TUGAS PRAKTIK KESEKRETARIATAN

FUNGSI MESIN – MESIN KANTOR

SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI
DI DALAM KANTOR

Oleh :
Luh Juliantini 1715713079 / 15
Ni Nengah Dwi Madya Yani 1715713074 / 14
Ni Kadek Ayu Sri Septiari 1715713049 / 10
Made Rika Wiranti 1715713019 / 04

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BALI
BUKIT JIMBARAN
2018
BAB I
 PENDAHULUAN

1.1 Pendahuluan

Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta

menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini
pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan
target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karena itulah perlu adanya perlengkapan
maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja mereka. Perlengkapan
kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap perlengkapan yang ada.
Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor karena
membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas
kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat
penting diperlukan oleh setiap kantor.
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk
menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu
pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik. Dewasa ini,
di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan maupun
swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan
didapatkan hasil yang optimal.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak
semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan
tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-
mesin kantor akan mendapat keuntungan serta manfaat yang banyak.
Oleh karena pentingnya mesin-mesin kantor dalam menunjang kegiatan kantor dan
pencapaian tujuan kantor, maka kami akan membahas tentang berbagai hal mengenai mesin-
mesin kantor dalam makalah ini. Penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor
khususnya mengenai Telepon Kantor, Komputer Kantor serta Mesin Penghancur Kertas yang
terdapat di dalam kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam
pemanfaatan perlengkapan kantor.

1.2 Rumusan Masalah

 1.2.1 Apa yang dimaksud dengan peralatan kantor?
1.2.2 Apa saja fungsi telepon yang terdapat di dalam kantor?
1.2.3 Apa saja fungsi komputer yang ada di dalam kantor?
1.2.4 Apa fungsi mesin penghancur kertas untuk kegiatan di dalam kantor?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Untuk mengetahui pengertian peralatan kantor.

1.3.2 Untuk mengetahui lebih rinci fungsi telepon yang terdapat di dalam kantor.
1.3.3 Untuk mengetahui fungsi komputer yang ada di dalam kantor.
1.3.4 Untuk mengetahui fungsi mesin penghancur kertas di kantor.

1.4 Manfaat Penulisan

Bagi ...

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PERALATAN KANTOR

1.1
Yaitu alat-alat atau perlengkapan-perlengkapan yang dipakai dalam kantor guna kelancaran
perusahaan dalam melakukan/ melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasinya.

TELEPON KANTOR

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara
(terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan
menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna
telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya. Telepon adalah alat komunikasi jarak
jauh yang bisa digunakan di dalam kantor maupun rumah dengan menggunakan kabel telepon.

Perkembangan awal telepon sendiri, berawal dari tahun 1871-1915. Awal telepon sebagai
alat komersial pada tahun 1940 dengan menggunakan sistem microwave radio untuk hubungan
jarak jauh. Sampai pada akhirnya tahun 1969, pengguna telepon di Amerika telah mencapai 90%.
AT & T menjadi laboratorium system telepon paling baik di dunia.

Adapun jenis-jenis telepon adalah:

1. Telepon meja (tablephone) dan Triphopne untuk diletakkan di atas meja.

2. Telepon dinding (wallphone) untuk di pasang pada dinding.
3. Telepon dengan pengeras suara (Loud speaking telephone) yang tidak perlu dipegang
sewaktu bicara.
4. Telepon genggam (pagger) bentuknya kecil sehingga mudah dibawa kemana saja.

Kelebihan telepon adalah mempermudah akses telekomunikasi antar ruangan atau bagian
kantor. Sedangkan kekurangannya yaitu tidak fleksibel, artinya tidak dapat dibawa kemana-mana
karena telepon harus tetap berada di meja kantor atau tempat khusus lainnya.
2.2 KOMPUTER KANTOR

Komputer dalam bahasa inggris disebut to compute yang artinya orang yang sedang menghitung,
sedangkan dalam bahasa latin disebut dengan computare yang berarti menghitung,. Komputer
merupakan alat elektronik yang mampu memiliki banyak fungsi dan mampu melakukan banyak
tugas. Sebelumnya pada masa perang dunia ke-2 komputer adalah suatu mesin mekanis yang
berfungsi untuk melakukan perhitungan operasi aritmatika, Menurut V.C Hamacher “Komputer
adalah mesin penghitung elektronik yang cepat dan dapat menerima informasi input digital
kemudian memprosesnya sesuai dengan program yang tersimpan di memorinya dan
menghasilkan output berupa informasi.

