Anda di halaman 1dari 16

RANCANGAN AKTUALISASI PENINGKATA

N OPTIMALISASI PENATAAN PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS


PASIEN UNTUK PENINGKATAN WAKTU PELAYANAN REKAM MEDIS DI
RSUD PROF. DR. M. ALI HANAFIAH SM BATUSANGKAR

DISUSUN OLEH :
Dinda Trisia, A.Md.Kes
A61.4.34

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL


ANGKATAN LXI

KEMENTERIAN DALAM NEGERI


BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
2019
A. Latar belakang

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang

diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. (Permenkes No

269/MENKES/PER/III/2008)

Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989

tentang Rekam Medis dijelaskan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan

catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan, yang diperbaharui

dengan Permenkes Nomor 269/MenKes/Per/III/2008, tentang Rekam Medis

menyatakan rekam Medis adalah berkas berisi catatan dan dokumen tentang pasien

yang berisi identitas, pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis lain pada sarana

pelayanan kesehatan untuk rawat jalan, rawat inap baik dikelola pemerintah maupun

swasta.

menurut Huffman EK, 1992 rekam medis adalah rekaman atau catatan

mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana pelayanan yang diberikan kepada pasien

selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan

yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali

(mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam

hasilnya.

Dalam Rumah sakit, satu kegiatan dalam admistrasi yaitu masalah kearsipan.

Salah satu jenis kegiatan yang banyak dilaksanakan diberbagai rumah sakit

pemerintah maupun rumah sakit swasta ialah pekerjaan menyimpan rekam medis,

arsip data perawat atau dokumen penting lainnya. Kegiatan ini lebih dikenal dengan

istilah administrasi kearsipan atau kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang


sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingatan dan sumber informasi

dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan,

kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, dan pertanggung jawaban. Tetapi walaupun

begitu ada juga rumah sakit-rumah sakit yang belum melakukan penataan arsipnya

dengan baik. Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan tata usaha, yang

banyak dilakukan oleh setiap rumah sakit, baik rumah sakit pemerintah maupun

swasta. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya di tumpuk didalam gudang sehingga

cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang menganggap

bahwa pekerjaan kerasipan hanya pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika di tinjau

lebih dalam pekerjaan ini membutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin

kelangsungan rumah sakit. Beberapa faktor yang menyebabkan rumah sakit belum

atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya

kesadaran pegawai, khususnya pimpinan rumah sakit akan pentingnya penataan arsip

dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga

khusus atau ahli dalam bidang kearsipan. Sistem kearsipan yang baik adalah sistem

yang mudah dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah dimengerti, tidak memakan

tempat dan sesuai bagi rumah sakit yang bersangkutan.

Ruang penyimpanan berkas rekam medis yaitu ruangan yang menyimpan

berkas rekam medis pasien yang telah selesai berobat di rumah sakit. Di ruang rekam

medis petugas rekam medis bertanggung jawab penuh terhadap kelengkapan dan

penyediaan berkas yang sewaktu-waktu dapat dibutuhkan oleh rumah sakit, petugas

harus betul-betul menjaga agar berkas tersebut tersimpan dan tertata dengan baik dan

terlindung dari kemungkinan pencurian berkas atau pembocoran isi rekam medis

(Depkes RI, 1991).


Waktu tunggu pelayanan merupakan masalah yang masih banyak dijumpai dalam

praktik pelayanan kesehatan, dan salah satu komponen yang potensial menyebabkan

ketidakpuasan pasien adalah menunggu terlalu lama, lamanya waktu tunggu pasien

merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam menentukan kualitas pelayanan. salah

satu pelayanan kesehatan yang berhubungan dengan waktu tunggu pasien yaitu pelayanan

di bagian rekam medik . Berdasarkan hasil pengamatan penulis di unit rekam medik

pasien di RSUD ali hanafiah diketahui bahwa pelaksaan pelayanan pasien rawat jalan

sendiri masih belum terkelola dengan baik dan kurang maksimal, khususnya yang terjadi

pada pasien rawat jalan

permasalahan ini terjadi selama kurang lebih dalam satu tahun ini karena tiap

tahunnya jumlah pasien terus bertambah sehingga menyebabkan jumlah status pada rak

penyimpanan menjadi penuh dan tidak tertata dengan baik (aktual). rata-rata setiap

harinya jumlah pasien rawat jalan berjumlah 250 orang setiap harinya

(kekhalayakan),sehingga terjadi penumpukan di loket pendaftaran pasien dan pada unit

rekam medis dalam kegiatan penyimpanan dan pengembalian agar berkas rekam medis

dapat disimpan dan diambil kembali dengan cepat dan tepat, dapat dipelihara atau

disimpan dalam waktu yang lama agar tidak cepat rusak (problematik) serta ketersediaan

tempat penyimpanan rekam medis bagi pasien baru di tahun-tahun yang akan datang

berobat di RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah SM Batusangkar akan membutuhkan tempat

penyediaan yag memadai jika dilihat dari jumlah kunjungan pasien baru maupun

kunjungan pasien ulang tiap tahunnya yang cukup besar, maka dari itu harus adanya

tatanan penyimpanan arsip yang baik supaya mempengaruhi waktu tunggu pasien untuk

meningkatkan pelayanan yang memuaskan. (kelayakan).

