SECARA MANUAL
No. Dokumen :445/PKM-K/SOP/ /
/ /
SOP No. Revisi :
Tanggal Terbit :
Halaman :
drg. Jeand’arc F.
PUSKESMAS Tanda Tangan Ka Puskesmas Karundeng
KAKASKASEN NIP. 19700205
199903 2 011
Pendaftaran Pasien Baru adalah suatu proses untuk menerima pasien yang
1. Pengertian baru pertama kali berobat ke Puskesmas.
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pendaftaran pasien yang baru
2. Tujuan pertama kali berobat di Puskesmas.
SK Kepala Puskesmas Nomor
3.Kebijakan tentang Layaanan Klinis
Undang-undang RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 75 Tahun 2014 tentang
4.Referensi Puskesmas;
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang
Rekam Medis
1. Petugas mengarahkan pasien untuk mengambil nomor antrian sesuai
Pelayanan yang dituju;
2. Petugas mengarahkan pasien untuk mengisi Formulir Pendaftaran
Pasien Baru dan meminta pasien untuk menunggu panggilan;
3. Petugas pendaftaran memanggil pasien sesuai nomor urut antrian;
4. Petugas pendaftaran memberi senyum, salam, dan sapa kepada pasien
dan menanyakan maksud kedatangan;
5. Petugas pendaftaran meminta nomor antrian, Formulir Pendaftaran
Pasien Baru yang telah diisi, kartu tanda pengenal, dan kartu jaminan
kesehatan jika ada, serta menanyakan identitas pasien;
6. Petugas menjelaskan bagi pasien yang tidak mempunyai kartu
5.Prosedur / jaminan kesehatan, membayar retribusi sesuai peraturan daerah;
Langkah -
langkah 7. Petugas Pendaftaran membuat Rekam Medis pasien baru, dan
membuat Kartu Berobat Puskesmas;
8. Petugas pendaftaran memberikan Kartu Berobat pasien dan
menyampaikan agar pasien membawa kartu tersebut bila datang
berobat kembali di Puskesmas;
9. Petugas pendaftaran mencatat identitas pasien dalam Buku Register
dan memasukkan dalam data Nomor Puskesmas di komputer serta
menginput data pasien dalam aplikasi Pcare BPJS Kesehatan Untuk
pasien BPJS.
10. Petugas pendaftaran mengantar Rekam Medis pasien ke Ruang
Pelayanan yang dituju
6. Bagan Alir
7.Hal-hal yang 1. Petugas pendaftaran memberi senyum, salam, dan sapa kepada
perlu pasien dan menanyakan maksud kedatangan;
diperhatikan 2. Petugas pendaftaran meminta nomor antrian, Formulir Pendaftaran
Pasien Baru yang telah diisi, kartu tanda pengenal, dan kartu jaminan
kesehatan jika ada, serta menanyakan identitas pasien;
Pendaftaran
8. Unit terkait Ruang pelayanan yang dituju
1. .
a. Isi SOP
Isi SOP adalah sebagai berikut:
1. Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah
yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/ menimbulkan multi persepsi.
2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata
kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk
……”
3. Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi
dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang
mendasari SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada
bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas
No ........ tentang ……….
4. Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan
penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-
undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka,
5. Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian
utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk
menyelesaikan proses kerja tertentu. langkah-langkah ditulis
dengan sistem penomoran angka yakni : 1), 2), 3), dst.
6. Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):
Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja
sebaiknya dalam langkah- langkah kegiatan dilengkapi dengan
diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam
pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara
garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir
makro dan diagram alir mikro.
7. Hal-hal yang perlu diperhatikan
8. Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur
terkait dalam proses kerja tersebut.
Dari keenam isi SOP sebagaiama diuraikan di atas, dapat
ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait.
9. Dokumen Terkait : berisi nama-nama dokumen yang ada
kaitannya dengan SOP tersebut
10. Rekaman historis perubahan : berisi riwayat jika dilakukan
revisi SOP.
