Diagrama de Flujo

U.E.G.P.N°18 “Nuestra Señora de Itatí” CULTURA Y COMUNICACIÓN- COMUNICACIÓN 3°A-B.
POLIMODAL 2019 Prof. Dina María Cozzarolo
Concepto de
Diagrama de flujo
Un diagrama de flujo representa cada paso puntual de un proceso.
¿Qué es un diagrama de flujo?
El diagrama de flujo o también diagrama de actividades es una manera de

representar gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a través de una
serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su revisión como un todo.
La representación gráfica de estos procesos emplea, en los diagramas de flujo,

una serie determinada de figuras geométricas que representan cada paso puntual del
proceso que está siendo evaluado. Estas formas definidas de antemano se conectan entre
sí a través de flechas y líneas que marcan la dirección del flujo y establecen el recorrido
del proceso, como si de un mapa se tratara.
Hay cuatro tipos de diagrama de flujo en base al modo de su representación:
Horizontal. Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.
Vertical. Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.
1
Panorámico. Permiten ver el proceso entero en una sola hoja, usando el modelo vertical y
el horizontal.
Arquitectónico. Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo.
Los diagramas de flujo son un mecanismo de control y descripción de procesos,

que permiten una mayor organización, evaluación o replanteamiento de secuencias de
actividades y procesos de distinta índole, dado que son versátiles y sencillos. Son
empleados a menudo en disciplinas como la programación, la informática, la economía,
las finanzas, los procesos industriales e incluso la psicología cognitiva.
Proceso de un diagrama de flujo
En este ámbito, hablamos de procesos para referirnos a una secuencia

específica de actividades, es decir, a los pasos a dar dentro del diagrama de flujo. Por
ejemplo, en informática, los procesos son secuencias iniciadas o bien por disparadores
programados dentro del sistema, o por intervenciones del usuario del sistema. Cada uno
posee una dirección, un propósito y una serie de pasos que abarca.
Simbología de un diagrama de flujo
Los principales símbolos convencionales que se emplean en los diagramas de

flujo son los siguientes:
2
Ejemplos de diagrama de flujo
 Diagrama de flujo para la compra de unos zapatos:
 Diagrama de flujo para reproducir un DVD:
3
Última edición: 22 de diciembre de 2018. Cómo citar: "Diagrama de flujo". Autor: María
Estela Raffino. De: Argentina. Para: Concepto.de. Disponible en:
https://concepto.de/diagrama-de-flujo/. Consultado: 26 de octubre de 2019.
1.-Definición.-
Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas

simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades
involucradas y los responsables de su ejecución, es decir , viene a ser la representación
simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un

proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de
servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa.
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación

gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son
considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en
la realización de cualquier método o sistema.
Se trata de una muy útil herramienta para poder entender correctamente las
diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento , y , por tanto , permite
comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos.
Son importantes los diagramas de flujo en toda organización y departamento,

ya que permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución
del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobre cargo para
algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Los diagramas de flujo son importantes para el diseñador por que le ayudan en
la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al
análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de
procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas
como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.
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Para ayudar a su comprensión por cualquier persona de la organización , se

utilizan distintas formas de interpretación, a través de dibujos, de símbolos de ingeniería,
de figuras geométricas, etc. , que transmitan una indicación de lo que se quiere
representar.
2.-Objetivo.-
Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones,

para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual,
proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los
controles, etc.
3.-Ventajas.-
Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los
diagramas de flujo, las siguientes:
Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que
facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de
mejoras del proceso y sus deficiencias.
Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad

la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.
Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que
conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro
del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la
comunicación entre los departamentos y personas de la organización.
Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del

diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que
continuamente proponen ideas para mejorarlo.
Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la
formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.
Lo más reseñable es que realmente se consigue que todas las personas que están
participando en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que será más fácil
5
lograr motivarlas a conseguir procesos más económicos en tiempo y costes y mejorar las
relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.
4.-Elaboración.-
El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser

realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a
continuación se exponen:
1. Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el

correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirán dichas
personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a
sus proveedores y clientes internos, además de una persona ajena del proceso que
, por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona
independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas:
 Que haga desaparecer la influencia decisiva de algún miembro del grupo en el
resultado.
 Que obtenga la participación de todos los miembros del grupo de trabajo y
resuelva los conflictos que pudiera haber, actuando como moderador .
 Que ayude al grupo a discriminar la información imprescindible de la que no lo
es, con objeto de aprovechar mejor el tiempo
2. Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboración de una

representación gráfica del proceso en cuestión. Es importante realizar varias sesiones de
trabajo , ya que así los participantes tendrán más tiempo para obtener más información
acerca del proceso.
3. Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a través de un continuo

planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irán repitiendo a lo largo de
todo el proceso construcción del diagrama de flujo, como son:
¿Qué paso es el primero?
¿Qué paso es el siguiente?
Además se deberán utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el
diagrama en determinadas fases del proceso, a saber:
¿De dónde viene el servicio o el material?
¿Cómo entra el servicio o material al proceso’
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¿Quién toma la decisión’?
¿Qué pasa si la decisión es afirmativa SI?
¿Qué pasa si la decisión es negativa NO?
¿Hay algo más que se deba hacer en este momento del proceso?
¿Dónde va el producto o servicio de esta operación?
¿Qué pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso?
¿Qué pruebas se realizan al proceso?
¿Qué pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?
4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas
deberán siendo representadas en hojas del tipo post-it , que se dejaran bien visibles para
todo el grupo de trabajo durante la realización de la confección del diagrama ,
componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones.
5. Se deberá confeccionar una tabla de símbolos estándar que vayan a ser utilizados
normalmente en el diagrama de flujo a construir.
6.Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo más general del proceso para
posteriormente ir detallando más cada uno de los diferentes pasos con aquellas
características que nos interesen más resaltar , como: responsabilidades, archivos,
tiempos, documentación asociada, avisos, etc.. A veces se suelen incorporar imágenes que
ayuden a visualizar con más claridad lo que se propone representar. En definitiva, en el
diagrama de flujo se deberá poner todos aquellos elementos que nos den una mayor
información válida para realizar un proceso.
5.-Fases.-
* Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final )
* Representar las etapas intermedias y su relación ( proceso actual)
* Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente
* Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.
* Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones
* Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.
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6.-Reglas.-
* Utilizar una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso.
* Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.
* Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.
Lista de Símbolos Utilizados en Diagramas de Flujo
Aquí tienen una lista más completa de los símbolos de diagramas de flujo.
Qué es un Diagrama de Flujo de Proceso o Flujograma
Un diagrama de flujo, o flujograma, es una representación gráfica de un proceso.

Cada paso del proceso se representa por un símbolo diferente que contiene una breve
descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están
unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en

un proceso. Muestra la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión
de cada actividad y su relación con las demás.
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Expresa igualmente el flujo de la información y de los materiales; así como las

derivaciones del proceso, el número de pasos del proceso y las operaciones de
interdepartamentales. Hace posible la identificación de bucles repetitivos, lo que es
esencial para las acciones de rediseño y mejora.
También facilita la selección de indicadores de proceso, indispensables para

efectuar su control y evaluar su rendimiento y eficacia.
1. Cómo y Cuándo surge el Diagrama de Flujo
El primer método de diagrama de flujo de proceso fue introducido, en 1921, por

Frank y Lillian Gilbreth [1], con el objetivo de documentar el flujo para estudiar los
procesos de trabajo.
El objetivo de los Gilbreth fue representar de forma gráfica y sintética, el estado

actual de un proceso para, así, obtener una visión que facilitara su optimización. De esta
forma se conseguía hacerlo más eficiente y, por tanto, más rentable. Comprobaron cómo,
mediante el diagrama de flujo del proceso, se conseguía la fácil detección de errores e
inconsistencias, al alcanzar una visión general del sistema.
Hay que tener en cuenta que el contexto en que se desenvuelven los Gilbreth es el
del Taylorismo, a principios del siglo XX. Así, uno de los objetivos centrales el análisis del
trabajo era la ganancias de productividad en los trabajadores mediante el análisis de las
operaciones y movimientos que esto se realizaban durante la ejecución de las tareas.
El objetivo era reducir las operaciones implicadas para, así, realizar las más
rápidamente. Para ello, identificaron los movimientos y decisiones de los trabajadores de
modo que se pudieran analizar los retrasos y sus causas con el fin de eliminarlos.
A su vez, y para maximizar la productividad, y también reducir la fatiga, idearon tres

