BAB 11 PENGAUDITAN SIKLUS PENJUALAN DAN PENGUMPULAN

PIUTANG: PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJAN

SUBSTANTIF TRANSAKSI

1 Akun-akun dan golongan-golongan transaksi dalam siklus penjualan dan

pengumpulan piutang

Tujuan pengauditan atas siklus penjualan dan pengumpulan piutan adalah

untuk mengevaluasi apakah saldo akun-akun yang terpengaruh oleh siklus ini telah

disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi keuangan. Gambar 11-1 di

bawah ini menggambarkan akun. akun apa saja yang terdapat dalam siklus

penjualan dan pengumpulan piutang dalam bentuk akun T. Sudah barang tentu sifat

akun bisa berbeda-beda, tergantung pada bidang usaha dan bisnis klien. Ada

perbedaan dalam sifat dan nama akun untuk perusahaan jasa, perusahaan pengecer,

dan perusahaan asuransi, tetapi konsep utamanya tetap sama.

Gambar 11.1 melukiskan aliran informasi akuntansi melalui berbagai akun

dalam siklus penjualan dan pengumpulan piutang. Dalam gambar Ini nampak lima

kelompok transaksi dalam siklus penjualan dan pengumpulan piutang, yaitu:

1) Penjualan (tunai dan kredit)

2) Penerimaan kas

3) Retur dan potongan penjualan.

4) Penghapusan piutang tak tertagih

5) Penaksiran kerugian piutang.

2 Fungsi-fungsi bisnis dalam siklus dan dukumen serta catatan terkait

Siklus penjualan dan pengumpulan piutang menyangkut keputusan dan

proses yang diperlukan untuk mentransfer kepemilikan barang dan jasa kepada

konsumen setelah barang dan jasa tersebut tersedia untuk dijual. Siklus ini dimulai

dengan adanya permintaan dari konsumen dan diakhiri dengan adanya perubahan

dari barang atau jasa menjadi piutang usaha, dan pada akhirnya menjadi kas.

Tabel 1.1 menunjukkan delapan fungsi bisnis untuk siklus penjualan dan

pengumpulan piutang yang tercantum pada kolom ketiga. Hal ini terjadi pada setiap

perusahaan dalam pencatatan atas kelima kelompok transaksi yang terdapat dalam

siklus dan pengumpulan piutang. Dalam uraian dibawah ini akan dijelaskan

kedelapan fungsi tersebut serta dokumen-dokumen dan catatan yang digunakan

pada setiap fungsi sebagaimana tercantum dalam tabel 1.1. sebelum menetapkan

risiko pengendalian dan merancang pengujian pengendalian dan melakukn

pengujian substantif transaksi, auditor harus memahami fungsi-fungsi bisnis dan

dokumen-dokumen serta catatan yang digunakan dalam bisnis yang bersangkutan.