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di unit rekam medis di RSUD Prof. DR. M.

Ali Hanafiah SM Batusangkar diketahui bahwa waktu tunggu pasien dipengaruhi oleh
tatanan penyimpanan berkas rekam medis yang baik sehingga mempengaruhi tingkat

kepuasan pasien.

Tabel 1.1Tingkatan waktu pelayanan pada pelayanan rawat jalan

No Unit Waktu tunggu


1 Rekam Medis 20
2 Poliklinik 60
3 Apotik 30
Sumber : perkiraan penulis

Grafik 1.1 Tingkatan waktu pelayanan pada pelayanan rawat jalan

Waktu tunggu pasien pada pelayanan rawat


jalan
70
60
50
40
waktu tunggu pasien pada
30 pelayanan rawat jalan
20
10
0
Rekam Medis Poliklinik Apotik

Sumber : perkiraan penulis


Permasalahan waktu tunggu yang lama di unit Rekam Medis disebabkan beberapa hal yaitu
1. Belum adanya label nomor di rak arsip penyimpanan status pasien di RSUD Prof. DR. M.

Ali Hanafiah, SM Batusangkar

2.Arsip penyimpanan status pasien yang tidak tertata sesuai urutan di RSUD Prof. DR. M. Ali

Hanafiah, SM Batusangkar

3.Kurangnya rak arsip penyimpanan status pasien di RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah, SM

Batusangkar
Untuk menentukan prioritas penyebab isu digunakan analisis usg yang dapat dilihat pada
tabel 1.2
Tabel 1. 2 Penetapan Isu Menggunakan Metode USG

No Isu U S G Total
1 Belum adanya label nomor di rak arsippenyimpanan status 3 3 3 9
pasien
di RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah SM Batusangkar
2 Arsip penyimpanan yang tidak tertata sesuai urutan di RSUD 4 4 5 13
Prof. DR. M. Ali Hanafiah SM Batusangkar
3 Kurangnya rak arsip penyimpanan status di RSUD Prof. DR. 4 4 4 12
M. Ali Hanafiah SM Batusangkar
Perhitungannya menggunakan skala:1 = sangat kecil/rendah pengaruhnya dan 5 = sangat
besar/tinggi pengaruhnya.

Berdasarkan teknik pemilihan isu melalui teknik USG dapat dilihat isu yang memiliki

bobot nilai paling tinggi maka diangkat menjadi isu utama. Isu tersebut adalah “Arsip

penyimpanan yang tidak tertata sesuai urutan di RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah

SM Batusangkar”.
B. Deskripsi Singkat Lokus

a. Gambaran Umum RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah, SM Batusangkar

Kabupaten Tanah Datar merupakan salah satu kabupaten yang berada dalam
Provinsi Sumatra Barat, Indonesia, dengan ibu kota Batusangkar. Kabupaten ini
merupakan kabupaten terkecil kedua untuk luas wilayahnya di Sumatra Barat, yaitu
133.600 Ha (1.336 Km2). Jumlah penduduk di kabupaten ini berdasarkan sensus
pada tahun 2006 adalah 345.383 jiwa yang mendiami 14 kecamatan, 75 nagari, dan
395 jorong. Kabupaten Tanah Datar merupakan daerah agraris, lebih 70%
penduduknya bekerja pada sektor pertanian, baik pertanian tanaman pangan,
perkebunan, perikanan, maupun peternakan.

Kabupaten Tanah Datar memiliki perbatasan dengan beberapa


kabupaten/kota di Sumatra Barat, yaitu:

a. Sebelah Utara : Kabupaten Agam dan Kabupaten Lima Puluh Kota


b. Sebelah Selatan :Kota Sawah Lunto dan Kabupaten Solok
c. Sebelah Barat :Kabupaten Padang Pariaman
d. Sebelah Timur :Kabupaten Sijunjung
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Prof. DR. M. Ali Hanafiah merupakan rumah

sakit milik pemerinntah Kabupaten Tanah Datar yang berlokasi di Jl. Bundo Kanduang

No.1 Batusangkar, Tanah Datar. RSUD Prof. Dr. M. Ali Hanafiah dikukuhkan sebagai

pusat rujukan di Kabupaten Tanah Datar, dengan status demikian RSUD Prof. Dr. M.