conjuntos de reglas básicas aplicables a la economía de movimientos, relacionadas con:
El cuerpo humano: por ejemplo, las manos deben iniciar y finalizar los movimientos
de forma simultánea.
La disposición del lugar de trabajo: como fijar un sitio para material y herramientas.
El diseño de herramientas y equipo: combinar dos o más herramientas.
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2. El Diagrama de Flujo y la Simplificación del Trabajo
Con el fin de documentar sus análisis, los Gilbreth idearon el diagrama de flujo de
trabajo. Este se compone de una serie de símbolos que expresan las acciones concretas
que realiza el trabajador. De este modo, es posible obtener una visión certera y
comprensible del flujo de operaciones implicadas.
Esta perspectiva se reveló como muy eficaz para el análisis del trabajo y el rediseño
de su flujo, de forma que se incrementara la productividad.
Descompusieron las posibles acciones en diecisiete movimientos básicos, que

denominaron “therbligs”. Cada movimiento puede ser efectivo o inefectivo, según
produzcan avances, uno, en el progreso del trabajo.
Símbolos de los Therbligs, o movimientos en los que pueden subdividirse las tareas.
Más adelante Mogensen, basándose en las ideas de los Gilbreth, introdujo el

concepto de simplificación del trabajo. Lo aplicó a grandes compañías, como Kodak o
Procter and Gamble, generando ahorros de millones de dólares.
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En su obra “Common Sense Applied to Motion and Time Study” (1932 [2]) , ofreció
soluciones a temas que aún hoy son de actualidad. Por ejemplo, afirmó que «… la persona
que hace el trabajo sabe mucho más que nadie sobre la mejor manera de hacer ese
trabajo y, por lo tanto, es la persona más adecuada para mejorarlo» (Mogensen, 1932). O
que un diagrama de flujo de proceso ya adoptado es la base para operar mejoras en el
futuro.
Ambas ideas muy en línea con el punto de vista de la gestión de la calidad total.
3. Diagrama de Flujo y Gestión de Procesos: Beneficios
Las organizaciones constituyen sistemas de procesos. Por ello, es indispensable identificar

tanto los procesos como las relaciones que existen entre ellos. Finalmente, han de ser
documentados y mejorados continuamente.
Para el análisis de los procesos, y su documentación, es necesario diagramar el flujo de

actividades. Así, los diagramas de flujo son imprescindibles para comprender cómo actúa
un proceso y determinar sus puntos de mejora.
En este sentido, son numerosos los beneficios que aporta el uso del diagrama de flujo:
Ofrece una visión transparente del proceso.
En primer lugar, mejora la comprensión del proceso. El conjunto de actividades, relaciones

e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace
posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del
mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se
dan con otros procesos y subprocesos.
Aprendizaje
Mediante un diagrama de flujo se hacen visibles las actividades de un procesos y sus

relaciones. Eso da oportunidad para analizar su secuencia e identificar puntos de mejora.
Permite definir los límites de un proceso.
A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores
y clientes (internos y externos) involucrados.
11
La cuestión de los límites es vital. Al estar los procesos relacionados entre sí, es
imprescindible determinar con precisión dónde se inician y dónde finalizan. Esta
información nos la dará el flujograma del proceso.
Facilita la identificación de los clientes.
Es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus
necesidades y expectativas.
Estimula el pensamiento analítico.
En el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.
Proporciona un método de comunicación más eficaz.
Ya que introducen un lenguaje común; si bien es cierto que para ello se hace preciso la
capacitación de quienes entrarán en contacto con la diagramación.
Ayuda a establecer el valor agregado.
El diagrama flujo permite analizar qué valor aporta cada una de las actividades que
componen el proceso. Por lo tanto, permite identificar aquellas innecesarias, reduciendo
tiempo y costes.
Referencia para establecer mecanismos de control.
Igualmente, constituye una excelente herramienta para el control y mejora de los

