Sutejo, S.

Kom (TIM SURVEIOR YAKKUM)

MOBILE : 08157671969 /082221300050 ....
Disampaikan dalam LOKAKARYA APLIKASI SISTEM MANAJEMEN ARSIP DAN REFERENSI TERINTEGRASI
DENGAN STANDAR NASIONAL AKREDITASI RUMAH SAKIT (SmartSNARS)
1
RSU WILLIAMBOOTH SEMARANG, 2 DESEMBER 2019
BIODATA SINGKAT
Nama SUTEJO
Pendidikan 2001 Sarjana Komputer (S.Kom)
Pelatihan 2016 Practicum Joint Commission International
Accreditation (JCIA) di Singapore
2017 Workshop Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit
(SNARS) Ed.1, Jakarta
2017 Workshop Manajemen Risiko, Solo
2018 Workshop Pengumpulan, pengolahan, analisis dan
validasi Data PMKP, Jakarta.
2018 Workshop Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien
(PMKP), Solo.
2018 Workshop Manajemen Dokumen SNARS, Jakarta.
2019 Workshop Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit
(SNARS) Ed.1.1, Jakarta
2
BIODATA SINGKAT
Pekerjaan 1990-1992 Petugas UPKM RS.Panti Wilasa Citarum
1992-2012 Kepala Bagian Sekretariat RS.Panti Wilasa Citarum
2002-2005 Pengajar Basis Data dan Pemrograman di UNISBANK Semarang
2004-skrg Penulis buku komputer terkait manajemen kearsipan dan perpustakaan
(Elexmedia Komputindo Jakarta)
2006-skrg Pemateri Utama Workshop Kearsipan dan Perpustakaan Digital di
TOSSCOMM Yogyakarta
2009-skrg Sekretaris dan Auditor Sistem Manajemen Mutu Yakkum Surakarta
(Akreditasi RS).
2012-2017 Kepala Instalasi Pemeliharaan Sarana (IPS) RS.Panti Wilasa Citarum
2015-skrg Pemateri Utama Workshop Manajemen Aset Terintegrasi (WorkMAN) di
ZAMILI Engineering Yogyakarta
2016-skrg Pemateri Utama Workshop Manajemen Kearsipan dan Disposisi Online
(SimDISPO) di SEEINCH Yogyakarta
2016-skrg Pemateri Utama Workshop Sistem Manajemen Mutu berbasis Teknologi
Informasi (SmartSNARS, SimMUTU) di Isatech Consulting, Semarang
2017-skrg Kepala Unit Mutu RS.Panti Wilasa Citarum
3
2019 Sekretaris dan Tim Surveior Yakkum
BIODATA SINGKAT
Karya dibidang TI 1995-skrg Desainer dan programmer software Kearsipan Digital
(SimArsip, SimKarT dan SiARS)
2007-skrg Desainer dan programmer software Perpustakaan
Digital (SimPUSTAKA, SimpaTI)
2012-skrg Desainer dan programmer software Manajemen Aset
Terintegrasi (SmartWOMs, SimBAST, WorkMAN)
2012-2015 Desainer dan programmer software Sistem Informasi
Akreditasi Rumah Sakit (SmartARS)
2015-skrg Desainer dan programmer software Sistem Informasi
Manajemen Mutu (SmartSNARS, SimMUTU)
2015-skrg Desainer dan programmer software Sistem Manajemen
Arsip dan Disposisi Online (SimDispo)
2016-skrg Desainer dan programmer software Sistem Informasi
Akreditasi Puskesmas (SmarDOKPUS, SiDOPUS)

