HELPDESK

TUS
Januari 2018
 Pengertian dan Ruang Lingkup Helpdesk
Helpdesk LKPP   Tim  pada Training  and  User  support  yang  memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan
permasalahan e-­‐procurement

Training  &   Yang  selanjutnya disebut TUS  adalah tim yang  terdiri dari personil pada direktorat PSPSE  yang  menjalankan tugas
User  Support   dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub  Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan
Layanan Pengadaan secara Elektronik Direktorat PSPSE  LKPP    

Helpdesk  LPSE   Tim  pada LPSE  yang  menjalankan tugas dan fungsi Unit  Layanan Dukungan Pengguna LPSE

Pengguna SPSE Perorangan/badan usaha yang  memiliki hak akses kepada aplikasi SPSE,  direpresentasikan oleh user  id  dan
password  yang  diberikan oleh LPSE,  antara lain  Pejabat Pembuat Komitmen (PPK),Kelompok Kerja Unit  Layanan
Pengadaan (Pokja ULP),Penyedia barang/jasa,  Auditor/Pemeriksa.

Aplikasi SPSE   Aplikasi perangkat lunak Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE)  berbasis web  yang  terpasang di  server  Layanan
Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)atau server  Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP)  yang  
dapat diakses melalui website  LPSE  atau Portal  Pengadaan Nasional.

Service  Level   Kesepakatan bersama antara LPSE  dengan LKPP  dalam rangka peningkatan LPSE
Agreement  
 Tugas dan Fungsi Helpdesk

ü Melayani telepon dari Pengguna SPSE

ü Melayani e-­mail dari Pengguna SPSE
ü Melayani Pengguna SPSE  yang  datang langsung (walk-­
in  user)
ü Membuat Berita
ü Membuat Pesan Berjalan
ü Memonitor Status  User  yang  Aktif
ü Membuat Alamat Kontak LPSE  pada menu  “Kontak
Kami”
 Tugas dan Fungsi Helpdesk

ü Memberikan  layanan  konsultasi  terkait  pengadaan  secara  elektronik

ü Memberikan solusi kepada Pengguna SPSE    jika mengalami kendala pada

fungsi penggunaan aplikasi SPSE

ü Menjawab pertanyaan-­pertanyaan yang  diajukan

ü Mencatat semua data,  pertanyaan/permasalahan

ü Mengolah dan mengupdate informasi pada FAQ

ü Menindak lanjuti administrator  aplikasi &  sistem jika diperlukan

ü Melakukan komunikasi dengan Helpdesk  LKPP  jika diperlukan

 Alur Penanganan Permasalahan di  LPSE
Proses  Penanganan pada helpsdesk di  LPSE  K/L/D/I

LPSE  KLDI  memeriksa

Pengguna SPSE  
kelengkapan data  dukung Hanya Data  yang  lengkap akan
(Pokja,Rekanan,PPK,Auditor,  dll)  
permasalahan dan melakukan diproses untuk dilakukan
melapor ke LPSE  melalui
dokumentasi sesuai Standar LPSE   perbaikan oleh LPSE
telpon/email/datang langsung
(Tiket Penomoran/dll)

Jika permasalahan tidak dapat

diselesaikan maka lpse  dapat
Permasalahan yg sudah selesai
melakukan Eskalasi ke LKPP  
akan dikonfirmasi kepada
dengan cara mengirim
pelapor melalui email,telepon,dll
email/telpon call  center/datang
langsung ke LKPP
 Alur Penanganan Permasalahan di  LKPP
Proses  Eskalasi pada helpdesk  Nasional di  LKPP

Dokumen dukungan permasalahan

LKPP  memproses akan dicek kelengkapanya
laporan yg dieskalasi termasuk jika membutuhkan akses
server    dan diberikan nomor tiket
dari LPSE  KLDI   pelaporan

LPSE  menerima konfirmasi

LKPP  akan melakukan feedback   perbaikan dari LKPP,  selain
kepada LPSE  jika membutuhkan LKPP  akan menkonfirmasi hasil konfirmasi LPSE  dapat memantau
data  lainnya dan akan memproses perbaikan melalui email/telpon/dll proses  penangan permasalahan
jika kesuluruhan data  dan akses kepada LPSE  pelapor dengan cara tracking  nomor tiket
dianggap cukup pelaporan pada link  
http://crm.lkpp.go.id/lacak.php    
 Pemanfaatan Fitur Berita dan
Pesan Berjalan
Fungsi Menu  Berita :
ü Untuk mengumumkan informasi terkait pengadaan barang jasa  Pemerintah
baik berbentuk Hasil BA,  Surat  Undangan Pembuktian Kualifikasi,  Surat  
keterangan adanya kendala system  atau bentuk Informasi lainnya yang  
diupload

Fungsi Menu  Running  Teks (pesan berjalan):

ü Untuk menginformasikan berita penting yang  sangat singkat agar  para  
pengguna SPSE  dapat cepat mendapatkan berita yang  up-­to-­date
 Halaman Beranda

Informasi Sistem

Admin  Panel
 Menu  Berita

Inputkan  Judul

Lampirkan  file  pendukung

Pilih  tanggal  tayang

Input  isi  berita

 Menu Pesan Berjalan

Inputkan judul running teks,

dan file lampiran

Pilih pesan berjalan

PPE  dapat melakukan penginputan pesan berjalan atau info  

Inputkan waktu tayang
penting lainnya yang  akan tayang di  halaman LPSE
dan isi pesan berjalan
 Pemanfaatan Fitur User  Aktif
akun Helpdesk  
Fungsi Menu  User  Aktif :
ü Berfungsi untuk memonitoring aktifitas login  akun Pengguna SPSE  seperti:  
PPK,  Verifikator,  Pokja,  Auditor.
ü Untuk melacak informasi waktu dan tanggal login  Pengguna SPSE,  serta
mengetahui IP  Address  yang  digunakan.

