PENGARUH INTERVENSI FASILITATOR IMPLEMENTASI TERHADAP PENGGUNAAN E-LOGISTICS DI

INSTALASI FARMASI
PROVINSI DIY DAN INSTALASI FARMASI KOTA YOGYAKARTA
SAPTANTI UTSNIYATUL
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang Masalah

Terdapat 5 alasan pentingnya obat dalam suatu sistem pelayanan kesehatan,

yaitu obat merupakan komponen kesehatan yang dapat menyelamatkan nyawa dan
meningkatkan derajat kesehatan, adanya obat meningkatkan partisipasi dan
kepercayaan terhadap sistem pelayanan kesehatan, obat merupakan komoditas yang
mahal dalam sistem pelayanan kesehatan, obat merupakan komoditas yang berbeda
dengan produk-produk konsumerisme lain, dan terakhir peningkatan kinerja yang
rasional terhadap penyediaan dan penggunaan obat dimungkinkan dalam suatu sistem
pelayanan kesehatan (Management Sciences for Health, 2012). Dengan 5 alasan
tersebut, pengelolaan obat yang baik tentunya harus dijalankan oleh para pengelola
obat.
Salah satu dampak negatif dari kurang baiknya pengelolaan obat adalah
tingginya tingkat pemusnahan obat karena adanya obat rusak atau kadaluarsa.
Berdasarkan Laporan Pemusnahan Obat Rusak dan Kadaluarsa Tahun 2013, Dinas
Kesehatan DIY melakukan pemusnahan terhadap 6.341 kg obat rusak dengan biaya
pemusnahan sebesar Rp 64.995.250,00. Obat yang dimusnahkan tersebut berasal dari
Instalasi-instalasi Farmasi yang ada di DIY, yaitu Kabupaten Bantul (396,86 kg),
Kota Yogyakarta (800 kg), Kabupaten Sleman (800 kg), Kabupaten Kulon Progo
(755 kg) dan dari Instalasi Farmasi Provinsi sebesar 3.488, 84 kg. Untuk Kabupaten
Gunung Kidul sendiri melakukan pemusnahan obat sebanyak 6.702,05 kg dengan
biaya pemusnahan sebesar Rp 68.696.012,00 (Dinkes Kab. Gunung Kidul, 2013).
Obat kadaluarsa/rusak di DIY ini kebanyakan merupakan obat-obat bantuan pada saat
bencana, obat program pusat dan beberapa merupakan obat PKD (Pelayanan
Kesehatan Dasar). Walaupun adanya obat rusak/kadaluarsa tidak dapat dihindari

1
 PENGARUH INTERVENSI FASILITATOR IMPLEMENTASI TERHADAP PENGGUNAAN E-LOGISTICS DI
INSTALASI FARMASI
PROVINSI DIY DAN INSTALASI FARMASI KOTA YOGYAKARTA
SAPTANTI UTSNIYATUL 2
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

