AUDIT ATAS SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN

Siklus penggajian dan kepegawaian (payroll and personal cycle) meliputi penggunaan tenaga
kerja dan pembayaran ke semua pegawai, tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode
penentuan kompensasi.
Siklus ini penting, karena :
1. Gaji, upah dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan komponen
utama pada kebanyakan perusahaaan.
2. Beban tenaga kerja (labor) merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan dalam
perusahaan manufaktur dan konstruksi, yang bahwa klasifikasi dan alokasi beban upah yang
tidak pantas dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material.
3. Penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah sumber daya
perusahaan karena in-efisiensi atau pencurian melalui fraud.

GAMBARAN UMUM PROSES PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN

Topik-topik berikut yang terkait dengan proses penggajian dan kepegawaian :

a. Jenis-jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh.
b. Jenis-jenis dokumen dan catatan.
c. Fungsi-fungsi utama.
d. Pemisahan tugas fungsi.
Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh.Dua jenis transaksi yang
khususnya terdapat dalam proses penggajian dan kepegawaian adalah :
 Pembayaran kepada karyawan atas jasa yang diberikan.
 Akrual dan pembayaran dari kewajiban yang terkait dengan penggajian yang timbul dari jasa
karyawan, termasuk untuk jaminan social dan pajak bagi pengangguran.

Proses penggajian dan kepegawaian mempengaruhi banyak akun dalam laporan keuangan.Akun
yang paling berpengaruh secara signifikan oleh tiap jenis transaksi adalah sebagai berikut :
a) Jenis transaksi Akun yang dipengaruhi.
b) Transaksi penggajian Kas.
c) Persediaan.
d) Berbagai kewajiban yang terkait dengan penggajian dan akun beban.
e) Transaksi utang gaji Kas.
f) Berbagai akrua; (seperti pajak penghasilan karyawan dan biaya pension).

FUNGSI DALAM SIKLUS, BERHUBUNGAN DENGAN DOKUMEN DAN

PENCATATAN, DAN PENGENDALIAN INTERN

Siklus penggajian dan kepegawaian dimulai dengan merekrut pegawai dan berakhir dengan
pembayaran kepada pegawai atas jasa yang diberikan dan kepada pemerintah dan lembaga
lainnya untuk pajak penghasilan dan kenikmatan pegawai yang terutang.
Dokumen dan catatan :
1. Catatan pegawai (personnel record) : catatan yang berisi data seperti tanggal bekerja, investigasi
pegawai, tarif pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, penilaian pekerja, dan pemberhentian
pegawai.
2. Formulir otorisasi pengurangan ( deduction authorization form ) : formulir otorisasi
pengurangan gaji, mencakup jumlah yang bebas pemotongan pajak, ASTEK, pensiun dan
asuransi.
3. Formulir otorisasi tarif ( rate authorization form ) : formulir yang mengotorisasi tingkat/tarif
gaji.
4. Kartu absen ( time card ) : dokumen yang menunjukkan jam berapa seseorang pegawai mulai
bekerja dan jam berapa selesainya serta jumlah jam kerja setiap harinya.
5. Tiket waktu pekerjaan ( job time ticket ) : dokumen yang menunjukkan pekerjaan khusus yang
dilakukan pekerja pabrik untuk waktu tertentu.
6. Cek gaji ( payroll check ) : cek yang diberikan kepada pegawai atas jasa yang telah diberikan.
7. Jurnal penggajian ( payroll journal ) : jurnal yang digunakan untuk mencatat cek gaji.
8. Laporan ikhtisar penggajian ( summary payroll report ) : dokumen yang dihasilkan komputer
yang mengikhtisarkan penggajian untuk satu periode dalam berbagai bentuk.
9. Berkas induk penggajian ( payroll master file ) ; berkas yang digunakan untuk mencatat setiap
transaksi penggajian untuk masing-masing pegawai dan pengelolaan total gaji pegawai yang
dibayarkan selama setahun sampai tanggal terakhir.
10. Surat Pemberitahuan Pajak : formulir yang dikirimkan ke Kantor Pelayanan Pajak yang
melaporkan jumlah pajak penghasilan pegawai yang telah dipotong selama setahun.

