ANALISIS PELAKSANAAN PENYIMPANAN

BERKAS REKAM MEDIS YANG TIDAK DIMUSNAHKAN

DI RUMAH SAKIT ISLAM IBNU SINA PEKANBARU

Nur Maimun
Dosen Prodi Rekam Medik dan Informasi Kesehatan
STIKes Hang Tuah Pekanbaru
Email: nurmaimun83@gmail.com

Abstract
Archives have an important role in the process of presenting information for leaders to make decisions and
satisfactory policy, therefore to be able to present complete information, quickly and correctly, there should be

Ibn Sina Hospital Pekanbaru 2016. The research is descriptive qualitative research informants of 5 people, the
technique used observation and interviews, data analysis using qualitative analysis, the triangulation method.

Keywords:

Abstrak
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan
dan memuaskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar,
harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang ke arsipan. Pelaksanaan penyimpanan di rumah sakit
islam ibnu sina pekanbaru tidak berjalannya proses scanning dalam penyimpanan berkas rekam medis yang
tidak dimusnahkan sehingga apabila berkas tersebut dibutuhkan memerlukan waktu lama untuk mencarinya,
hal ini terkendala karena tidak ada tenaga khusus yang mengerjakannya. Penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan di Rumah Sakit Islam
Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2016. Jenis penelitian adalah deskriptif kualitatif, dengan informan penelitian
berjumlah 5 orang, teknik yang digunakan observasi dan wawancara, analisa data dengan menggunakan analisa
kualitatif, dengan metode triangulasi.Hasil penelitian diperoleh bahwa dalam pemusnahan berkas rekam medis
dilakukan pemusnahan dengan cara membakar habis semua berkas rekam medis, ada 13 jenis formulir rekam
medis yang tidak dimusnahkan dan berkas rekam medis yang bernilai guna disimpan permanen dengan cara
di scan dan disimpan pada hardisk supaya dapat menjaga keutuhan berkas rekam medis dari kerusakan dan
menghemat ruangan penyimpanan inaktif.
Kata Kunci: Penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan

PENDAHULUAN pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik

dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
Menurut Undang-undang No. 7 Tahun 1971
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan,
pada Bab (1), pasal (1) dikatakan bahwa “arsip”
selain itu arsip juga merupakan Naskah-naskah
ialah: Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,

