BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan arah penyelenggaraan pendatataan kependudukan,

maka pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub pilar

kependudkan perlu ditata dengan sebaik baiknya, agar dapat memberikan

manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan, dimana

pengolaan data penduduk merupakan tanggung jawab pemerintahan

Kabupaten/Kota, dalam pelaksanaannya diawali dari RT/RW/Kelurahan dan

selaku ujung tombak pendataan penduduk.

Sistem informasi kependudukan telah banyak dikembangkan untuk

mendukung pelayanan terhadap masyarakat, salah satu media yang

dimanfaatkan oleh pemerintah adalah media teknologi informasi. Media ini

banyak dimanfaatkan oleh pemerintah sehingga terbentuklah sebuah konsep

elektronik government termasuk di dalamnya menyangkut system

administrasi kependudukan.

Sistem informasi pelayanan Administrasi Kependudukan diharapkan

dapat meningkatkan kepuasan pelayanan masyarakat sehingga proses

pembuatan surat Keterangan Kelahiran, Keterangan Kematian, surat

Keterangan Pindah dan datang, surat Keterangan KTP, surat Keterangan

Izin Usaha, tempat Pelayanan administrasi dan pengaksesan menyeluruh

kepada masyarakat yang terdapat di Desa Maramba Kecamatan Wotu

Kabupaten Luwu Timur

 Pemerintah Desa Maramba Luwu Timur merupakan salah satu

pemerintah yang bertugas mengatur, mengelola sumber daya dan melayani

masyarakat dalam pemerintahan ditingkat Desa sampai di lingkungan RT,

RW dan mempunyai kewajiban untuk penyelenggaran administrasi

kependudukan sebagai bentuk pelayanan terhadap suatu perancangan

system informasi yang ada di Desa Maramba Kecamatan Wotu Kabupaten

Luwu Timur.

Permasalahan yang dihadapi dalam pelayanan ini kurangnya

kompetensi IT aparat pemerintah dalam melayani melayani masyarakat

serta serta tidak efektif dan efisisien pelayanan administrasi di Desa

Maramba Kecamatan Wotu Kabupaten Luwu Timur. Pembuatan surat

Pengantar akte kelahiran, Pembuatan kartu keluarga (KK), Pembuatan surat

keterangan pindah dan surat datang, biasa memudahkan pengurusan dari

pelayanan Administrasi merupakan tanggung jawab pemerintah

DesaMaramba kecamatan Wotu kebupaten Luwu Timur dari kesejahteraan

desa selaku tanggung jawab. Dalam pelayanan tersebut perlu di lakukan

dengan benar agar penduduk bisa mendapatkan pelayanan yang

memuaskan

Selain itu jumlah orang yang mengurus administrasi persuratan

dalam sehari biasa mencapai puluhan orang yang juga surat keterangan,

surat keterangan pindah, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan

domisili, surat keterangan SKCK, surat keterangan kematian, surat

keterangan kelahiran dan surat keterangan lainya. Manfaat yang diterapkan

 si stem informasi Administrasi Kependudukan pada setiap lapisan adalah

meningkatkan fungsi pelayanan public serta meningkatkan kinerja sumber

daya manusia dan secara langsung meningkatkan efisiensi dan efektifitas

kerja dari pemerintah Desa. Dengan demikian informasi yang dihasilkan

akan menjadi lebih lengkap, cepat dan akurat dengan biaya yang lebih

efisien dalam pengolaan data dan pencarian data/informasi. Berdasarkan

latar belakang masalah di atas, maka penulis tertarik untuk mengambil judul

“ANALISIS SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DESA BERBASIS

WEB PADA DESA MARAMBA, KECAMATAN WOTU, KABUPATEN

LUWU TIMUR BERBASIS WEB ”

B. Batasan Masalah

Sistem ini permasalahannya di batasi agar kita terfokus dapat

memberikan pelayanan informasi dengan benar dan tepat sasaran. Ruang

lingkup permasalahan ini adalah sebagai berikut:

1. Sistem administrasi desa yang meliputi pengelolaan data penduduk

dalam proses pembuatan Surat Kelahiran, Surat Kematian , Surat

Pendataan Penduduk, Surat Pindah, dan Kartu Keluarga (KK) sehingga

menjadi lebih optimal dan terkontrol dalam pelaksanaannya.

2. Aplikasi ini dirancang dan dibuat dengan menggunakan bahasa

pemrograman HTML (HyperText Markup Language), PHP (HyperText

Preprocessor), MYSQL sebagai database, dan Apache untuk web server,

serta didukung dengan software yang lain seperti : Sublime Text, dan

Mozilla Firefox
C. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas, maka didapatkan

rumusan masalah, yaitu :

1. Bagaimana mengelola sistem informasi administrasi Desa Maramba

menjdi lebih efektif dan efisien dengan berbsasis Web?.