Empat fungsi yang diselesaikan melalui siklus penggajian dan kepegawaian :

 Kepegawaian dan penempatan pegawai.
 Pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji.
 Pembayaran gaji.
 Penyiapan Surat Pemberitahuan dan pembayaran Pajak

Fungsi - fungsi utama :

Tujuan pokok proses penggajian dan kepegawaian adalah (1) mencatat produksi dan jenis lain
biaya gaji di dalam akun, (2) memastikan bahwa biaya gaji adalah untuk kegiatan perusahaan
yang sah, (3) kewajiban yang masih harus di bayar untuk gaji dan upah, pajak atas gaji, dan
berbagai program imbalan kerja bagi karyawan.
 Personalia
Fungsi personalia adalah bertanggung jawab atas pengelolaan kebutuhan sumber daya manusia
di dalam organisasi. Hal ini termasuk mengangkat dan memberhentikan karyawan, menetapkan
tingkat upah dan gaji, serta menetapkan dan mengawasi program imbalan kerja.
 Supervisi
Supervisi atau penyelia di dalam departemen operasi dan pendukung bertanggung jawab untuk
mereview dan menyetujui kehadiran karyawan dan infromasi waktu; pengawasan penjadwalan
karyawan, produktivitas, dan varians biaya gaji.
 Pencatatan waktu
Fungsi pencatatan waktu menyiapkan informasi waktu karyawan bagi pemrosesan penggajian
dan pemberian kode bagi distribusi akun.
 Pemrosesan gaji
Berfungsi untuk penghitungan gaji kotor, pemotongan, dan gaji bersih; mencatat dan membuat
ikhtisar pembayaran dan verifikasi distribusi akun.
 Pengeluaran uang
Berfungsi untuk pembayaran .kompensasi dan tunjangan karyawan.
 Buku besar
Berfungsi untuk akumulasi, klasifikasi dan pembuatan ikhtisar yang tepat dari penggajian di
buku besar.

Pemisahan Tugas Kunci

Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang
memadai. Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi –fungsi supervisi dan
pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi-fungsi personalia, pemrosesan gaji, dan buku besar.

PENGUJIAN TERINCI ATAS SALDO UNTUK AKUN LIABILITY DAN EXPENSE

Dua tujuan utama dalam pengujian kewajiban berkaitan dengan penggajian adalah :
a. Akrual dalam neraca saldo dinilai dengan pantas,
b. Transaksi dalam siklus penggajian dan kepegawaian dicatat pada periode yang sesuai
Perkiraan kewajiban utama dalam siklus penggajian dan kepegawaian :
- Jumlah yang dipotong dari pembayaran pegawai.
- Gaji dan upah yang masih harus dibayar.
- Komisi yang masih harus dibayar.
- Bonus yang masih harus dibayar
- Tunjangan libur.
- Pajak Peghasilan pegawai yang masih harus dibayar.

Pengujian terinci atas saldo untuk perkiraan beban :

1. Kompensasi pejabat : verifikasi apakah total kompensasi dari pejabat adalah jumlah yang
disetujui oleh dewan direksi dan komisaris, karena gaji dan bonus mereka harus dimasukkan ke
dalam Surat Pemberitahuan pajak.
2. Komisi : dapat diverifikasi dengan mudah kalau tarif komisi sama untuk masing-masing jenis
penjualan dan informasi penjualan yang diperlukan tersedia dalam catatan akuntansi.
3. Beban pajak penghasilan pegawai : dapat diuji dengan merekonsiliasi total gaji dalam masing-
masing formulir pajak penghasilan pegawai dengan total gaji untuk keseluruhan tahun. Total PPh
dapat dihitung ulang dengan mengalikan tarif yang sesuai dengan penghasilan kena pajak.
4. Total gaji : perlu diadakan pengujian atas transaksi untuk menemukan kekeliruan dalam
pembebanan gaji (apakah transaksi penggajian dibebankan ke perkiraan non penggajian atau
seluruhnya tidak dicatat dalam jurnal penggajian).