5 5
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 5 No.1 Maret 2017
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan
(Amsyah, 2003:2).
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses
penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dan memuaskan kebijakan, oleh sebab
itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap,
cepat dan benar, harus ada sistem dan prosedur kerja
yang baik dibidang ke arsipan (Barthos, 2014:2).
Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan cengan
pengurusan kearsipan disebut Manajemen Kearsipan.
Dengan lengkap dapat dikatakan bahwa manajemen
kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang
meliputi pencatatan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan (Amsyah, 2003: 4).
Menurut PerMenKes No.269 MENKES/PER/
III/2008 tentang Rekam Medis Bab III, pasal
7 bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib
menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam
rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam
medis diselenggarakan oleh Unit Rekam Medis
salah satunya yaitu yang merupakan media
untuk penyimpanan dokumen rekam medis yang
berfungsi sebagai penyimpanan, penyedia dan
pelindung dokumen rekam medis. Penyimpanan
dokumen rekam medis akan berjalan dengan baik
apabila terdapat fasilitas yang menunjang yaitu rak
penyimpanan dokumen rekam medis sehingga selain
dokumen rekam medis tertata dengan baik hal ini
juga dapat mempermudah dalam pengambilan dan
penyimpanan dokumen rekam medis.
Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru merupakan
salah satu pelayanan kesehatan yang mempunyai
tanggung jawab dalam memberikan pelayanan
kesehatan secara maksimal dengan memperhatikan
mutu pelayanan yang diberikan diantaranya adalah
mutu pelayanan rekam medis.
Tabel 1. Total Kunjungan 5 Tahun Pasien Rumah
Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2016
Jumlah Kunjungan
Pasien
Tahun Total
Kunjungan kunjungan
Pasien Pasien
Baru Lama
2011 16811 46391 63202
2012 18640 52243 70883
2013 16910 50034 66944
2014 20718 67203 87921
2015 17786 96942 114728
6
Dapat dilihat pada tabel 1 total kunjungan pasien 5
tahun di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru
mengalami peningkatan setiap tahunnya dengan
demikian jumlah pasien yang datang tidak sebanding
dengan tempat penyimpanan berkas rekam medis
yang ada.
Ruang penyimpanan berkas rekam medis sangat
terbatas ruang penyimpanan berkas rekam medis
inaktif terletak di lantai 2 (dua) dan ruang berkas
rekam medis aktif terletak di lantai 1 (satu) ruangan
dipisah dikarenakan berkas rekam medis yang begitu
banyak. Berkas rekam medis di Rumah Sakit Islam
Ibnu Sina Pekanbaru dinyatakan aktif selama 4 tahun
dan disipan dirak aktif selanjutnya akan diletakkan
dirak inaktif selama 2 tahun.
Berdasarkan observasi awal di Rumah Sakit Islam
Ibnu SinaPekanbaru setiap tahunnya melakukan
retensi dan telah melakukan pemusnahan pada
tahun 2014 dan didalam proses tersebut ada
beberapa formulir yang tidak dimusnahkan atau
disisihkan sesuai ketentuan yang berlaku, didalam
teori ada beberapa lembar rekam medis yang
dipilih yaitu, ringkasan masuk dan keluar, resume,
lembar kematian. Di Rumah Sakit Islam Ibnu
Sina Pekanbaru juga memilah formulir yang tidak
dimusnahkan sesuai teori dan kebijakan rumah
sakit, formulir yang tidak dimusnahkan seperti
ringkasan masuk dan keluar, resume, lembar operasi,
identitas bayi, lembar persetujuan rawat inap, lembar
persetujuan penolakan, lembar kematian, laporan
anastesi, patologi anatomi, laboratorium, formulir
tersebut disimpan dalam bentuk formulir itu sendiri
tanpa melakukan atau sccaner. Sehingga
memerlukan tempat yang banyak dan formulir-
formulir tersebut disusun diruang penyimpanan
sehingga apabila formulir itu diperlukan petugas
akan memerlukan waktu lama untuk mencari
formulir tersebut. Sebelumnya pada tahun 2011
pernah dilakukan penyimpanan berkas rekam medis
yang tidak dimusnahkan dalam bentuk sccaner,
setelah itu proses sccaner tidak dilakukan lagi
dikarenakan tenaga kerja tidak mencukupi dan
peralatan yang tidak memadai.
METODE
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan
pendekatan kualitatif, dengan informan penelitian
yaitu direktur, kepala rekam medis, petugas bagian
penyimpanan dan petugas dibagian pemusnahan.
 Nur Maimun. Analisis Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis yang Tidak Dimusnahkan ...

Metode yang digunakan adalah metode tekhnik Tidak

No Jenis Formulir Dimusnahkan
observasi dan wawancara, dengan pengolahan Dimusnahkan
data menggunakan triangulasi Triangulasi sumber, 13 Persiapan Pasien
Triangulasi metode, Triangulasi data. Pulang

14 Catatan Perawatan
Bayi Baru Lahir
HASIL 15 Riwayat Penyakit
(RM.1)
Jenis formulir yang dimusnahkan dan yang tidak
dimusnahkan. 16 Asuhan Keperawatan
Pasien Hemodialisis
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, 17 Observasi Khusus
diketahui jenis formulir yang dimusnahkan dan yang
18 Catatan Komunikasi
tidak dimusnahkan. Setiap informan mempunyai NR-DR (Catatan
pendapat yang sama jadi peneliti mengutip salah satu Visite)
hasil wawancara dengan informan sebagai berikut: 19 Daftar Pemberian
Obat
“ada beberapa formulir rekam medis yang disimpan
permanen yang tidak dimusnahkan karena bernilai 20 Observasi
Tandatangan Vital
guna diantaranya ringkasan masuk dan keluar,
resume (IGD, Rawat Jalan, Rawat Inap), lembar 21 Catatan
Perkembangan
Pasien
persetujuan operasi, lembar kematian, informed
22 SUP pembayaran
consent, hasil laboratorium, hasil patologi anatomi,
hasil rontgen/ CT SCAN (informan 2)”. 23 Jasa Dokter

24 Tagihan Rawat Inap

Dari hasil wawancara dapat diperkuat dengan adanya
telaah dokumen dapat dilihat pada tabel 2 : 25 Riwayat Rawat Jalan