procesos. Igualmente, facilita establecer los objetivos para las distintas operaciones y
actividades llevadas a cabo.
Mejora tiempos y costes
Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las

variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la
eficacia y la eficiencia.
Finalmente, constituye el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora,

rediseño o reingeniería.
4. Diagramación de Procesos
Las actividades de análisis y diagramación de procesos ayudan a la organización a

comprender cómo se están desarrollando sus procesos y actividades, al tiempo que
constituyen el primer paso para mejorar las prácticas organizacionales.
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Figuras de Diagramas de Flujo
Diagramar es establecer una representación visual de los procesos y subprocesos, lo

que permite obtener una información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus
tiempos y los de sus actividades.
La representación gráfica mediante el flujograma, facilita el análisis, uno de cuyos

objetivos es la descomposición de los procesos de trabajo en actividades discretas.
También hace posible la distinción entre aquellas que aportan valor añadido de las que no
lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente del proceso o al resultado
deseado.
En este sentido, cabe hacer una precisión: no todas las actividades que no aportan
valor añadido han de ser innecesarias. Éstas pueden ser actividades de apoyo y ser
requeridas para hacer más eficaces las funciones de dirección y control. O por razones de
seguridad, motivos normativos y de legislación…
5. Modelo y Diagrama de Flujo
Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo de procesos como un

instrumento primordial para la correcta gestión de los procesos.
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La realización de un diagrama de flujo es una actividad íntimamente ligada al hecho

de modelar un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión de
procesos.
Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en

una organización) son difíciles de comprender. Son amplios, complejos y confusos; con
múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales,
departamentos y personas implicadas.
Pero ¿qué es un modelo? Un modelo es una representación de una realidad

compleja. Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de
las actividades llevadas a cabo en él. De este modo se tiene la oportunidad de organizar y
documentar la información sobre un sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye
la primera actividad para modelar un proceso.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica

(diagrama de flujo de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones
existentes entre distintas actividades. Así, es posible analizar cada actividad, definir los
puntos de contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos
comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas pueden ponerse de manifiesto
claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora.
6. Cómo elaborar un Diagrama de Flujo de Proceso, o Flujograma
El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las
distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que
con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico.
Los pasos a seguir para su elaboración se exponen a continuación.
Distinguir entre Proceso y Proyecto
En primer lugar, asegúrese de que va a diagramar un proceso. Tenga en cuenta la

diferencia entre “proceso” y “proyecto”.
En un proyecto se desarrolla una serie de actividades para alcanzar una meta: el objetivo
del proyecto. En esto es similar al proceso. Pero hay una diferencia importante. Mientras
que un proyecto se lleva a cabo una sola vez, los procesos se reiteran en el tiempo; son
repetitivos.
14
Por ejemplo, la creación de un producto obedece generalmente al desarrollo de un

proyecto que supone un esfuerzo temporal, que finaliza cuando el producto ha sido
diseñado.
Por su parte, la producción de ese producto obedeces a un proceso. Esto es, al proceso de
producción que resulta en la fabricación de unidades de producto, en un esfuerzo que ya
no es temporal, sino reiterativo. Es decir, no se lleva a cabo solo una vez, sino que se
reitera en el tiempo.
Decidir el grado de detalle del flujograma
El diagrama de flujo del proceso debe presentar a grandes rasgos la información sobre el
flujo general de actividades principales, o ser desarrollado de modo que se incluyan todas
las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la
oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso.
Denominar el Proceso
El nombre del proceso no es un asunto menor. En primer lugar, la denominación nos

indica en qué consiste el proceso, cuál es su materia. Además, nos facilita indicios sobre su
relación con otros procesos.
También nos ayuda a delimitarlo, cuestión importante, como veremos a continuación.
En este sentido, hay que procurar una denominación descriptiva, en lugar de genérica. Por
ejemplo, “Proceso de Pagos Vencidos” es más específico que “Recobro de Pagos”.
Definir los Límites del Proceso
Antes de realizar el diagrama de flujo es imprescindible delimitar el proceso. Esto es,