Ali Hanafiah harus berbenah diri memperluas wawasan agar dapat menjalankan fungsi

dan tugas pokok dengan baik.


b. Struktur Organisasi
c. Visi, Misi, dan Motto RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah, SM Batusangkar

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Tanah DatarNo. 72 Tahun 2011

ditetapkan Visi, Misi, Kedudukan dan Status, Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja

RSUD Prof. Dr. M. Ali Hanafiah.

VISI
Menjadi Rumah Sakit Bertaraf Nasional
MISI
Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan Yang Bermutu Tinggi dan Profesional Dengan
Mengutamakan Kepuasan Pasien.
Motto
Mengutamakan Keselamatan, Kesembuhan, Kenyamanan Dan Kepuasan Pasien adalah
merupakan Kebahagiaan Kami.
d. Tugas dan Fungsi Rekam Medis

Tugas pokok dan fungsi rekam medis yaitu :

1. menentukan standar dan kebijaksanaan pelayanan

2. mengusulkan bentuk formulir rekam medis

3. mengusulkan upaya yang diperlukan dalam penanggulangan masalah pelayanan

rekam medis

4. menganalisis secara teratur isi rekam medis untuk menentukan apakah informasi

klinik sudah cukup dalam asuhan pasien

5. membuat laporan dan melaporkannya kepada pimpinan rumah sakit tepat waktu

6. melakukan rapat secara teratur dan menghadiri rapat tersebut


f. Nilai-nilai organisasi

NILAI Makna Nilai

Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai


INTEGRITAS
etika, moral dan kemanusiaan.

Kompeten dan bertanggungjawab dalam


PROFESIONALISME
menjalankan tugas.

KEPEDULIAN Melayani degan empati, tulus dan peduli.

Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk


KOLABORASI
mencapai tujuan bersama.

Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif


KEUNGGULAN
dan berkelanjutan.

e. Role Model

Role model adalah seseorang yang pantas untuk kita jadikan teladan karena

perilakunya yang mencerminkan sikap positif serta mengaplikasikan nilai-nilai dasar

PNS dalam keseharian di tempat kita bertugas. Keberadaan role model dalam

kehidupan kita sangat penting sekali, selain sebagai teladan role model juga bisa

dijadikan motivator sekaligus mentor kita dalam melaksanakan habituasi. Untuk itu,

penulis menjadikan mentor di OPD sebagai role model yaitu dr. Afrizal Hasan.

Alasan penulis memilih dr. Afrizal Hasan sebagai role model karena penulis

melihat beliau memiliki nilai-nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik,

Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi) dalam dirinya, terutama akuntabilitas dan
komitmen mutu. Dalam karirnya sebagai direktur RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah,

SM Batusangkar beliau telah mampu menciptakan inovasi-inovasi yang berorientasi

pada meningkatnya kualitas pelayanan di RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah, SM

Batusangkar, sehingga dalam penilaian akreditasi dari Komite Akreditasi Rumah Sakit

RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah, SM Batusangkar mendapatkan nilai paripurna

(bintang 5).
C. Kegiatan, Tahap Kegiata dan Output

No. Kegiatan Tahapan kegiatan Output

1. Pelaksanaan konsultasi 1.Membuat rencana 1.Rencana kegiatan

kepada pimpinan. kegiatan

2.melaksanakan 2.Foto dan catatan hasil konsultasi

konsultasi dengan

pimpinan

3.membuat surat 3.Surat persetujuan

persetujuan

2 pembuatan label 1.Pembuatan Draf 1.Foto pembuatan label nomor

nomor pada rak label nomor

penyimpanan 2. mengkonsultasikan 2. catatan hasil konsultasi dengan atasan

dengan atasan

3. memperbaiki label 2.perbaikan label

4.penempelan label 4.Foto penempelan label nomor pada rak

pada rak penyimpanan penyimpanan

berkas rekam medis

3 Penyusunan berkas 1.Pemilahan berkas 1.Foto berkas rekam medis yang sedang

rekam medis sesuai rekam medis dipilah

urutan nomor 2.pengurutan tata letak 2.Foto berkas rekam medis yang sedang di

berkas rekam medis urutkan

3.penyusunan berkas 3.Foto berkas rekam medis yang sudah

rekam medis sesuai tetata

penomoran yang
sudah ditentukan

4 Pembuatan Laporan 1.Membuat draf 1.Draf laporan

laporan

2.mengkonsultasikan 2.Catatan hasil konsultasi dan foto

laporan kepada

pimpinan

3.memperbaiki 3.Laporan akhir (tanda tangan)

