Kahfi Consulting

Griya Giri Mulya Blok UV 20, Gg. Anggur 3 Klatak-Banyuwangi

Telp/wa/sms 081805593929 ; 082147176556 ; BBM 5F0E2970
Email : kursusakuntansibali@gmail.com

BUKU PANDUAN
TRAINING MYOB

LAYANAN KAMI
Konsultant Akuntansi & Pajak, MYOB Accounting Program, Perpajakan (SPT
PPh 21, PPN, SPT masa, SPT Tahunan), Kursus Komputer (Ms. Word-Excel-
Powerpoint-mudah dan cepat dalam bekerja, Komputer Akuntansi), Kursus
Akuntansi, Freelance Accounting
 PENDAHULUAN
MYOB Accounting adalah salah satu program akutansi berbasis komputer yang paling
popular saat ini.Untuk bekerja dengan program MYOB Accounting, anda tidak harus menjadi
seorang akuntan terlebih dahulu.karena pada dasarnya program MYOB sangat mempermudah
dan membantu Anda dalam membuat maupun membaca laporan keuangan.
Dengan MYOB Accounting, Anda dapat mengotomatisasikan pembukuan secara
lengkap, terperinci, dan akurat. MYOB mudah dimengerti dan dipelajari. Fungsi-fungsi yang
dimilikinya pun terdefinisi dengan sangat jelas. Program MYOB menyediakan modul-modul
yang diperlukan untuk mengelola data akuntansi, sehingga Anda hanya perlu
mengoprasikannya.
Berikut daftar istilah Akuntansi dalam Bahasa Inggris yang akan sering digunakan
dalam proses belajar mengajar ini:
Sales :Penjualan
Cost of Sales :Harga Pokok Penjualan
Account Receivable :Piutang Usaha
Inventory :Persediaan Barang Dagangan
Purchase :Pembeliaan
Account Payable :Hutang Usaha
Customer :Pelanggan
Supplier/Vendor :Pemasok
Sales person :Tenaga penjualan
Invoice :Nota Penjualan
Bill :Nota Pembelian

BAB I

Penjualan dan Piutang Usaha

Penjualan merupakan bagian yang memegang peranan penting dalam suatu perusahaan
karena hasil dari penjualan merupakan sumber kelangsungan hidup perusahaan. Penjualan
biasanya terbagi menjadi dua, yaitu penjualan:

1. Barang dagangan
2. Jasa (service)

Pencatatan penjualan, biasanya berpengaruh pada pendapatan kas, jika penjualan yang
dilakukan secara tunai atau bisa juga berpengaruh pada penambahan Piutang Usaha, jika
penjualan dilakukan secara kredit.

Karena aktivitas yang berhubungan dengan penjualan ini sangat penting, maka Anda harus
mencatatnya dengan tepat dan akurat. Untuk mencatat semua aktivitas yang berhubungan
dengan pejualan dan piutang usaha, Anda bisa memanfaatkan modul SALES dalam MYOB.

Pada modul Sales, Anda juga bisa mencatat nama semua pelanggan yang membeli barang,
sehingga ketika terjadi transaksi penjualan pada pelanggan yang sama, Anda tidak perlu
mengetik berulang-ulang nama pelanggan tersebut.

2
PENJUALAN

Seluruh aktivitas yang berkaitan dengan penjualan dan piutang dagang dapat diakses
pada modul Sales dalam jendela Command Centre. Berikut contoh tampilan dalam MYOB
dan penjelasan fungsi masing-masing tombol dalam modul SALES:

Jendela Command Centre Sales

Sales Register

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Sales Register, dimana Anda dapat
melihat penjualan yang sudah tercatat, baik yang statusnya masih order, open, closed, dan
retur juga untuk merubah jika ada kesalahan pencatatan.
Enter Sales

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Enter Sales, dimana Anda mencatat
transaksi penjualan yang sedang berlangsung, baik secara tunai maupun kredit.

Receive Payments

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Customer Payments, di mana Anda
dapat mencatat penerimaan dari penjualan dan piutang usaha dari pelanggan yang dibayarkan
kepada perusahaan.

Print Statements

Tombol ini digunakan untuk fungsi mencetak saldo piutang yang masih belum terbayar
dari masing-masing pelanggan.

Print Invoice

Tombol ini digunakan untuk fungsi cetak faktur yang telah dicatat melalui tombol
Sales.

3
Transaction Journal

Tombol ini di gunakan untuk membuka jendela Transaction Journal, di mana Anda
dapat melihat rincian jurnal penjualan pada tabulasi Sales.

Mencatat Penjualan

Seluruh aktivitas penjualan akan dikeluarkan dalam bentuk faktur penjualan yang
dikirimkan kepada konsumen atau pelanggan. Faktur penjualan ini bersifat sebagai tagihan
(apabila penjualan berupa kredit).

Perhatikan salah satu contoh berikut;

Perusahaan dagang “AL KAHFI RETAIL” yang beralamat di JL.Pantai Kuta menjual
barang dagangan kepada salah satu langganannya,yaitu “PT Bersahaja”yang beralamat di
JL.Gunung Agung No.20 Denpasar,dengan pembayaran tunai.
Untuk mencatat penjualan tersebut di atas perhatikan prosedur berikut:

1. Aktifkan jendela Sales dengan menekan tombol ENTER SALES yang terdapat dalam
modul Sales pada jendela Command Centre.
2. Pilih nama pelanggan dengan menekan drop down bagian CUSTOMER. MYOB akan
menampilkan jendela Select from List yang menampilkan daftar pelangggan yang
telah ada. Jika pelanggan baru, Anda dapat memasukkan nama pelanggan ke dalam
Menu Card File terlebih dahulu dengan menekan Tombol New. Jendela Card File
Entry akan diaktifkan.