definir con claridad dónde se inicia y su punto final. Si no se delimita con precisión del
alcance del proceso, nos arriesgamos a desarrollar un diagrama que se extienda por dos o
más procesos distintos sin solución de continuidad.
Tengamos en cuenta que en muchas ocasiones los procesos encadenan el final con el
principio de otros. Por lo tanto, sin definir bien los límites, el diagrama de flujo se
extenderá a lo largo de varios procesos, resultando en un modelado incorrecto y, por
supuesto, nada operativo.
Por otra parte, la definición de los límites ayudará a identificar el objetivo del proceso.
Determinar el Objetivo del Proceso
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Los procesos se llevan a cabo con un propósito determinado. Así, definirlo permitirá
alcanzar una visión más acertada de la serie de actividades que llevan a su logro. En todo
caso, tenga en cuenta siempre que el diagrama de flujo debe mostrar las actividades para
lograr el propósito del proceso; no se trata de definir la secuencia para ejecutar una tarea.
En esto, los procesos son distintos a los procedimientos.
Diferencias entre Proceso y Procedimiento
PROCESOS
 Los procesos transforman las entradas en salidas mediante la utilización de

recursos.
 Un proceso se comporta de forma dinámica.
 El proceso está impulsado por la consecución de un resultado.
 Los procesos se operan y gestionan.
 Están centrados en la satisfacción de los clientes y otras partes interesadas.
 Los procesos contienen actividades que pueden realizar personas de diferentes
departamentos con unos objetivos comunes.
PROCEDIMIENTOS
 Los procedimientos definen la secuencia de los pasos para ejecutar una tarea.
 Un procedimiento existe, pero es estático.
 Los procedimientos están impulsados por la finalización de la tarea.
 El procedimiento, más que gestionarse, se implementa.
 Los procedimientos se centran en el cumplimiento de las normas.
 Reflejan actividades que pueden realizar personas de diferentes departamentos
con diferentes objetivos.
Desarrollar la Secuencia del Proceso
Es decir, plasmar en el diagrama de flujo las actividades que se suceden entre el inicio del
proceso y el resultado final.
No obstante, es posible que tal secuencia tenga variaciones según ciertas decisiones. Es lo
que llamamos “bifurcaciones” del proceso. En estos casos, normales por otra parte, utilice
la «figura de decisión» para representar dichas bifurcaciones, continuando la descripción
del flujo derivado cada posible decisión.
16
Bifurcaciones en el Flujo del Proceso
Para la elaboración del diagrama de flujo se utilizan determinados símbolos.

Evidentemente, cada organización puede definir su propio grupo.
En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al

respecto cabe decir que en la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado
un círculo como símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos
estándar han sido normalizados, entre otros, disponemos de los establecidos por el
American National Standars Institute (ANSI).
Finalmente, antes de construir el diagrama con alguna herramienta de software,

puede ser útil elaborar un primer borrador con lápiz y papel.
7. Indicadores de Proceso
A partir de la secuencia de actividades modelada en el diagrama de flujo, se

pueden determinar más fácilmente los indicadores de proceso. Es decir, aquellos que
17
resulten de interés para efectuar su control y evaluación. El hecho es que no se puede

gestionar un proceso sin datos.
Un indicador de proceso es un parámetro que permite una evaluación de la

eficacia y eficiencia de los procesos. Los indicadores de proceso pueden medir la
percepción del cliente sobre los resultados (indicadores de percepción).
También pueden referirse a variables intrínsecas del proceso (indicadores de

rendimiento). Se consigue con ello detectar las desviaciones en la ejecución del proceso
que puedan tener consecuencias negativas en su rendimiento.
Los indicadores habitualmente se relacionan con mediciones sobre tiempos de

proceso, tiempos de ciclo o porcentaje de errores.
Tiempo de Ciclo:
Es el intervalo temporal real transcurrido desde que se inicia una actividad, hasta
que se comienza la siguiente.
Tiempo de Proceso:
Es el tiempo neto empleado por cada actividad del proceso, en el caso de que no se diesen
esperas.
El diagrama de flujo facilita la selección de los puntos de control, aquellos sobre los que
se definirán indicadores. Esto permite, por ejemplo, establecer indicadores de tiempo
entre dos actividades concretas.
18
8. Ejemplos de Diagrama de Flujo
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Diagrama de flujo o Flujograma: ¿Qué es y cómo se hace?
Una actividad está compuesta por dos o más tareas, a la vez que un proceso está
compuesto por dos o más actividades. La interacción entre estas actividades es la que
determina el desempeño del proceso, por cual para mejorar un proceso o para solucionar
un problema específico, es necesario explicar el proceso.
Es ahí cuando entra el término que veremos hoy en la sección de mejoramiento de

