LAPORAN ANALISIS DESAIN DAN PROSES BISNIS

PENGADAAN OBAT APOTEK E’SKIN FARMA

Oleh :

Rezza Santika Putra (17390100001)

Moch. Alief Hafizh (17390100006)
Satria Bhayangkara (17390100011)
Khusnul Ikhsan (17390100014)

Dosen Pembimbing :
A.B. Tjandrarini, S.Si., M.Kom.

DIII MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2018
 A. LATAR BELAKANG

Upaya kesehatan merupakan kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan

kesehatan bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi
masyarakat. Upaya kesehatan diselenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan,
peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan
penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif) yang dilaksanakan
menyeluruh, terpadu, serta berkesinambungan.
Menurut Undang−Undang Kesehatan Nomor 36 tahun 2009 yang dimaksud
dengan sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika.
Sediaan farmasi merupakan komponen paling penting dari pelayanan kesehatan di
apotek, terutama obat. Mengingat pentingnya sediaan farmasi dalam pelayanan
kesehatan, maka diperlukan sistem manajemen yang baik dan berkesinambungan
terkait pengelolaannya. Kekurangan jumlah sediaan farmasi, terutama obat di sarana
pelayanan kesehatan akan menurunkan tingkat kepercayaan konsumen terhadap suatu
apotek, oleh sebab itu sistem manajemen pengadaan menjadi hal penting untuk
dikelola dengan baik.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 tahun 2014, pengadaan
merupakan kegiatan yang dimaksud untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan.
Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah dan waktu yang tepat
dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan dilakukan untuk
menjamin kualitas pelayanan kefarmasian, maka pengadaan sediaan farmasi harus
melalui jalur resmi.
Pelaksanaan pengadaan harus tersedia dalam jumlah yang cukup pada waktu
yang tepat dan harus diganti dengan cara teratur berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Awal dari proses pengadaan adalah menentukan kebutuhan. Penentuan kebutuhan
merupakan dasar atau landasan bagi kegiatan pengadaan. Dalam menentukan
kebutuhan perlu diperhatikan bahwa barang yang dibutuhkan itu memerlukan waktu
agar proses pengadaan tersebut dapat dilaksanakan.
Penentuan kebutuhan sangat penting karena merupakan landasan kerja bagi
pelaksanaan pengadaan. Apabila terjadi kesalahan dalam menentukan kebutuhan
dapat menimbulkan pemborosan dan kerugian, baik itu pemborosan waktu kerja juga
kerugian material berupa uang. Kerugian semacam ini sering terjadi dikarenakan

1
kurangnya informasi mengenai persediaan barang dalam gudang yang diakibatkan
kesalahan dalam perencanaannya.
Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari
pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan
dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi
kontrak, pemantauan proses pengadaan dan pembayaran.
Pentingnya peran pengadaan yang tidak terlepas dari perencanaan dalam
pelayanan kefarmasian pada khususnya dan pelayanan kesehatan pada umumnya
membuat penulis tertarik untuk mengambil tema “Pengadaan Obat Apotek” dalam
laporan ini.

B. PERUMUSAN MASALAH
Bagaimana alur proses pengadaan sediaan obat dan hal-hal apa saja yang terakait
dengan pengadaan obat tersebut?

C. BATASAN MASALAH
Penelitian ini di lakukan di bagian logistik Apotek E’Skin Farma. Sasaran
pada apotek ini terletak pada Pegawai Apotek dan Supplier. Batasan pada masalah
ini hanya untuk memudahkan pegawai dan Supplier untuk mengelola data yang ada
pada apotek sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama untuk mengelola data
serta membuat data lebih akurat dan tersimpan dengan baik dengan menggunakan
sistem informasi. Di asumsikan bahwa pengadaan obat di apotek ini untuk
ketersediaan stok obat di gudang pemasok selalu tersedia dan barang yang di kirim
dari pemasok selalu dalam kondisi sehat, sehingga tidak memungkinkan melakukan
pergantian obat yang rusak.

