Panduan Siap V21

Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Barat

Tahun 2019
Panduan
Penggunaan
Aplikasi Sistem
Informasi Aparatur
(SIAp) ‐ Versi 2
A. AKSES PADA KOMPUTER
I. Halaman Login dan Registrasi User
Sistem Informasi Aparatur (SIAp) dapat diakses dengan mengakses alamat
http://siap.jabarprov.go.id menggunakan Internet Browser (mozilla firefox ,
google chrome ,internet explorer , opera , safari , atau yang lainnya)
yang ada pada komputer atau laptop. Jika SIAp berhasil diakses maka akan tampil
halaman seperti berikut
Apabila telah mempunyai username dan password , maka lanjutkanlah dengan cara
mengisikan username dan password serta klik tombol .
Dan apabila belum mempunyai username dan password , silahkan klik dan
setelah itu maka akan tampil halaman seperti berikut
Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |1

Pada halaman tersebut terdapat beberapa kolom isian di antaranya :
a. Pada kolom username isikan dengan NIP dengan ketentuan panjang karakter
maksimal 18 digit dan tanpa menggunakan spasi.
b. Pada kolom Email isikan dengan alamat email yang aktif.
c. Pada kolom password isikan dengan kata sandi dengan ketentuan panjang
minimal adalah 5 karakter.
d. Pada kolom konfirmasi password isikan dengan cara mengetik ulang kata sandi
yang dibuat.
e. Pada kolom NIP isikan dengan NIP sesuai yang diisikan pada kolom isian username
Jika semua kolom isian sudah terisi, lanjutkanlah dengan mengklik tombol .
Catatan :
➢ Mohon untuk diingat kata sandi yang dimasukkan agar tidak menjadi masalah di
kemudian hari.
➢ Akun yang baru registrasi akan di verifikasi oleh BKD JABAR dengan waktu
paling lama 1x24 jam hari kerja.
➢ Jika menemukan peringatan seperti pada gambar dibawah,
kemungkinan username / password / Email / NIP yang diisikan telah terdaftar pada
aplikasi SIAp.

➢ Jika menemukan peringatan seperti gambar dibawah,
Kemungkinan NIP anda belum terdaftar dalam database (pegawai baru / pindahan /
alih kelola tidak lengkap) silahkan menghubungi BKD JABAR untuk melakukan
konfirmasi terkait hal tersebut.
II. Halaman Dashboard
Dashboard merupakan halaman utama user, ketika user telah berhasil melakukan
Login. Semua berita dan informasi terkait update aplikasi SIAp akan ditampilkan
pada halaman ini.
Halaman dashboard ini terdiri dari 3 menu yaitu :
a. Pengelolaan Pegawai, adalah menu untuk mengecek data kepegawaian
perseorangan.

b. Laporan, adalah menu untuk mengunduh atau mencetak Formulir Isian Pegawai
(FIP) atau biodata perseorangan.
c. Layanan Pegawai, adalah menu layanan administrasi kepegawaian, contoh :
pengajuan Karis/karsu, layanan ijin belajar dan lain-lain.
Selain itu juga terdapat tombol ubah identitas Pribadi dan tombol ubah password
di sebelah kiri atas.
a. Ubah identitas pribadi, adalah menu untuk melakukan perubahan terhadap
identitas pribadi sepeti gambar di bawah ini seperti alamat dan nomor telefon.

Setelah selesai melakukan update data silahkan klik tombol pada bagian
paling bawah.
b. Ubah password, adalah menu untuk melakukan perubahan password oleh
pengguna.
Silahkan melakukan pengisian Password Lama yang digunakan pada saat
login, Password Baru sebagai password pengganti dan Konfirmasi
Password diisi sama seperti Password Baru.
Setelah selesai melakukan update data silahkan klik tombol pada
bagian paling bawah.