Masukkan nama pelanggan dengan memilihnya terlebih dahulu. Jika pelanggannya

perusahaan, pilih opsi Company. Sebaliknya, jika pelanggan adalah perorangan, maka
pilih opsi Individual. Kemudian ketikkan nama pelanggan pada bagian Name,
kemudian tekan Enter. Masukkan keterangan tambahan lainnya seperti Alamat, Kota,
Nomor. Jika pelanggannya perusahaan, pilih opsi Company. Sebaliknya jika
pelanggan adalah perorangan, maka pilih opsi Individual.Kemudian ketikkan nama
Pelangggan pada bagian Name, kemudian tekan Enter. Masukkan keterangan
tambahan lainnya seperti Alamat, Kota, Nomor Telepon, Nomor Fax, Alamat Email,
dan sebagainya, kemudian tekan OK.
Pilih Kembali drop down Custumer, dan pilih nama pelanggan yang diinginkan.
Tekan tombol Use Custumer

3. Tekan tombol Layout untuk menentukan jenis penjualan yang diingikan.

Perhatikan keterangan berikut:

4
Layout Service
Untuk mencatat penjualan jasa (service)

Layout Item
Untuk mencatat penjualan dengan item-item persediaan, atau untuk mencatat penjualan
barang dagangan.

Layout Profesional
Untuk mencatat Penjualan jasa, dengan kolom tambahan untuk memasukkan tanggal jasa
diberikan.

5
Layout Miscellaneous
Untuk mencatat penjualan lain-lain yang tidak membutuhkan faktur penjualan.

Untuk pilihan contoh ini, karena merupakan penjualan barang dagangan, maka pilihan yang
tepat adalah layout item.

4. Tekan panah Term, untuk mengisi syarat pembayaran. Berikut adalah pilihan syarat
pembayaran yang sering digunakan di Indonesia:

a) COD: Cash On Delivery (Pembayaran dilakukan ketika barang sampai ditangan

pelanggan
b) Prepaid: Pembayaran dilakukan sebelum barang dikirim.
c) In a Given # of Days: pembayaran dilakukan berdasarkan jumlah hari tertentu
(misalnya : 14 hari,30 hari dsb.)
d) On a Day of The Month; tanggal pembayaran dan tanggal diberikannya diskon
berdasarkan hari dan tanggal yang Anda tetapkan dalam Discount Date dan Balance
Due Date dalam bulan yang sama.
e) # of Days after EOM: tanggal pembayaran dan tanggal diberikannya diskon berlaku
pada tanggal setelah berakhirnya bulan transaksi.
f) Days of Month after EOM: tanggal pembayaran dan tanggal diberikannya diskon
berlaku setelah berakhirnya bulan transaksi, berdasarkan hari dan tanggal yang
Anda tetapkan dalam Discount Date dan Balance Due Date.

5. Masukkan tanggal transaksi penjualan pada bagian Date.

6. Masukkan nomor Purchase Order dari pelanggan pada bagian Customer PO# Tekan
Tab.

7. Masukkan jumlah barang yang dijual pada bagian kolom Ship.Tekan Tab.

8. Masukkan jumlah barang yang masih dipesan (belum dikirim) pada kolom Backorder.
Jika barang yang dijual semuanya terkirim, maka biarkan kolom Backorder terisi
nol.Tekan Tab.

9. Masukkan nomor item barang yang Anda jual pada bagian Item Number. Untuk
nomor item ini dapat Anda inputkan terlebih dahulu, sehingga ketika Anda menjual
barang yang sama kepada konsumen lain, Anda dapat menggunakan nomor item yang
sama. Untuk memasukkan nomor Item Number, Anda bisa langsung memasukkan
nomor yang terdaftar jika hafal satu persatu nomor persediaan item barang dagang

6
 atau jika Anda tidak hapal, maka tekan Tab atau Enter pada kolom Item Number.
MYOB akan menampilkan jendela Select from List untuk memilih daftar pilihan item
barang dagang.

10. Masukkan harga jual pada kolom Price. Nilai ini juga akan tampil secara default jika
Anda sudah memasukkan nilai jual dari suatu barang pada bagian Inventory, namun
Anda juga bisa memasukkan nilai sesuai dengan yang Anda kehendaki.

11. Masukkan nilai diskon pada bagian Disc %.

12. Masukkan kode pajak pada kolom Tax, jika penjualan tersebut dikenakan pajak.

13. Masukkan nama penjual/selesman pada bagian Salesperson (optional).

14. Masukkan komentar pada bagian Comments (optional)

15. Masukkan cara/metode pengiriman barang pada bagian Ship Via (optional).

16. Masukkan tanggal kesanggupan bayar pada bagian Promised Date.

17. Masukkan keterangan singkat untuk jurnal penjualan pada Journal Memo.

18. Masukkan Ongkos Kirim (jika ada) pada bagian Freight.

19. Masukkan jumlah nominal pembayaran yang dibayarkan pada waktu tersebut, baik
pembayaran penuh (tunai) atau sebagian pada bagian Paid Today. Pada bagian Total
Amount, MYOB akan menampilkan jumlah seluruh pembayaran yang harus
dibayarkan oleh pelanggan. Sedangkan pada bagian Balance Due, ditampilkan selisih
antara Total Amount dengan Paid Today. Dengan demikian, apabila pembayaran
dilakukan hanya sebagian oleh pelanggan maka sisa nominal yang masih harus
dibayarkan (Tercatat ke Piutang Usaha) ditampilkan pada Balance Due.

20. Tekan tombol Record jika proses telah selesai.

7
BAB II

Pembelian dan Hutang Usaha

Pembelian dalam MYOB dimaksudkan untuk memasok barang dagangan, yang pada
akhirnya nanti dijual kembali dengan standar harga pelanggan. Jika pembelian dilakukan
secara tunai, maka berpengaruh kredit pada account Kas. Sebaliknya, jika pembelian
dilakukan secara kredit (mengangsur) maka akan berpengaruh debit pada Hutang Usaha.

Pada bab ini, Anda akan membahas bagaimana memasukkan transaksi pembelian, baik
secara tunai maupun kredit, dan pembayaran hutang usaha.

MYOB mempunyai fasilitas untuk memasukkan aktifitas-aktifitas yang berkaitan

dengan pembelian dengan memanfaatkan fungsi-fungsi yang terdapat pada modul Purchases.

