Anda di halaman 1dari 14

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

“EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM AND CASE : BUSINESS


INTELLIGENCE AT PAPA GINO’S”

KELOMPOK 1

Arifatul Ilmi 1906330854

Nadya Tri Oktary 1906421511

Nur Fadilah Arsyad 1906330942

MAGISTER AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS INDONESIA

JAKARTA, 2019
Statement of Authorship

Arifatul Ilmi, Nadya Tri Oktary, Nur Fadilah Arsyad, the undersigned declare to the best of our
ability that the paper here with is an authentic writing carried out by ourselves. No other authors
or work of other authors have been used without any reference to its sources. This paper has
never been presented or used as paper’ assignment for other courses except if we clearly stated
otherwise.
We fully understand that this assignment can be reproduced and/or communicated for the
purpose of detecting plagiarism.

Name : Arifatul Ilmi


Student’s ID Number : 1906330854
Signature :

Name : Nadya Tri Oktary


Student’s ID Number : 1906421511
Signature :

Name : Nur Fadilah Arsyad


Student’s ID Number : 1906330942
Signature :

Course : Information System and Internal Control (ECAM807312)


Paper/Assignment Title : Executive Information System and Case : Business Intelligence at
Papa Gino’s
Date : September 10, 2019
Lecturer : Dr. Siti Nurwahyuningsih Harahap, SE., MBA
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Pengertian Executive Information System


Executive Information System (EIS) merupakan sebuah informasi kunci, baik dari
sumber internal maupun sumber eksternal. EIS ditujukan untuk senior executives dan
manager sebagai dasar untuk pengambilan keputusan, penyampaian informasi, serta
providing awareness. Pada umumnya, EIS menyediakan informasi ringkas, namun tetap
mengizinkan pengguna untuk menelusuri informasi lebih lanjut. EIS juga harus
menyediakan informasi dalam format yang user friendly agar dapat lebih mudah untuk
dianalisis, dan menggunakan Graphical User Interfaces (GUIs) yang dapat disesuaikan
dengan prefrensi individu. Biasanya, EIS terintegrasi dengan spreadsheet, word processing,
dan software pendukung lainnya.
Kemampuan utama EIS yaitu dapat mengkomunikasikan komentar dan
kesimpulan eksekutif dengan mudah kepada orang lain. Untuk itu, EIS didukung oleh
sistem surat elektronik (e-mail). Pada awalnya, EIS dikenal dengan nama Decision
Support Systems (DSSs), yang dikembangkan dengan tujuan yang sama dengan EIS saat
ini. Selain itu, EIS juga dikenal sebagai Executive-Support Systems (ESSs). Jumlah
pemasangan EIS terus bertambah, sehingga, pendapatan dari penjualan perangkat lunak
EIS telah tumbuh pada tingkat rata-rata 30% per tahun selama lima tahun terakhir.
BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Elemen – Elemen Dari Executive Information System


EIS merupakan sistem perangkat lunak yang menggunakan teknologi lain seperti
GUI, PC (Personal Computers), relational database, dan network communications untuk
menampilkan informasi penting kepada manajemen. Dengan demikian, implementasi EIS
biasanya akan mencakup database interface, presentation features, dan juga akses ke alat
pendukung keputusan lainnya, seperti spreadsheet, dan fitur pengembangan aplikasi seperti
bahasa pemrograman generasi keempat.