26 Hasil Pemeriksaan
Tabel 2. Jenis formulir yang tidak dimusnahkan EKG
di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru
27 Surat Permintaan
Tidak Dirawat
No Jenis Formulir Dimusnahkan
Dimusnahkan 28 Pengkajian
1 Formulir Gawat Perawatan
Darurat 29 Catatan dan Instruksi
2 Formulir Identitas Dokter
Pasien Baru 30 Catatan Kegiatan
3 Rujukan Bimbingan
Kerohanian
4 Perjanjian Rawat
31 Pembayaran Kamar
Inap
Bedah
5 Serah Terima Pasien
32 Ringkasan Masuk dan
Rawat Inap
Keluar
6 Ceklis Pasien Baru
33 Pernyataan
Masuk
Penolakan
7 Bagian Kebidanan
34 Pernyataan
8 Partus Persetujuan
Tindakan Medis
9 Pengkajian Pada Ibu
Bersalin 35 Laporan Operasi

10 Observasi Pasien 36 Laporan Anastesi

Inpartu
37 Resume
11 Manajemen
Kebidanan 38 Laboratoruim

39 Patologi Anatomo
12 Rencana Pasien
Pulang 40

7
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 5 No.1 Maret 2017
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

Tidak
Sarana dan Prasarana dalam penyimpanan
No Jenis Formulir Dimusnahkan
Dimusnahkan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan.
41 Berdasarkan hasil wawancara dengan informan,
42 Monitoring Bayi diketahui sarana dan prasarab dalam penyimpanan
43 Catatan Tentang
berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan. Setiap
Perubahan Pasien informan mempunyai pendapat yang sama jadi
44 Permintaan Darah peneliti mengutip salah satu hasil wawancara dengan
Untuk Transfusi informan sebagai berikut:
45 Pemakaian Obat/ “sarana dan prasarana penyimpanan berkas rekam
Alkes Kamar Bedah/
Anastesi medis yang tidak dimusnahkan adadanya alat seperti
scanner, komputer, hardist dan ruangan penyimpanan
46 Persetujuan dan
Ceklis Pemberian berkas rekam medis inaktif yang ada Di Rumah Sakit
Transfusi Islam Ibnu Sina Pekanbaru (informan 3)”.
47 Daftar Check Pre Dari hasil wawancara dapat diperkuat dari hasil
dan Post Op
observasi yang telah dilakukan tentang sarana dan
48 Formulir Permintaan
prasarana dalam penyimpanan berkas rekam medis
Pemeriksaan
Radiologi yang tidak dimusnahkan dapat dilihat pada tabel 3.
49 Instalasi Radiologi Tabel 3 Sarana dan Prasarana Dalam Pemusnahan
(Hasil Pemeriksaan)
di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru
50 Rencana Keperawatan
No Sarana dan Prasarana Ada Tidak
51 Laporan Pasien
Meninggal 1 Ruangan Penyimpanan Berkas
Rekam Medis Inaktif

Manfaat formulir rekam medis yang tidak
dimusnahkan
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan,
diketahui manfaat formulir rekam medis yang tidak
dimusnahkan Setiap informan mempunyai pendapat
yang sama jadi peneliti mengutip salah satu hasil
wawancara dengan informan sebagai berikut:
“ada beberapa dokter yang meminta kembali
formulir rekam medis yang sudah inaktif yang tidak
dimusnahkan tapi ditegaskan bahwa kemungkinan
kecil dokter meminta kembali formulir tersebut,
apabila dokter meminta kembali formulir yang
dibutuhkannya petugas mencari dan memberikannya
kepada dokter bertujuan untuk sebagai acuan atau
pedoman dalam melakukan tindakan medis kepada
pasien (informan 1)”.
Dan hasil wawancara penulis dengan Kepala Unit
Rekam Medis Di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina
Pekanbaru tentang apa saja pemanfaatan formulir
rekam medis yang tidak dimusnahkan yaitu :
“formulir yang ti dak dimusnahk an dapat
dimanfaatkan kembali sebagai bukti pengetahuan
yang telah diberikan kepada pasien, sebagai bukti
dipengadilan dan untuk keperluan pendidikan dan
penelitian (informan 2)”.
2 Sccaner
3 Komputer
5. CD/Hardist
Gambaran kegiatan penyimpanan berkas rekam
medis yang tidak dimusnahkan
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan,
diketahui kegiatan penyimpanan berkas rekam
medis yang tidak dimusnahkan. Setiap informan
mempunyai pendapat yang sama jadi peneliti
mengutip salah satu hasil wawancara dengan
informan sebagai berikut:
“disimpan permanen discan terlebih dahulu lalu
disimpan di dalam hardist supaya dapat menjaga
keutuhan berkas rekam medis dari kerusakan, dan
menghemat ruangan penyimpanan in aktif (informan
3)”.
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan dengan
informan bahwa disampaikan kurangnya tenaga
kerja dalam melakukan penyimpanan berkas rekam
medis yang tidak dimusnahkan dapat dilihat dari
pernyataan berikut:
“berkas yang tidak dimusnahkan disimpan dengan
melakukan scanning, tetapi ada kendala sejauh ini