Dengan memanfaatkan modul Purchases ini, Anda dapat mencatat pembelian, mencatat
pembelian berulang, menyiapkan pemesanan pembelian, menerima barang dagang yang telah
dipesan, memeriksa barang-barang yang dibeli agar sesuai spesifikasi yang dipesan,
melakukan pembayaran yang tepat waktu terhadap pemasok atau vendor, dan mengelola
hutang dagang secara rinci dan akurat.

PEMBELIAN

Untuk mengakses seluruh aktifitas pembelian, aktifkan modul Purchases yang terdapat pada
jendela Command Centre.

Jendela Command Centre Purchases

Purchases Register

8
 Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Purchases Register, dimana Anda dapat
melihat pembelian yang sudah tercatat, baik yang statusnya masih order, open, closed, dan
retur juga untuk merubah jika ada kesalahan pencatatan.

Enter Purchases
Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Puschases, di mana Anda dapat
mencatat transaksi pembelian yang sedang berlangsung, baik secara tunai maupun kredit.

Pay Bills

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Pay Bills, dimana Anda mencatat
pembayaran-pembayaran dari pembelian yang belum terbayarkan (hutang usaha) kepada
supplier/ pemasok.

Print Cheques

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Forms Selection di mana Anda dapat
mencetak dokumen tanda terima pembayaran kepada supplier atas hutang yang dibayarkan.

Print Purchases Orders

Tombol ini di gunakan untuk membuka jendela Forms Selection di mana Anda dapat
mencetak dokumen Purchases Order untuk proses pemesanan barang ke Supplier/pemasok.

Transaction Journal

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Transaction Journal,di mana Anda
dapat melihat rincian journal pembelian pada tabulasi Purchases.

Mencatat Pembelian

Siklus pembelian dimulai dari permintaan pembelian oleh perusahaan kepada pemasok.
Bagian pembelian akan membuat order pembelian dan mengirimkannya kepada pemasok
yang sesui. Pemasok akan mengirimkan barang-barang yang dipesan tersebut kepada
perusahaan disertai dengan slip pesanan dan faktur penjualan.

Perhatikan contoh berikut untuk mencatat pembelian:

Tanggal 02 Januari 2007

PT.Al Kahfi Retail membeli barang dagang kepada Maju Computer dengan jenis pembayaran
kredit 30 hari.Jenis barang yang dibeli adalah:
10 Pcs Cartridge Canon BC02 10.000/Pcs
10 Pcs Cartridge Canon BC03 12.500/Pcs

Untuk mencatat pembelian tersebut, perhatikan prosedur berikut:

1. Aktifkan jendela Purchases yang terdapat dalam modul Purchases pada jendela
Command Centre.

9
2. Pilih nama pemasok dengan menekan drop down bagian Vendor. MYOB akan
menampilkan jendela Select from List yang berisi daftar pemasok. Jika daftar pemasok
belum ada atau baru, Anda dapat memasukkan daftar pemasok terlebih dahulu dengan
menekan tombol New. Jendela Card File Entry akan ditampilkan. Masukkan nama
pemasok dengan memilah terlebih dahulu. Jika pemasoknya perusahaan atau kelompok
pilih opsi Company. Sebaliknya, jika pemasoknya perorangan pilih Individual. Kemudian
ketik nama konsumen pada bagian ….Name, tekan enter. Masukkan keterangan tambahan
lainnya seperti, Alamat, Kota, Nomor Telepon, Nomor Fax, Alamat E-mail, dan lain
sebagainya, kemudian tekan OK. Pilih kembali drop down Supplier. dan pilin nama
pemasok yang diingikan.Tekan tombol Use Costumer.

3. Masukkan tanggal terjadinya transaksi pembelian pada bagian Date.

4. Masukkan nomor faktur pembelian pada bagian Supplier Inv#. Tekan Tab.
5. Masukkan jumlah barang yang dibeli pada bagian kolom Received.Tekan Tab.
6. Masukkan jumlah barang yang belum dikirim pada bagian Backorder. Jika barang yang
dibeli semuanya terkirim maka biarkan terisi nol.Tekan Tab.
7. Masukkan nomor item barang yang Anda beli pada bagian Item Number. Nomor item ini
dapat Anda inputkan terlebih dahulu, sehingga ketika Anda membeli barang yang sama
kepada pemasok lain, Anda dapat menggunakan nomor item yang sama.Untuk
mengiputkan nomor item, tekan tombol Tab. MYOB akan menampilkan jendela Select
from List, kemudian tekan New untuk membuat item baru.

10
8. Masukkan harga beli pada kolom Price. Nilai ini juga akan tampil secara default jika
Anda sudah memasukkan nilai beli dari suatu barang pada bagian Inventory. Tetapi,
Anda juga bisa memasukkan nilai sesuai dengan yang Anda kehendaki.
9. Anda bisa memasukkan nilai prosentase potongan yang diberikan oleh pemasok pada
bagian Disc.
10. Bagian Total akan menampilkan hasil perkalian antara jumlah barang yang dibeli dengan
harga beli.
11. Masukkan nomor Job yang berkaitan dengan nomor ini pada bagian Job (Optional).
12. Masukkan kode pajak pada kolom Tax, jika pembelian tersebut mempunyai nilai pajak.
13. Masukkan komentar pada bagian Comments (optional).
14. Masukkan cara/metode pengiriman pada bagian ShipVia optional).
15. Masukkan tanggal kesanggupan bayar pada bagian promised Date.
16. Masukkan keterangan singkat untuk jurnal pembelian pada Journal Memo.
17. Masukkan Ongkos Angkut Pembelian (jika ada) pada bagian Freight.
18. Masukkan kode pajak untuk Ongkos Angkut Pembelian (jika ada) pada bagian Tax.
19. Masukkan jumlah nominal pembayaran yang Anda bayarkan pada waktu tersebut, baik
pembayaran penuh (Tunai) atau sebagian pada bagian Paid Today. Pada bagian Total
Amount, MYOB akan menampilkan jumlah seluruh pembayaran yang harus Anda
bayarkan. Sedangkan pada bagian Balance Due, ditampilkan selisih antara Total Amount
dengan Paid Today. Sehingga, apabila pembayaran yang Anda lakukan hanya sebagian,
maka sisa nominal yang masih harus dibayarkan (masuk ke Utang Usaha) ditampilkan
pada Balance Due.
20. Aktifkan kotak periksa Tax Inclusive jika pembelian ini harga termasuk pajak..
21. Tekan tombol Record jika proses telah selesai.

