2 Metode Ampuh Pengelolaan Kas Kecil,

Terbukti Berikan Hasil Optimal Terhadap

Kas Perusahaan
20 Oktober 2019 Oleh Wadiyo, SE

Daftar isi [Buka]

Kas, termasuk kas kecil adalah laksana aliran darah pada manusia. Tersumbatnya aliran darah
akan mengganggu semua proses dalam tubuh. Mulai dari gejala ringan sampai super berat,
bahkan kematian,

Demikian juga dengan perusahaan. Agar semua aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan
lancar, perlu di-support oleh kas.

Hanya kas yang sehat yang bisa memberikan manfaat dan kegunaan yang optimal dalam
mendukung semua aktivitas bisnis, sehingga laba perusahaan melesat dan kesejahteraan
karyawan terjamin.

Dan agar kas sehat maka perlu dikelola secara apik dan baik serta accountable.

Bagaimana prosedur pengelolaan kas yang baik?

Materi ini yang akan kita pelajari bersama., dimulai dari:

 Pengertian dan konsep kas

 Pengertian kas kecil
 Metode pencatatan, serta contoh aplikasi-nya di perusahaan.

01. Pengertian Kas

Definisi Kas adalah alat tukar yang digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Sifat dan
karakteristik kas yang sangat lancar dan nilainya bisa dengan cepat berubah-ubah

Maka perlu ada manajemen kas yang bisa menjaga agar jumlah tidak terlalu besar dan tidak
terlalu kecil, “sedang-sedang saja”.

Sedangkan pengertian kas menurut akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima
untuk:

 Pelunasan utang
  Dapat diterima sebagai setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga
simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu.

Peran kas dalam siklus bisnis perusahaan dan sistem informasi akuntansi sangat penting.

“Diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai nominal” adalah batasan utama sesuatu
dikategorikan sebagai kas.

Berdasarkan batasan tersebut, maka check mundur, wesel tagih, saham dan obligasi tidak
dikelompokkan sebagai kas.

Perhatikan penjelasannya, mengapa mereka tidak dimasukkan sebagai kas:

 Wesel Tagih

Wesel tagih akan tetap dimasukkan sebagai piutang wesel sampai dilunasi oleh yang
membuat wesel.

 Cek Mundur (post dated checks)

Cek mundur tetap dicatat sebagai piutang sampai tanggal di mana cek tersebut diuangkan.
Cek mundur yang diterima untuk membayar pada pihak lain, maka cek mundur dicatat dalam
rekening cek mundur yang termasuk dalam kelompok piutang.

 Saham dan Obligasi

Saham dan obligasi relatif mudah dijual dan menjadi uang tunai, tapi sebelum dijual saham
dan obligasi tersebut tidak termasuk kas.

 Uang kas yang dibatasi penggunaannya.

Biasanya dalam bentuk dana, tidak dimasukkan dalam kas tapi dilaporkan terpisah sebagai
dana.

Jika penggunaannya masih dalam waktu satu tahun, maka termasuk dalam kelompok aktiva
lancar, tapi jika tidak dapat digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran dalam waktu satu
tahun, maka dilaporkan dalam kelompok aktiva tidak lancar.

Sedangkan Kas Kecil, simpanan dalam bentuk giro, traveller’s check dikategorikan sebagai
kas, karena memenuhi batasan-batasan sebagai kas.

02. Pengertian Kas Kecil

Definisi Kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan check.

Dana ini diserahkan ke kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-
pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil.

Jika jumlah kas tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah.

Penambahan kas biasanya dilakukan dalam periode waktu tertentu dengan jumlah tertentu.

Penentuan jumlah penambahan dana didasarkan pada pengalaman lalu, misalnya dalam satu
minggu jumlah penambahan dana Rp 15 juta.

Bila anda ingin meningkatan keakuratan dana kas ini, caranya sudah dibahas di: Bagaimana
Cara Rekonsiliasi Kas

03. Pengelolaan Kas Kecil

Ada dua metode yang sudah teruji untuk mengelola kas kecil yaitu:

(a) Sistem Imprest

Sistem ini dijalankan dengan menentukan jumlah dalam rekening Kas Kecil selalu tetap,
yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dana kas kecil.

Oleh kasir kas ini, check tersebut diuangkan ke bank dan uangnya digunakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran kecil.

Setiap kali melakukan pembayaran, kasir kas ini harus membuat bukti pengeluaran.

Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan
minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil.

“Dengan cara ini jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula.”

Pengisian kembali pada akhir periode perlu dilakukan agar biaya-biaya yang sudah dibayar
dari kas kecil bisa dicatat karena dalam sistem imprest pengeluaran-pengeluaran petty cash
baru dicatat pada saat pengisian kembali.

Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir kas kecil akan menyerahkan bukti-bukti
pengeluaran dan menerima check sebesar pengeluaran yang sudah dibayar.
Untuk pencatatan jurnal akuntansiny, silahkan baca kembali di artijel tentang Bagaimana
Cara Mencatat Jurnal Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Sedangkan pengisian kembali kas ini dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk
masing-masing pengeluaran yang dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan kreditnya
adalah kas.