procesos.
Qué es un diagrama de flujo
También llamado flujograma, el diagrama de flujo nos permite por medio de

bloques, describir gráficamente un proceso, detallando en él, flujo de información,
clientes, equipo o materiales.
El concepto de diagrama de flujo también se toca desde el ámbito informático, más

específicamente desde la programación. Se realizan diagramas de flujo para analizar las
instrucciones que se le dan a la máquina.
En este caso, hablaremos de diagrama de flujo desde el ámbito de las operaciones

de la empresa.
Teniendo claro qué es un diagrama de flujo, vamos a ver su simbología.
Simbología de un diagrama de flujo
22
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Hay muchas formas para representar las actividades en un flujograma (mencionaré

constantemente los términos con los que se suele conocer al diagrama de flujo para
facilitar al lector el aprendizaje).
Tipos de diagrama de flujo
Hay diversas clasificaciones otorgadas a los flujogramas: Por su formato, por su

forma de presentación, por su propósito, etc.
Realmente no es muy relevante tener en cuenta qué tipos de diagrama de flujo

hay, pues conocer esto no va a cambiar el impacto que logres en tu objetivo, sin embargo
siempre es bueno saberlo. Así que nos vamos con la clasificación más común, por formato.
Tipo de diagrama de flujo según su formato:
Horizontal: Su desarrollo va de izquierda a derecha.
Vertical: Se desarrolla desde arriba hasta abajo.
Panorámico: Su desarrollo no tiene un orden establecido, siendo hecho tanto en vertical

como horizontal a la vez, logrando que se aprecie de un vistazo.
Arquitectónico: Basándose en un plano arquitectónico del área de trabajo, esta

representación describe el movimiento o flujo de personas y materiales en el espacio
donde es realizado.
¿Para qué sirve hacer un flujograma?
 Con él obtenemos una comprensión más fácil de un proceso. Una representación

gráfica siempre será más amigable que una columna de texto, por algo dicen que
una imagen vale más que mil palabras.
 Elaboración más ágil: Bueno, es una ventaja dependiendo de qué tan capacitada
este la persona para hacer el flujograma.
 Representación visual: Por motivos de comunicación y simplicidad usamos un
diagrama de flujo para comunicar procesos, por ejemplo en los documentos de los
sistemas de gestión o en los tableros alrededor de la empresa.
Y el principal, porque permite representar un proceso para realizar los respectivos análisis.
24
Cómo hacer un diagrama de flujo: Un ejemplo práctico
Para explicar algunas temas, no hay mejor forma que hacerlo a través de un ejemplo, así
que vamos a ver un ejemplo de flujograma.
Daniel es el encargado de elaborar el informe trimestral de gerencia para la empresa

Unoart. En el informe de gerencia, se revisan los indicadores de gestión.
Daniel con un tiempo de anterioridad a la reunión, debe revisar qué indicadores se van a
analizar en este trimestre.
Luego debe solicitar la información con un tiempo prudente a la reunión, para que los
diferentes procesos consigan enviarle los datos necesarios para que él pueda elaborar el
informe. En ocasiones los procesos se olvidan de enviar los indicadores o no lo envían de
forma oportuna, para lo cual, Daniel habla con su jefe inmediato para que sea él quien
pida la información.
Posteriormente, el plasma los datos en un archivo de Excel y de esta manera genera los
indicadores.
Daniel revisa uno a uno los indicadores y los compara con los del mes anterior. Si la
variación de un indicador entre un mes y otro es mayor al 10%, solicita una explicación
ante este hecho.
Daniel genera el informe en una presentación de power point.
Finalmente, Daniel envía el informe a su jefe. Él se encargará de mostrarlo en la reunión

