KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SEKARWANGI

NOMOR :

TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SEKARWANGI

DIREKTUR RSUD SEKARWANGI,

Menimbang : a. bahwa pengembangan sistem informasi manajemen

rumah sakit dilakukan dalam rangka meningkatkan
efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan rumah sakit;
b. bahwa sistem manajemen data program PMKP,
surveilans PPI dan indikator mutu harus terintegrasi;
c. bahwa perencanaan kebutuhan informasi harus
melibatkan para profesional pemeberi asuhan (PPA),
para kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan,
badan/pihak lain diluar rumah sakit yang
membutuhkan data dan informasi tentang operasional
dan pelayanan rumah sakit;
d. bahwa para profesional pemeberi asuhan (PPA), para
kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan
berpartisipasi dalam memilih, mengintegrasikan, dan
menggunakan teknologi manajemen informasi;
e. bahwa setiap Rumah Sakit wajib melakukan
pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan
penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit.
f. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a,b, c dan d, perlu ditetapkan
Pedoman Pengelolaan data dan Informasi di Rumah
Sakit Umum Sekarwangi dengan Keputusan Direktur.
Mengingat 1. Undang-Undang No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik
Kedokteran;
2. Undang-Undang No. 29 Tahun 2009 tentang Rumah
Sakit;
3. Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan;
4. Undang-Undang No. 19 Tahun 2016 tentang
Perubahan atas undang-undang nomor 11 Tahun
2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
5. Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik;
6. Peraturan Menteri Kesehatan Rl Nomor
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medik;
7. Peraturan Menteri Kesehatan No. 82 Tahun 2013
tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit;
8. Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun
2016 tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang
Kesehatan.
9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 129/
Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit;
10. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 14
Tahun 2017 Tentang Pedoman Penyusunan Survei
Kepuasan Masyarakat Unit Penyelenggara Pelayanan
Publik;
11. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Keselamatan Pasien;
12. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 27 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pencegahan
dan Pengendalian Infeksi di Fasilitas Pelayanan
Kesehatan;
13. Peraturan Menteri Kesehatan No. 34 Tahun
2017 tentang Akreditasi Rumah Sakit;
 14. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia
Nomor 100 Tahun 2018 Tentang Penerapan Standar
Pelayanan Minimal.
15. Peraturan Bupati Sukabumi Nomor 7 Tahun 2019
Tentang Perubahan Atas Peraturan Bupati Sukabumi
Nomor 121 Tahun 2018 Tentang Unit Pelaksana
Teknis Daerah Rumah Sakit Umum Daerah
Sekarwangi.

MEMUTUSKAN

Menetapkan

KESATU : Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Sekarwangi

Tentang Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah
Sakit Umum Daerah Sekarwangi.

KEDUA : Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit

Umum Daerah Sekarwangi digunakan sebagai acuan dalam
merencanakan, mengumpulkan, mengolah, melaporkan data
dan informasi serta pengintegrasiannya dalam sistem
informasi sebagaimana tercantum dalam lampiran
keputusan ini dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan
dari surat keputusan ini.

KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan

apabila kemudian hari terdapat kekeliruan dalam ketetapan
ini, akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Cibadak

pada tanggal :

DIREKTUR,

ALBANI NASUTION
 LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR
: RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
SEKARWANGI
NOMOR :
TANGGAL :
TENTANG : PEDOMAN PENGELOLAAN
DATA DAN INFORMASI
DI RUMAH SAKIT UMUM
DAERAH SEKARWANGI

PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SEKARWANGI

BAB I

DEFINISI

A. LATAR BELAKANG
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna
yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
Dalam proses manajemen rumah sakit sangat terkait dengan pengelolaan
data dan informasi. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa
kumpulan data untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen
rumah sakit.
Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah
(business facts) yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam
organisasi dan lingkungan fisik yang dikumpulkan melalui serangkaian
prosedur. Sementara Informasi merupakan data yang telah diolah
menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi
manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang disajikan dengan
cara yang berarti dan berguna.
Untuk kemudahan pengelolaan dan data dan informasi dapat
dilakukan melalui Sistem Informasi berbasis komputer. Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu
sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan
mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam
bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian
dari Sistem Informasi Kesehatan.
 Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit selama
kurun wakktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan
kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan
suatu bagian penting dalam peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data
yang dikumpulkan di rumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup banyak,
dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya bersifat terus menerus.
Untuk keperluan tersebut diperlukan adanya pedoman pengelolaan data
dan Informasi di lingkungan RSUD Sekarwangi.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dari pedoman ini adalah untuk mendukung proses asuhan
pasien, manajemen data rumah sakit dan program mutu.
Sedangkan tujuan dari pedoman ini adalah:
1. Sebagai acuan dalam mengelola data dirumah sakit,
2. Menyeragamkan cara pengelolaan data dirumah sakit,
3. Memudahkan proses analisa dan pengambilan keputusan.
 BAB II

TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

A. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dapat dilakukan secara tetap dengan jangka
waktu (periode) tertentu. Pengumpulan data dapat dilakukan harian,
bulanan, setiap 3 bulanan (triwulan), 6 bulanan (Semester) atau 1 (satu)
tahun. Proses pengumpulan data dilakukan oleh unit pelaksana yang
ditunjuk oleh Direktur Rumah Sakit. Dalam proses Pengumpulan data
di RSUD Sekarwangi dapat dilakukan secara manual dan secara
bertahap dilakukan secara elektronik. Jenis data yang dikumpulkan
mencakup hal-hal berikut :
1. Identitas pasien
- Nomor Identitas
- Nama
- Alamat
- Tempat, Tanggal Lahir
- Jenis Kelamin
- Agama
- Status Perkawinan
- Nomor Handphone
- Penanggung jawab
- Cara pembayaran
2. Pemberian Asuhan
- Hasil anamnesis
- Hasil pemeriksaan fisik
- diagnosis
- Rencana penatalaksaan asuhan
- Tindakan pelayanan
- Riwayat perawatan
- Riwayat pemeriksaan penunjang
- Penggunaan obat
- Riwayat Diit
- Edukasi
- Biaya pelayanan
- Data Kepulangan
- Data Kelahiran
 - Data Kematian
- Tanggal pelaksanaan
3. Capaian Mutu dan Keselamatan Pasien
- indikator area klinis
- indikator area pelayanan
- indikator area manajemen
- monitoring kinerja staf klinis
- Kepuasan pelayanan
- insiden keselamatan pasien,
- budaya keselamatan
- sasaran keselamatan pasien
- Keluhan pelayanan
4. Surveilans PPI atau angka “Healthcare-Associated Infections” (HAIs)
yang terdiri dari data:
- Ventilator associated pneumonia (VAP)
- Infeksi Aliran Darah (IAD)
- Infeksi Saluran Kemih (ISK)
- Infeksi Daerah Operasi (IDO)
5. Manajemen
- Sumberdaya Manusia
- Sarana Prasarana
- Pengadaan barang
- Keuangan
- Kecelakaan kerja
- Manajemen Resiko

B. Analisa Data
Analisis meliputi data kuesioner, perhitungan, dan deskripsi hasil
analisis. Hasil analisis harus memberikan penjelasan atau pemahaman
mengenai berbagai faktor pemicu kelemahan dan/ atau kelebihan pada
setiap komponen yang diukur. Selain itu, hasil analisa tersebut dapat
dibandingkan dengan hasil bulan atau tahun sebelumnya dan rumah
sakit lainnya. Data harus dianalisa dengan cepat dan tepat untuk
mendapatkan informasi apakah ada masalah yang memerlukan
penanggulangan atau investigasi lebih lanjut.
C. Validasi Data
Sebelum dilakukan pelaporan, data hasil analisa harus divalidasi
terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaporan. Data
harus dipilah berdasarkan kebutuhan pelaporannya, periode pelaporan
dan format laporan. Validasi dapat dilakukan oleh unit bersangkutan
atau tim yang telah ditentukan.
Kategori data yang harus divalidasi yaitu:
- merupakan pengukuran area klinik baru;
- bila ada perubahan sistem pencatatan pasien dari manual ke
elektronik sehingga sumber data berubah;
- bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui di web site rumah
sakit atau media lain;
- bila ada perubahan pengukuran;
- bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya;
- bila ada perubahan subyek data seperti perubahan umur rata rata
pasien, protokol riset diubah, panduan praktik klinik baru
diberlakukan; dan ada teknologi dan metodologi pengobatan baru
Proses validasi data mencakup namun tidak terbatas sebagai
berikut:
- mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam
proses pengumpulan data sebelumnya (data asli)
- menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang sahih
secara statistik. Sample 100 % hanya dibutuhkan jika jumlah
pencatatan, kasus atau data lainnya sangat kecil jumlahnya.
- membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang
- menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang
ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan dengan 100.
Tingkat akurasi 90 % adalah patokan yang baik.
- jika elemen data yg diketemukan ternyata tidak sama,
Proses validasi data yang akan dipublikasi di web site atau media
lainnya diatur dengan peraturan tersendiri, dan dapat menjamin
kerahasiaan pasien dan keakuratan data.