dengan banyaknya obat yang tidak memenuhi syarat yang berasal dari bantuan
bencana, namun tentunya pengelolaan obat yang lebih baik akan ikut menurunkan
banyaknya obat yang kadaluarsa atau rusak dan pada akhirnya menurunkan biaya
pemusnahan obat. Pengelolaan obat yang baik akan memungkinkan untuk melakukan
pengecekan terhadap obat yang akan segera kadaluarsa dan selanjutnya
memungkinkan untuk melakukan tindaklanjut dalam rangka mengurangi obat
rusak/kadaluarsa. Perbaikan pengelolaan obat ini salah satunya dapat dilakukan
melalui penggunaan Sistem Informasi Manajemen Logistik yang handal.
Sistem Informasi Manajemen Logistik (SIML) atau Logistics Management
Information Systems (LMIS) merupakan sistem pencatatan dan pelaporan baik
berbasis kertas maupun elektronik yang digunakan untuk mengumpulkan,
menganalisis, memvalidasi dan menampilkan data yang kemudian dapat digunakan
untuk pengambilan keputusan dan manajemen siklus persediaan. Logistics
Management Information Systems (LMIS) yang terotomatisasi disebut dengan
computerized Logistics Management Information Systems atau Sistem Informasi
Manajemen Logistik terkomputerisasi (USAID Deliver Project, 2012).
Kementerian Kesehatan, dalam hal ini diwakili oleh Direktorat Jenderal Bina
Kefarmasian dan Alkes telah mengembangkan suatu Sistem Informasi Manajemen
Logistik terkomputerisasi yang diberi nama Sistem e-Logistics. Sistem e-Logistics
merupakan sistem pengelolaan obat yang menjalankan fungsi pencatatan dan
pelaporan dari kegiatan rutin yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi (Kemenkes RI,
2014b). Pencatatan dilakukan untuk tiap transaksi, baik transaksi masuk maupun
transaksi keluar, yang nantinya akan menghasilkan data stok obat. Data stok obat
inilah yang nantinya akan dilaporkan sebagai cara untuk mengukur pencapaian
Indikator Ketersediaan Obat dan Vaksin. Pelaporan dilakukan secara berjenjang, dari
bawah ke atas, yaitu dari Kabupaten/Kota ke Provinsi lalu ke Kementerian
Kesehatan.
 PENGARUH INTERVENSI FASILITATOR IMPLEMENTASI TERHADAP PENGGUNAAN E-LOGISTICS DI
INSTALASI FARMASI
PROVINSI DIY DAN INSTALASI FARMASI KOTA YOGYAKARTA
SAPTANTI UTSNIYATUL 3
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

Sistem e-Logistics yang berjalan dengan baik tentu akan sangat membantu
proses pengelolaan obat baik di tingkat Kabupaten/Kota, Provinsi maupun
Kementerian Kesehatan. Namun dari tahun ke tahun, walaupun dengan banyaknya
perbaikan dan pengembangan, sistem ini belum pernah berhasil dalam
pengimplementasiannya (Kemenkes RI, 2014a). Berdasarkan penelitian pendahuluan
yang dilakukan peneliti, dari lima kabupaten/kota yang ada di DIY, hanya Kabupaten
Gunung Kidul yang telah memulai mengimplementasikan sistem ini dan akan
meimplementasikan secara penuh di tahun 2015. Untuk Kabupaten Sleman,
dikarenakan sudah memiliki sistem terkomputerisasi sendiri maka berkeberatan untuk
menerapkan Sistem e-Logistics. Untuk Kabupaten Bantul saat ini sedang dalam
proses implementasi sistem baru yang diadakan sendiri di tahun 2014. Hanya
Kabupaten Kulon Progo dan Kota Yogyakarta yang membuka peluang terhadap
implementasi Sistem e-Logistics namun masih terkendala oleh sumber daya manusia
untuk memulai perubahan dari sistem lama ke sistem baru.
Salah satu tantangan dari implementasi sistem baru adalah resistensi dari para
pengguna karena setiap cara baru untuk melakukan sesuatu akan menciptakan suatu
resistensi dari orang-orang terkena dampaknya (O’Brien & Marakas, 2011). Tugas
utama dalam perubahan dari Sistem Informasi Manajemen Logistik lama menuju
Sistem Informasi Manajemen Logistik baru adalah untuk memindahkan data yang
ada di sistem lama ke sistem baru. Migrasi data dari sistem lama baik paper based
maupun elektronik ke sistem baru merupakan bagian penting dalam proses inisiasi
sistem baru (USAID Deliver Project, 2012). Sistem e-Logistics merupakan sistem
yang memerlukan effort besar dalam rangka mengawali penggunaannya.
Implementasi Sistem e-Logistics perlu diawali dengan melakukan entry data master
obat yang ada di masing-masing instalasi farmasi. Banyaknya obat baik dalam jenis
maupun jumlah, membuat proses awal ini memakan waktu yang cukup panjang dan
effort yang besar karena diperlukan ketelitian dan fokus yang tinggi.
 PENGARUH INTERVENSI FASILITATOR IMPLEMENTASI TERHADAP PENGGUNAAN E-LOGISTICS DI
INSTALASI FARMASI
PROVINSI DIY DAN INSTALASI FARMASI KOTA YOGYAKARTA
SAPTANTI UTSNIYATUL 4
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