Mencatat Pembayaran Hutang Usaha

1. Aktifkan jendela Pay Bills dengan menekan tombol Pay Bills pada modul Purcheses di
dalam jendela Command Centre. MYOB menampilkan jendela Pay Bills seperti gambar
dibawah ini:

2. Pilih drop down Account untuk memilih jenis account yang berpengaruh kredit terhadap
pembayaran hutang, biasanya account akan berpengaruh pada Kas atau Bank Account.

11
3. Pada bagian Vendor pilih nama Pemasok. Perhatikan nilai nominal tiap pemasok yang
merupakan nilai nominal hutang perusahaan yang masih harus dibayarkan kepada vendor
tersebut.
4. Masukkan nomor cek pada bagian Cheque No. Penomoran cek telah diberikan secara
default oleh MYOB tetapi Anda dapat juga memasukkan nomor cek sesuai dengan yang
Anda kehendaki.
5. Masukkan tanggal pembayaran transaksi pada bagian Date
6. Masukkan nilai nominal yang dibayarkan pada bagian Amuont.
7. Masukkan keterangan singkat tentang pembayaran pada bagian Memo.
8. MYOB menampilkan beberapa informasi dalam bentuk kolom:
Purchases#, menampilkan nomor transaksi ketika dibuat.
Status, menampilkan status faktur tersebut yaitu Open (saldo hutang positif atau
belum lunas dibayar), Closed (saldo faktur nol/sudah lunas).
Date, menampilkan tanggal transaksi tersebut dibuat.
Amount, menampilkan nilai nominal transaksi.
Discount, untuk memasukkan besar nilai diskon yang diberikan.
Total Owed, menampilkan nilai seluruh jumlah barang.
Amount Applied, menampilkan besar hutang yang dibayarkan.Apabila Anda sudah
mengiputkan nilai hutang yang dibayarkan pada bagian amount, maka klik kolom
Amount Applied ini untuk menampilkan nilai nominal yang sama dengan bagian
Amount.
9. Tekan tombol Record

Melihat Rincian Pembayaran Hutang Usaha

Nilai Hutang yang dibayarkan kepada supplier akan berdampak kredit pada account Kas,
sehingga rincian pembayaran Hutang Usaha ditampung dalam tabulasi Disbursement.

Ikuti langkah berikut,untuk melihat rincian pembayaran Hutang aktifkan jendela Transaction
Journal yang ada dalam modul Purchases pada jendela Command Centre.

12
13
BAB III

Mengelola Inventory
Inventory atau persediaan merupakan bagian penting untuk mengukur profitabilitas
suatu perusahaan. Dengan pengelolaan inventory yang tepat dan akurat, perusahaan dapat
dengan mudah memeriksa barang-barang persediaan yang dijual. Perusahaan yang mengatur
manajemen persediaannya dengan baik akan mudah memperoleh informasi persediaan yang
masih ada, nilai nominal suatu barang dagang beserta sisa kuantitas barang yang ada di
gudang menetapkan harga beli dan harga jual barang dagang, menyediakan atau merakit
barang dagang menjadi suatu yang komplek beserta harga yang telah ditetapkan.

Transaksi yang menyebabkan terjadinya perubahan nilai persediaan adalah pembelian,

penjualan (termasuk retur), dan kerusakan barang.Transaksi tersebut menyebabkan perubahan
saldo rekening: Kas/Bank, Persediaan, Piutang Usaha, Hutang Usaha, dan Harga pokok
Penjualan. Pencatatan transaksi tersebut akan lebih mudah jika ditunjang dengan fasilitas
MYOB.

Selain untuk mencatat segala macam jenis transaksi, MYOB juga menyadiakan fasilitas
yang berkaitan dengan analisis dan pengelolaan persediaan barang.

Anda dapat dengan mudah mengoperasikan perintah-perintah yang ada, sehingga

manajemen persediaan terkelola dengan baik. Untuk mengelola persediaan barang,
memanfaatkan semua fasilitas yang terdapat pada modul Inventory.

Mengelola Persediaan

Untuk Mengakses seluruh aktifitas persediaan, aktifkan modul Inventory yang terdapat pada
jendela Command Centre.

Jendela Command Centre Inventory

14
Set ItemPrices

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Set Item Price, di mana untuk
menetapkan harga jual suatu barang persediaan (termasuk keuntungan).

Items List

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Item List, di mana Anda dapat melihat
barang-barang persediaan.

Count Inventory

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Count Inventory, di mana Anda dapat
memasukkan hasil perhitungan fisik persediaan atau untuk melakukan penyesuaian nilai dan
kualitas sejumlah item-item persediaan.

Adjust Inventory

Tombol ini di gunakan untuk membuka jendela Inventory Adjustments, dimana Anda
dapat melakukan penyesuaian nilai dan kuantitas item-item persediaan.

Transfers Inventory

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Transfers Inventory, dimana Anda
dapat melakukan transfer kuantitas dan nilai antar item-item persediaan.

Auto-Build Inventory

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Auto-Build Inventory, di mana Anda
dapat merakit item akhir dari sejumlah komponen- komponen.

Transaction Journal

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Transaction Juornal, di mana Anda
dapat melihat perkiraan-perkiraan yang berhubungan dengan keluar masuknya persediaan.