D. TUJUAN

1. Terjadi proses bisnis obat yang ada di Apotek E’Skin Farma, Jl. Kendal Sari
Selatan, Surabaya saat ini.

2. Mendesain usulan proses bisnis pengadaan obat di Apotek E’Skin Farma, Jl.
Kendal Sari Selatan, Surabaya untuk perbaikan system.

E. ALUR DESAIN PROSES BISNIS

E.1. URUTAN PROSES BISNIS SAAT INI

2
1. Pemesanan
a. Apoteker melakukan pengecekan obat. Jika stok habis, maka apoteker
membuat daftar pesanan obat. Dan jika stock masih ada, maka tidak
melakukan pemesanan.
b. Apoteker melakukan pemilihan pemasok obat.
c. Apoteker membuat SPP.
d. Apoteker menyerahkan SPP ke pemasok.
2. Pengiriman
a. Pemasok melakukan pengecekan ketersediaan obat di gudang.
b. Pemasok mengirimkan informasi ke Apoteker mengenai pemesanannya.
c. Pemasok mencetak faktur pemesanan.
d. Pemasok melalukan pengiriman obat.
3. Pengecekan
a. Apoteker melakukan penerimaan dan pengecekan obat dari pemasok.
b. Apoteker memerika antara obat rusak atau tidak. Jika obat rusak, maka
apoteker membuat surat pengembalian obat, lalu obat di kembalikan
kepada pemasok dan pemasok menerima obat yang telah di kembalikan
oleh apoteker. Dan jika tidak, maka apoteker melakukan update stok.

E.2.GAMBAR PROSES BISNIS SAAT INI

3
F. PEMODELAN BISNIS SAAT INI
F.1 Context Diagram

4
 Apoteker
Pemasok

DATA SPP
UPDATE STOK

DATA PEMESANAN DATA PENGIRIMAN

0
Pengadaan
Obat Apotek
E'Skin Farma
+

F.2 Diagram Jenjang Proses

F.3 Diagram Alir Data

Level 0

5
 Level 1 dari proses Pemesanan_Obat

Apoteker Pemasok

DATA SPP
DATA PEMESANAN

12 STOK OBAT 6
2 1
MENYERAHKAN
STOCK_OBAT
MEMBUAT Mengecek SPP
DAFTAR ketersediaan
PESANAN OBAT stok obat

LIST STOK OBAT

OBAT_HABIS_ 24 CEK DATA OB AT DI SIMPAN DAFTAR SP P

LIST PESANA N OBAT2 DAFTAR PESA NAN OB AT

DA FTA R PESANAN
OBAT__TERSEDIA 11 SPP2

3
TIDA K
25 DAFTAR PEMESANAN OBAT MELAKUKAN
PEMESANAN SPP(3)
PEMASOK
4
8 DAFTAR PESANA N OBAT DISIMPAN P EMASOK DI SIMPAN
5
PEMILIHAN_PE SPP2
MASOK 30 LIST PESANAN STOK OBAT MEMBUAT
S PP