III. Halaman Pengelolaan Pegawai
Untuk masuk ke halaman identitas pada halaman dashboard, klik menu
Pengelolaan Pegawai lalu klik Pegawai , maka
akan tampil halaman data pegawai sebagai berikut :
Pada halaman menu Identitas ini silahkan ubah/lengkapi setiap kolom data yang
telah disediakan dengan cara mengecek setiap kolom yang ada dan merubahnya bila
ada kesalahan data. Bila telah selesai melakukan update data silahkan klik tombol
pada bagian paling bawah.
Untuk mengubah mengubah foto profil, silahkan klik tombol lalu akan muncul
dialog dimana menyimpan file foto, dan setelah itu klik tombol untuk
menyimpan. Ketentuan foto adalah file dengan ekstensi (.jpg , .bmp , .png , .gif )
dengan ukuran 100 pixel x 130 pixel dan size dibawah 500 kb.
Untuk mengunduh biodata dapat dilakukan dengan cara meng-klik tombol
(dalam bentuk pdf ) dan (dalam bentuk ms. word ).

Pada halaman ini terdapat menu dan sub menu yang terdiri dari :
1. Identitas
a. Identitas Pegawai
Pada halaman identitas pegawai ini user tidak diberi otoritas merubah
Alamat Kontak

Pada halaman Alamat Kontak terdapat beberapa kolom isian di antaranya :
a. Pada kolom Alamat isikan dengan alamat yang sesuai dengan domisili saat ini
b. Pada kolom Kode pos isikan dengan kode pos email yang aktif
c. Pada kolom Telepon Rumah isikan nomor telepon rumah jika tidak ada kosongkan
d. Pada kolom No.HP nomor handphone yang aktif dan dapat dihubungi.
Dokumen Pegawai
Pada halaman ini silahkan untuk diisi dan sesuaikan dengan kartu yang tertera pada
gambar diatas, apabila tidak ada maka kosongkan saja kolom nya.

Dokumen Digital
Pada halaman dokumen digital pegawai silahkan unggah pada kolom yang tertera di
atas. Silahkan untuk memindai berkas fisik ke dalam berkas digital, apabila sudah ada
maka klik ”pilih dokumen”. Jangan lupa klik jika sudah selesai mengunggah
dokumen digital.
b. CPNS
Pada halaman CPNS terdapat beberapa kolom isian di antaranya :
a. Pada kolom No nota BKN sesuaikan dengan nomor Nota BKN yang tertera pada
SK Pengangkatan CPNS.
b. Pada kolom Tanggal nota BKN isikan dengan tanggal Nota BKN yang tertera pada
SK Pengangkatan CPNS, dengan klik gambar atau bisa mengisikan sendiri
dengan format tanggal bulan dan tahun atau “dd-mm-yyyy”
c. Pada kolom No SK CPNS sesuaikan dengan nomor SK CPNS yang tertera pada SK

Pengangkatan CPNS.
d. Pada kolom Tanggal SK CPNS dan TMT CPNS sesuaikan dengan tanggal SK CPNS
dan TMT CPNS yang tertera pada SK Pengangkatan CPNS, dengan klik gambar
atau bisa mengisikan sendiri dengan format tanggal bulan dan tahun atau
“dd-mm-yyyy”.
e. Pada kolom Golongan Ruang – Pangkat silahkan untuk disesuaikan dengan
Pangkat yang tertera pada SK Pengangkatan CPNS
f. Pada kolom Pejabat yang menetapkan, golongan masa kerja golongan dan formasi
jabatan CPNS silahkan untuk disesuaikan dengan isikan yang tertera pada SK
Pengangkatan CPNS
g. Untuk berkas digital seperti Berkas lamaran, Nota Persetujuan BKN dan SK CPNS
silahkan untuk di unggah pada kolom yang telah disediakan. Berkas Digital
berformat (.PDF).