8
 Nur Maimun. Analisis Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis yang Tidak Dimusnahkan ...
tidak semua berkas yang bernilai guna dilakukan
scanning dikarenakan kurangnya tenaga kerja dalam
melakukan scanning tersebut (informan 1)”.
PEMBAHASAN
Jenis formulir yang dimusnahkan dan yang tidak
dimusnahkan.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan Dirumah
Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru dapat diketahui
ada 13 jenis formulir yang tidak dimusnahkan
yaitu formulir gawat darurat, riwayat penyakit
(RM.1), hasil pemeriksaan EKG, ringkasaan masuk
dan keluar, pernyatakan penolakan, pernyataan
persetujuan tindakan medis, laporan operasi, laporan
anastesi, resume, hasil laboratorium, patologi anatomi,
dan laporan pasien meninggal (surat kematian).
Menurut (Firdaus, 2008) jenis formulir rekam medis
yang tidak dimusnahkan yaitu ringkasan masuk dan
persetujuan dan lembar kematian. Penelitian ini sama
dengan penelitian yang dilakukan Savitri Citra Budi,
dkk (2015), bahwa sebelum melaksanakan proses
pencitraan (imaging) petugas pelaksana terlebih dahulu
melakukan pemilahan lembar rekam medis. Sehingga
tidak semua lembar dalam berkas rekam medis
dilakukan proses pencitraan (imaging). Lembar rekam
medis yang dipilah yaitu hanya lembar rekam medis
yang dirasa harus dilestarikan atau masih bernilai guna.
Pada berkas rekam medis rawat inap, lembar rekam
medis yang dipilah adalah : 1) Ringkasan masuk keluar;
2) Catatan dokter; 3) Resume; 4) Pengantar rawat inap;
5) Hasil laboratorium/hasil penunjang; 6) Laporan
operasi; 7) Laporan anestesi; 8) Pre-post operasi; 9)
Informed consent;
Surat keterangan lahir; 12) Surat keterangan kematian.
Manfaat formulir rekam medis yang tidak
dimusnahkan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan telah
diketahuinya pemanfaatan formulir rekam medis
yang tidak dimusnahkan di rumah sakit islam
ibnu sina pekanbaru yaitu formulir rekam medis
yang tidak dimusnahkan bermanfaat sebagai
bukti pengetahuan yang telah diberikan kepada
pasien, sebagai alat bukti dipengadilan dan sebagai
keperluan pendidikan dan penelitian.
Menurut PermenKes No. 269/MENKES/PER/
III/2008 pasal 13 ayat (1) pemanfaatan rekam medis
dapat dipakai sebagai:
a. Pemeliharaan kesehatan
b. Alat bukti dalam proses penegak hukum, disiplin
kedokteran dan kedokteran gigi dan penegakan
etika kedokteran dan etika kedokteran gigi
c. Keperluan pendidikaan dan penelitian
d. Dasar pembayar biaya pelayanan kesehatan
e. Data statistik kesehatan
Sarana dan Prasarana dalam penyimpanan
berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan
diketahuinya sarana dan prasarana dalam melakukan
penyimpanan berkas rekam medis yang tidak
dimusnahkan berupa alat seperti scanner, komputer,
hardistdan ruangan berkas rekam medis inaktif
yang ada di rumah sakit islam ibnu sina pekanbaru.
Sarana adalah segala sesuatu yang dipakai dalam
mencapai maksud atau tujuan tertentu sedangkan
prasarana yaitu segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggaranya suatu proses.
Sarana dan prasarana di unit kerja rekam medis
yaitu mencangkup komputer, print out, scanner,
hardist, rak terbuka, buku register, KIUP, ATK
(alat tulis kerja), uraian kerja, dan rak penyimpanan.
Sarana dan prasarana ini membantu memelihara dan
mendorong semangat kerja serta dapat meningkatkan
produktivitas petugas yang bekerja dibagian rekam
medis (DepKes RI, 2006).
Penelitian ini sejalan dengan penelitian yang
dilakukan Savitri Citra Budi, dkk (2015), dalam
proses penyimpanan formulir rekam medis yang
bernilai guna dibutuhkan sarana seperti scanner,
disket atau Compact Disc (CD), Hambatan-
hambatan yang terdapat dalam pelaksanaan proses
pencitraan (imaging) di RSUD Kota Yogyakarta