2.1.1 Database Interface Features


Available Databases
Pada umumnya, EIS mengakses informasi dari hampir semua basis data
internal perusahaan, termasuk informasi produksi, keuangan, pelanggan, dan vendor.
Selain itu, EIS dapat mengakses database eksternal yang memberikan informasi
industri dan layanan berita bisnis kepada para eksekutif.
EIS dengan akses ke basis data berita eksternal harus dapat menyaring
sejumlah besar data agar efektif. Layanan berita seperti Dow Jones News Retrieval
memungkinkan pelanggan untuk menyaring materi yang mereka terima berdasarkan
pilihan individu yang telah ditentukan.
Multidimensional Database
EIS harus dapat mengakses database yang dapat diatur dalam banyak cara
dan ditampilkan dalam tampilan multidimensi. Misalnya, database yang sama harus
dapat menyediakan informasi penjualan yang dikelompokkan berdasarkan produk,
atau jenis pelanggan, atau lokasi pengiriman. EIS yang dirancang saat ini harus
memiliki kapasitas untuk dijalankan pada banyak operating platform dan mengambil
data dari sistem database yang berbeda.
Timeliness of the Data
EIS dapat menampilkan informasi real-time dan terkini. Namun,
persyaratan ini dapat bervariasi sesuai dengan sensitivitas waktu informasi. EIS
harus dirancang untuk menghasilkan update atas informasi online yang interaktif.
Dengan cara ini, manajer dapat memanfaatkan informasi untuk segera melakukan
intervensi dalam suatu proses. Selain itu, jika EIS mengidentifikasi kualitas trend
yang memburuk, manajer dapat mengatur pemeliharaan preventif.
Soft Information
Jumlah informasi non keuangan atau soft information meningkat dalam
EIS. Contoh soft information yaitu spekulasi, forecast, perkiraan, dan prediksi.
Misalnya, informasi lunak tentang harga dan operasi pesaing bisa sangat berguna.
2.1.2 Presentation Features
Graphics
Salah satu alasan yang paling meyakinkan untuk keberhasilan EIS adalah grafik
yang mudah digunakan dan peningkatan besar atas layar berbasis teks. Selain itu,
sebagian besar EIS menggunakan skema warna untuk menunjukkan status informasi
tertentu. Misalnya, informasi yang ditampilkan dengan warna merah dapat mewakili
pengecualian atau peringatan, sementara informasi dengan warna kuning dapat
mengingatkan pengguna bahwa informasi tersebut perlu dihitung ulang. Dengan
menggunakan skema warna yang seragam, EIS dapat mengarahkan pengguna ke
area yang menjadi perhatian dengan sangat cepat.
Natural Language
Fitur penting dalam EIS adalah integrasi natural language ke user interface untuk
menghasilkan EIS yang lebih mudah digunakan dan lebih mudah dipelajari.
Mouse Control
Kebanyakan EIS dirancang untuk kemudahan penggunaan dengan memungkinkan
pengguna untuk tidak menggunakan keyboard, namun dengan menggunakan mouse.
Communications
EIS menyediakan sistem bagi para eksekutif untuk berkomunikasi dengan
mengintegrasikan email yang mudah digunakan ke dalam EIS. Eksekutif dapat
dengan mudah bertukar pesan tertulis atau gambar dengan eksekutif lain dari layar
EIS. Elemen utama dari perangkat lunak paket EIS yang lebih baru adalah orientasi
terhadap work groups.

2.1.3 Other Decision Support Activities

Drill down
Analisis drill-down adalah kemampuan untuk memulai dari angka agregat dan
kemudian memeriksa (menelusuri) data yang lebih rinci. Saat pengguna bergerak ke
tingkat rincian yang lebih detail, pengguna dapat menemukan analisis yang lebih
rinci tentang pengecualian khusus.

Integration with spreadsheets


EIS diintegrasikan dengan spreadsheet. Misalnya, EIS yang dirancang oleh CIGNA
Health Care Information Services mengizinkan data untuk diekspor langsung ke
program spreadsheet.

Decision support
Dalam beberapa situasi, EIS juga menawarkan alat analisis yang lebih canggih
daripada yang disediakan oleh spreadsheet standar. Misalnya, EIS menyediakan
analisis time series, analisis statistik canggih, atau analisis optimisasi menggunakan
alat seperti pemrograman linier.