PEMASOK 2
SPP3

STOK OBAT DI SIMPAN LIST JUMLAH STOK OBAT

26 LIST PEMASOK
10 SPP DI SIMPAN
STOK OBAT

MENENTUKAN
STOK OB AT
YG DI PESAN

Level 1 dari proses Pengiriman_Obat

6
Level 1 dari proses Pengecekan

G. ANALISIS PROSES BISNIS

G.1. ANALISIS INPUT, PROSES, DAN OUTPUT

7
Analisis Input
Nama Masukan : Pemesanan
Sumber : Pemasok
Fungsi : Dokumen berisi pesanan obat dari Apoteker
Media : Kertas
Rangkap : Satu
Frekuensi : Setiap awal terjadi transaksi pemesanan
Volume : Empat kali
Keterangan : Pesanan di sampaikan Pemasok melalui Telepon
Hasil Analisa : Informasi yang kadang kala tidak jelas
Analisis Proses
Nama Proses : Pemesanan obat ke Apoteker
Fungsi : Pemesanan dari pemasok ke Apoteker
Masukkan : Daftar Pemesanan Obat
Keluaran : SPP Obat
Waktu : Pengiriman pemesanan ke Apoteker membutuhkan waktu
selambat-lambatnya hingga 7 hari
Biaya : Biaya penyimpanan dan perawatan dokumen
Hasil Analisa : Pengiriman secara manual yang menyebabkan pemborosan
bahan bakar dan tidak langsung menuju ke apoteker
Analisis Output
Nama Keluraran : Pemesanan
Fungsi : Dokumen berisi pesanan obat dari Apoteker
Media : Kertas
Distribusi : Pemasok dan Apoteker
Rangkap : Tiga
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pemesanan
Volume : Setiap hari
Format : Lampiran 1 dari halaman 21
Keterangan : Pesanan di sampaikan Pemasok melalui Telepon

8
 Hasil Analisa : Tidak terteranya informasi nota tagihan yang menyebabkan
sulitnya mencari kaitan pembayaran terhadap tagihan tertentu
Nota tagihan tidak tersimpan dengan baik sehingga kerap kali
kehilangan.

G.2. Diagram Input Proses Output (IPO) Usulan

PENGGUNA INPUT PROSES OUTPUT

Apoteker Data Master Mengelola Data Daftar Master
karyawan Master karyawan karyawan
Apoteker Data Obat Mengelola data Daftar Obat
Data Jenis master obat, jenis, Daftar Jenis
Data Kategori kategori, satuan, Daftar Kategori
Data Satuan bentuk Daftar Satuan
Data Bentuk Daftar Bentuk
Pemasok Data pemasok Melakukan Daftar Pemasok dan
pendaftaran dan hasil notifikasi
notifikasi
Apoteker Data persetujuan Melakukan Notifikasi
pemasok persetujuan daftar persetujuan dan kode
pemasok dan aktivasi
megirimkan kode
aktivasi akun
Pemasok Kode aktivasi Mengaktifkan akun Menghasilkan
pendaftaran informasi akun aktif
Pemasok Id pemasok dan Mengecek hak Hasil verifikasi
password akses
Apoteker Pemesanan obat Melakukan Daftar SPP Obat
pesanan obat dan
mengirim SPP
Pemasok Data persetujuan Melakukan Hasil Konfirmasi
pesanan obat persetujuan Persetujuan
pemesanan dan Pemesanan Obat
mengirim
informasi
Pemasok Hasil Konfirmasi Mengirim Hasil notifikasi
Persetujuan konfirmasi pesanan pengiriman
Pemesanan Obat pengiriman obat
Apoteker Data konfirmasi Melakukan Hasil konfirmasi
penerimaan obat konfirmasi penerimaan obat ke

9
 PENGGUNA INPUT PROSES OUTPUT
penerimaan obat pemasok
Apoteker Data obat masuk Melalukan Daftar obat yang di
Pencatatan Barang perbarui
Masuk
Apoteker Data periode Membuat laporan Laporan pengadaan
pengadaan obat obat

H. ALUR PROSES BISNIS USULAN

H.1. Urutan Proses Bisnis Usulan

1. Mengelola Data Master

1.1 MDM Jenis Kantor
1.1.1 Menambah Data Karyawan
1.1.2 Mengubah Data Karyawan
1.2 MDM Nama Obat
1.2.1 Menambah Data Nama Obat
1.2.2 Mengubah Data Nama Obat
1.3 MDM Jenis Obat
1.3.1 Menambah Data Jenis Obat
1.3.2 Mengubah Data Jenis Obat
1.4 MDM Bentuk Obat
1.4.1 Menambah Data Betuk Obat
1.4.2 Mengubah Data Bentuk Obat
1.5 MDM Kategori Obat
1.5.1 Menambah Data Kategori Obat
1.5.2 Mengubah Data Kategori Obat
1.6 MDM Satuan Obat
1.6.1 Menambah Data Satuan Obat
1.6.2 Mengubah Data Satuan Obat
2 Pendaftaran
2.1 Pemasok melakukan pendaftaran.

