Nama : Nur Khayati

Kelas : X5 / OTKP 2

Absen : 21

* PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR*

1 ) Prosedur Surat Masuk

a. Surat penting diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses

lebih lanjut

b. Oleh satuan kerja pengarah , surat ini dilampiri tiga lembar kartu kendali ,
atau sehelai lembar disposisi

c. Apabila lembar 1, 2, dan 3 telah diisi , maka lembar pertama ( warna

putih ) ditinggal pada pengarah

d. Lembar kedua ( berwarna biru ) dan lembar ketiga ( berwarna merah )

disampaikan kepada satuan kerja pengolah untuk diselesaikan .

e. Kartu kendali lembar ketiga disatukan dengan surat yang akan

diselesaikan oleh satuan kerja pengolah , dan lembar kedua kembali kepada
pengarah untuk disimpan dibagian kearsipan sebagai pengganti surat asli
yang sedang diproses oleh satuan kerja pengolah .

f. Untuk surat pribadi yang bersifat dinas , harus dikembalikan kepada

satuan kerja pengarah untuk diproses lebih lanjut . Apabila termasuk surat
penting pemrosesanya hendaknya menggunakan kartu kendali .

*2) Prosedur Surat Keluar

a. Semua surat penting yang akan dikirimkan kepada pihak diluar organisasi.
pembuatan konsepnya dilakukan oleh satuan kerja pengolah , bedasarkan
persetujuan pimpinan .
b. Surat yang telah siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan .

c. Petugas pengarah melampirkan kartu kendali yang telah diisi , lembar

pertama disimpan pada bagian pengarah , lembar kedua dan ketiga
dikembalikan keunit pengolah.

d. Apabila penerima telah mendatangani , maka lembar kedua kembali

keunit pengarah untuk disimpan dibagian arsip.

e. Surat asli disimpan / dikirim oleh unit pengarah , sesuai alamat yang
dituju oleh surat tersebut.