4
PENGHARGAAN

2016 SmartWOMs Juara II Konferensi Mutu Yakkum

Juara I Lomba Inovasi Aplikasi Akreditasi

2019 SimMUTU Rumah Sakit dalam PITSELNAS Komisi
Akreditasi Rumah Sakit (KARS)

5
Contents

A.AKREDITASI SNARS Edisi 1.1

B.PERAN DAN MANFAAT SISMADAK
DAN SmartSNARS
C.AKREDITASI DI ERA INDUSTRI 4.0
LEBIH MUDAH DAN LEBIH
MENYENANGKAN
Contents
A.AKREDITASI SNARS Edisi 1.1
B. PERAN DAN MANFAAT SISMADAK
DAN SmartSNARS
C.AKREDITASI DI ERA INDUSTRI 4.0
LEBIH MUDAH DAN LEBIH
MENYENANGKAN
STANDAR NASIONAL AKREDITASI RS

SNARS
Edisi 1
STANDAR NASIONAL AKREDITASI RS

Berlaku mulai
1 Januari
2020

SNARS Edisi 1 SNARS Edisi 1.1.

STANDAR DAN INSTRUMEN AKREDITASI 2018
STANDAR DAN INSTRUMEN AKREDITASI 2020
STRUKTUR INSTRUMEN

1. NAMA BAB

1.1. STANDAR

1.1.1. ELEMEN PENILAIAN (E.P.)

1.1.1. INSTRUMEN

REGULASI DOKUMEN OBSERVASI WAWANCARA SIMULASI

5 BUKU
WAJIB/ PENENTU KELULUSAN

1. Standar
2. Instrumen
SUNAH/ TERSERTIFIKASI

1. Surfok A
2. Surfok B
3. Surfok C
Contents
A.AKREDITASI DI INDONESIA
B.PERAN DAN MANFAAT SISMADAK
DAN SmartSNARS
C.AKREDITASI SNARS Edisi 1.1
D.AKREDITASI DI ERA INDUSTRI 4.0
LEBIH MUDAH DAN LEBIH
MENYENANGKAN
 DEFINISI

1. SISMADAK
SISMADAK (Sistem Informasi Manajemen Dokumen Akreditasi) adalah
sebuah aplikasi Sistem Informasi Manajemen berbasis web untuk
mengelola dokumen akreditasi rumah sakit.

