Cara Melakukan Analisis Kesenjangan

Dalam organisasi yang lebih besar, proses analisis kesenjangan umumnya berada di
bawah bidang analis bisnis, manajer proyek, tim peningkatan proses, atau
manajemen. Tetapi dengan sedikit pelatihan, dan template yang dirancang dengan
baik , siapa pun dapat bekerja melalui proses tersebut.

Beberapa organisasi mungkin sudah memiliki proses yang dapat Anda ikuti. Namun,
langkah-langkah dasar untuk melakukan analisis kesenjangan dijelaskan di bawah ini.

1. Identifikasi area yang akan dianalisis dan identifikasi tujuan yang ingin
dicapai .
Misalnya, Anda mungkin ingin mencari tahu mengapa pabrik Anda tidak
memenuhi target outputnya. Tujuannya adalah untuk menemukan penyebab
yang berkontribusi pada target yang tidak terpenuhi, dan merekomendasikan
cara menghapus penyebab.
2. Menetapkan kondisi masa depan yang ideal . Jika semuanya berjalan sesuai
rencana, di mana Anda berada?
3. Analisis kondisi saat ini . Apa penyebab kontribusi terhadap target yang
dilewatkan? Misalnya, apakah para pekerja tidak cukup terlatih? Apakah lantai
produksi kekurangan staf? Apakah bahan yang diperlukan tersedia secara
konsisten? Apakah tata letak lantai produksi memperlambat?
4. Bandingkan keadaan saat ini dengan keadaan ideal . Seberapa jauh dari
target produksi aktual? Misalnya, apakah Anda berharap untuk menghasilkan
1.000 unit per jam, tetapi hanya berhasil menghasilkan 800 unit per jam?
5. Jelaskan perbedaan dan hitung perbedaannya . Dalam contoh produksi unit
(dijelaskan dalam langkah 4), akan ada kekurangan 20 persen. Setelah meneliti
penyebab potensial, uraikan kontribusi masing-masing pada kesenjangan. Dalam
contoh ini, kita mungkin menemukan bahwa pelatihan yang tidak memadai
menyebabkan 5 persen dari kesenjangan, masalah kepegawaian menyebabkan
7 persen, kekurangan bahan menyebabkan 2 persen, dan tata letak lantai pabrik
yang tidak efisien menyebabkan 14 persen. Perusahaan dapat menggunakan
sistem peringkat lain untuk mengukur perbedaan yang dapat mendasar seperti
istilah sederhana seperti baik, adil, dan buruk, untuk sesuatu yang lebih rinci
seperti skala 1-50.
6. Ringkas rekomendasi dan buat rencana untuk menjembatani
kesenjangan . Putuskan apa yang perlu diubah dan tentukan langkah apa yang
perlu diambil untuk memperbaiki keadaan. Dalam contoh ini, tim yang melakukan
analisis dapat memutuskan masalah tata letak adalah yang termudah untuk
diatasi dan akan memiliki dampak terbesar, sehingga mereka dapat
merekomendasikan cara untuk mengatasinya. Kemudian mereka dapat bekerja
dengan rantai suplai dan tim staf untuk membuat rekomendasi untuk masalah-
masalah itu juga. Mereka akan merangkum ide-ide mereka dan
menyampaikannya kepada manajemen untuk mulai merencanakan perbaikan.