10
 2.2 Jika, pendaftaran pemasok di setujui oleh apoteker, maka pemasok
mengaktifkan akun pendaftaran.
3 Melakukan konfirmasi pendaftaran
3.1 Membuat kode aktivasi akun
3.2 Menyimpan status persetujuan dan kode aktivasi akun
3.3 Mengirim persetujuan daftar pemasok dan mengirimkan kode aktivasi akun
4 Mengecek hak akses
4.1 Melalukan verifikasi pada tabel pemasok
4.2 Menampilkan hasil verifikasi dan halaman utama
5 Pemesanan
5.1 Apoteker melakukan pesanan obat dan mengirim SPP
5.2 Melakukan persetujuan pemesanan dan mengirim informasi
6 Pengiriman
6.1 Pemasok mengirim konfirmasi pesanan pengiriman obat.
6.2 Apoteker melakukan konfirmasi penerimaan obat
7 Pencatatan barang masuk
8.1 Meyimpan nomor transaksi pencatatan barang masuk
8.2 Membuat nomor pencatatan barang masuk otomatis

8 Laporan Pengadaan Obat

8.1 Laporan volume pengadaan tiap periode
8.2 Laporan pemesanan obat terlaris

H.2. Gambar Proses Bisnis Usulan

11
I.1 Context Diagram

12
 Apoteker Pemasok

Pemesanan Obat
Konfirmasi Pendaftaran
Data Master Hak Akses
Laporan Pengadaan Obat

Pencatatan Barang Masuk

Pengiriman Obat Pendaftaran Pemasok

Pengadaan Obat Apotek

E'Skin Farma

Pengadaan Obat Apotek

E'Skin Farma

1 2 3 4
Melakukan
Pengolahan Mengecek Hak
Pendaftaran konfirmasi
Data Master pendaftaran Akses
+ + + +

I.2 Diagram Jenjang

2.1 Proses
2.2 3.1 3.2 3.3 4.1 4.2
Menampilkan
Pemasok Mengaktifkan Membuat kode Melalukan
Menyimpan status Mengirim persetujuan daftar hasil verifikasi
melakukan akun aktivasi akun verifikasi pada dan halaman
persetujuan dan kode pemasok dan mengirimkan
pendaftaran pendaftaran kode aktivasi akun tabel pemasok utama
aktivasi akun

5 6 8.2
7 8
Pemesanan Pengiriman Membuat
Obat Pencatatan Laporan Laporan
Obat
+ + Barang Masuk Pengadaan pemesanan obat
+ Obat + terlaris
13
5.1 5.2 6.1 6.2 7.1 7.2 8.1

Apoteker melakukan Melakukan

persetujuan Mengirim konfirmasi Apoteker melakukan Meyimpan nomor Membuat nomor Membuat Laporan
pesanan obat dan
pemesanan dan pesanan pengiriman konfirmasi transaksi pencatatan pencatatan barang volume pengadaan
mengirim SPP
mengirim informasi obat penerimaan obat barang masuk masuk otomatis tiap periode
 1.1 1.2 1.3 1.4
MDM Jenis MDM Nama MDM Jenis MDM Bentuk
Kantor Obat Obat Obat
+ + + +

1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 1.3.1 1.3.2 1.4.1 1.4.2

Menambah Menambah Mengubah Menambah Mengubah Menambah Mengubah
Mengubah Data
Data Karyawan Karyawan Data Nama Data Nama Data Jenis Data Jenis Data Betuk Data Bentuk
Obat Obat Obat Obat Obat Obat

1.5 1.6

MDM Kategori MDM Satuan

Obat Obat
+ +

1.5.1 1.5.2 1.6.1 1.6.2

Menambah Mengubah Menambah Mengubah
Data Kategori Data Kategori Data Satuan Data Satuan
Obat Obat Obat Obat