? 2. SmartSNARS
SmartSNARS adalah singkatan dari Sistem Manajemen Arsip dan
Referensi Terintegrasi dengan Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit.
Adalah sebuah aplikasi Sistem Informasi Manajemen berbasis web untuk
mengelola Proses/Kegiatan Kearsipan dan Akreditasi dengan metoda P-
D-C-A.
PERBANDINGAN FASILITAS SISMADAK SMARTSNARS
a. Tersedia Standard 2012, SNARS Ed.1 dan SNARS Ed.1.1,
ReDOWSKo (Dokumen dan implementasi), Daftar Kegiatan
(Wawancara-Rapat-Pelatihan-Supervisi), metode
pembelajaran dengan pola SEMI-A
b. Pengisian Rencana Strategis Penerapan SNARS dan Self
Assessment
c. Pengendalian Dokumen (Permohonan perubahan
dokumen, Finalisasi Dokumen, Distribusi dan Penarikan
Dokumen Kadaluarsa) serta Upload Dokumen bukti, Regulasi,
dll untuk masing-masing Elemen Penilaian oleh unit
penggungjawab atau Pokja sesuai jadwal yang telah
ditetapkan dalam renstra.
d. File Manager untuk menyimpan dokumen tambahan (mirip
seperti Dropbox, Google drive)
PERBANDINGAN FASILITAS SISMADAK SMARTSNARS
e. Permohonan Profil, Finalisasi, Distribusi Indikator
Mutu & profilnya, Pendataan Indikator Mutu Nasional,
Benchmark dan Analisis/grafik dan fasilitas cetaknya
f. Permohonan Profil dari unit kerja/layanan, Finalisasi
Profil Mutu, Distribusi Indikator Mutu Lokal untuk
keperluan internal RS, Analisis/grafik dan fasilitas
cetaknya
g. Update profil Rumah Sakit
h. Pendataan Staf dan sertifikasi (STR, RKK, SIP, SPK)
i. Upload dokumen Staf
j. Pendataan histori jabatan staf
k. Dashboard disesuaikan dengan level aksesnya.
PERBANDINGAN FASILITAS SISMADAK SMARTSNARS
l. Pengaturan Hak Akses Pengguna pada Filemanager
dan Modul (Admin, Dewas/Pengurus, Direktur,
Wadir, Pejabat, Pokja Mutu, Auditor, Surveior,
Observer, PIC Data, Pegawai)
m.Pengaturan konfigurasi
n. Pengaturan modul
o. Pendataan unit/bagian
p. Pencarian dokumen pada seluruh standar bab
q. Pendataan Logbook Bimbingan (Mis. PPDS)
r. Pelaporan IKP (Insiden Keselamatan Pasien) Integrasi
dengan SIMRS seperti SIRSAK (Sistem informasi
Rumah Sakit Ala KARS)
FASILITAS SmartSNARS (Tidak ada di SISMADAK)
s. Modul Pengelolaan Rekomendasi hasil Survei atau audit,
Membuat Perencanaan Perbaikan Strategis (PPS),
Melaksanakan pemenuhan PPS dan Monitoring PPS.
t. Modul penerapan metode P-D-S-A dan dokumentasinya.
u. Modul Manajemen Risiko Rumah Sakit (Identifikasi, Risk
Assessment, Pengendalian dan Monitoring).
v. Modul Penyusunan Regulasi (Otomasi SPO dan
Program/RKA), tindaklanjut kegiatan, dan evaluasinya.
w. Modul Kearsipan dan Disposisi (Arsip vital, Perijinan, surat
keluar (termasuk nota dinas), surat masuk dan disposisi).
x. Modul Manajemen Kontrak.
y. Modul Manajemen Rapat.
z. Modul Perpustakaan Digital.
Contents
A.AKREDITASI SNARS Edisi 1.1
B. PERAN DAN MANFAAT SISMADAK
DAN SmartSNARS
C.AKREDITASI DI ERA INDUSTRI 4.0
LEBIH MUDAH DAN LEBIH
MENYENANGKAN
 LEBIH MUDAH DAN
MENYENANGKAN

BAGI SURVEIOR
FASILITAS SOFTWARE :
1. SISMADAK, 2. ReDOWSKo,
3. SmartSNARS+ReDOWSKo+SEMI-A
24
25
Buku

26
27
28
LEBIH MUDAH DAN LEBIH
MENYENANGKAN
BAGI RUMAH SAKIT
FASILITAS SOFTWARE :
1. SmartSNARS+ReDOWSKo+SEMI-A,
2. SISMADAK
29
 DIS
POSI MAN.
RA- DIGI-
SI
PAT LIB
ARSIP

MAN.
KON- REN-
TRAK
STRA
Smart
MAN.
ASET

SNARS INTEGRASI
RISK
MAN. +ReDOWKo SMM

SISMADAK
IM REGU PPS
PDSA
LASI
30
METODE UNTUK MEMPELAJARI
 4

1 2
3

Klik Tombol :
1. Lihat SEMI-A
2. Cetak SEMI-A
3. Lihat EP Terkait (Interlink)
4. Buka Acuan
Buka ACUAN 33
Buka INTELINK 34
Buka SEMI-A
9 MODUL KUNCI
SmartSNARS
 1. MODUL INSTRUMEN AKREDITASI

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

1 1. BAB, STANDAR, ELEMEN PENILAIAN
(EP) – berisi Standar Akreditasi versi
2012, SNARS Ed.1 dan SNARS Ed.1.1.
2
Dilengkapi dengan pola SEMI-A.
2. INSTRUMEN ReDOWSKo – berisi modul
untuk telaah dokumen (R/D) Manajemen,
Perawat dan Medis. Dilengkapi dengan
Daftar Kegiatan : Wawancara, Rapat,
Pelatihan dan Supervisi.
3. INSTRUMEN SURFOK A, B, C (dlm proses) 37
Alur Sistem Manajemen Mutu MODUL 1

PLAN – dilakukan oleh Pokja

Akreditasi dan unit IT.
DO – dilakukan oleh Pokja
Akreditasi dan unit IT.
CHECK – dilakukan oleh Pokja
Akreditasi dan unit IT
ACT – dilakukan oleh Pokja
Akreditasi dan unit IT.