2. Bagaimana merancang system informasi administrasi kependudukan

berbasis web pada Desa Maramba?.

D. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penulisan pembuatan sistem informasi ini adalah :

1. Menganalisa data menjadi system informasi administrasi kependudukan

berbasis web.

2. Merancang system informasi administrasi kependudukan berbasis web.

E. Manfaat Penelitian

1. Manfaat Teoritis

a. Penelitian ini diharapkan mampu memberikan kontribusi dalam

pengembangan konsep pelaksanaan pelayanan masyarakat oleh

pemerintah desa.

b. Hasil kajian dapat dijadikan sebagai dasar untuk kegiatan penelitian

berikutnya yang sejenis.

2. Manfaat Praktis

a. Bagi masyarakat, hasil penelitian ini diharapkan dapat

memberikan informasi baru mengenai pelaksanaan pelayanan

masyarakat oleh pemerintah desa.

b. Bagi pemerintah desa, hasil penelitian ini diharapkan dapat

memberikan informasi tentang pelaksanaan pelayanan masyarakat

oleh pemerintah desa.

c. Bagi peneliti, hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai

pengetahuan baru mengenai pelaksanaan pelayanan masyarakat

oleh pemerintah desa.

A. Analisis PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, haruslah dilakukan analisis

terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, effisiensi dan

pelayanan kepada penduduk. Analisis yang digunakan dalam perancangan

sistem informasi pelayanan administrasi Desa ini menggunakan metode

PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan

Security ).

1. Analisis Kinerja ( Performance )

Sangat berkaitan dengan peningkatan terhadap kinerja (hasil

kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja

dapat diukur dari banyaknya volume pekerjaan yang dilakukan

dalam satuan waktu, dan waktu yang digunakan untuk

menyelesaikan perubahan pekerjaan yang terjadi, dalam hal ini

adalah jumlah pelayanan administrasi Desa yang diberikan kepada

masyarakat dalam satuan waktu yang telah ditentukan.

2. Analisis Informasi ( Information )

Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan,

bahkan kesalahan-kesalahan informasi yang dihasilkan sering tidak

dapat langsung digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan,

oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat, tepat

waktu dan relevan.

3. Analisis Ekonomi ( Economy )

Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan

manfaat. Dengan adanya kelemahan-kelemahan yang ada pada

sistem yang lama maka akan mungkin terjadi biaya yang tidak

dapat diramal atau dikenal. Pengembangan sistem diharapkan dapat

memberikan banyak manfaat dan ketidakeffisienan biaya yang

terjadi bisa diminimalisasi sekecil mungkin. Dalam pembuatan

laporan, sistem yang manual menyebabkan tingkat kesalahan tinggi

sehingga membutuhkan banyak biaya.

4. Analisis Pengendalian ( Control )

Kontrol atau pengendalian dalam sebuah sistem sangat

diperlukan yaitu untuk menghindari dan mendeteksi secara dini

terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi serta untuk menjamin

keamanan data atau informasi. Dengan adanya pengendalian maka

tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diatasi.

5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )

Dengan adanya analisis ini ada upaya untuk meningkatkan

efisiensi dalam operasional dengan menggunakan sumber daya

yang tersedia. Efisiensi ini erat hubungannya dengan input yaitu

bagaimana sumber data yang ada dapat digunakan seminimal

mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Tidak dapat

dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian dan kemampuan manusia

 cukup terbatas sedangkan pengolahan data dan laporan masih

mengandalkan pada kemampuan manusia.

6. Analisis Pelayanan ( Service )

Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem

berhubungan dengan kepuasan dari user, dan juga kepuasan dari

masyarakat yang mendapat pelayanan. Pelayanan dari segi

informasi mempunyai sasaran baik bagi pihak pemerintah, pegawai

maupun masyarakat yang membutuhkan. Koordinasi yang belum

teratur mengenai pengolahan data, penyimpanan laporan serta

dokumentasi akan menurunkan kualitas pelayanan yang pada

akhirnya akan mengakibatkan kerja dari bagian tersebut menjadi

terganggu sehingga pelayanan perlu ditingkatkan.

A. Analisis PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, haruslah dilakukan

analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi,

effisiensi dan pelayanan kepada penduduk. Analisis yang

digunakan dalam perancangan sistem informasi pelayanan

administrasi Desa ini menggunakan metode PIECES (

Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan

Security ).

