buku Gajah Mada

3.1.6 Peran dan Tanggung Jawab

1. Store Manager
Store Manager memiliki kekuasaan tertinggi dalam perusahaan. Store Manager
mempunyai peran dan tanggung jawab: Pengontrolan Dok Dan Data Toko, Internal Audit
Toko, Tindakan Koreksi dan Pencegahan, Inspeksi uji & kontrol Produk, Benchmarking.
2. SPV Administrasi

Bertugas sebagai back-up dari kegiatan Kasir Besar maupun Administrasi di toko buku
gramedia.
3. Kasir Besar
Adapun kegiatan dan tanggung jawab dari Kasir Besar yaitu melakukan perhitungan
pembelian buku ataupun perlengkapan lain yang dijual oleh toko buku gramedia. Seperti
kasir, yang akan menyerahkan hasil masukan penjualan ke administrasi
4. Administrasi

Administrasi melakukan perhitungan pemasukan ataupun pengeluaran dan mengatur

keuangan di toko buku gramedia.
1. Pembayaran Hutang Buku JABODETABEK:
a. Pembayaran Hutang Buku Kredit
b. Pembayaran Hutang Buku Titipan
c. Faktur Pembelian
d. Surat Pesanan
e. Bon Pembayaran Buku
f. Buku Pembayaran Kredit
g. Rekap Pembayaran
h. Slip Pembayaran
i. Cek Penjualan Faktur Kredit
j. Nota Retur
k. Rekap Retur
2. Pembayaran Hutang Counter JABODETABEK:
a. Laporan Penjualan Counter
b. Rekap Laporan Penjualan Counter
 c. Laporan Omzet Harian Counter
d. Buku Pembayaran Counter
e. Faktur Pajak
f. Program Counter
3. Pembayaran Hutang Buku NON JABODETABEK:
a. Pembayaran Hutang Buku Kredit
b. Pembayaran Hutang Buku Titipan
c. Faktur Pembelian
d. Surat Pesanan
e. Bon Pembayaran Buku
f. Buku Pembayaran Kredit
g. Laporan Penjualan
h. Rekapitulasi Pembayaran
i. Cek Penjualan Faktur Kredit
j. Nota Retur
k. Rekap Retur
4. Pembayaran Counter NON JABODETABEK:
a. Laporan Penjualan Counter
b. Rekap Laporan Penjualan Counter
c. Laporan Omzet Harian Counter
d. Buku Pembayaran Counter
e. Faktur Pajak
f. Program Counter
5. Pembayaran Hutang Buku NON JABODETABEK Pusat Pelayanan Regional:
a. Pembayaran Hutang Buku Kredit
b. Pembayaran Hutang Buku Titipan
c. Faktur Pembelian
d. Surat Pesanan
e. Bon Pembayaran Buku
f. Preliminary Payment Register
g. Laporan Penjualan
h. Rekapitulasi Pembayaran
i. Nota Retur
j. Rekap Retur
 k. Payment Voucher
l. Payment Voucher Attachment
6. Pembayaran Counter NON JABODETABEK Pusat Pelayanan Regional:
a. Rekap laporan penjualan counter
b. Preliminary Payment Register
c. Faktur pajak
d. Program Sistem Administrasi Counter (SAC)
e. Payment Voucher
f. Payment Voucher Attachment

5. Staff Komputer
Staff Komputer bertugas sebagai mentoring dari kegiatan- kegiatan yang dilakukan oleh
data entry.
6. Data Entry
Kegiatan dan tanggung jawab dari divisi data entry adalah sebagai berikut:
1. Perawatan Rutin Hardware:
a. Jadwal Perawatan Rutin Hardware
b. Kartu Perawatan Hardware
c. Laporan Perawatan Hardware
d. Hardware
e. Jenis Hardware yang termasuk dalam prosedur ini
f. Vendor Service Komputer
2. Perubahan Harga:
a. Perubahan Harga
b. Retur Administrasi
c. Stok
d. Pendisplaian Buku
e. Buku Perubahan Harga
f. Katalog
3. Pengiriman Data Secara Elektronik Ke Kantor Pusat:
a. Data
b. E – mail
c. Hardcopy
d. Penerima
 e. Kantor Pusat
f. FTP
4. Penyesuaian Stok:
a. Penyesuaian Stok
b. Deviasi Stok
c. Hasil Stok Opname Berkala
d. Penyelesaian Faktur
e. Daftar Deviasi Stok
f. Formulir Selisih Stok