D. Pelaporan data
Data hasil analisa dilaporkan untuk kebutuhan internal maupun
ekseternal rumah sakit. Pelaporan data internal dimaksudkan sebagai
salah satu media atau alat untuk meningkatkan kinerja pelayanan
RSUD Sekarwangi secara bertahap, konsisten, berkesinambungan
 berdasarkan informasi yang dimiliki. Pelaporan data eksternal harus
memperhatikan kerahasiaan pasien dan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
Laporan dibuat secara periodik baik setiap triwulan, semester,
tahunan atau sewaktu-waktu jika diperlukan. Laporan dilengkapi
dengan rekomendasi tindak lanjut bagi pihak terkait. Laporan
didesiminasikan kepada pihak-pihak terkait agar dapat dimanfaatkan
dengan baik.

E. Publikasi Data
Sebelum dilakukan publikasi, data perlu dipilah berdasarkan
tingkat kepentingan dan kerahasiaannya dan mendapatkan persetujuan
Direktur. Publikasi data dapat dilakukan secara manual atau elektronik
dengan berbagai media informasi. Publikasi secara elektronik dapat
dilakukan secara periodik melalui website RSUD Sekarwangi.

F. Integrasi Data
Perkembangan teknologi saat ini sangat memungkinkan untuk
melakukan integrasi data baik internal maupun eksternal Rumah Sakit.
Integrasi data meliputi data berikut :
- program PMKP
- surveilans dan data indikator mutu
- Laporan pelayanan unit
Data yang akan di integrasikan atau dibandingan dengan rumah
sakit lain adalah
a) indikator mutu wajib nasional
b) Angka Infeksi
c) Indikator lainnya yang ditetapkan
 BAB II

TEKNOLOGI MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI

A. Sistem Informasi Rumah Sakit

Dalam undang-undang Kesehatan, untuk menyelenggarakan
upaya kesehatan yang efektif dan efisien diperlukan informasi kesehatan.
Informasi kesehatan dilakukan melalui sistem informasi dan melalui
lintas sektor. Dalam undang undang rumah sakit, salah satu Prasarana
Rumah Sakit adalah sistem informasi dan komunikasi. Setiap Rumah
Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua
kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya
disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi
yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan
Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur
administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan
merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan. Sumberdaya
Manusia yang mengelola SIMRS harus kompeten dan terlatih.
Penggunaan Teknologi Informasi dalam manajemen data dan
Informasi dilingkungan RSUD Sekarwangi harus menggunakan aplikasi
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Para profesional
pemeberi asuhan (PPA), para kepala bidang/divisi dan kepala unit
pelayanan harus berpartisifasi dalam memilih, mengintegrasikan, dan
menggunakan teknologi manajemen informasi.
Aplikasi SIMRS bertujuan meningkatkan efisiensi, efektivitas,
profesionalisme, kinerja, serta akses dan pelayanan Rumah Sakit. Setiap
Rumah Sakit harus melaksanakan pengelolaan dan pengembangan
SIMRS. Pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SIMRS harus
mampu meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan di
Rumah Sakit yang meliputi:
a. kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan
efisiensi, kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional;
b. kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi
masalah dan kemudahan dalam penyusunan strategi dalam
pelaksanaan manajerial; dan
 c. budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman
sistem dan pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan
organisasi.