Knowledge discovery
Knowledge discovery menggunakan komputer untuk memanipulasi data untuk
mencoba menemukan pengetahuan dalam data itu. Alat penemuan pengetahuan
belum menjadi bagian substansial dari EIS saat ini, tetapi penelitian dalam integrasi
alat tersebut terus berlanjut.

2.1.4 Application Development Feature


Fourth-generation programming language
EIS harus menggunakan bahasa tingkat tinggi, yang berorientasi pada dveloper
untuk mengembangkan aplikasinya. Perintah bahasa harus mencakup perintah query
untuk mengekstraksi data, serta perintah untuk fungsi statistik dan matematika.
Executive information system shells
Shell menydiakan fitur pengembangan yang ramah pengguna, seperti windows dan
prompt, yang mencari kode dan perintah, dan dapat memberikan development aids.
Rules based logic
EIS menggunakan sistem rules-based heuristics, yang dapat membantu pencarian
data dengan membatasi pencarian ke data yang hanya melebihi parameter perubahan
tertentu. Misalnya, "If [(1992 data) minus (1991 data)] / (1991 data) > 0.1, then
examine" Penggunaan aturan semacam itu dapat berkisar dari satu atau dua aturan
hingga seluruh rule-based.

2.1.5 Typical Installation Configurations :

Berikut adalah tiga konfigurasi instalasi perangkat keras dan perangkat lunak EIS
yang umum:

Mainframe to midrange with packaged or modified EIS software


Sebagian besar sistem EIS yang diimplementasikan pada 1980-an dipasang pada
mainframe komputer. Informasi EIS diunduh dari mainframe ke komputer yang
lebih kecil atau menengah dalam proses yang disebut staging. Biasanya, staf
departemen sistem informasi manajemen (SIM) menangani staging dalam proses
overnight batch.

Midrange or LAN with package EIS software (untuk perusahaan yang lebih kecil
atau departemen dalam perusahaan yang lebih besar).
Ini adalah segmen yang paling cepat berkembang dari pasar EIS. Perangkat lunak
EIS yang dikemas dalam kategori ini dirancang untuk pasar massal dan biasanya
menggunakan teknologi client-server

Mainframe,midrange, or LAN to PC with off-the-shelf spreadseet and graphics


packages, merupakan konfigurasi berbiaya terendah dan paling sederhana. Dalam
EIS-nya, Land Rover North America, Inc. mengunduh data dari komputer kelas
menengah ke LAN. Menggunakan bahasa makro Lotus® 1-2-3®, EIS memformat
data menjadi spreadsheet. Kemudian menggunakan Harvard Graphics® untuk
membuat bagan dan grafik untuk menampilkan informasi spreadsheet secara visual.
Dari layar ini, slide untuk presentasi perusahaan juga dapat dibuat. Dictaphone
menggunakan paket perangkat lunak yang sama untuk EIS setelah mengunduh data
dari mainframe komputer.

2.3 Keunggulan dari Sistem Informasi Eksekutif


Keunggulan dari Sistem informasi Eksekutif menurut AICPA (American Institute
of Chertified Public Accountants) adalah sebagai berikut:

2.3.1 Informasi Terintegrasi


Sistem informasi eksekutif dapat menggabungkan segala jenis informasi yang tidak
terkoneksi dalam suatu perusahaan. Contohnya, Sistem informasi eksekutif dapat
menggabungkan informasi keuangan dari bagian akuntansi dengan informasi statistik
dari bagian penelitian dan pengembangan pada suatu perusahaan.
2.3.2 Tampilan yang mudah dimengerti
Sistem informasi eksekutif dirancang khusus untuk para penggunanya. Informasi di
dalam sistem ini ditampilkan dalam bentuk diagram, tabel, grafik, ikon yang
memudahkan untuk dipahami para eksekutif. Karena tampilan yang khusus ini, para
eksekutif yang memiliki pengalaman komputer yang rendah tidak akan merasa
kesulitan dalam menggunakannya.
2.3.3 Pengembangan sistem yang mudah dan cepat
Sebagian besar perangkat lunak sistem informasi eksekutif memiliki paket alat
pengembangan sistem. Oleh karena itu, pengembangan sistem ini dapat dilakukan
baik oleh programer maupun bukan programer (seperti analis sistem dan bisnis).
2.3.4 Kemampuan untuk menyaring data
Keunggulan utama dari sistem informasi eksekutif adalah kemampuan dalam
menyaring data yang diperlukan. Artinya, para pengguna dapat mengatur informasi
yang ada sesuai dengan preferensi masing-masing.
2.3.5 Meningkatkan komunikasi dalam organisasi
Sistem informasi eksekutif didesain sebagai alat komunikasi di dalam suatu
organisasi. Hal ini memungkinkan segala jenjang eksekutif seperti direktur, manajer
hingga staff dapat berkomunikasi dengan lebih mudah.
2.3.6 Keunggulan dalam strategi penjualan
Sistem informasi eksekutif dapat digunakan sebagai alat untuk menerapkan strategi
penjualan. Sebagai contoh, bagian penjualan dapat mengakses informasi dari
pelanggan baik profil pelanggan dan data historis lain yang memungkinkan untuk
pengambilan keputusan terkait strategi penjualan.
2.3.7 Keunggulan dalam persaingan dengan kompetitor
Perusahaan dapat memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi
eksekutif untuk strategi dalam persaingan pasar.
2.4 Kekurangan dari Sistem Informasi Eksekutif.

2.4.1 Keamanan
Kata Sandi
Sebagian sistem informasi eksekutif memiliki kata sandi yang mempunyai
kemampuan normal untuk membatasi akses. Namun, level kontrol kata sandi yang
diterapkan dalam EIS harus sama dengan level yang ada dalam database. Jika tingkat
kendali kata sandi mengganggu pengoperasian EIS, pembatasan kata sandi sering
dihapus demi kinerja sistem.
Akses Data
Pada saat pengembangan, pengguna sistem informasi eksekutif dapat untuk
mengakses segala jenis informasi yang bukan menjadi ruang lingkup pekerjaan
pengguna.
2.4.2 Informasi cenderung hanya untuk pihak eksekutif
Sebagian besar informasi yang ada pada sistem ini, hanya terbatas untuk para
eksekutif senior dan mengabaikan kebutuhan informasi manajemen tingkat bawah.
2.4.3 Drill Down
Informasi di dalam sistem ini terkadang hanya fokus pada data drill down dan data
dalam bentuk kuantitatif sehingga mengabaikan data lain yang bersifat kualitatif.
2.4.4 Tampilan yang terbatas
Sistem informasi eksekutif harus dapat menjangkau berbagai jenis data baik data
internal dan eksternal agar dapat menampilkan informasi yang terintegrasi.
2.4.5 Keterlibatan Eksekutif
Peran eksekutif sangat penting dalam pembuatan sistem ini. Jika eksekutif tidak
terlibat dalam proses pembuatan dan pengembangan sistem, maka sistem tidak akan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2.4.6 Jaringan
Dukungan jaringan atau network yang tidak baik akan berdampak pada
ketidakstabilan sistem. Sehingganya, diperlukan jaringan yang baik demi mendukung
berjalannya fungsi sistem informasi eksekutif.
2.4.7 Biaya
Biaya yang diperlukan untuk menerapkan sistem informasi eksekutif ini tidak lah
murah. Biaya tersebut terdiri atas biaya pembuatan, pengembangan, perangkat lunak
dan perangkat keras hingga biaya evaluasi sistem ini.