Tabel 1.1 golongan transaksi, akun-akun,fungsi-fungsi, serta dokumen dan catatan

untuk siklus penjualan dan pengumpulan piutang

Golongan Akun-akaun Fungsi bisnis Dokumen dan catatan

transaksi

penjualan  Penjualan  Pengolahan  Pesanan dari dokumen

 Piutang usaha permintaan  Order penjualan

dari  Pesanan dari

konsumen konsumen atau order

 Persetujuan penjualan

kredit  Dokumen pengiriman

 Pengiriman  Faktur penjualan

barang  File transaksi

 Pengiriman penjualan

faktur  Jurnal penjualan

dan

pencatatan  Master file piutang

penjualan usaha

 Daftar piutang usaha

 Laporan bulanan

Penerimaan kas  Kas di bank Pengolahan  Pengantar pembayaran

 Piutang usaha dan  Daftar penerimaan kas

pencatatan  File transaksi

penerimaan penerimaan kas

kas  Jurnal penerimaan kas

 Retur penjualan  retur penjualan Pemgolahan  Memo kredit

 piutang usaha dan  Jurnal retur penjualan

pencatatan

retur pnjualan

Penghapusan  Piutang usaha Penghapusan Formulir otorisasi

piutang cadangan piutang tak penghapusan piutang

kerugian piutang tertagih

Beban  Beban
kerugian kerugian Penetapan  Jurnal umum

piutang piutang kerugian

 Cadangan piutang

kerugian piutang

1) Pengolahan pesanan dari pembeli

Permintaan untuk membeli barang yang diterima dari pembeli mengawali

keseluruhan siklus ini. Secara yuridis, pesanan ini merupakan suatu permintaan

untuk menvbeli baranng berdasarkan syarat-syarat tertentu. Penerimaan pesanan

dari pembeli biasanya disusul dengan terbitnya order penjualan.

A. Pesanan dari pembeli

Pesanan dari pembeli adalah suatu permintaan untuk membeli barang atau jasa

yang di buat oleh pembeli. Pesanan ini bisa diterima melalui telepon,, surat,

formulir, cetakan yang sebelumnya dikirimkan keoada calon pembeli atau

pelangan, melalui pengawai penjualan, order pembelian yang diterima melalui

internet, atau jaringan lain yang da antara pemasok dan pembeli.

B. Order penjualan
 Order penjualan adalah suatu dokumen yang menarangkan deskripsi, kuantitas,

dan informasi lain tentang barang yang dipesan oleh konsumen. Dokumen ini

seringkali digunakan pula untuk menunjukan persatuan kredit otorisasi untuk

pengiriman barang.

2) Persetuan kredit

Sebelum barang dikirim pejabat yang berwenang memberi otorisasi harus

memberi persetujuan kredit kepada konsumen untuk transaksi penjual yand

dilakuakan secara kredit. Lemahnya praktik pemberian persetujuan kredit sering

mengakibatkan kerugian dikemudian hari akibat tidak tertagihnya piutang usaha.

Pemberian persetujuan kreditnya ini sering kali juga menjadi petunjak persatuan

pengiriman barang. Pada perusahaan-perusahaan tertentu, komputer memberi

persetujuan kredit berdasarkan limit kredit yang telah ditetapkan yang tersimpam

dalam master file pelangan. Komputer akan mengijinkan penjualan dilaksanakan

hanya apabila total order penjualan yang akan dilakukan ditambahkan dengan saldo

piutang yang ada pada pelanggan yang bersangkutan tidak melebihi limit kredit

yang tercantum dalam master file.

3) Pengiriman barang

Fungsi ini adalah fungsi yang kritikal dan merupakan saat pertama dalam

siklus dimana perusahhan melepas asetnya. Kebanyakan perusahaan mengakui

terjadinya penjualan ketika barang dikirim. Dokumen pengiriman dibuat pada saat

barang barang dikirim, yang biasa dilakukan secara otomatis oleh komputer

berdasarkan informaasi dalam order penjualan. Dokumen yang seringkali berupa

bill of landing berangkap (multicopy), penting artinya sebagai dasar pembuatan

faktur tagihan yang akan dikirimkan kepada konsumen.

 Dokumen pengiriman

Dokumen pengiriman dibuat untuk mengawali pengiriman barang yang

berisi deskripsi tenyang barang yang akan dikirimkan, jumlah yang dikirim, serta

data lain yang relevan. Dokumen pengiriman berfungsi sebagai isyarat untuk

membuat faktur tagihan kepada konsumen yang bisa berupa kertas atau elektroik.

Salah satu jenis dokumen pengiriman barang adalah bill of landing yaitu suatu

perjanjian tertulis antara perusahaan pengangkutdengan penjual tentang

penerimaan dan pengiriman barang.