Fungsi Menu  Daftar Nama LPSE:

ü Untuk menginput data  profile  LPSE  dari Data  ID,  nama,  alamat kantor,  nomor
telpon,  alamat domain,  SK  Pembentukan,  jenis LPSE,  tanggal register  LPSE.
 Menu User Aktif

Menampilkan user aktif

 Menu Nama LPSE

Inputkan  ID  LPSE,  Nama  LPSE,  Alamat  

dan  website  LPSE
 Menu Nama LPSE

Inputkan  kontak,  jenis  LPSE,  no  SK  dan  

tanggal  pendaftaran  LPSE
 Pemanfaatan Fitur Forensik

Fungsi Menu  Forensik:

ü Berfungsi untuk mendownload dok RHS  Teknis atau RHS  Harga
yang  sudah “allowed”  oleh Pokja
ü Helpdesk  melampirkan hasil download  RHS  bersama Form  BA  Uji
Forensik yang  dapat didownload di  
https://eproc.lkpp.go.id/faq/read/88/tata-­cara-­permohonan-­uji-­
forensik-­spse-­versi-­4
 Dasar Hukum  Permohonan Uji Forensik
Perka No.  1  Tentang e-­Tendering  Tahun 2015
• Terhadap file penawaran terenskripsi yang tidak dapat dibuka
(deskripsi) Pokja wajib menyampaikan file penawaran
tersebut kepada LPSE dan bila dianggap perlu LPSE dapat
menyampaikan file penawaran tersebut kepada LKPP
• Terhadap File penawaran terenskripsi yang tidak dapat dibuka
yang disampaikan kepada LPSE atau LKPP maka LPSE atau
LKPP akan memberikan keterangan kondisi file
penawaran kepada Pokja ULP
• Berdasarkan keterangan dari LPSE/LKPP apabila file
penawaran tidak dapat dibuka maka pokja ULP dapat
menetapkan bahwa file penawaran tersebut tidak
memenuhi syarat sebagai penawaran dan penyedia
barang/jasa yang mengirimkan file penawaran tersebut
dianggap tidak memasukkan penawaran
 Alur Penyampaian File  Penawaran yang  
tidak dapat dideskripsi kepada LPSE

LPSE  melakukan LPSE  membuat serta

Pokja  menyampaikan
pengecekan terhadap file   memberikan surat  
permasalahan File   tersebut dengan cara keterangan hasil kondisi file  
penawaran yang  tidak dapat
deskripsi menggunakan penawaran tersebut kepada
dideskripsi kepada LPSE akun Pokja  dan Apendo Pokja  

Apabila dianggap perlu Pokja  menetapkan status  file  

LPSE  dapat menyampaikan penawaran Penyedia  
kepada LKPP  untuk berdasarkan Surat  
dilakukan Uji Forensik Keterangan dari LPSE
 Alur Permohonan Uji Forensik

LKPP  membuat surat  

LPSE  menyampaikan LKPP  Memproses
keterangan hasil Uji
dokumen permohonan Permohonan Uji
Forensik dan
Uji Forensik kepada LKPP   Forensik dari LPSE  
disampaikan kepada
(  BA,  File  ) kepada LSN
LPSE

Pokja  Menetapkan
Status  file  penawaran LPSE  menyampaikan
Penyedia  berdasarkan hasil Uji Forensik dari
Surat  keterangan hasil LKPP  kepada Pokja
Uji Forensik dari LKPP
 Menu Forensik RHS

Tampilan Paket Lelang yang  akan

dilakukan proses  Uji Forensik
 Menu Forensik RHS
Menu  Download  file  RHS  jika
terdapat permohonan Uji Forensik
dari Pokja  
 Halaman FAQ

Inputkan jawaban pertanyan

 Manfaatkan FAQ    sebagai Solusi
dari Permasalahan

üBuatlah FAQ  pada akun Helpdesk  

dengan model  membuat pertanyaan
lengkap dengan jawaban solusinya

üManfaatkan FAQ  yang  ada pada

website  https://eproc.lkpp.go.id/faq  
untuk menjawab permasalahan SPSE
 Halaman Email

Data email yang sudah terkirim

 Cara  Penyampaian Permasalahan

ü Melalui via  email  helpdesk-­lpse@lkpp.go.id cc.  

helpdeskpspse@gmail.com
ü Melalui via  Call  Center  :  144
ü Walking  in  User  atau datang langsung
ke Kantor  LKPP  Lantai M  
Jl.  Epicentrum tengah lot  11  B
Komplek Rasuna Jakarta  Selatan
Waktu Layanan :  Senin-­Kamis Jam  :  09:00-­15:00  WIB
Waktu Layanan :  Jumat Jam  :  09:00-­15.00  WIB
 Halaman Log Akses

Untuk melacak IP  Addrees yang  

Untuk memantau informasi waktu digunakan User
login  dan logout    help  desk
 Halaman  Ganti  Password

Input  password  lama

Input  password  baru

Ulangi  password  
Call  Center  LKPP  :
144

Helpdesk  SPSE  :
helpdeskpspse@gmail.com
helpdesk-­lpse@lkpp.go.id
ALAMAT:  
Kawasan Rasuna EpicentrumJalan Epicentrum Tengah
Lot  11B,  Jakarta  Selatan
DKI  Jakarta  12940
Website: https://eproc.lkpp.go.id
TERIMA  KASIH
Trainer  and  User  Support
Direktorat Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik
Gd.  LKPP  Lantai 5,  Kompleks Rasuna Epicentrum
Jl.  Epicentrum Tengah  Lot  11  B,  Jakarta