38
 2. MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

1 Modul ini berfungsi untuk mengelola:

2 1. MEMBUAT RENCANA (Plan) – berisi
modul untuk menyusun Perencanaan startegis
pemenuhan SNARS (apa, siapa, dimana, kapan,
bagaimana dan mengapa) jadwal pemenuhan
SNARS. Modul Ini Dioperasionalkan oleh level
user POKJA. Hasil akhirnya adalah Jadwal
Perencanaan Pemenuhan SNARS.
2. MELAKUKAN (Do)– berisi modul
pemenuhan standar SNARS sesuai dengan
perencanaan (jadwal). Modul ini sama dengan
upload ke SISMADAK. Modul Ini Dioperasionalkan
oleh level user UNIT KERJA / UNIT LAYANAN. 39
 2. MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

3. MEMERIKSA (Check) – berisi modul untuk

melakukan Penilaian Mandiri (Self Assessment)/
Audit Mutu Internal (AMI) pemenuhan SNARS.
3 Modul Ini Dioperasionalkan oleh level user
4 POKJA/ Tim AMI / Tim Mutu. Hasilnya adalah
Laporan Audit.
4. MENINDAKLANJUTI (Act)– berisi modul
Mengelola Rekomendasi, Membuat Perencanaan
Perbaikan Strategis (PPS), Melakukan
Pemenuhan PPS dan Audit PPS.

40
Alur Sistem Manajemen Mutu MODUL 2
PLAN – dilakukan oleh
Pokja Akreditasi.
DO – dilakukan oleh
Unit dan Pokja.
CHECK – dilakukan oleh
Pokja dan Auditor
Mutu Internal
ACT – dilakukan oleh
Pokja Akreditasi.

41
 3. MODUL DOKUMEN SISTEM MUTU
1
Modul ini berfungsi untuk mengelola:
2
1. KATEGORI DOKUMEN–Kebijakan,
Pedoman, SPO, Program Form, Bukti
Rapat, dll .
2. PERMOHONAN PERUBAHAN – berisi
modul untuk :
a. Permohonan perubahan Dokumen/
Regulasi (oleh kepala unit),
b. Persetujuan (oleh Dewas / Direksi).
Output adalah formulir permohonan perubahan
dokumen dan draft dokumen yang akan diubah.
42
 3. MODUL DOKUMEN SISTEM MUTU

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

3. DAFTAR INDUK DOKUMEN – berisi Daftar
3 Regulasi (Kebijakan, Pedoman, Panduan, SPO, Program,
4 Formulir) yang sudah ditetapkan pemberlakukannya.

4. PENGENDALIAN DOKUMEN – berisi

modul untuk :
a. Mendistribusikan Regulasi kepada terkait
(hanya unit terdaftar yang bisa mengakses),
b. Penarikan Dokumen (menarik regulasi
kadaluarsa).
Output adalah formulir Distribusi dan Penarikan
Dokumen. Modul ini dioperasionalkan oleh Sekretariat RS.
43
 3. MODUL DOKUMEN SISTEM MUTU