1. Analisis Kinerja ( Performance )

Sangat berkaitan dengan peningkatan terhadap kinerja

(hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif.

Kinerja dapat diukur dari banyaknya volume pekerjaan yang

dilakukan dalam satuan waktu, dan waktu yang digunakan untuk

menyelesaikan perubahan pekerjaan yang terjadi, dalam hal ini

adalah jumlah pelayanan administrasi Desa yang diberikan

kepada masyarakat dalam satuan waktu yang telah ditentukan.

2. Analisis Informasi ( Information ) Dalam penyajian informasi

sering terjadi keterlambatan, bahkan kesalahan-kesalahan

informasi yang dihasilkan sering tidak dapat langsung

digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, oleh sebab itu

diharapkan adanya informasi yang akurat, tepat waktu dan

relevan. Jurnal Telematika Vol. 2 No. 2 Agustus

3. Analisis Ekonomi ( Economy )

Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan

manfaat. Dengan adanya kelemahan-kelemahan yang ada pada

sistem yang lama maka akan mungkin terjadi biaya yang tidak

dapat diramal atau dikenal. Pengembangan sistem diharapkan

dapat memberikan banyak manfaat dan ketidakeffisienan biaya

yang terjadi bisa diminimalisasi sekecil mungkin. Dalam

pembuatan laporan, sistem yang manual menyebabkan tingkat

kesalahan tinggi sehingga membutuhkan banyak biaya.

4. Analisis Pengendalian ( Control )

Kontrol atau pengendalian dalam sebuah sistem sangat

diperlukan yaitu untuk menghindari dan mendeteksi secara dini

terhadap kesalahankesalahan yang terjadi serta untuk menjamin

keamanan data atau informasi. Dengan adanya pengendalian

maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa

diatasi.

5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )

Dengan adanya analisis ini ada upaya untuk

meningkatkan efisiensi dalam operasional dengan menggunakan

sumber daya yang tersedia. Efisiensi ini erat hubungannya

dengan input yaitu bagaimana sumber data yang ada dapat

digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi

pemborosan. Tidak dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian

 dan kemampuan manusia cukup terbatas sedangkan pengolahan

data dan laporan masih mengandalkan pada kemampuan

manusia.

6. Analisis Pelayanan ( Service )

Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan

oleh sistem berhubungan dengan kepuasan dari user, dan

juga kepuasan dari masyarakat yang mendapat pelayanan.

Pelayanan dari segi informasi mempunyai sasaran baik bagi

pihak pemerintah, pegawai maupun masyarakat yang

membutuhkan. Koordinasi yang belum teratur mengenai

pengolahan data, penyimpanan laporan serta dokumentasi

akan menurunkan kualitas pelayanan yang pada akhirnya

akan mengakibatkan Jurnal Telematika Vol. 2 No. 2

Agustus
A. AnalisaPIECES

Analisa PIECES ini adalah analisa yang digunakan dalam

pembuatan system informasi. Analisis PIECES (Performance,

Information, Economic, Controlling, Eficiency dan Services) [3].

1. Analisa Kinerja (Performance Analysis)

adalah perilaku/kinerja di setiap kegiatan atau aktifitas dalam

sistem.

2. Informasi (Information)

Information, dalam pembuatan laporan informasi yang ada tidak

akurat, misalnya jumlah buku yang ditulis pada laporan tidak sama

dengan jumlah buku yang sesungguhnya ada di ruangan. Namun

dengan sistem yang baru penyajian informasi dapat diberikan dengan

cepat dan jelas sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Pembuatan

laporan tidak lagi menggunkan data yang berupa perkiraan saja karena

semua data sudah terekam dalam database.

3. Ekonomi (Economic)

Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu lembaga,

pijakan dasar bagi kebanyakan menejer adalah biaya yan relatip murah

tetapi memiliki hasil yang baik.

4. Pengendalian (Control) Controlling (kendali)

peningkatan terhadap kebutuhan ekonomi menyangkut dua hal yaitu

kontrol biaya dan peningkatan keuntungan/laba. kontrol biaya

dilakukan untuk mengendalikan biaya-biaya yang harus dikeluarkan.

 Sedangkan peningkatan keuntungan dilakukan supaya biaya yang

telah dikeluarkan dapat member manfaat semaksimal mungkin.

5. Efisiensi (Eficiency)

Efisiensi, sistem yang lama masih kurang efesien karena kebutuhan

informasi bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan cepat dan

akurat karena adanya keterbatasan ruang dan waktu dalam

memperolehnya.

6. Pelayanan (Services)

Pelayanan (Services), Fokus analisis pelayanan adalah pada tinjauan

sejauh mana kemudahan yang