I.3 Diagram Alir Data (DFD)

I.3.1 Diagram level 0

4 3 2 1 5 6 7 8
Melakukan Pengolahan Pemesanan Pengiriman Pencatatan Laporan
Mengecek Hak Pendaftaran Pengadaan
konfirmasi Data Master Obat Obat Barang Masuk
Akses pendaftaran + + + + + Obat +
+ +

Pengecekan Hak Akses [Konfirmasi Pendaftaran] [Pemesanan Obat] [Pengiriman Obat] [Laporan Pengadaan Obat]
[Hak Akses] Aktivasi Akun [Pendaftaran Pemasok] [Data Master] Pesan Kiirm [Pencatatan Barang Masuk] Pembuatan Laporan

Pemasok Apoteker
Pemasok Apoteker Pemasok Apoteker Apoteker Apoteker

14
 I.3.2 Diagram level 1 dari Proses Pengolahan Data Master
1.5 1.6

MDM Satuan
Apoteker MDM Kategori Data Master 6 Obat
Obat
+ +
Data Master 5

[Data Master]

1.4

1.1 MDM Bentuk

Obat
MDM Jenis
Kantor
+
+
Data Master 2 Data Master 4

1.3
1.2
MDM Jenis
MDM Nama Data Master 3 Obat
Obat +
+

I.3.2 Diagram level 1 dari Proses Pendaftaran

Pemasok

[Pendaftaran Pemasok]

2.1
Pemasok Data Pemasok
melakukan 31 Data Pemasok
pendaftaran

Daftar Pemasok
Apoteker

67 Kode Aktivasi
Daftar Pemasok dan
66
hasil notifikasi

Aktivasi
Persetujuan
[Konfirmasi Pendaftaran]

Setuju 2.2
Mengaktifkan
akun
pendaftaran
I.3.3 Diagram level 1 dari Proses Melakukan Konfirmasi Pendaftaran

Apoteker

Hasil persetujuan
14
daftar pemasok

[Aktivasi Akun] Kode aktivasi

68
akun
Hasil persetujuan

Kode Aktivasi

3.1 3.3

Membuat kode
aktivasi akun Hasil status persetujuan dan Mengirim persetujuan daftar
70
kode aktivasi akun pemasok dan mengirimkan
Kirim
kode aktivasi akun

Akun Aktif Hasil status

3.2 [Pengecekan Hak Akses]

Informasi Menyimpan status

69
akun aktif persetujuan dan kode
Simpan status dan akun Pemasok
aktivasi akun

I.3.4 Diagram level 1 dari Proses Mengecek Hak Akses

Pe masok

73 Id da n Pa ssword Pema so k

[Ha k Akse s]

Id d an Passwo rd Pe ma so k

4.1
Me la lukan
verifika si pa d a
ta be l p emaso k
15
Hasil ve rifikasi

4 .2
Ta mp il Me na mpilkan
74 Hasil ve rifika si h asil ve rifikasi
da n hala man
u ta ma
 I.3.5 Diagram level 1 dari Proses Pemesanan Obat
48 Pemesanan Obat

Apo te ke r
Data Pesanan

[Pe san]
5.1
Data pe rsetu juan
Apoteker me lakukan 50
pe sanan oba t
pe sanan oba t da n
mengirim SPP
Data SPP

Dafta r Pesanan

5.2
Melaku ka n
49 Daftar SPP Oba t Pen girima n SPP
pe rsetu juan
p eme sanan d an
mengirim informasi

[Pemesanan Ob at]
Ha sil
Pemasok

51 Ha sil Ko nfirmasi Perse tujua n Peme sanan Obat

I.3.6 Diagram level 1 dari Proses Pengiriman Obat

Pemasok
Hasil Konfirmasi Persetujuan
55
Pemesanan Oba t 2

[Kiirm] Hasil Konfirmasi

6.1

Mengirim konfirma si
pesanan pengiriman
oba t

Hasil Notifikasi

Data ko nfirmasi
57
penerimaan obat
Hasil notifikasi
56
pengiriman
Flow_724
Konfirmasi