Contoh :
No Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal Mulai
Diberlakukan
1. Tata naskah SOP Isi SOP dari 8 3 juli 2019
komponen
menjadi 10
komponen
2. Langkah-langkah Poin 1: Pasien 3 juli 2019
prosedur datang
mengambil
nomor antrian
sesuai poli
tujuan. Diubah
menjadi petugas
mengarahkan
pasien yang
datang sesuai
jenis pelayanan
yang dituju.
Bentuk balok :
o Akhir kegiatan :
ya
o Keputusan : ?
Tidak
o Penghubung :
o Dokumen :
o Arsip :
1. Evaluasi SOP
a. Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.
1. Evaluasi penerapan/ kepatuhan terhadap SOP dapat
dilakukan dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap
langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat
dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list:
2. Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang
dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu
rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi
tanda (check-mark).
3. Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu
untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
4. Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.
5. Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah
pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk
menggantikan SOP itu sendiri.
6. Langkah-langkah menyusun daftartilik:
Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan
Identifikasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk
mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya.
1. Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,
2. Buat daftar kerja yang harus dilakukan,
3. Susun urutan kerja yang harus dilakukan,
4. Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,
5. Lakukan uji-coba,
6. Lakukan perbaikan daftartilik,
7. Standarisasi daftar tilik.
Σ Ya
Compliance rate (CR)= x 100 %
Σ Ya+Tidak
2. Evaluasi SOP
1. Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal
dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit
kerja.
2. Hasil evaluasi: SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau SOP
tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SOP
bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.
3. Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila:
A. Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada,
B. Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK)
pelayanan kesehatan,
C. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,
D. Adanya perubahan fasilititas.
4. Peraturan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian Kepala FKTP.
Puskesmas.
Umur :
………………………………………………
Nama Petugas :
………………………………………………
Tanggal pelaksanaan :
……………………………………………..
CR = %
Tomohon, ……………….
Pelaksana / Auditor
2. Sistematika :
Kata Pengantar
I. Pendahuluan
A. Latar belakang
1. Profil Organisasi
2. Kebijakan Mutu
3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis)
B. Ruang Lingkup
C. Tujuan
D. Landasan hukum dan acuan
E. Istilah dan definisi
VII. Penutup
Lampiran (jika ada)
Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas
pokok dan fungsi Puskesmas bedasarkan pada analisis kebutuhan
masyarakat akan pelayanan kesehatan sebagai upaya untuk
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal.
Bab III. Indikator dan standar kinerja untuk tiap upaya dan
jenis pelayanan Puskesmas.
Puskesmas menetapkan indikator kinerja capaian tiap
upaya/ program dan jenis pelayanan
2. Format/ sistematika
a. Kepala, terdiri dari :
1. Logo pihak I dan pihak ke II pada bagian kiri dan kanan
atas.
2. Judul perjanjian
3. Nomor
b. Batang Tubuh
Batang tubuh perjanjian memuat materi perjanjian yang di
tuangkan dalam pasal-pasal. Pasal yang dimaksud antara lain
tujuan kerjasama, ruang lingkup kerjasama, pelaksanaan
kegiatan, pembiayaan, penyelesaian perselisihan kegiatan,
pembiayaan, penyelesaian perselisihan, penutup dan hal-hal
lain yang menjadi kesepakatan para pihak.
c. Kaki
Bagian kaki perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda
tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para
saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai dan cap
sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Logo Logo
Pihak Pihak
I II
SURAT PERJANJIAN
NOMOR ………./………./………/……..
TENTANG
...................................................................................................
1. ..........................................................................................................
................................................................................. PIHAK KE I
2. ..........................................................................................................
................................................................................. PIHAK KE II
Pasal ....
.....................................................................................................
..............................................................................................................
......... (isi perjanjian)
Pasal .....
......................................................................................................
..............................................................................................................
........
Penutup
PIHAK KE II PIHAK KE I
nama jabatan nama jabatan
CAP METERAI
DAN CAP
Saksi-saksi:
1. ........................... (tanda tangan)
2. Dst .........................
J. SUSUNAN UNDANGAN
1. Penulisan
Dokumen menggunakan kertas HVS 80 gram, ukuran F4 210 x 330
mm. Pengetikan menggunakan tipe huruf Bookman old style ukuran
12 dengan margin atas 2 cm, kiri 3 cm, kanan 2 cm, dan bawah 2,5
cm serta spasi 1,5. Penulisan dalam tabel menggunakan huruf arial
12.