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

5. DOKUMEN P-D-S-A – berisi :
a. Modul Prioritas Masalah dan hasil analisis masalah
dengan diagram tulang ikan. Ranking tertinggi
5 ditetapkan sebagai Topik P-D-S-A.
b. Modul Perencanaan (Plan)  Cetak Form
Perencanaan,
c. Modul Pelaksanaan (Do).
d. Modul Pelajari (Study)
e. Tindaklajut (Act)
Output akhir adalah Dokumen P-D-S-A.
Modul ini dioperasionalkan oleh semua user yang
memiliki hak akses. 44
Alur Sistem Manajemen Mutu MODUL 3
PLAN – dilakukan oleh Kepala
Unit.
DO – dilakukan oleh Kepala
Unit, Sekretariat RS
dan Direksi.
CHECK – dilakukan oleh Kepala
Unit, Sekretariat RS
dan Direksi
ACT – dilakukan oleh Kepala
Unit, Sekretariat RS
dan Direksi. 45
 4. MODUL INDIKATOR MUTU
1
Modul ini berfungsi untuk mengelola:
2
3 1. KATEGORI INDIKATOR MUTU– terdiri dari
Kategori IAK, IAM dan SKP.

2. JENIS INDIKATOR MUTU– terdiri dari IM

Nasional, Prioritas Layanan RS, Yakkum, Prioritas Unit.

3. VARIABLE INDIKATOR MUTU– terdiri

daftar formula / rumus yang akan
digunakan dalam penghitungan
indikator mutu.

46
 4. MODUL INDIKATOR MUTU

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

4. PENGAJUAN INDIKATOR MUTU – berisi
4 modul untuk :
a. Permohonan Judul dan Profil Indikator Mutu (oleh
5
kepala unit),
b. Persetujuan (oleh Dewas / Direksi).
Output adalah draft Profil Indikator Mutu.

5. PROFIL INDIKATOR MUTU – modul untuk

melakukan finalisasi profil, pemberian kode registrasi dan
lain-lain.
Output : (1) daftar Profil Indikator Mutu sesuai
kelompoknya dan (2) Hasil Akhir berupa Profil Indikator
Mutu. Modul ini dioperasionalkan oleh Komite PMKP.47
 4. MODUL INDIKATOR MUTU

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

6. PENETAPAN INDIKATOR MUTU – berisi
penetapan siapa yang harus melakukan
pengukuran terhadap indikator mutu tersebut.
CONTOH :
6
Agar jumlah data mmenuhi kaidah statistik, maka
ditetapkan semua unit layanan harus melakukan
pengukuran Indikator Mutu KEPATUHAN IDENTIFIKASI
PASIEN, maka IM tersebut harus didistribusikan kepada
unit layanan yang wajib melakukan pengukuran.

Modul ini dioperasionalkan oleh Komite PMKP.

48
 4. MODUL INDIKATOR MUTU

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

7. LAPORAN INDIKATOR MUTU – berisi
modul yang terdiri dari :
a. Pengumpulan Data (harian, mingguan, bulanan),
dilakukan oleh PJ Data Unit dan hasil akhir laporan hasil
7
pengumpulan data oleh PJ unit kepada kepala unit.
b. Verifikasi Data (Supervisi), dilakukan oleh Kepala Unit
untuk melihat apakah data yang dilaporkan valid, diambil
dengan proses yang benar, dsb.
c. Laporan Bulanan, dilakukan oleh kepala Unit kepada
Komite PMKP dan dari Komite PMKP kepada Direktur RS.
Hasil akhir adalah form laporan IM.
d. Laporan SISMADAK, laporan 12 IM Nasional ke
SISMADAK melalui SimMUTU.
49
 4. MODUL INDIKATOR MUTU