4) Penagihan kepada pembeli dan pencatatan penjualan

Penagihan kepada pembeli adalah cara untuk memberi informasi kepada

pembeli tantang jumlah yang harus dibayar atas barang-barang yang telah dikirim

kepadanya, maka penagihan tersebut harus dilakukan dengan benar dan tepat

waktu. Aspek –aspek penting dalam penagihan adalah:

1. Semua pengiriman telah dibuat penagihannya (kelengkapan)

2. Tidak ada pengiriman yang ditagih lebih dari sekali (keterjadian)

3. Setiap pengiriman ditagih dengan jumlah yang benar (ketelitian)

a) Faktur penjulan

Faktur penjualan adalah suatu dokumen atau catatan elektronik yang

menunjukan deskripsi dan kualitas barang yang dijual, harga jual, biaya

pengangkutan, asuransi, syarat penjualan, dan data yang releval lainnya. Faktur

penjulan berfungsi untuk menunjukan kepada pembeli tntang jumlah dari suatu

penjualan dan kapan jatuh tempo penjualannya.

b) File transaksi penjualan

 File transaksi penjulan adalah file yang dihasilkan komputer yang memuat

semua transaksi penjualan yang diproses sistem akuntansi pada suatu periode, bisa

per hari, per minggu, atau per bualan. Didalaamnya termasuk semua informasi

yang dimasukan kedalam sistem dan informasi ntuk setiap transaksi, seperti

minsalnya nama pembeli tanggal, jumlah, klasifikasi akun atau kelompok, nama

petugas penjualan, dan tarif komisi penjualan.

Informasi dalam file transi penjulan digunakan untuk pembuatan berbagai catatan,,

daftar, atau laporan, tergantung kepda kebutuhan perusahaan. Termasuk

didalamnya adalah pembuatan jurnal penjualan, master file piutang usaha, dan

transaksi untuk suatu saldo akun atau devisi tertentu.

c) Jurnal penjualan atau daftar penjualan

Ini adalah suatu daftar atau laporan yang dihasilkan dari file transaksi

penjualan yang biasanya memuat nampembeli,tanggal, jumlah, fdan klasifikasi

akun atau kelumpok untuk setiap transaksi seperti devisi atau jenis produk.

Didalamnya juga termuat informasi apakah penjualan dilakukan secara tunai atau

kredit. Atau atau daftar bisa dibuat untuk periode satu bulan, namaun bisa juga

untuk jangka waktu yang lain tergantung kepada kebutuuhan perusahaan.

d) Master file piutang usaha

Master file piutang usaha adalah file komputer yang digunakan untuk

mencatat setiap penjualan, penerimaan kas, dan retur serta pengurangan harga

untuk setiap pembeli dan untuk memutahirkan saldo piutang kepda pelanggan yang

bersangkutan.
e) Daftar saldo piutang usaha

Daftar saldo piutang usah adalah daftar atau laporan yang menunjukan

jumlah saldo piutang kepada setiap pelangan pada suatu saat tertentu. Daftra ini di

buat langsung dari master file piutang usaha, dan biasanya sekaligus merupakan

daftar umum piutang yang menunjukan total piutang yang dikelompokan berdasar

kan umurnya`

f) Laporan piutang bulanan

Laporan piutang bulanan adalah sutu dokumen yang dikirimkan melalui pos

atau secara elektronik kepda setipa pelanggan yang menunjukan saldo awal piutang

kepda pelanggan yang bersangkutan, jumlah dan tanggal setia penjualan,

pembayaran tunai yang diterima, memo kredit yang diterbitkan, dan saldo akhir

piutang, pda hakikatnya, lporan ini merupakan salinan dari master file piutang

usahayang khusus untuk untuk pekangan yang bersangkutan.

5) Pengolahan dan pencatatan penerimaan kas

Keempat fungsi transaksi di atas perlu dilakukan agar barang sampai

ketangan pembeli, menagih pembeli dengan jumlah yang benar dan mencerminkan

trantrsaksi tersebut dalam catttan akuntansi. Empat fungsi lainnya meliputi

pelunasan fiutang dan pencatatn kas, retur dan pengurangan harga penjualan,

penghapusan piutang, dan pencadangan kerugian piutang.

 Surat pengantar pembayaran

Surat pengantar pembayaran adalah suatu dokumen yang dikirm melalui

pos kepada pembeli dan selanjutnya dikembalikan kepada penjual beserta

pembayaran kas. Surat ini memuat nama pembeli, nomor faktur penjualan, dan

jumlah rupiah sebagai mana yang tercatum dalam faktur. Surat pengantar
 pembayaran digunakan sebagai catatan penerimaan kas sehingga kas bisa

segera disetorka ke bank dan berguna sebagai alat kontrol dalam penangganan

kas.