Pendidikan Dasar Pengangkatan CPNS
Pada halaman diatas silahkan disesuaikan dengan pendidikan pada masa
pengangkatan CPNS.
c. PNS
Pada halaman PNS silahkan untuk di sesuaikan dengan yang tertera pada SK
Pengangkatan PNS, caranya hampir sama dengan yang ada pada halaman CPNS.

d. Gol/Ruang — Pangkat Terakhir
Pada halaman Pangkat Terakhir silahkan untuk di sesuaikan dengan yang tertera
pada SK Pangkat Terakhir, caranya hampir sama dengan yang ada pada halaman
CPNS.
e. Pendidikan Terakhir
Pada halaman ini silahkan disesuaikan dengan Pendidikan Terakhir yang diakui oleh
Pemerintah. Apabila Nama Sekolah/Universitas tidak ditemukan silahkan untuk
menghubungi Bidang Simpeg BKD Jabar.

f. Tempat Bekerja Terakhir
Pada halaman tempat bekerja terakhir, silahkan untuk disesuaikan dengan posisi
dimana bekerja pada saat ini.
g. Jabatan Terakhir
Pada halaman ini silahkan untuk disesuaikan dengan jabatan terakhir.

Catatan:
➢ Dalam melakukan update selalu dipastikan setelah selesai melakukan update
data silahkan klik tombol pada bagian paling bawah agar data yang
sudah di update tersimpan oleh sistem.
2. Riwayat - riwayat
Dalam pengoperasian Riwayat-riwayat, model penggunaannya adalah selalu
ditampilkan dengan berbagai fungsi form yang sama. Dimana fungsinya antara lain
melihat data, menambahkan data, menghapus data, mengubah data dan melakukan
pencetakan data Riwayat. Yang membedakannya hanyalah kolom isian yang
digunakan sesuai dengan fungsi Riwayat itu sendiri.
Fungsi Melihat data
Fungsi Menambahkan / Mengubah Data
Dalam melakukan penambahan riwayat data silahkan menekan tombol
yang berada di pojok kanan seperti gambar di bawah,

Selanjutnya silahkan isi data sesuai dengan apa yang ada dalam format penambahan
data seperti gambar dibawah,
Setelah selesai melakukan update data silahkan klik tombol pada bagian
paling bawah agar data yang sudah di update tersimpan oleh sistem.

Fungsi Menghapus Data
Untuk penghapusan data, silahkan pilih data yg akan hapus lalu klik pada
setelah itu klik tombol dan akan dialog seperti gambar di
samping . Jika yakin maka klik “OKE”, dan data
riwayat akan terhapus.
Demikian penjelasan pengoperasian riwayat untuk melihat data, menambahkan
data, menghapus data, mengubah data dan melakukan pencetakan data. Hal ini
berlaku untuk semua menu yang berhubungan dengan riwayat-riwayat:
a. Riwayat Pegawai
Pangkat
Menu Pangkat berisi riwayat kepangkatan pegawai dari awal karir menjadi PNS
hingga pangkat terakhir saat melakukan pengisian data.

Jabatan
Menu Jabatan berisi riwayat jabatan pegawai dari awal karir menjadi PNS hingga
Jabatan terakhir saat melakukan pengisian data.

Gaji Berkala
Menu Gaji Berkala berisi riwayat gaji pegawai dari awal karir menjadi PNS hingga
gaji terakhir saat melakukan pengisian data.

Tanda Jasa
Menu Tanda Jasa berisi riwayat Tanda Jasa yang diperoleh pegawai dari awal karir
menjadi PNS hingga saat melakukan pengisian data.

Sasaran Kerja Pegawai
Menu Sasaran Kerja Pegawai berisi riwayat Sasaran Kerja Pegawai pegawai dari
beberapa tahun terakhir hingga saat melakukan pengisian data.

Hukuman Disiplin
Menu Hukuman Disiplin berisi riwayat Hukuman Disiplin yang diterima pegawai dari
awal karir menjadi PNS hingga terakhir saat melakukan pengisian data.

Cuti
Menu Cuti berisi riwayat Cuti yang dilakukan oleh pegawai dari awal karir menjadi
PNS hingga terakhir saat melakukan pengisian data.

Bahasa
Menu Bahasa berisi riwayat Bahasa yang dikuasai pegawai dari awal karir menjadi
PNS hingga terakhir saat melakukan pengisian data.

b. Riwayat Pendidikan
Menu Riwayat Pendidikan berisi riwayat pendidikan yang pernah dilaksanakan seorang
PNS dari awal karir menjadi PNS hingga terakhir saat melakukan pengisian data sesuai
dengan riwayat pendidikan yang telah diakui oleh BKD.