Fungsi Komputer Di Dalam Kantor

Di dalam dunia komputer semua hal, semua bidang mata pelajaran, perkuliahan dan usaha ada di
komputer, bahkan pendidikan dan ilmu pengetahuan lebih komplit bila diperoleh dari komputer
dengan media internet dibandingkan dengan pelajaran atau ilmu yang di dapatkan dari sekolah.
Berikut ini adalah fungsi komputer bagi kita, khususnya pada dunia perkantoran:

1. Sebagai Sarana Pemrosesan Data

2. Sebagai Sarana Promosi/ Iklan Usaha

Banyak perusahaan besar, pribadi dan bisnis dapat sukses menggunakan komputer
Internet untuk mempromosikan atau mengiklankan produknya. Selain menjangkau
wilayah yang sangat luas biaya promosi/iklan pun murah.

3. Sebagai Sarana Pendukung Transaksi Bisnis

Saat ini marak Web E-Commerce yang memudahkan orang untuk melakukan transaksi
belanja melalui internet. Banyak perusahaan menggunakan komputer untuk kemudahan
dalam berbisnis, misalnya perusahaan travel menyediakan layanan reservasi tiket online.
Perusahaan bank menggunakan komputer dalam melakukan transaksi.

4. Sebagai Sarana Informasi

Berbagai informasi tersebar luas di Internet. Melalui internet orang maupun suatu instansi
bisa menyampaikan informasi dalam berbagai bentuk dan cara, apalagi berbagai
kemudahan fasilitas disediakan di Internet secara gratis maupun berbayar. Komputer juga
 digunakan untuk menyampaikan informasi secara langsung/reality misalnya dalam
pertemuan sosialisasi dan sebagainya

5. Sebagai Sarana Komunikasi

Dengan adanya internet orang dapat melakukan berbagai cara dan bentuk komunikasi
jarak dekat maupun jarak jauh. Perkembangan teknologi berbasis internet pun semakin
pesat sehingga memungkinkan orang untuk melakukan komunikasi yang efektif dan
efisien sekalipun komunikasi antar benua.

Di internet tersedia berbagai fasilitas komunikasi, baik secara online maupun offline.
Contoh komunikasi online yaitu Yahoo Messenger, Google Talk, Facebook, Twitter ,
Skype, Windows Live Messenger, Facebook, IRC (Internet Relay Chat) dan lain
sebagainya. Contoh komunikasi offline yaitu E-mail, FTP, Netnews/Newsgroup, dan
lainnya.

6. Sebagai Sarana Kontrol

 Berbagai perusahaan, kantor, swalayan dan perumahan telah banyak menggunakan
komputer sebagai sarana kontrol antara lain dalam aplikasi CCTV(Closed Circuit
Television) System, control pengoperasian mesin robot pabrik, control escalator, control
cahaya lampu studio rekaman, control tata lampu traffic light di persimpangan jalan,
control sistem jaringan/network. Khususnya pada dunia perkantoran, dengan adanya
CCTV memungkinkan bagi pengawas keamanan untuk melihat melalui monitor-monitor
yang berbeda di masing-masing area yang terjangkau oleh kamera CCTV. Selain
mengawasi kegiatan manusia yang hilir-mudik, adanya CCTV juga dapat berdampak
pada kegiatan pegawai. Kinerja pegawai dapat meningkat seiring adanya pengawasan
terhadap kegiatan yang mereka lakukan. Pegawai akan merasa bahwa mereka sedang
diawasi dan dapat berfokus dengan kegiatan mereka. Pegawai juga tidak akan
sembarangan untuk bersantai maupun keluar masuk dari area kerja mereka. Dengan
begitu, atasan juga dapat memantau dan mengevaluasi kinerja pegawai dari rekaman yang
dihasilkan oleh CCTV.