2.5 Pengaruh Sistem Informasi terhadap Business Process


Perusahaan memiliki beragam jenis proses bisnis. Setiap aktivitas bisnis
membutuhkan pengambilan keputusan yang berbeda-beda dan setiap keputusan yang
diambil membutuhkan jenis informasi yang berbeda-beda. Sistem informasi yang efektif
harus dapat mengintegrasikan beragam jenis informasi dari berbagai sumber.
Menggunakan EIS akan membuat perubahan pada arus informasi perusahaan dan juga
proses bisnis perusahaan. Berikut ini beberapa proses bisnis yang terpengaruh dengan
digunakannya EIS.

2.5.1 Pengelolaan data dan Akses data


Informasi yang dikumpulkan dan ditampilkan oleh EIS didapatkan dari sistem
informasi perusahaan. Informasi ini harus dikelompokkan dan diolah untuk
menggambarkan rincian data yang dimiliki EIS. Untuk perusahaan yang mengurangi
middle management, EIS dapat mendistribusikan dan memberikan akses data kepada
low level manager. Pada organisasi yang terdesentralisasi dan membentuk unit bisnis
tersendiri juga membutuhkan sistem informasi yang dapat mengambarkan informasi
masing-masing unit bisnis. EIS juga dapat mengolah data ketika format data tidak
tercakup pada database perusahaan.
2.5.2 Sistem pelaporan manajemen
EIS dapat meningkatkan efektifitas perusahaan dengan menyediakan informasi
kepada Eksekutif perusahaan. Dengan mengevaluasi dan menganalisis data EIS,
Eksekutif dapat membuat rencana strategis yang jelas. EIS dapat dirancang untuk
mendukung tujuan perusahaan secara keseluruhan dan juga tujuan individu dari
setiap Eksekutif perusahaan. EIS juga dapat mendukung struktur organisasi
perusahaan yang mendelegasikan tanggung jawab pengambilan keputusan.
Perancangan EIS harus dapat memberikan informasi yang dibutuhkan Eksekutif
untuk mengawasi aktifitas ini.
2.5.3 Pengembangan Software Perusahaan
Tersedianya kerangka EIS dan pengembangan aplikasinya, EIS dapat mengubah cara
pengembangan software milik perusahaan. Pengembangan EIS dapat didukung tanpa
dukungan dari MIS. Pengguna selain MIS sering kali merancang bentuk EIS.
2.5.4 Software dan Hardware pendukung
Proses penggunaan EIS agak berbeda dari software tradisional, karena
pengembangan aplikasi EIS dilakukan pada departemen pengguna seperti keuangan
atau pemasaran. Perusahaan harus memiliki kebijakan dan prosedur yang jelas dalam
menentukan bagian yang bertanggung jawab untuk memeihara dan mendukung
aspek-aspek yang berbeda pada EIS.
2.5.5 Perampingan Sistem Komputer
Sistem EIS harus dapat berjalan dengan bentuk yang lebih ramping. Kemudian,
perusahaan juga harus mempertimbangkan penyimpanan data EIS. Umumnya data
EIS diunduh ke sebuah jaringan server yang kemudian diolah oleh software EIS.
Cara lainnya, database EIS dapat dibuat oleh MIS dan disimpan pada komputer
terpisah yang bertindak sebagai server. Data tersebut kemudian akan disebarkan ke
komputer pengguna dimana proses pengolahan data terjadi.
BAB III

PEMBAHASAN KASUS

3.1 Operational Business Intelligence Means Better Pizza at Papa Gino’s

Understand the Business

Papa Gino’s adalah perusahaan yang menjual Pizza di daerah Dedham,


Massachusetts dan memiliki cabang yang tersebar di berbagai wilayah. Papa Gino’s
mengumpulkan data dalam jumlah besar untuk keperluan operasinal sehari-hari. Data dari
masing-masing restoran dikumpulkan melalui e-mail ke district manager setiap harinya.
Kemudian district manager menyerahkan data tersebut ke regional vice president.