7. SPV Pembelian
Kegiatan dari SPV Pembelian mengenai hal-hal yaitu:
1. Seleksi pemasok

a. Pesan buku baru

b. Pesan nonbuku
c. Pesan buku repeat order
d. Terima buku
e. Terima non buku
f. Retur produk non buku MA
g. Retur buku

8. Pembelian
Kegiatan dari Pembelian sebagai berikut:
a. Order barang
b. Memantau persediaan barang
c. Meretur barang yang lebih/tidak laku

9. SPV Penjualan
Adapun tanggung jawab dan kegiatan SPV Penjualan adalah sebagai berikut:
1. Penanganan Masukan Pelanggan
a. Kepuasan Pelanggan
b. Tindakan Koreksi
c. Tindakan Pencegahan
 2. Stok Opname Berkala
a. Stock Scan
b. Up Load Data
c. Down Load Data
d. Deviasi Stock
e. Laporan Unbalance
3. Evaluasi Counter
a. Laporan Kinerja Bulanan
b. Track Record Counter

10. Penerimaan
Penerimaan memiliki kegiatan sebagai berikut:
a. Mengecek produk dari pembilian(fisik produk).
b. Menginput kode nomer gudang dari supplier.
c. Melakukan plebelan terhadap buku-buku.

11. Widianiaga
Adapun kegiatan yang dilakukan widianiaga adalah sebagai berikut:
a. Pendisplayan produk
b. Memberikan pelayanan kepada pelanggan
c. Mengecek barang retur
d. Melakukan penjualan :- active selling cross selling up selling

12. Keamanan
Keamanan sangat dibutuhkan dalam toko buku gramedia sehingga kegiatan jual beli buku
ataupun barang lain dapat terkontrol dan situasi di toko buku gramediapun dapat terkendali
dan aman serta bertugas sebagai pengecek barang masuk dan keluar di lingkungan gramedia.

13. Rumah Tangga

Rumah Tangga memiliki tanggung jawab sebagai berikut:
a. Melakukan SPMB (Surat Permintaan Membeli Barang)
b. Hardware
c. Membuat Berita Acara Penerimaan Barang
d. Informasi Berita Acara Penerimaan Hardware berisi spesifikasi dan kondisi
3.2 Menganalisis Perusahaan
Data-data dan informasi yang diperoleh dalam analisis data dan pengumpulan data
yang dilakukan akan digunakan untuk menganalisis perusahaan. Analisis perusahaan ini
mencakup dua hal, yaitu analisis internal perusahaan dan analisis eksternal perusahaan.

3.2.1 Analisis Bisnis Internal

Analisis lingkungan internal bisnis perusahaan terdiri dari analisis CSF (Critical
Success Factor), analisis rantai nilai perusahaan (Value Chain), dan analisis SWOT
(Strength, Weakness, Opportunity, Threat).

CSF (Critical Success Factor)

CSF merupakan batu loncatan untuk mencapai visi dan misi perusahaan.CSF sangat
penting dalam kesuksesan PT. Gramedia Asri Media saat ini. Berdasarkan hasil analisis maka
CSF pada PT. Gramedia Asri Media adalah sebagai berikut.
1. Mengutamakan kepuasan pelanggan
Dalam memantau kepuasan pelanggan diperlukan dua tahap yaitu:
Dalam jangka Pendek, perusahaan melakukan maintainance pelayanan kepada pelanggan
dalam setiap bulannya. Perusahaan bisa lebih memuaskan pelanggan karena adanya perhatian
khusus terhadap pelanggan dengan contoh: memberikan hadiah kepada pelanggan yang
berulang tahun, memberikan diskon kepada pelanggan.
Dalam jangka Panjang, perusahaan melakukan promosi-promosi yang bersifat
nasional memberikan diskon dan pelayanan yang menarik, dengan contoh: perusahaan
menyesuaikan dengan event-event nasional seperti lebaran, natal, tahun baru, valentine,
imlek, dan sebagainya.
Maka dengan memantau kepuasan pelanggan dalam jangka Pendek maupun jangka
Panjang membuat performance perusahaan dalam segi pelayanan dapat meningkat serta
memberikan kepuasan bagi pelanggan.

2. Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM juga merupakan salah satu faktor keberhasilan perusahaan. Terdapat dua jangka
waktu dalam mencapai SDM yang baik yaitu:
Dalam jangka Pendek, perusahaan melakukan pengembangan karyawan dengan
melakukan training dalam tiap bulannya. Sehingga karyawan PT. Gramedia Asri media
memiliki kualitas yang lebih baik lagi

3.2.1 Analisis Bisnis Eksternal

Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan mencakup analisis terhadap
persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis persaingan Porter dan
analisis PEST.

5 Daya Persaingan Porter

Dalam analisis lima daya persaingan Porter, kita dapat mengetahui lima faktor eksternal yang
dapat mempengaruhi perusahaan yang berasal dari Intraindustry Rivalry (Pesaing),
Bargaining Power of Supplier (Kekuatan Tawar-Menawar Supplier), Bargaining Power of
Buyers (Kekuatan Tawar- Menawar Pembeli), Potential New Entrants (Pendatang Baru yang
Potensial), dan Substitute Product (Produk Pengganti). Berdasarkan hasil analisis maka lima
kekuatan Porter yang ada pada Potential New Entrants (Pendatang Baru yang Potensial)

Toko Buku Gramedia mulai merasa khawatir terhadap para pendatang baru yang
potensial, terlebih lagi dengan pendatang baru yang berbasis toko buku online yang
terselubung toko buku berbasis online atau toko buku terselubung yang sedang banyak di
dunia online, karena transaksi online yang mudah dan praktis membuat pelanggan lebih
tertarik untuk memesan buku melalui online. Ada beberapa pendatang baru potensial yang
muncul, Contoh pendatang baru yang potensial adalah www.kutukutubuku.com yang mulai
diminati oleh para konsumen.
Melihat minimnya potensi toko buku baru yang muncul di karenakan besarnya biaya
yang harus di keluarkan untuk modal dan kesulitan pendatang baru untuk di kenal oleh para
konsumen, maka orang lebih banyak memilih membuka toko buku online yang
jangkaunya lebih luas dengan modal yang lebih rendah
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Setelah dilakukan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. Gramedia
Asri Media, maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut:

1. Berdasarkan analisis kebutuhan teknologi informasi baik software maupun hardware

pada lingkungan eksternal dan internal SI/TI perusahaan, dapat dilihat bahwa
perusahaan sudah memanfaatkan sistem teknologi informasi dengan cukup baik.
Perusahaan hanya perlu melakukan pengembangan, perubahan struktur organisasi dan
jaringan, serta penambahan beberapa aplikasi untuk membantu proses bisnis.

2. Dari hasil analisis strategi sistem dan teknologi informasi yang dilakukan dengan cara
pengumpulan data melalui: wawancara, observasi, studi kepustakaan dan searching
internet dapat disimpulkan bahwa sistem dan teknologi informasi yang ada sudah cukup
baik hanya perlu melakukan penambahan untuk memperbaiki kekurangan yang ada,
seperti: pemberian barcode yang tidak terintegrasi secara menyeluruh.

3. Berdasarkan analisis sistem dan teknologi informasi dapat diberikan usulan solusi
sistem dan teknologi informasi yang bersifat strategis sehingga dapat memberikan hasil
maksimal.

Dari analisis tersebut dapat disimpulkan bahwa perusahaan harus memanfaatkan

website secara menyeluruh,memperbaiki sistem barcode yang berbeda-beda antar toko, dan
memanfaatkan sistem informasi sebagai sarana komersil seperti penjualan, maupun
pelayanan didalam website yang tersedia.

4.2 Saran
Ada beberapa saran yang dapat kami berikan untuk membantu dalam perencanaan strategi
sistem dan teknologi informasi pada PT. Gramedia Asri Media adalah sebagai berikut:

1. Perlunya dukungan dari seluruh lapisan manajemen perusahaan agar usulan sistem
informasi dan teknologi informasi yang diusulkan dapat berjalan dengan baik.
2. Disarankan untuk memperbaiki dan mengembangkan website (E-Commerce dan E-
SCM) yang telah ada saat ini agar dapat menghasilkan informasi yang akurat dan up
to date untuk membantu penjualan yang bersifat online.

3. Disarankan agar apa yang telah diusulkan ditindak-lanjuti lebih lanjut,terutama

penerapan aplikasi high potential yang telah diusulkan yaitu: E-Commerce dan E-
SCM yang dapat membantu perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
DOKUMENTASI :