Mencatat Persediaan
A. Persediaan dari Pembeliaan

Jika perusahaan membeli suatu barang dalam jumlah banyak kepada pemasok, dan
pembelian tersebut sifatnya bertahap atau sering dilakukan untuk menjaga stok barang yang
nantinya akan dijual kembali kepada konsumen, maka barang yang dibeli tersebut akan
masuk catatan persediaan. Dalam hal ini, pencatatan pembelian menggunakan Item Number
(nomor item yang mewakili suatu barang)
Secara otomatis, daftar nama barang yang dibeli akan masuk kedalam daftar persediaan.

Demikian juga dengan penjualan barang, jika perusahaan menjual barang, maka daftar
persediaan yang terdapat dalam Item List akan berkurang.

15
B. Persediaan dari pencatatan Item List

Untuk mencatat persediaan dengan menggunakan Item List, perhatikan prosedur berikut:
1. Aktifkan jendela Item List dengan menekan tombol Item List yang terdapat pada modul
Inventory di dalam jendela Command Centre.
2. Tekan tombol New. MYOB akan menampilkan jendela Item Information seperti berikut:

3. Masukkan nomor Item pada bagian Item Number.

4. Masukkan nama Item pada bagian Name.
5. Tentukan, apakah Anda membeli, menjual atau menyimpan item persediaan, dengan
mengaktifkan kotak periksa.
 I Buy This Item, jika Anda membeli barang hanya untuk dibeli tanpa dijual kembali
Masukkan akun Harga Pokok Penjualan pada bagian Cost of Sales Account.
 I Sell This Item, jika barang tersebut untuk diperjualbelikan. Masukkan akun
Pendapatan atau Penjualan barang pada bagian Income Account For Tracking Sales.
 I Inventory This Item, jika barang yang diperjualbelikan dicatat dalam perkiraan
persediaan barang. Masukkan akun Persediaan pada bagian Asset Account for Item
Inventory.

16
BAB IV

File Kartu
Adakalanya,perusahaan harus berinteraksi dengan orang, karyawan perusahaan
lain.Untuk itu, melalui MYOB, Anda bisa memasukkan dan melihat daftar rincian orang-
orang atau perusahaan yang pernah berhubungan dengan bisnis Anda.

Anda bisa memasukkan daftar nama pelanggan dan pemasok jika perusahaan Anda
bergerak dibidang perdagangan jasa ataupun barang. Hal ini untuk melihat sejauh mana
hubungan kinerja Anda dengan relasi Anda tersebut
MYOB dapat membantu mengelola aktifitas-aktifitas bisnis yang sebaiknya dicatat dengan
menggunakan modul Card file.

Mengelola File Kartu

Untuk mengelola file kartu, manfaatkan fasilitas Card File yang terdapat di jendela
Command Centre.

Jendela Command Centre Card File

Cards List

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela View Card File,di mana Anda dapat
membuat daftar nama orang atau perusahaan yang berhubungan dengan bisnis Anda.Dalam
jendela ini,Anda dapat juga melihat rincian file kartu yang pernah Anda buat.

Contact Log

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela View Contact Log, di mana Anda dapat
melihat daftar ringkasan dari seluruh kontak-kontak yang pernah Anda lakukan.

17
Print Mailing Labels

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Form Selection, dimana Anda dapat
menetapkan dan mencetak file Mailing Labels untuk individu atau perusahaan yang terdapat
pada file kartu

Create Personalised Letters

Tombol ini digunakan untuk membuka jendela Form Selection, dimana Anda dapat
membuka sebuah file Mail Merge yang berisi informasi tentang orang atau perusahaan pada
file kartu.

Mencatat Daftar File Kartu

Ketika Anda memasukkan daftar nama individu atau perusahaan dalam sebuah
transaksi, maka nama induvidu atau perusahaan tersebut secara otomatis akan terdaftar dalam
File Kartu Anda.

Untuk mencatat daftar nama Kartu File yang baru perhatikan langkah berikut:
1. Buka jendela View Card File dengan menekan tombol Cards List yang terdapat
dalam modul Card File pada jendela Command Centre.
2. Tekan tombol New. MYOB akan menampilkan jendela Card File Entry.
3. Tentukan tipe kartu pada bagian Card Type.
4. Tentukan, apakah kartu tersebut untuk sebuah perusahaan atau perseorangan dengan
menekan tombol option Company atau Individual.
5. Masukkan nama perusahaan atau nama perseorangan di bagian Name, tekan [TAB]
atau Enter.
6. MAsukkan alamat yang bersangkutan pada bagian Address.
7. Masukkan keterangan kota pada bagian City, nama propinsi pada bagian State dan
kode pos pada bagian Postcode.
8. Bagian Ship to untuk menentukan alamat pengiriman barang, jika alamat pengiriman
ini sama dengan alamat penagihan maka biarkan kosong.
9. Masukkan nomor telepon yang bersangkutan pada bagian Phone#1 dan Phone#2 serta
nomor fax pada bagian Fax#.
10. Masukkan sejumlah pengidentifikasian untuk pengelompokan kartu dengan menekan
panah zoom yang terdapat pada bagian Identifiers.
Sebagai contoh: masukkan teks T untuk mewakili daftar kartu yang merayakan Tahun
Baru. MYOB menyediakan fasilitas kepada Anda untuk mencetak laporan
berdasarkan pengidentifikasian.
11. Masukkan penggilan kehormatan pada bagian Saluation, isi dari bagian ini biasanya
digunakan ketika mencetak surat massal.
12. Masukkan nama partner kerja Anda yang nantinya ditampilkan dalam laporan pada
bagian Contact Name. Nama yang Anda masukkan dapat digunakan sebagai alamat
surat menyurat.
13. Masukkan catatan singkat yang mengingatkan kita tentang kartu ini pada bagian
Notes.
14. Masukkan alamat e-mail yang bersangkutan pada bagian email.
15. Tekan OK.

Mengubah File Kartu

18
Untuk mengubah sebuah file kartu, ikuti prosedur berikut ini:
1. Aktifkan jendela View Card File dengan menekan tombol Cards yang terdapat di
dalam modul Card File pada jendela Command Centre.
2. Pilih daftar file kartu yang akan Anda ubah.
3. Tekan panah zoom yang terdapat disebelah kiri dari daftar nama file kartu.
4. Lakukan perubahan-perubahan yang diinginkan.
5. Tekan tombol OK.