6.2

Apoteker melakuka n
konfirmasi [Pengiriman Obat]
penerimaan obat Apoteker

Hasil p enerimaan o bat

58 Hasil konfirmasi penerimaan obat ke pemasok

I.3.7 Diagram level 1 dari Proses Pencatatan Barang Masuk

Nomor Pencatatan
Apoteker 60
Barang Masuk

59 Data Obat Masuk

[Pencatatan Barang Masuk] Create Nomor Hasil nomor pencatatan

Simpan

7.2
7.1
Membuat nomor
Meyimpan nomor
Pembuatan nomor otomatis pencatatan barang
transaksi pencatatan
masuk otomatis
barang masuk

[Laporan Pengadaan Obat]

Hasil Nomor Transaksi

Nomor Transaksi Apoteker

61
Obat Masuk

16
 I.3.8 Diagram level 1 dari Proses Laporan Pengadaan Obat
62 Data Periode 64 Data Pemesanan

Laporan I
Laporan II

8.1
8.2
[Pembuatan Laporan]
Apoteker Membuat Laporan Pembuatan Laporan II Membuat
volume pengadaan Laporan
tiap periode pemesanan obat
terlaris

Hasil Laporan Hasil Laporan II

Laporan volume 65 Laporan pemesanan obat terlaris

63
pengadaan tiap periode

I.3.9 Diagram level 2 dari Proses MDM Jenis Kantor

Apoteker

[Data Master] MDM Nama Obat

[Data Master 2]

1.1.1 1.1.2
Create Daftar Master
Menambah 35 Mengubah Data
Karyawan Karyawan
Data Karyawan Update2

Data Karyawan

34 Data Karyawan

I.3.10 Diagram level 2 dari Proses MDM Nama Obat

MDM Jenis Kantor

38 Data Nama Obat

MDM Jenis Obat

[Data Master 2]

Flow_572 [Data Master 3]

1.2.2
1.2.1 Mengubah
Ubah
Menambah CetakNama Daftar Nama Data Nama
39
Data Nama Obat Obat
Obat

I.3.11 Diagram level 2 dari Proses MDM Jenis Obat

17
 MDM Bentuk Obat

[Data Master 4]
MDM Nama Obat

1.3.2
[Data Master 3] Mengubah
Data Jenis
Obat
40 Data Jenis Obat

Data Jenis Ubah Jenis

1.3.1
Menambah Cetak Jenis Daftar Master
Data Jenis 41
Jenis Obat
Obat

I.3.12 Diagram level 2 dari Proses MDM Bentuk Obat

MDM Jenis Obat MDM Kategori Obat

[Data Master 4]
[Data Master 5]

1.4.1
1.4.2
Menambah Ubah Bentuk
Cetak Bentuk 43 Daftar Master Bentuk Mengubah
Data Betuk
Data Bentuk
Obat
Obat

Tambah Bentuk

Data Bentuk
42
Obat

I.3.13 Diagram level 2 dari Proses MDM Kategori Obat

MDM Bentuk Oba t MDM Satuan Obat

[Data Master 5]
[Data Master 6]

1.5.1
1.5.2
Men amb ah
Data Kategori Me ngubah
Oba t Data Kate gori
Oba t

Ceta k Katego ri
Tambah Kateg ori Update Kategori

44 Da ta Kateg ori 45 Daftar Kategori Obat

I.3.14 Diagram level 2 dari Proses MDM Satuan Obat

18
 MDM Kategori Obat

[Da ta Master 6]

1 .6.1 1 .6.2
Mena mbah Mengubah
Data Satuan Data Satu an
Obat Obat

Cetak Satua n
Update Satuan
Tambah Satuan
47 Daftar Ma ster Sa tu an
Data Satuan
46
Obat

19
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, H. (1999). Analisis & Desain Sistem Informasi. In H. Jogiyanto,
Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

LAMPIRAN

20
Lampiran 1

21