Six role of supervisor

Oleh Supanto

Manusia sering terkecoh karena perbedaan sudut pandang

Good supervisor vs bad supervisor

Beda leader dan Supervisor

Leader :

1. kemampuan yang bisa dimiliki semua orang, lebih terkait dengan motivating dan memimping
innovator
2. Waktu tidak terbatas
3. Bisa dilakukan semua orang, dimanapun dan kondisi apapun
4. Bottom > Up
5. Dipilih karena sepakat

Supervisor :

1. bekerja dalam suatu tim atau berkelompok

2. Waktu terbatas.
3. Orang yang dipilih.
4. Top > Down
5. Dipilih dengan surat

Supervisor fokus pada tugas :

+. Pekerjaan dilakukan dengan mahir & tepat waktu

+. Melaksanakan pekerjaan dengan jelas, mudah diikuti dengan jadwal serta persyaratan yang jelas
sudah ditulis (standar tingg).

+. Efesiensi pekerjaan dapat optimal.

-. Kreatifitas & epercayaan diri karyawan yang berkurang serta menghambat inovasi produk perusahaan

-. Budaya perusahaan berpotensi turun karena

-. Karyawan berpotensi memberontak.

Supervisor yang fokus dalam mengelola orang

+. Memberikan energy buat karyawan karena merasa dihargai atas pekerjaan yang mereka lakukan.
+. Membuat karyawan merasa bahwa mereka membuat perbedaan dalam perusahaan dan menjadi
bagian dari keberhasilan perusahaan.

-. Terkadang karyawan merasa tanggung jawab yang mereka berikan sudah melampai batas, sehingga
butuh arahan lanjutan dari atasan.

-. Berpotensi timbul keputusan yang tidak efektif, karena menempatkan hubungan antara atasan dan
staff di atas keputusan penting bisnis perusahaan.

Dampak mengubah why when dan who menjadi what dan how

- Tergerak untuk melaksanakan pekerjaan

- Mencari apa yang harus dilakukan
- Memikirikan alternative tindakan yang harus dilakukan.

Kendala Pengarahan

Lingkungan

- Bising
- Tidak kondusif
- Tidak ada media komunikasi

Sikap

- Sikap negative
- Menolak
- Resistensi

Asumsi Salah

- Tidak paham pesan

- Salah mengerti
- Keliru komunikasi

Sosial Budaya

- Perbedaan Bahasa
- Salah Bahasa
- Intonasi yang keliru

Peran seorang supervisor

1. Sebagai penugasan : Initiating: Directing; Plan, Organizing & Controlling

2. Sebagai orang : Delegating, coaching& Counseling, Motivating

A. Initiatif
Kemampuan untuk memulai dan menggerakkan individu dalam tim.
Mengapa kita membutuhkan initiating, karena dalam suatu tim harus ada yang menggerakkan
dan memulai pekerjaan. Sehingga pekerjaan berjalan dan dapat memberikan hasil
Apa yang akan terjadi kalau kita tidak mengambil inisiatif; akibat saling menunggu karena tidak
ada yang memulai pekerjaan maka tim tersebut tidak mengerjakan apa-apa.

Hambatan untuk memulai suatu aktivitas

Bagaimana cara memulai segala sesuatu
- Manusia sering menyalahkan orang lain Dengan banyak bertanya : Mengapa, Kapan, Siapa
- Untuk menyelesaikan permasalahan perlu diajukan pertanyaan What dan How.
B. Directing
- Mengarahkan individu dalam suatu tim menuju tujuan
- Apabila mengarahkan tidak jelas, hasil yang dicapai tidak sesuai dengan tujuan. Sehingga
tidak tercapai.
- Apa yang sering membuat pengarahan gagal :
individu dalam tim tidak paham dengan arahan yang diberikan
kesalahan instruksi kerja
pada saat terjadi kesalahan instruksi, biasanya yang sering disalahkan adalah individunya
dari kegagalan di cari apa permasalahannya, dari permasalahan nya kemudian dapat
dirumuskan solusi permasalahannya.

Kendala dalam pengarahan

1. Kendala lingkungan
Untuk lingkungan yang berbeda maka bentuk pengarahannya juga berbeda
2. Kendala Sikap
Untuk menghadapi sikap individu yang berbeda dan penerimaannya terhadap arahan yang
diberikan jg berbeda maka pengarahan perlu dilakukan dengan metode arahan yang berbed
3. Asumsi yang salah
Setiap individu melihat suatu permasalahan memiliki asumsi dan presepsi yang berbeda.
Untuk efektivitas pengarahan, perlu dilakukan penyamaan asumsi dan presepsi terlebih
dahulu.
4. Perbedaan Sosial dan budaya
Penyampaian pengarahan yang tidak disampaikan dengan mengindahkan social budaya
dapat menyebabkan konflik dan arahan yang disampaikan tidak diterima dengan baik.