Menghapus File Kartu

Untuk menghapus file kartu, pastikan bahwa file kartu tersebut tidak terkait dengan
sebuah transaksi penjualan, pembelian, cek, dan sebagainya hingga transaksi-transaksi
tersebut dibuang dan kartu tidak mempunyai historis.

Untuk menghapus file kartu, ikuti prosedur berikut:

1. Aktifkan jendela View Card File dengan menekan tombol Cards yang terdapat di
dalam modul Card File pada jendela Command Centre.
2. Pilih daftar file kartu yang akan Anda hapus.
3. Tekan panah zoom yang terdapat di sebelah kiri dari daftar nama file kartu.
4. Tekan menu Edit-Delete Card.

Membuat Kartu Identifikasi

Identifikasi (Identifiers) digunakan untuk mengelompokan pemilihan laporan-laporan

dan formulir-formulir pada MYOB. Anda dapat membuatnya sampai dengan 26 karakter
tunggal, yaitu A sampai Z.

Untuk membuat kartu identifikasi, perhatikan prosedur berikut:

1. Aktifkan jendela Identifiers dengan menekan tombol Identifiers yang terdapat dalam
modul Card File dalam jendela Command Centre.
2. Masukkan keterangan untuk membuat identifikasi yang berhubungan dangan abjad-
abjad yang Anda pilih.
3. Tekan OK.

19
BAB V

FIND TRANSACTION
Fasilitas Find Transaction di gunakan untuk melihat ringkasan informasi tentang setiap
account-account perusahaan, transaksi-transaksi pembelian, transaksi-transaksi penjualan, file
kartu yang ada, dan job-job.

Dengan fasilitas ini, Anda juga bisa menelusuri saldo suatu rekenimg, saldo awal, total
debit, total kredit, dan saldo pada suatu periode dan saldo akhir suatu rekening.

Anda dapat malihat daftar yang terdapat pada Find Transaction dengan menekan drop-
down Command Panel Find Transaction di jendela Command Centre.

Account

Pilih Account, ini digunakan untuk menampilkan saldo account pada suatu periode tertentu.

Prosedur penggunaan fasilitas ini adalah sebagai berikut:

1. Tekan drop down Command Panel Find Transaction dan pilih pilihan Account.
MYOB akan menampilkan Jendela tabulasi Account seperti berikut:
2. Tekan tombol drop down Search By. Anda bisa memilih Account untuk melihat saldo
perkiraan tertentu atau pilih All Account untuk melihat seluruh saldo perkiraan.
3. Jika Anda pilih Account pada bagian Search By, pilih saldo perkiraan tertentu yang
ingin Anda lihat dengan menekan tombol drop down yang ada di sebelah kiri item
Search By.
4. Masukkan tanggal periode account yang ingin Anda lihat pada bagian Date…. To….
Kemudian tekan Tab atau Enter. MYOB akan menampilkan detail jumlah debit dan
kredit untuk account tertentu.
Jendela Find Transaction tab Account menampilkan keterangan yang terletak di
sebelah bawah jendela:
 Beginning Balances, menunjukkan saldo awal account.
 Total Debits, angka yang menunjukkan debits dari transaksi selama periode
terpilih.

20
  Total Credits, angka yang menunjukkan kredit dari transaksi selama periode
terpilih.
 Net Charge, menunjukkan perubahan saldo rekening yang merupakan selisih
antara Total Debits dengan Total Credit, Jika Total Credit, maka dibelakang
angka tersebut ditambahkan keterangan Cr.
 Ending Balance, menunjukkan saldo akhir sebuah account.
5. Tekan tanda panah zoom yang terdapat pada sebelah kiri transaksi. MYOB akan
menampilkan informasi detail transaksi tersebut.
6. Tekan tombol Print jika Anda ingin mencetak saldo perkiraan tersebut.

Card

Pilihan Card digunakan untuk melihat analisis data piutang usaha pelanggan (custumer)
dan data utang usaha kepada pemasok (supplier) dengan melalui masing-masing kartu yang
bersangkutan.

Prosedur penggunaan fasilitas ini adalah sebagai berikut:

1. Tekan drop down Command Panel Find Transaction dan pilih pilihan Card, MYOB
akan menampilkan jendela Find Transaction tabulasi Card seperti berikut:

2. Tekan drop down Search By, Anda bisa memilih file kartu untuk melihat saldo
perkiraan tertentu pilih All Card untuk melihat seluruh saldo perkiraan.
3. Jika Anda pilih Card pada bagian Search By, pilih nama pelanggan atau pemasok
tertentu dengan menekan tombol drop down yang ada di sebelah kiri item Search By.
4. Masukkan tanggal periode account yang ingin Anda lihat pada bagian Date From ….
To … kemudian tekan Tab atau Enter. MYOB akan menampilkan detail jumlah
debit dan kredit untuk account tertentu.
5. Tekan tanda panah untuk melihat detail transaksi tersebut.

Invioce

Pilihan Card digunakan untuk melihat analisis data piutang usaha pelanggan (customer)
dan data utang usaha kepada pemasok (vendor) dengan melalui masing-masing kartu yang
bersangkutan.

Prosedur penggunaan fasilitas ini adalah sebagai berikut:

1. Tekan drop down Command Panel Find Transaction dan pilih pilihan Card. MYOB
akan menampilkan jendela Find Transaction tabulasi Card seperti berikut.
2. Tekan drop down Search By. Anda bisa memilih file kartu untuk melihat saldo
perkiraan tertentu pilih All Card untuk melihat seluruh saldo perkiraan.

21
 3. Jika Anda pilih Card pada bagian Search By, pilih nama pelanggan dan pemasok
tertentu dengan menekan tombol drop down yang ada di sebelah kiri item Search By.
4. Masukkan tanggal periode account yang ingin Anda lihat pada bagian Date From …
To … kemudian tekan Tab atau Enter. MYOB akan menampilkan detail jumlah
debit dan kredit untuk account tertentu.
5. Tekan tanda panah untuk melihat detail transaksi tersebut.