Pendidikan Umum
Menu Umum berisi riwayat Pendidikan Umum pegawai dari awal karir menjadi PNS
hingga Pendidikan Umum terakhir saat melakukan pengisian data.

Diklat Struktural
Menu Diklat Struktural berisi riwayat Diklat Struktural yang telah dilaksanakan pegawai
dari awal karir menjadi PNS hingga terakhir saat melakukan pengisian data.

Diklat Fungsional
Menu Diklat Fungsional berisi riwayat Diklat Fungsional yang telah dilaksanakan
pegawai dari awal karir menjadi PNS hingga terakhir saat melakukan pengisian data.
Diklat Teknis
Menu Diklat Teknis berisi riwayat Diklat Teknis yang telah dilaksanakan pegawai dari
awal karir menjadi PNS hingga terakhir saat melakukan pengisian data.

c. Riwayat Keluarga
Orang Tua
Istri/Suami /

Apabila pekerjaan suami / istri adalah Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan
Pemerintah Provinsi Jawa Barat, isikan pada kolom NIP dan isikan dengan NIP atau
nama, dan apabila Bukan Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemereintah Provinsi
Jawa Barat maka abaikan isian pada kolom NIP.

Jika tidak terdapat tombol +suami/istri maka diperhatikan data identitas pribadi
dipastikan dalam identitas pribadi status pernikahan sudah menikah.
Anak

B. AKSES PADA HANDPHONE
I. Halaman Login dan Registrasi User
Sistem Informasi Aparatur (SIAp) dapat diakses dengan mengakses alamat
http://siap.jabarprov.go.id menggunakan Internet Browser (mozilla firefox ,
google chrome ,internet explorer , opera , safari , atau yang lainnya)
yang ada pada handphone. Jika SIAp berhasil diakses maka akan tampil halaman
seperti berikut
Apabila telah mempunyai username dan password , maka lanjutkanlah dengan cara
mengisikan username dan password serta klik tombol .

Dan apabila belum mempunyai username dan password , silahkan klik
dan setelah itu maka akan tampil halaman seperti berikut

Pada halaman tersebut terdapat beberapa kolom isian di antaranya :
a. Pada kolom username isikan dengan NIP dengan ketentuan panjang karakter
maksimal 18 digit dan tanpa menggunakan spasi.
b. Pada kolom Email isikan dengan alamat email yang aktif.
c. Pada kolom password isikan dengan kata sandi dengan ketentuan panjang
minimal adalah 5 karakter.
d. Pada kolom konfirmasi password isikan dengan cara mengetik ulang kata sandi
yang dibuat.
e. Pada kolom NIP isikan dengan NIP sesuai yang diisikan pada kolom isian username
Jika semua kolom isian sudah terisi, lanjutkanlah dengan mengklik tombol .
Catatan :
➢ Mohon untuk diingat kata sandi yang dimasukkan agar tidak menjadi masalah di
kemudian hari.
➢ Akun yang baru registrasi akan di verifikasi oleh BKD JABAR dengan waktu
paling lama 1x24 jam hari kerja.
➢ Jika menemukan peringatan seperti pada gambar dibawah,
kemungkinan username / password / Email / NIP yang diisikan telah terdaftar pada
aplikasi SIAp.
➢ Jika menemukan peringatan seperti gambar dibawah,

Kemungkinan NIP anda belum terdaftar dalam database (pegawai baru / pindahan /
alih kelola tidak lengkap) silahkan menghubungi BKD JABAR untuk melakukan
konfirmasi terkait hal tersebut.
Selanjutnya untuk mempermudah dalam melakukan pengisian data silahkan
menggunakan komputer atau laptop dan ikuti langkah-langkah pada poin A. AKSES
PADA KOMPUTER dalam Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi
Aparatur (SIAp).
PERTANYAAN YANG SERING MUNCUL
A: KENAPA SAYA TIDAK BISA LOGIN?
B: SETELAH MENUNGGU 1X24JAM DI HARI KERJA JIKA BELUM BISA coba di perhatikan saat daftar
apakah menggunakan NIP atau menggunakan nama, jika menggunakan nama maka login juga
menggunakan nama begitu juga saat daftar menggunakan NIP maka login juga menggunakan NIP
atau dapat juga menggunakan email saat daftar sebagai username. besar kecil huruf dan tanda baca
pada username mempengaruhi ketika login.
A: SAYA LUPA PASSWORD:
B: SILAHKAN MENGGUNAKAN MENU