G. Pengembangan Aplikasi SIMRS

Dalam proses perencanaan kebutuhan, integrasi dan penggunaan
teknologi informasi atau aplikasi SIMRS harus melibatkan unsur-unsur
berikut :
a. Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang meliputi:
- Dokter Penanggung Jawab Pelayanan ( DPJP)
- Perawat
- Bidan
- Ahli Gizi
- Fisioterapi
- Radiografer
- Analis Laboratorium
- Apoteker
b. Manajemen rumah sakit yang meliputi:
- Direktur
- Wakil Direktur
- Para Kepala Bagian/ Bidang
- Para Kepala Sub Bagian/ Seksi
- Para Kepala Instalasi
c. Badan/pihak lain diluar rumah sakit:
- Pemerintah Daerah Kabupaten Sukabumi
- Dinas Kesehatan
- Kementerian Kesehatan
- Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)
- Badan Pusat Statistik

B. Arsitektur SIMRS
Arsitektur SIMRS paling sedikit terdiri atas:
a. kegiatan pelayanan utama (front office);
b. kegiatan administratif (back office); dan
c. komunikasi dan kolaborasi
Selain arsitektur, Rumah Sakit dapat mengembangkan SIMRS
dengan menambahkan arsitektur pendukung yang berupa Picture
 Archiver System (PACS), Sistem Manajemen Dokumen (Document
Management System), Sistem Antar Muka Peralatan Klinik, serta Data
Warehouse dan Bussines Intelegence.

C. Integrasi Data dan Informasi

Data dan Informasi harus dapat di integrasikan melalui aplikasi
SIMRS. Integrasi tersebut meliputi data internal dan eksternal. Dengan
pihak eksternal harus dapat diintegrasikan dengan program pemerintah
dan pemerintah daerah serta merupakan bagian dari sistem informasi
kesehatan. Pengintegrasian dengan program pemerintah dan pemerintah
daerah dilaksanakan dalam bentuk kemampuan komunikasi data
(interoperabilitas).
SIMRS harus memiliki kemampuan komunikasi data
(interoperabilitas) dengan:
a. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara
(SIMAK BMN);
b. Pelaporan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS);
c. Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s);
d. aplikasi lain yang dikembangkan oleh Pemerintah; dan
e. sistem informasi manajemen fasilitas pelayanan kesehatan lainnya.

D. Keamanan Data dan Informasi

SIMRS yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit harus memenuhi 3
(tiga) unsur yang meliputi keamanan secara fisik, jaringan, dan sistem
aplikasi.
a. Keamanan fisik
1. Kebijakan hak akses pada ruang data center/server
2. Kebijakan penggunaan hak akses komputer untuk user
pengguna
b. Keamanan Jaringan
1. Keamanan jaringan (network security) dalam jaringan komputer
sangat penting dilakukan untuk memonitor akses jaringan dan
mencegah penyalahgunaan sumber daya jaringan yang tidak sah.
Tugas keamanan jaringan dikontrol oleh administrator jaringan.
2. Segi-segi keamanan didefinisikan sebagai berikut:
- Informasi (data) hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki
wewenang.
 - Informasi hanya dapat diubah oleh pihak yang memiliki
wewenang.
- Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki wewenang ketika
dibutuhkan.
- Pengirim suatu informasi dapat diidentifikasi dengan benar dan
ada jaminan bahwa identitas yang didapat tidak palsu.
- Pengirim maupun penerima informasi tidak dapat menyangkal
pengiriman dan penerimaan pesan.

c. Keamanan Aplikasi
Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah, maka sistem harus
memenui syarat-syarat sebagai berikut:
- Keamanan aplikasi harus mendukung dan mengimplementasikan
protokol keamanan dalam melakukan transfer data (seperti: SSL, TLS)
- Aplikasi harus memungkinkan masing-masing user dapat
didentifikasikan secara unik, baik dari segi nama dan perannya.
- Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi dengan baik
melalui aplikasi client (yaitu melalui VPN, modem, wireless, dan
sejenisnya).
- Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software anti-virus yang
digunakan saat ini.
 BAB IV

PENUTUP

Pedoman pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi acuan
RSUD Sekarwangi dalam pengelolaan data dan informasi. Pedoman ini
mencakup penetapan, pengumpulan, analisa, pelaporan, penyajian data dan
pengintegrasiannya dalam aplikasi SIMRS. Semoga dengan adanya pedoman ini
dapat meningkatkan mutu pelayanan di RSUD Sekarwangi.

Ditetapkan di : Cibadak

pada tanggal :

DIREKTUR,

ALBANI NASUTION