Effort yang tinggi tentulah tidak menjadi masalah apabila diimbangi dengan
tingginya komitmen dan tersedianya waktu maupun sumber daya manusia yang
cukup untuk melakukan alih teknologi dari sistem manual ke sistem terkomputerisasi.
Apabila komitmen kurang kuat, perlulah kiranya suatu inisiatif yang dapat
meningkatkan komitmen misalnya dengan pemberian intensif atau reward bagi
pengelola obat. Sedangkan waktu dan sumber daya manusia yang tidak cukup dapat
diatasi dengan melakukan perekrutan tenaga kerja baru.
Orang-orang maupun proses-proses dalam suatu organisasi harus mengalami
perubahan signifikan dalam belajar, beradaptasi dan bertumbuh untuk menghadapi
pengenalan teknologi informasi. Perubahan ini terkadang drastis dan menyebabkan
ketidaknyamanan dalam organisasi, dan dibutuhkan suatu solusi yang paling mudah
dan paling tidak menyakitkan untuk memfasilitasi perubahan ini. Dan karenanya
dibutuhkan suatu strategi dalam melaksanakan perubahan tersebut (Kuruppuarachchi
& Smith, 2002).
Kabupaten Gunung Kidul sendiri telah melakukan suatu strategi dalam
membantu proses implementasi, yaitu dengan mempekerjakan tenaga lepas yang
bertugas membantu proses alih teknologi. Tenaga lepas tersebut bertugas membantu
melakukan pendataan logistik di Instalasi Farmasi Gunung Kidul maupun pemasukan
data ke dalam Sistem e-Logistics (Hariyanto & Kurniawan, 2014). Dengan adanya
bantuan dari tenaga lepas tersebut, Kabupaten Gunung Kidul kemudian memiliki
database obat awal yang diperlukan untuk memulai implementasi Sistem e-Logistics.
Berdasarkan pengalaman tersebut, peneliti ingin mengetahui apakah adanya
tenaga lepas tersebut akan mempengaruhi implementasi Sistem e-Logistics di
Instalasi Farmasi yang lain. Karenanya, peneliti bermaksud melakukan penelitian
mengenai pengaruh intervensi Fasilitator Implementasi terhadap kesuksesan
penggunaan Sistem e-Logistics. Fasilitator Implementasi yang dimaksud disini adalah
tenaga luar yang tidak terikat dengan kegiatan rutin Instalasi Farmasi dan yang
memiliki latar belakang kefarmasian dengan tugas pokok membantu proses alih
teknologi dari sistem manual ke sistem komputerisasi.
 PENGARUH INTERVENSI FASILITATOR IMPLEMENTASI TERHADAP PENGGUNAAN E-LOGISTICS DI
INSTALASI FARMASI
PROVINSI DIY DAN INSTALASI FARMASI KOTA YOGYAKARTA
SAPTANTI UTSNIYATUL 5
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

Saat ini Daerah Istimewa Yogyakarta merupakan salah satu daerah yang
dipilih sebagai pilot project Implementasi Sistem e-Logistics oleh Direktorat Jenderal
Bina Kefarmasian dan Alkes. Oleh karenanya pada penelitian ini, peneliti memilih
dua Instalasi Farmasi di Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai lokasi penelitian, yaitu
Instalasi Farmasi Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Instalasi Farmasi Kota
Yogyakarta. Instalasi Farmasi Provinsi DIY dipilih untuk mewakili Instalasi Farmasi
Level Provinsi dengan karakteristik low transaction dan memiliki sistem lama yang
berupa excel. Sedang Instalasi Farmasi Kota Yogyakarta dipilih untuk mewakili
Level Kabupaten/Kota dengan karakteristik high transaction dan memiliki sistem
lama yang berupa excel baik di Instalasi Farmasinya sendiri maupun di tingkat
puskesmas yang diampu. Keberhasilan implementasi di dua Instalasi Farmasi ini
diharapkan dapat menjadi bahan pembelajaran untuk menyukseskan implementasi
Sistem e-Logistics di daerah-daerah lain di Indonesia.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan maka dapat dirumuskan

permasalahan pada penelitian ini yaitu sebagai berikut;
“Apakah adanya Intervensi Fasilitator Implementasi akan mempengaruhi kesuksesan
penggunaan Sistem e-Logistics di Instalasi Farmasi Provinsi DIY dan Instalasi
Farmasi Kota Yogyakarta?”