Di pertengahan tahun 2007, Papa Gino’s ingin mengoptimalkan sistem teknologi


informasi untuk meningkatkan performa perusahaan. Papa Gino’s ingin mengumpulkan
data dari bermacam-macam sistem, antara lain aplikasi J.D Edwards Enterprise Resorce
Planning, sistem internal, in store point-of-sales, dan excel spreadsheets.

Secara keseluruhan, kinerja perusahaan dengan pemrosesan analisis data yang lama
sudah memuaskan, namun pihak eksekutif perusahaan menginginkan untuk meningkatkan
proses, menghemat waktu, dan lebih mengefektifkan informasi untuk meningkatkan
kinerja perusahaan.

Problem :

Proses sulit dan time-consuming.

IT Solution :

Papa Gino’s menerapkan software Business Intelligence (BI) untuk mencapai tujuannya.
Operational Business Intelligence adalah proses yang menggunakan Business Intelligence
untuk menggerakkan dan mengoptimalkan operasi bisnis dan pengambilan keputusan.

3.2 Jawaban Kasus

1.a. Manager dari Papa Gino mendapatkan data lebih cepat sehingga waktu yang
diperlukan untuk menganilis data keuangan lebih singkat, seperti pendapatan dari
setiap restoran baik per minggu, bulan, maupun per tahun. Papa Gino juga mampu
mendapatkan data atas kegiatan operasional restoran, seperti data jumlah pelanggan
yang mengunjungi toko, sehingga manager dapat mengetahui restoran mana yang
memerlukan perhatian khusus.

b. Kepuasan pelanggan dari Papa Gino’s meningkat dengan adanya Operational


Business Intelligence. Dengan adanya system tersebut, Papa Ginos mampu untuk
mengantarkan makanan tepat waktu dan dapat melayani semua customer melalui
phone order dengan cepat sehingga meminimalkan kemungkinan adanya konsumen
yang tidak terlayani.
c. Waktu yang diperlukan manager untuk mengambil keputusan lebih efisien karena
tidak banyak waktu yang dihabiskan untuk mengumpulkan data.
2.a. Perusahaan dapat lebih memperhatikan menu favorit pelanggan, sehingga restoran
dapat mengalokasi stock atau bahan-bahan yang diperlukan untuk menu favorit
tersebut. Untuk menu yang kurang digemari oleh pelanggan, dapat dijual dengan
menggabungkan beberapa menu menjadi satu paket
b. Perusahaan dapat menganalisis kepadatan pelanggan pada waktu-waktu tertentu.
Untuk waktu padat, dapat diatasi dengan mengalokasikan lebih banyak karyawan.
c. Dari data operasional yang diperoleh perusahaan, manager mampu untuk
menganalisis lokasi mana yang ramai pengunjung dan lokasi mana yang tidak ramai
dikunjungi pelanggan. Atas data tersebut, manager mampu memberikan solusi yang
tepat untuk masing-masing restoran. Untuk restoran yang ramai pengunjung,
manager dapat mengatasinya dengan cara renovasi restoran atau membuka cabang
baru di lokasi tersebut. Selain itu, manager juga dapat membuka sistem self service
dan drive thru untuk meminimalkan jumlah antrian dan efisiensi tempat parkir.
Untuk restoran yang tidak ramai dikunjungi pelanggan, manager dapat mengatasinya
dengan cara memberikan promo khusus untuk cabang tersebut.
d. Seiring dengan perkembangan teknologi, pemesanan mlalui telepon kurang diminati
pelanggan, sehingga manajer harus bisa memberikan solusi terbaik atas
permasalahan tersebut. Salah satunya dengan cara penerapan sistem aplikasi berbasis
online. Melalui aplikasi online, pelanggan dapat lebih efisien dalam melakukan
pemesanan, proses pemesanan lebih cepat, serta meminimalkan kemungkinan
terjadinya kesalahan pesanan akibat human error.
DAFTAR PUSTAKA

1. American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Executive Information


System.