 Daftar penerimaan kas

Daftar ini dibuat saat kas ditrima oleh seseorang yang tidak mengurusi

pencatatan penjualan, peitang usaha, atu kas, dan tidak memiliki akses kecatatan

akuntansi. Daftra ini digunakan untuk memeriksa apakah kas yang diterima

telah dicatat dan disetorkan dalam jumlah yang benar ke bank secara tepat

waktu.

 File transaksi penerimaan kas

File ini dihasilkan oleh komputer yang berisi semua transaksi

penerimaan kas yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu periode waktu

tertentu, bisa perhari, per minggu, atau per bulan. Dalam file ini tercatat

informasi yang sama dengan informasi yang terdapat file transaksi penjualan.

 Jurnal penerimaan kas atau daftar

Daftar atau laporan ini dihasilkan dari file transaksi penerimaan kas dan

meliputi semua transaksi untuk suatu periode waktu tertentu. Transaksi yang

sama, termasuk semua informasi yang relevan, dimasukan kedalam master file

piutang usaha dan buku besar.

6) Pengolahan pencatatan retur dan pengurangan harga penjualan

Apabila pembeli tidak puas dengan baraang yang diterimanya, penjual

biasanya menyetujui pengembalian barang atau memeberikan pengurangan harga.

Perusahaan membeut laporan penerimaan barang untuk barang yang di retur dan

mengembalikannya ke gudang.retur dan penguraangan harga dicatat dalam file

transaksi retur dan pengurangan harga, dan juga dalam master file piutang usaha.

Memeo kredit di terbitkan untuk memudahkan pengawasan dan sebagai dasar untuk

pencatatan

1 Memo kredit

Memo kredit menunjukan pengurangan terhadap jumlah yang akan diterima dari

pembeli karena adanya retur atau pengurangan harga. Bentuk nya hampir sama

retur penjualan, tetapi mengurangi piutang usaha, bukan menambah.

2 Jurnal retur dan pengurangaan harga

Jurnal ini digunakan untuk mencatat retur dan pengurangan harga

penjualan. Fungsi jurnal ini sama dengan jurnal penjualan. Banyak perusahaan

mencatat transaksi ini dalam jurnal penjualan, bukan dalam jurnal tersendiri.

7) Penghapusan piutang

Walaupun bagian kredit telah bekerja dengan cermat dan teliti, namun

sejumlah pembeli mungkin saja tidak melaksanakan kewajibannya. Setelah

menyimpulkan bahwa piutang kepada pelanggan tertentu tidak akan dapat ditagih,

perusahaan harus menghapus piutang tersebut. Biasanya hal sepert ini terjadi karena

pelanggan dinyatakan bangkrut oleh perusahaan. Agar dapat dilaksanakan

akuntansi yang tepat maka piutang yang tidak dapat ditagih perlu disesuaikan.

 Formulir otorisasi penghapusan piutang

Formulir ini meripakan dokumen yang digunakan secara internal

untuk menyatakan perintah untuk menghapus piutang yang sudah tidak

dapat ditagih.
8. Pencadangan kerugian piutang

Karena perusahaan tidak dapat diharapkan untuk bisa menagih seluruh

piutangnya 100%, prinsip akuntansi mewajibkan untuk mencatat beban kerugian

piutang sejumlah piutang yang diperkirakan tidak dapat ditagih. Kebanyakan

perusahaan mencatat traksaksi ini pada akhir tiap bulan atau akhir kuartal.

3. Metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian

substantif transaksi untuk penjualan

Saldo-saldo akun, kelompok transaksi, fungsi-fungsi bisnis, dan catatan

yang bersangkutan untuk siklus penjualan dan pengumpulan piutang. Dalam uraian

di bawah ini kita akan memplajari bagaimana merancang pengujian pengendalian

dan pengujian substantif transaksi untuk kelima kelompok transaksi dalam siklus

pengujian.