de gerencia.
25
¿Cómo podemos representar todo lo dicho?
Ejemplo flujograma
De esta forma logras ver fácilmente lo que hace Daniel para el informe de trimestre,
todo de forma gráfica. Esta es la principal ventaja de un flujograma.
Este es un punto de partida para el inicio de otras mejoras. Por ejemplo, podemos
identificar en qué parte del proceso representado se generan más desperdicios, está la
inconformidad del cliente o se gasta más tiempo de la jornada. Herramientas como los 5
por qué y espina de pescado se integran con esta herramienta para desarrollar mejoras en
un proceso.
Hay un software que me gusta mucho por su sencillez. Es clickcharts. Te permite hacer
flujogramas de forma más rápida que Office. Hasta donde sé, tiene una versión gratuita y
una versión de pago y con la gratuita, me ha sido más que suficiente cuando lo he
necesitado.
Herramientas gratuitas y en línea: Una de las tendencias en Internet consiste en eliminar

el software y lograr hacer en línea lo que antes hacíamos al descargar un programa.
Otras herramientas bastante posicionadas pero que no puedo recomendar porque no he

usado son: Smartdraw, Canva y Cacoo. La mayoría están en la nube (online) y tienen
26
funcionalidades que van más allá de la elaboración del diagrama de flujo, por ejemplo
tutoriales, plantillas prediseñadas e integración con herramientas como Power Point, G
Suite, Drive, etc.
27

Diagrama de Flujo

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Un diagrama de flujo representa cada paso puntual de un proceso.

¿Qué es un diagrama de flujo?

El diagrama de flujo o también diagrama de actividades es una manera de

La representación gráfica de estos procesos emplea, en los diagramas de flujo,

Hay cuatro tipos de diagrama de flujo en base al modo de su representación:

Horizontal. Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.

Vertical. Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.

Arquitectónico. Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo.

Los diagramas de flujo son un mecanismo de control y descripción de procesos,

Proceso de un diagrama de flujo

En este ámbito, hablamos de procesos para referirnos a una secuencia

Simbología de un diagrama de flujo

Los principales símbolos convencionales que se emplean en los diagramas de

Ejemplos de diagrama de flujo

 Diagrama de flujo para la compra de unos zapatos:

 Diagrama de flujo para reproducir un DVD:

Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas

Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación

Son importantes los diagramas de flujo en toda organización y departamento,

Para ayudar a su comprensión por cualquier persona de la organización , se

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones,

Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad

Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del

El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser

1. Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el

2. Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboración de una

3. Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a través de un continuo

¿Qué paso es el primero?

¿Qué paso es el siguiente?

¿De dónde viene el servicio o el material?

¿Cómo entra el servicio o material al proceso’

¿Quién toma la decisión’?

¿Qué pasa si la decisión es afirmativa SI?

¿Qué pasa si la decisión es negativa NO?

¿Dónde va el producto o servicio de esta operación?

¿Qué pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso?

¿Qué pruebas se realizan al proceso?

¿Qué pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?

* Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final )

* Representar las etapas intermedias y su relación ( proceso actual)

* Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente

* Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.

* Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones

* Utilizar una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso.

* Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.

* Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

Lista de Símbolos Utilizados en Diagramas de Flujo

Qué es un Diagrama de Flujo de Proceso o Flujograma

Un diagrama de flujo, o flujograma, es una representación gráfica de un proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en

Expresa igualmente el flujo de la información y de los materiales; así como las

También facilita la selección de indicadores de proceso, indispensables para

1. Cómo y Cuándo surge el Diagrama de Flujo

El primer método de diagrama de flujo de proceso fue introducido, en 1921, por

El objetivo de los Gilbreth fue representar de forma gráfica y sintética, el estado

A su vez, y para maximizar la productividad, y también reducir la fatiga, idearon tres

El diseño de herramientas y equipo: combinar dos o más herramientas.

2. El Diagrama de Flujo y la Simplificación del Trabajo

Descompusieron las posibles acciones en diecisiete movimientos básicos, que

Más adelante Mogensen, basándose en las ideas de los Gilbreth, introdujo el

3. Diagrama de Flujo y Gestión de Procesos: Beneficios