Perhatikan contoh format jurnal kas kecil ini:

Biaya pengiriman surat-surat xxx

Kas xxx

Dengan cara seperti ini maka saldo rekening kas kecil tidak akan berubah. Yang membuat
jurnal adalah bagian akuntansi.

Kasir kas ini bertanggungjawab atas uang yang diserahkan kepadanya.

Apabila sebagian dari kas ini sudah digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran
maka bukti pengeluaran harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas
(cash box).

Untuk menjaga agar dana kas ini bisa memenuhi tujuannya maka kas ini tidak diperbolehkan
untuk digunakan sebagai tempat penukaran check-check dari pegawai.

Apabila diperbolehkan maka kas akan berubah fungsinya sebagai tempat meminjam uang.

Untuk mengetahui sisa uang yang ada di dalam petty cash, kasir petty cash bisa membuat
catatan kas.

Tetapi perlu diketahui bahwa catatan kasir petty cash tadi bukannya buku jurnal tetapi
merupakan catatan intens untuk kasir petty cash.

Agar pemahaman kita semakin kuat, saya akan memberikan contoh pengelolaan petty cash,
mulai dari analisis transaksi hingga metode pencatatan jurnal kas kecil.

Berikut ini contoh soal kas kecil metode imprest:

Misalnya MyCom Computer pada tanggal 1 Desember 2015 menentukan dana petty cash
sebesar Rp 10.000.000.

Pengeluaran kas sampai tanggal 19 Desember 2015 sebesar Rp. 9.000.000 dengan rincian
sebagai berikut :

 Biaya angkut Rp. 1.500.000

 Listrik Rp. 1.700.000
 Telpon Rp. 2.800.000
 Supplies kantor Rp. 3.000.000
Pada tanggal 19 Desember 2015 dilakukan pengisian kembali sebesar Rp 9.000.000.

Sejak tanggal 20 Desember 2015 sampai dengan tanggal 31 Desember 2015

pengeluaran petty cash sebesar Rp. 8.000.000 dengan perincian sebagai berikut :

 Biaya pengiriman penjualan Rp. 2.540.000

 Langganan surat kabar dan majalah Rp. 475.000
 Biaya Rapat dan pertemuan Rp. 3.085.000
 Biaya pencetakan form, dll Rp. 1.900.000

Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal seperti berikut ini:

Apabila pada tanggal 31 Desember 2015 tidak dilakukan pengisian kembali maka petty cash
jumlahnya tinggal Rp 2.000.000 dan yang Rp 8.000.000 sudah dikeluarkan untuk membayar
biaya-biaya.

Karena tidak dilakukan pengisian kembali maka biaya-biaya sejumlah Rp 8.000.000 tersebut
belum tercatat.

Oleh karena itu ada tanggal 31 Desember 2015 dibuat jurnal penyesuaian kas kecil
sebagai berikut:
Pada hari kerja pertama tahun berikutnya pada tanggal 2 Januari 2016 dibuat jurnal
penyesuaian kas kecil kembali.

Jurnal penyesuaian kembali ini dibuat agar saldo rekening kas kembali seperti semula dan
pengisian kembali petty cash berikutnya bisa dicatat dengan cara yang sama seperti
jurnal pengisian kembali di atas.

Kalau anda tidak ingin ribet dalam menangani prosedur pencatatan jurnal ini, saran saya, buat
saja SOP dengan Accounting tools yang powerful, sehingga anda bisa jalan-jalan liburan
dan tidak khawatir lagi dengan aktivitas bisnis.

Jurnal penyesuaian kembali yang dibuat tanggal 02 Januari 2016 adalah sebagai
berikut:

Jurnal penyesuaian yang dibuat pada tanggal 31 Desember 2015 mengakibatkan saldo
rekening petty cash berubah, tetapi perubahan ini dikembalikan lagi pada tanggal 2 Januari
2016 dengan pembuatan jurnal penyesuaian kembali.

Perubahan saldo rekening kas dapat juga terjadi jika ada penambahan atau atau pengurangan
jumlah petty cash.

Misalnya kas kecil Rp 10.000.000 dirasakan terlalu besar untuk diputuskan untuk
menurunkan jumlahnya menjadi Rp. 7.500.000.

Pengurangan kas kecil pada imprest fund system di jurnal seperti berikut ini:

(Debit) Kas Rp. 2.100.000

(Kredit) Kas kecil Rp. 2.100.000

Sebaliknya jika jumlah kas Rp 10.000.000 dirasakan terlalu kecil dan diputuskan untuk
menambahnya menjadi Rp. 15.000.000,-
Sesudah jumlah untuk menambah atau mengurangi petty cash di atas dibukukan ke dalam
rekening petty cash maka rekening petty cash akan menunjukkan saldonya yang baru.