2. Format / sistematika
a. Kop surat
b. Pembuka Surat terdiri dari nomor, sifat, lampiran (kata lampiran
tdk ditulis jika tdk ada yg dilampirkan), hal, tanggal, dan tujuan
surat.
c. Isi Surat Undangan mencakup pendahuluan, isi pokok ( dengan
menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat, acara, serta dapat
menyebutkan pimpinan rapat dan pakaian yg harus dikenakan),
dan kalimat penutup.
d. Penutup Surat ditulis di bagian kanan bawah dengan jabatan
penanda tangan surat, tangan tangan, cap, nama lengkap.
Kepada
.......................................................................................................
..........................................................................( kalimat pembuka)
Hari : ................................................
Tanggal : ................................................
Pukul : ................................................
Tempat : ................................................
Acara : ................................................
.......................................................................................................
............................................................................( kalimat penutup )
NAMA JABATAN,
NAMA LENGKAP
NIP
Catatan/tembusan :
1. ...........................................
2. ........................................
Hari : ..............................
Tanggal : ..............................
Waktu : ..............................
Tempat : ..............................
Acara : ..............................
JABATAN/ TANDA
NO NAMA KET
PANGKAT TANGAN
1.
2.
3.
dst
Tempat, Tanggal,
Bulan dan Tahun
NAMA JABATAN,
NAMA PEJABAT
Pangkat
NIP.
L. SUSUNAN NOTULEN
1. Penulisan
Dokumen menggunakan kertas HVS 80 gram, ukuran F4 210 x 330
mm. Pengetikan menggunakan tipe huruf Bookman old style ukuran
12 dengan margin atas 2 cm, kiri 3 cm, kanan 2 cm, dan bawah 2,5
cm serta spasi 1,5. Penulisan dalam tabel menggunakan huruf arial
12.
2. Format / sistematika
a. Kop
d. Notulen terdiri
atas :
e. a. Kepala
Notulen;
f. b. Isi Notulen;
g. c. Bagian Akhir
Notulen
b. Kepala notulen terdiri dari Tulisan “Notulen”, Nama sidang/rapat,
Hari, tanggal, Pukul sidang/rapat, Tempat, Acara, Pimpinan siding,
Ketua/wakil Ketua, Sekretaris, Pencatat, Peserta sidang/rapat.
c. Isi notulen terdiri dari Kata pembukaan, Pembahasan, dan
peraturan.
d. Penutup notulen ditulis di bagian kanan bawah berisi tempat,
tanggal, bulan, dan tahun, jabatan penanda tangan surat, tangan
tangan, cap, nama lengkap, NIP.
Contoh notulen
NOTULEN
Rapat :
Hari/Tanggal :
Waktu Panggilan :
Waktu rapat :
Acara : 1.........................................................................
2. dan seterusnya
3. Penutup.
Pimpinan Rapat
Ketua : ....................................................
Sekretaris : ..................................................... (jika ada)
Pencatat : .....................................................
PIMPINAN
RAPAT
NAMA
JABATAN
Tanda
tangan
NAMA
PEJABAT
Pangkat
NIP.
h. Notulen terdiri
atas :
i. a. Kepala
Notulen;
j. b. Isi Notulen;
k. c. Bagian Akhir
Notulen
d. Kepala notulen terdiri dari Tulisan “Notulen”, Nama sidang/rapat,
Hari, tanggal, Pukul sidang/rapat, Tempat, Acara, Pimpinan siding,
Ketua/wakil Ketua, Sekretaris, Pencatat, Peserta sidang/rapat.
e. Isi notulen terdiri dari Kata pembukaan, Pembahasan, dan
peraturan.
d. Penutup notulen ditulis di bagian kanan bawah berisi tempat,
tanggal, bulan, dan tahun, jabatan penanda tangan surat, tangan
tangan, cap, nama lengkap, NIP.
Dasar : …………………………..
MEMERINTAHKAN :
Pangkat/gol : ………………………………
NIP : ………………………………
Jabatan : ……………………………….
Untuk : …………………………………