Purchase

Pilihan Purchase ini digunakan untuk menampilkan pembelian perfaktur (per order
pembelian).

1. Tekan drop down Command Panel Find Transaction dan pilih pilihan Purchase.
MYOB akan menampilkan Jendela Inquiry Register tebulasi Purchases seperti
berikut:
2. Tekan tombol drop down Search By. Anda bisa memilih faktur penjualan tertentu
(invoice #), seluruh faktur penjualan (all Invoice #) atau order pembelian (Customer
PO#).
3. Jika Anda pilih invoice pada bagian Search By, pilih nama pelanggan tertentu dengan
menekan tombol drop down yamg ada di sebelah kiri item Search By.
4. Tekan tanda panah zoom yang terletak di sebelah kiri transaksi untuk melihat detail
transaksi tersebut.

Job

Pilihan Job ini digunakan untuk menampilkan data transaksi dari suatu proyek yang
pembuatan kodenya dicatat dalam Job List, karena perusahaan menginginkan pemisahan
catatan Rugi Laba.

1. Tekan drop down Command Panel Find Transaction dan pilih pilihan Job. MYOB
akan menampilkan Jendela Find Transaction tabulasi Job seperti berikut:

2. Tekan tombol drop down Search By. Anda bisa memilih Job Tertentu atau pilih All
Job untuk melihat seluruh saldo perkiraan Job.
3. ika Anda pilih Job pada bagian Search By, pilih Job tertentu dengan menekan tombol
drop down yang ada di sebelah kiri item Search By.

22
4. Masukkan tanggal periode akun Job yang ingin Anda lihat pada bagian Date From …
To … kemudian tekan Tab atau Enter. Seluruh transaksi yang berhubungan dengan
job ini dan dalam interval tanggal tertentu akan ditampilkan.
5. Tekan tanda panah zoom yang terletak disebelah transaksi untuk melihat detail
transaksi tersebut.

23
BAB VI

Balance Sheet
Balance Sheet digunakan untuk melihat laporan keuangan yang berupa neraca pada
suatu periode perkiraan tertentu. Aktifitas yang diperiksa adalah Aktiva, Kewajiban, dan
Ekuitas (Modal).
Ada dua macam tampilan yang disajikan untuk melihat Balance Sheet, yaitu angka dan
grafik.

Perhatikan prosedur berikut untuk melihat rincian Balance Sheet:

1. Tekan Command Panel MYOB Analysis yang terdapat dalam jendela Command
Centre dan pilih pilihan Balance Sheet. MYOB akan menampilkan jendela Analyse
Balance Sheet seperti berikut:

Rincian yang ditampilkan secar default adalah This Year Actual, yang
mengindikasikan periode akuntansi saat ini. Jika periode akuntansi sudah habis maka
yang ditampilkan adalah akhir periode account tersebut.
2. Tekan tombol Filter untuk melihat saldo neraca pada suatu bulan tertentu. MYOB
akan menampilkan jendela Analysis Selection.
3. Pilih option yang diperlukan.
 This Year’s Actual Only, jika Anda ingin melihat tiap account dan jumlah prosen
yang ada di akhir tahun yang aktif (tahun akhir periode).
 Last Year’s Actual Only, jikaAnda ingin melihat tiap account dam jumlah prosen
yang ada di akhir tahun periode sebelumnya.
 Budget Only, jika Anda ingin melihat nilai akhir penyusutan unutk tiap akitva,
kewajiban dan ekuitas.
 Actuals vs Budget, jika Anda ingin melihat perbandingan nilai akhir penyusutan
dan saldo atau nilai prosentase account untuk tiap aktiva, kewajiban dan ekuitas.
 This Year vs Last Year, jika Anda ingin melihat perbandingan saldo account pada
akhir periode akuntansi yang lalu dengan akhir periode akuntansi yang sekarang.
4. Tentukan bulan untuk analisis laporan tersebut pada bagian Selected Periode.
5. Tekan OK.
6. Anda dapat melihat neraca Anda pada salah satu dari keempat level yang tersedia.
Tekan tombol Up untuk mengurangi detail neraca dan tekan tombol Down untuk
menambah detail neraca.
7. Tekan tombol Print jika Anda ingin mencetak analisis laporan tersebut.

24
 8. Tekan tombol Asset, Liability dan Enquity yang mempunyai ilustrasi grafik untuk
melihat laporan tiap jenis account dengan bentuk grafik.
9. Jika Anda aktif dalam tampilan Balance Sheet yang berbentuk grafik, tekan tombol
Ledger untuk melihat tampilan dalam bentuk angka kembali.

Profit & Loss

Pilihan Profit & Loss digunakan untuk melihat hasil aktifitas perusahaan, apakah dalam
kurun waktu tertentu perusahaan mendapat keuntungan (laba) atau mendapatkan kerugian
(rugi). Laporan ini biasanya disebut dengan Laporan Laba/Rugi.

Jenis account yang ditampilkan dalam Profit & Loss ini adalah saldo Pendapatan, Harga
Pokok Penjualan, Beban, Pendapatan Lain-lain, dan Beban Lain-lain.

Perhatikan prosedur berikut untuk melihat rincian Profit & Loss:

1.Tekan Command Panel MYOB Analysis yang terdapat dalam jendela Command
Centre dan pilih pilihan Profit & Loss. MYOB akan menampilkan jendela Analyse
Profit & Loss seperti berikut:

2. Tekan tombol Filters untuk melihat laporan Rugi/Laba pada periode tertentu.
3. Anda dapat melihat neraca Anda pada salah satu dari keempat level yang tersedia.
Tekan tombol Up untuk mengurangi detail neraca dan tekan tombol Down untuk
menambah detail neraca.
4. Tekan tombol Net P&L untuk menampilkan grafik batang sebuah Laba atau Rugi
bersih aktual.
5. Tekan tombol Print jika Anda ingin mencetak analisis laporan tersebut.
6. Jika Anda aktif dalam tampilan Analyse Profit & Loss yang berbentuk grafik, tekan
tombol Legder untuk melihat tampilan dalam bentuk angka kembali.