Praktik HICD :
 1. Hasil : memetakan tujuan atau apa yang harus dicapai dan memahami latar belakang
perlunya mencapai tujuan tersebut.
2. Indikator: tolak ukur yang dipakai untuk mencapai hasil yang baik
3. Cara
4. Deadline : waktu yang ditentukan untuk melaksanakan pekerjaan

C. Plan, Organizing & Controlling

Gagal merencanakan berarti merencanakan untuk gagal.
Apabila pekerjaan tidak direncanakan, sehingga tujuan yang dicapai tidak terarah dan tidak
efektif serta efisien
Yang membuat planning gagal
1. Ada yang hambatan yang tidak direncanakan dalam planning

Manfaat perencanaan

1. Membantu melaksanakan lebih banyak dengan sumber yang sedikit

2. Memperngaruhi produktifitas orang lain. sehingga setiap indivisdu kemudian melaksanakan
pekerjaan sebaik2nya
3. Menjadi proaktif, tidak sekedar reaktif. Tidak hannya sekedar menunggu dan memberikan
umpan balik. Tapi senantiasa melakukan perbaikan-perbaikan

6 langkah membuat planning

1. Proyeksi dan latar belakang

D. Delegating
Seorang supervisor bisa jadi tidak selalu berada di lokasi. Maka dia perlu mendelegasikan
sebagian kewenangannya.
Ada beberapa tugas dan wewenang yang tidak dapat didelegasikan
- Bukan merupakan tugas rutin supervisor
- Penugasan yang bersifat rahasia menyangkut kebijakan dan keputusan
- Ditakutkan bila dilimpahkan akan menimbulkan masalah.
- Bawahan yang akan diberi kuasa (di delegasikan untuk menggantikan sementara) harus
diberikan arahan terlebih dahulu.

Orang yang dapat didelegasikan tugasnya adalah kepada yang setingkat atau yan 1 level
dibawah yg bersangkutan.

E. Coaching & Counseling

- Coaching, Mentoring dan Counseling

Mengapa penting, karena sbg supervisor, dalam melaksanakan pekerjaan dalam suatu system
perlu dilakukan mentoring

Apa yang terjadi jika supervisor tdk pernah melakukan coaching dan counseling
 1. Bawahan merasa tidak diperhatikan.

Coachin adalah aktifitas yang dilakukan oleh atasan langsung kepada pegawai dalam rangka
meningkatkan kompetensu

Mentoring adalah dilakukan oleh atasan langsung selaku mentr kepada pegawai berupa arraha,
berbagai pengalaman, fasilitias dna panutan untuk melaksanasankantugs. Pekerjaan secara
efektif efisien untuk pengembangan karirnya ke depan

Counseling : berkaitan dengan perirlaku

No coaching Mentoring Counseling

1 Inisiatif biasanya dari Inisiatif bisa dari Inisiatif biasanya dari
atasan karyawan atau atasan karyawan atau atasan
2 Dilakukan secara rutin Dilakukan setelah Saat ada masalah
promosi atau ada atau saat karyawan
tugas baru yang merasa perlunya
menantang penyelesaian atas
suatu masalah
3 Orientasi tugas Memperluas Masalah pekerjaan
waawasan/ atau pribadi
alternative/ sudut
pandang lain
4 Positif atau korektif, Berbagi pengalaman Atasan lebih berperan
penekanan pada sebagai pendengar
telling, training and aktif
teaching oleh atasan
5 Atasan memberikan Atasan lebih pada Menghindari
nasehat spesifik pada pemberian contoh memberikan nasehat
apa dan bagaimana atau mengerjakan spesifik, membantu
mengerjakannya bersama karyawan karyawan
6 Meningkatkan kinerja Mencapai kinerja dan Penyelesaian masalah
secara individu dan melampaui harapan secara spesifik dan
kelompok menghindari
ketegangan

CMC

1. jujur dan adaya proses pemberian umpan balik

2. Saling percaya
3. Dialog
4. Penguatan pada aspek kekuatan diri individu
5. Pendekatan bersama
6. Kesimpulan

F. Motivating

7 tips supervisor baik :

1. Uji bawahan anda di tempat ramai
2. Berikan tanggung jawab untuk ditunaikan bukan tugas yang harus diselesaikan
3. Biarkan bawahan mengambil keputusan sendiri dan bantu
4. Kemauan kita mendorong bawahan bersinar
5. Sharing ilmu
6. Mentor bukan mandor
7. Berikan kepercayaan penuh
8. Buat keberhasilan tim