2.3 MESIN PENGHANCUR KERTAS

Mesin penghancur kertas diperlukan untuk menghancurkan arsip-arsip atau dokumen yang sudah
tidak terpakai lagi atau nilai gunanya (kadaluarsa). Karena fungsinya sebagai penghancur kertas,
maka mesin peranannya sangat besar, sehingga penghancur kertas rahasia yang ada di dalam
dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain. Dengan hancurnya kertas dalam bentuk
kecil, sangat sulit kerahasiaannya diketahui oleh orang lain, apalagi sebelum dibuang sobekan
kertas tersebut diaduk terlebih dahulu.
Umumnya daya potong mesin penghancur kertas sebanyak 20 halaman sekaligus dengan
memotong memanjang berukuran 2-2,5 mm dan besar cacahan ukuran folio dapat menjadi 46
hingga 144 cacahan karena penggunaan sistem gigi piranha pada mesin ini.

Cara pengoperasiannya sangat mudah, yaitu sebagai berikut :

 Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, namun sebelumnya hilangkan dahulu
klip atau steples yang ada pada kertas
 Masukan kertas ke dalam mesin, dan tekan tombol on agar mesin menyala dan siap
memotong
 Setelah selesai tekan tombol off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin
untuk dibuang
 Perawatan mesin ini cukup sederhana yaitu hanya dengan selalu membersihkan pada
bagian pisaunya dari kotoran yang berupa sisa-sisa kertas yang tinggal disela-sela gerigi

3. Kegunaan Mesin Penghancur Kertas di Kantor

Menjadi suatu hal yang memusingkan jika di kantor kita berantakan atau semrawut penuh
dengan dokumen-dokumen lama yang sudah tidak berguna atau tidak kita perlukan lagi dalam
pekerjaan kita. Untuk mengatasi hal yang demikian tentulah sangat tepat kita memilih alat yang
dapat membantu kita untuk menghapuskan semua problem kita dengan berkas atau dokumen-
dokumen yang tidak diperlukan lagi, yang mungkin dapat mengganggu konsentrasi kita dalam
bekerja. Mesin penghancur kertas menjadi solusi yang tepat untuk masalah ini.

Mesin penghancur dokumen atau kita kenal dengan istilah paper shredder merupakan peralatan
kantor yang digunakan untuk menghancurkan dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan.
Mesin ini dapat dibedakan menjadi dua yaitu berdasarkan jenis potongan dan kapasitas mesin.
Jenis potongan pada mesin yang kami sediakan adalah strip cut yaitu jenis potongan berbentuk
lurus, cross cut yaitu berupa potongan-potongan kecil, kemudian diamond cut. Selanjutnya
berdasarkan kapasitas mesin, kami menyediakan tipe kelas mesin kecil, menengah, dan besar.

Secara terperinci kapasitas kecil adalah mesin yang dapat menghancurkan 5-7 lembar/entry.
Kemudian kapasitas menengah adalah mesin yang dapat menghancurkan 10-20 lembar/entry.
Lalu yang berikutnya kapasitas besar adalah mesin yang jenisnya dapat menghancurkan 30-40
lembar/entry. Semua mesin yang kami sediakan merupakan mesin dengan pilihan kualitas dan
kekuatan mesin yang terbaik serta terbilang unggul di kelasnya serta memiliki teknologi dari
jerman dan jepang.

Selain itu, mesin kami juga memiliki bentuk dengan desain model masa kini, sehingga dapat
menambah keindahan ruangan kerja anda. Dan mesin ini juga mempunyai ukuran yang tidak
terlalu besar yang memenuhi isi ruangan kerja, mesin ini berukuran simpel sehingga tidak
membuat ruangan menjadi terasa sempit. Dalam kondisi purna jual, semua mesin kami beri
garansi serta terjamin ketersediaan untuk suku cadangnya.