laporan
D.Rancangan Aktualisasi
Unit Kerja : Rekam medis di RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah, SM Batusangkar
Identifikasi Isu : Masih lamanya waktu pelayanan rekam medis di RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah, SM Batusangkar
Isu Yang Diangkat : Masih lamanya waktu pelayanan rekam medis di RSUD Prof. DR. M. Ali Hanafiah, SM Batusangkar
Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi Penataan penyimpanan berkas rekam medis pasien untuk peningkatan waktu pelayanan rekam
medis di RSUD Prof. DR. M.Ali Hanafiah, SM Batusangkar
Keterkaitan Substansi
No. Kegiatan Tahapan kegiatan Output Visi Nilai Organisasi
Mata Pelatihan
1. Pelaksanaan 1.Membuat rencana Output Akuntabilitas Perencanaan dengan Pengaplikasian
konsultasi kegiatan Rencana Membuat rencana konsultasi kepada pimpinan nilai-nilai
kepada kegiatan kegiatan dengan jelas untuk meningkatkan organisasi yaitu
pimpinan. dan rinci (kejelasan pelayanan, sesuai dengan Integritas,profesio
2.melaksanakan Output target) misi rumah sakit yaitu nalisme,kepedulia
konsultasi dengan Foto dan menyelenggarakan pelayanan n,kolaborasi,keun
pimpinan catatan kesehatan yang bermutu ggulan
hasil tinggi dan profesional dengan
konsultasi Etika Publik mengutamakan kepuasan
Melaksanakan pasien
3.membuat surat Output konsultasi dengan
persetujuan Surat pimpinan saya akan
persetujuan bersikap lebih sopan
dan santun

2 pembuatan 1.Pembuatan label Output Komitmen mutu Pembuatan label nomor Pengaplikasian
label nomor nomor Foto Pembuatan label dengan meningkatkan nilai-nilai
pada rak pembuatan nomor denganinovasi pelayanan, sesuai dengan organisasi yaitu
penyimpanan 2.Pencetakan label label misi rumah sakit yaitu Integritas,profesio
nomor nomor Komitmen mutu menyelenggarakan pelayanan nalisme,kepedulia
Saya akan mencetak kesehatan yang bermutu n,kolaborasi,keun
3.penempelan label Output label nomor dengan tinggi dan profesional dengan ggulan
pada rak penyimpanan Label efektif dan efisien mengutamakan kepuasan
berkas rekam medis nomor pasien
Etika publik
Output Penempelan label
Foto pada rak
penempela penyimpanan berkas
n label rekam medis
nomor denganpenuh rasa
pada rak tanggung jawab dan
penyimpan cermat
an

3 Penyusunan 1.Pemilahan berkas Output Anti korupsi Penyusunan berkas rekam Pengaplikasian
berkas rekam rekam medis Foto berkas Pemilahan berkas medis sesuai urutan nomor nilai-nilai
medis sesuai rekam rekam medis dengan meningkatkan organisasi yaitu
urutan nomor medis yang dilakukan dengan pelayanan, sesuai dengan Integritas,profesio
sedang kerja keras misi rumah sakit yaitu nalisme,kepedulia
dipilah menyelenggarakan pelayanan n,kolaborasi,keun
Akuntabilitas kesehatan yang bermutu ggulan
2.pengurutan tata letak Output Pengurutan tata letak tinggi dan profesional dengan
berkas rekam medis Foto berkas rekam medis mengutamakan kepuasan
rekam dilakukan dengan pasien
medis yang kejelasan target
sedang di
urutkan Etika publik
Penyusunan berkas
3.penyusunan berkas Output rekam medis sesuai
rekam medis sesuai Foto berkas penomoran yang
penomoran yang sudah rekam sudah ditentukan
ditentukan sesuai SOP medis yang sesuai SOP dengan
sudah taat perintahdari
tetata atasan
4 Pembuatan 1.Membuat draf laporan Output Akuntabilitas Membuat draf laporan Pengaplikasian
Laporan Draf Saya akan membuat meningkatkan pelayanan, nilai-nilai
laporan laporan evaluasi sesuai dengan misi rumah organisasi yaitu
kepada atasan secara sakit yaitu menyelenggarakan Integritas,profesio
2.mengkonsultasikan Output transparan pelayanan kesehatan yang nalisme,kepedulia
laporan kepada Catatan bermutu tinggi dan n,kolaborasi,keun
pimpinan hasil profesional dengan ggulan
konsultasi mengutamakan kepuasan
dan foto pasien

Output
3.memperbaiki laporan Laporan
akhir
(tanda
tangan)

Anda mungkin juga menyukai