C. Tujuan Penelitian
a. Tujuan Umum

Mengetahui pengaruh adanya Fasilitator Implementasi terhadap penggunaan

Sistem e-Logistics.
b. Tujuan Khusus

Mengetahui pengaruh Fasilitator Implementasi terhadap penggunaan Sistem e-

Logistics pada Instalasi Farmasi dengan level bisnis yang berbeda, yaitu
 PENGARUH INTERVENSI FASILITATOR IMPLEMENTASI TERHADAP PENGGUNAAN E-LOGISTICS DI
INSTALASI FARMASI
PROVINSI DIY DAN INSTALASI FARMASI KOTA YOGYAKARTA
SAPTANTI UTSNIYATUL 6
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

Instalasi Farmasi tingkat Provinsi dan Instalasi Farmasi tingkat

Kabupaten/Kota.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan obat di Instalasi Farmasi
Provinsi DIY dan Instalasi Farmasi Kota Yogyakarta.
2. Langkah awal menuju suksesnya implementasi Sistem e-Logistics di seluruh
Indonesia
3. Mendukung tercapainya salah satu Indikator Utama Kementerian Kesehatan,
Ketersediaan Obat dan Vaksin.

E. Keaslian Penelitian

Beberapa penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti lain dan ada kemiripan
dengan penelitian ini antara lain :
1. Maria Irwani (2010), meneliti tentang “Evaluasi Penggunaan Sistem Informasi
Manajemen Obat pada Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota Se-Provinsi DIY”.
Penelitian Saudari Maria ini bertujuan untuk mengevaluasi penggunaan SIMO
dalam pengelolaan obat publik pada IFK se-Provinsi DIY. Persamaan dengan
penelitian ini adalah materi yang diteliti yaitu Sistem Informasi mengenai
pengelolaan obat. Perbedaannya terletak pada pendekatan penelitian yang
dilakukan, saudari Maria melakukan evaluasi sistem informasi sedang pada
penelitian ini dilakukan intervensi pada implementasi sistem informasi.
2. Rendita Dwibarto (2013) meneliti tentang “Evaluasi Sistem Informasi
Manajemen Obat pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Ghrasia Yogyakarta”.
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi penggunaan SIMO dalam
pengelolaan obat di Instalasi Rumah Sakit Ghrasia Yogyakarta. Persamaan
 PENGARUH INTERVENSI FASILITATOR IMPLEMENTASI TERHADAP PENGGUNAAN E-LOGISTICS DI
INSTALASI FARMASI
PROVINSI DIY DAN INSTALASI FARMASI KOTA YOGYAKARTA
SAPTANTI UTSNIYATUL 7
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

dengan penelitian ini adalah materi yang diteliti yaitu Sistem Informasi mengenai
pengelolaan obat. Perbedaannya terletak pada pendekatan penelitian yang
dilakukan, saudara Rendita melakukan evaluasi sistem informasi sedang pada
penelitian ini dilakukan intervensi pada implementasi sistem informasi.
3. Ghassami dan Ghandehary (2014) meneliti tentang “An Investigation on The
Effect of Electronic Management Information System on Inventory Control of
Hospital Pharmaceutical”. Penelitian ini bertujuan untuk menginvestigasi
bagaimana efek dari Sistem Informasi Manajemen Elektronik pada Sistem
Pengelolaan Obat di rumah sakit. Persamaan dengan penelitian ini adalah materi
penelitian yang berupa sistem informasi manajemen obat. Perbedaannya terletak
pada pendekatan penelitian yang dilakukan, Ghassami dan Ghandehary
melakukan investigasi pada implementasi sedang pada penelitian ini dilakukan
intervensi pada implementasi sistem informasi manajemen obat.
PENGARUH INTERVENSI FASILITATOR IMPLEMENTASI TERHADAP PENGGUNAAN E-LOGISTICS DI
INSTALASI FARMASI
PROVINSI DIY DAN INSTALASI FARMASI KOTA YOGYAKARTA 8
SAPTANTI UTSNIYATUL
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/