25
Jobs

Pilihan Jobs digunakan untuk menganalisis data yang telah dicatat dengan
menggunakan fasilitas Job. Data yang ditampilkan berupa perbandingan antara anggaran
dengan realisasi.

Perhatikan prosedur berikut untuk melihat Rincian Jobs:

1. Tekan Command Centre dan pilih pilihan Jobs. MYOB akan menampilkan jendela
Analyse Jobs sebagai berikut:

2. Pilih nomor Job yang ingin Anda lihat dengan menekan tombol drop down Job
Number. MYOB akan menampilkan daftar rincian Jobs seperti berikut:
3. Tekan tombol Percent untuk melihat prosentase perbedaan terhadap nilai yang
dianggarkan.
4. Tekan tombol Dollars untuk melihat perbedaan terhadap nilai yang dianggarkan.
5. Anda dapat melihat laporan Jobs Anda pada salah satu dari keempat level yang
tersedia. Tekan tombol Up untuk mengurangi detail neraca dan tekan tombol Down
untuk menambah detail neraca.
6. Tekan tombol Print jika Anda ingin mencetak analisis laporan tersebut.

Cash Flow

Pilihan Cash Flow ini digunakan untuk menampilkan dana masuk (cash in) maupun
dana keluar (cash out), dapat digunakan juga untuk mengestimasikan kebutuhan kas dalam
waktu dekat, transaksi-transaksi berulang, utang dagang, dan piutang dagang yang sudah
diketahui dalam interval ke depan.

1. Tekan Command Panel Analysis yang terdapat dalam jendela Command Centre dan
pilih pilihan Cash Flow. MYOB akan menampilkan jendela Cash Flow Worksheet
sebagai berikut:

26
 2. Tekan drop down Cheque Account dan pilih jenis kas yang ingin Anda lihat arus
Kasnya (jika Anda mengelompokkan masing-masing jenis Kas).
3. Masukkan jumlah hari yang ingin Anda liput perkiraan arus Kas pada bagian Days to
Look Ahead. MYOB menampilkan nilai default 30 hari, Anda bisa mengubahnya.
4. Tekan tombol Analyse Cash Needs untuk melihat analisis arus Kas dari account Cek
yang terpilih.
5. Tekan tombol Excel untuk melihat laporan analisis arus Kas dalam lembaran kerja
Excel.
6. Tekan tombol Print untuk mencetak Laporan Cash Flow.
7. Tekan tombol Return to Worksheet untuk kembali ke lembar kerja Cash Flow
Worksheet.

Sales

Pilihan ini digunakan untuk menganalisis data penjualan. Data yang ditampilkan bisa
bersifat angka, prosentase maupun grafik. Penjualan bisa dianalisis berdasarkan item, sales
person (seluruh pelanggan) maupun margin.

Perhatikan prusedur berikut untuk melihat rincian analisis Sales:

1. Tekan Command Panel Analysis yang terdapat dalam jendela Command Centre dan
pilih pilihan Sales. MYOB akan menampilkan jendela Analyse Sales sebagai berikut.

2. Tekan tombol Filter untuk melihat saldo penjualan pada bulan tertentu.
3. Tekan tombol profit untuk menampilkan laba per item.

27
 4. Tekan tombol Margin untuk menampilkan Prosentase margin laba pre item.
5. Tekan tombol Avg. Cost untuk menampilkan harga beli rata-rata setiap item dan
jumlah unit yang terjual.
6. Tekan tombol Sales untuk menampilkan grafik penjualan.
7. Tekan tombol Profit untuk menampilkan grafik keuntungan penjualan.
8. Tekan tombol Sales (Grafik Batang) untuk menampilkan grafik-grafik batang yang
menunjukkan total penjualan untuk setiap periode yang Anda pilih.

Receivables

Pilihan ini digunakan untuk menampilkan analisis piutang baik dari penjualan barang
maupun jasa. Perhatikan prosedur berikut untuk melihat rincian analisis receivable.

1. Tekan Command Panel Analysis yang terdapat dalam jendela Command Centre dan
pilih pilihan Recievables. MYOB akan menampilkan jendela Analyst Recievables
sebagai berikut:

2. Tekan tombol Filter untuk memilih filter yang ingin Anda gunakan untuk melihat
Rincian Piutang.
Perhatikan keterangan berikut:
 Calculate Overdue Since Invoice Date, jika Anda ingin menghitung umur piutang
dagang berdasarkan tanggal faktur penjualan.
 Calculate Overdue Using Invoice Terms, jika Anda ingin menghitung umur
piutang dagang berdasarkan tanggal jatuh tempo sesui dengan yang telah
ditetapkan oleh pelanggan.
3. Masukkan tanggal yang ingin Anda gunakan pada bagian Recievable As Of.
4. Aktifkan kotak periksa Include $0.00 Balances Invoice jika Anda ingin mengikutkan
faktur penjualan yang sudah lunas.
5. Tekan OK.
6. Untuk analisis piutang Anda lihat dalam tiga bentuk, yaitu:
 Summary, untuk melihat seluruh analisis ringkasan piutang dagang.
 Custumer Detail, untuk melihat salah satu analisis ringkasan piutang dagang dari
pelanggan.Jika Anda pilih Custumer Detail pilih nama pelanggan dengan
menekan drop down menu yang terdapat di sebelah kanan field tersebut.
 Invoice Detail, untuk melihat analisis ringkasan piutang dagang berdasarkan
nomor faktur penjualan. Jika Anda pilih Invoice Detail , pilih nomor faktur
penjualan dengan menekan drop down yang terdapat di sebelah kanan field
tersebut.

28
Payables

Pilihan ini digunakan untuk menampilkan analisis utang (transaksi pembelian secara
kredit).

Perhatikan prosedur berikut untuk melihat rincian analisa Receivable.

Tekan Command Panel MYOB akan manampilkan jendela Analyse Payables.

29