PASSWORD AKAN DIKIRIM KEPADA EMAIL YANG DIGUNAKAN UNTUK MENDAFTAR AKUN SIAp

Panduan Siap V21

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Panduan Siap V21

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Badan Kepegawaian Daerah

Provinsi Jawa Barat

I. Halaman Login dan Registrasi User

Sistem Informasi Aparatur (SIAp) dapat diakses dengan mengakses alamat

http://siap.jabarprov.go.id menggunakan Internet Browser (mozilla firefox ,

google chrome ,internet explorer , opera , safari , atau yang lainnya)

halaman seperti berikut

mengisikan username dan password serta klik tombol .

setelah itu maka akan tampil halaman seperti berikut

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |1

maksimal 18 digit dan tanpa menggunakan spasi.

b. Pada kolom Email isikan dengan alamat email yang aktif.

minimal adalah 5 karakter.

paling lama 1x24 jam hari kerja.

➢ Jika menemukan peringatan seperti pada gambar dibawah,

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |2

konfirmasi terkait hal tersebut.

II. Halaman Dashboard

pada halaman ini.

Halaman dashboard ini terdiri dari 3 menu yaitu :

a. Pengelolaan Pegawai, adalah menu untuk mengecek data kepegawaian

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |3

(FIP) atau biodata perseorangan.

c. Layanan Pegawai, adalah menu layanan administrasi kepegawaian, contoh :

pengajuan Karis/karsu, layanan ijin belajar dan lain-lain.

di sebelah kiri atas.

a. Ubah identitas pribadi, adalah menu untuk melakukan perubahan terhadap

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |4

b. Ubah password, adalah menu untuk melakukan perubahan password oleh

Silahkan melakukan pengisian Password Lama yang digunakan pada saat

login, Password Baru sebagai password pengganti dan Konfirmasi

Password diisi sama seperti Password Baru.

Setelah selesai melakukan update data silahkan klik tombol pada

bagian paling bawah.

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |5

Untuk masuk ke halaman identitas pada halaman dashboard, klik menu

Pengelolaan Pegawai lalu klik Pegawai , maka

akan tampil halaman data pegawai sebagai berikut :

pada bagian paling bawah.

Untuk mengunduh biodata dapat dilakukan dengan cara meng-klik tombol

(dalam bentuk pdf ) dan (dalam bentuk ms. word ).

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |6

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |7

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |8

Pada halaman CPNS terdapat beberapa kolom isian di antaranya :

SK Pengangkatan CPNS, dengan klik gambar atau bisa mengisikan sendiri

dengan format tanggal bulan dan tahun atau “dd-mm-yyyy”

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |9

e. Pada kolom Golongan Ruang – Pangkat silahkan untuk disesuaikan dengan

Pangkat yang tertera pada SK Pengangkatan CPNS

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |10

Pada halaman diatas silahkan disesuaikan dengan pendidikan pada masa

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |11

Pemerintah. Apabila Nama Sekolah/Universitas tidak ditemukan silahkan untuk

menghubungi Bidang Simpeg BKD Jabar.

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |12

dimana bekerja pada saat ini.

Pada halaman ini silahkan untuk disesuaikan dengan jabatan terakhir.

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Aparatur (SIAp) |13

➢ Dalam melakukan update selalu dipastikan setelah selesai melakukan update

sudah di update tersimpan oleh sistem.

Dalam pengoperasian Riwayat-riwayat, model penggunaannya adalah selalu

pencetakan data Riwayat. Yang membedakannya hanyalah kolom isian yang