yaitu kurangnya sumber daya manusia, tidak ada
prosedur tetap dan instruksi kerja, hasil pencitraan
(imaging) belum tersambung ke Sistem Infromasi
Kesehatan (SIK), dan tidak adanya anggaran alat
pencitraan (imaging) untuk lembar rekam medis
ukuran besar.
Gambaran kegiatan penyimpanan berkas rekam
medis yang tidak dimusnahkan
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan di rumah
sakit islam ibnu sina pekanbaru untuk mengetahui
gambaran penyimpanan berkas rekam medis yang
9
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 5 No.1 Maret 2017
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
tidak dimusnahkan dapat dilakukan dengan cara
berkas rekam medis yang bernilai guna atau yang
tidak dimusnahkan disimpan permanen dalam
hardisk dengan cara menscan formulir rekam medis
supaya dapat menajaga keutuhan berkas rekam
medis dari kerusakaan dan menghemat ruangan
penyimpanan inaktif.
Menurut Huffman ( 1997), atau scanner
ukuran dokumen asli menjadi sangat kecil,
menghasilkan rekaman informasi yang padat
dan menghemat ruangan. Karena bisa
diperbanyak, maka cara ini juga mengurangi beban
penanganan kertas karena bisa sangat
Penelitian ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan
Budi (2015), Setelah melakukan pemilahan lembar
rekam medis, kemudian lembar tersebut dilakukan
scanning dengan menggunakan print scanner.
Sebelum memulai proes scanning, terlebihdahulu
software untuk scanning diaktifkanpada komputer,
kemudian prosesnya perberkas rekam medis atau per
satu nomor rekam medis. Satu bendel lembar rekam
medis yang sudah dipilah dan diurutkan,dilakukan
scanning secara berurutan menggunakan print
scanner untuk menjaga keutuhan berkas rekam
medis.
SIMPULAN
Jenis formulir rekam medis yang tidak dimusnahkan
yaitu formulir gawat darurat, riwayat penyakit, hasil
pemeriksaan EKG, ringkasan masuk dan keluar,
pernyataan penolakan, pernyataan persetujuan
tindakan medis (informed consent), laporan operasi,
laporan anastesi, resume medis, hasil laboratorium,
radiologi dan keterangan kematian. Kegiatan
penyimpanan berkas rekam medis yang tidak
dimusnahkan yaitu dilakukan scanning pada formulir
rekam medis dan disimpan didalam hardist.
10
DAFTAR PUSTAKA
Manajemen Kearsipan.
Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Barthos, Basir. (2014). Manajemen Kearsipan.
Jakarta: Bumi Aksara.
DepKes RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan
Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di
Indonesia Revisi II. Jakarta.
Firdaus, Sunny Ummul. (2008). Rekam Medik Dalam
Sorotan Hukum Dan Etika. Surakarta: LPP UNS.
Fitri, Rosyana. (2011). Tinjauan Persiapan
Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif Di
Rumah Sakit. Pekanbaru.
Hatta, Gemala R. (2008). Pedoman Manajemen
Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan
Kesehatan. Jakarta: UI-press.
Huffman, Edna K. (1999). Health Information
Management.
Notoatmodjo, Soekidjo. (2010). Metodologi
Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Rustiyanto, Ery. (2009). Etika Profesi Perekam
Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Saryono. (2011). Metodologi Penelitian Kesehatan.
Jogyakarta: Mitra Cendikia Press.
Savitri Citra Budi. Zahrotul Khasanah. (2015).
Pencitraan (imaging) Berkas Rekam Medis
Pada Kegiatan Penyusutan Di RSUD Kota
Yogyakarta, (Online), Vol.3, No.1, (http://
jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/
download/72/57, diakses 12 Juni 2016.
Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Kuatitatif
Kualitatif Dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Undang-Undang Kesehatan. (2014). Undang-
Undang Kesehatan UU No. 36 Th. 2009
Dlengkapi Dengan UU No. 44 Th. 2009
Tentang Rumah Sakit.