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

8. ANALISIS DATA – modul untuk melakukan
analisis pencapaian indikator mutu yang
dilakukan oleh Kepala Unit dan Komite PMKP.
Hasil Analisis berupa Diagram / Grafik Batang
maupun Garis dari waktu ke waktu, hasil analisis
dan rekomendasinya.
9. BENCHMARKING – benchmarking terhadap
IM tertentu secara internal yang dilakukan oleh
Kepala Unit dan Komite PMKP.
8
9 50
Alur Sistem Manajemen Mutu MODUL 4
PLAN – dilakukan oleh Kepala
Unit.
DO – dilakukan oleh PIC
Data, Kepala Unit dan
Komite PMKP.
CHECK – dilakukan oleh Kepala
Unit, Komite PMKP,
Direktur dan Pemilik.
ACT – dilakukan oleh Kepala
Unit dan Komite PMKP.
51
 5. MODUL MANAJEMEN RISIKO
1
Modul ini berfungsi untuk mengelola:
2
1. MASTER MANAJEMEN RISIKO– modul
untuk mengelola tools manajemen risiko berupa : kriteria
dampak, kriteria probabilitas, kategori bahaya, kategori
risiko, risk matrix grading, dsb. Modul ini dilakukan oleh
user dengan hak akses ADMIN.

2. PENILAIAN RISIKO – berupa modul untuk

melakukan identifikasi risiko, analisis dan evaluasinya.
Hasil akhir adalah Daftar Identifikasi Risiko dan Daftar
Analisis dan Evaluasi Risiko. Modul ini dioperasonalkan
oleh kepala unit dan PJ Manajemen Risiko.

Acuan :
PMK No. 25 Tahun 2019 tentang Manajemen Risiko. 52
 5. MODUL MANAJEMEN RISIKO

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

3. PENGENDALIAN RISIKO– modul untuk
3 melakukan pengendalian risiko dari hasil proses penilaian risiko
yang terdiri dari :
a. Rencana Pengendalian, yaitu upaya pengendalian
selanjutnya, kapan dilakukan, siapa yang harus melakukan
(penanggungjawab risiko) dan dimana dilakukan.
4
b. Penanganan Risiko, berupa dokumentasi hasil perencanaan
5 pengendalian risiko.

4. MONITORING DAN REVIU– dalam proses.

6
5. INDISEN KESELAMATAN– belum final.
Bagaimana dengan
SURVEILANS PPI? Acuan : PMK No. 25 Tahun 2019 tentang Manajemen Risiko.
53
Alur Sistem Manajemen Mutu MODUL 5
PLAN – dilakukan oleh Kepala Unit.

DO – dilakukan oleh Kepala Unit

dan Komite PMKP
dan/atau Tim Manajemen
Risiko.
CHECK – dilakukan oleh Kepala
Unit, Komite PMKP/
Komite Manajemen Risiko,
Direktur dan Pemilik.
ACT – dilakukan oleh Kepala Unit
dan Komite PMKP/ Komite
Manajemen Risiko.
54
 6. MODUL RENCANA KERJA DAN ANGGARAN

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

1
1. DAFTAR NAMA KEGIATAN– modul untuk
2 membuat/mengelola Judul Program, Pendahuluan, Latar
Belakang, Tujuan, Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan
Pelaporan dan Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi
Kegiatan. Modul ini dioperasionalkan oleh kepala unit
dan Direksi.

2. DAFTAR KEGIATAN POKOK–modul untuk

mengelola kegiatan pokok program. Modul ini dikelola
oleh Direksi dan/atau Admin atau sekretariat RS.

55
 6. MODUL RENCANA KERJA DAN ANGGARAN

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

3. RINCIAN KEGIATAN DAN RAB– modul
untuk menyusun Rincian Kegiatan yang memuat : nama
3 kegiatan, Tujuan, Langkah-langah Kerja, Rencana
Anggaran, Tempat dan Target. Modul ini dioperasionalkan
4 oleh kepala unit dan Direksi. Hasil akhir dari Proses
ini adalah TOR Program Kerja/Kegiatan
dengan 9 poin.
4. PERSETUJUAN PROGRAM–modul ini
khusus bagi Pemilik / Direksi untuk memberikan
PERSETUJUAN atau PENOLAKAN terhadap
usulan kegiatan dari kepala unit.
56
 6. MODUL RENCANA KERJA DAN ANGGARAN

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

5. PELAKSANAAN KEGIATAN–modul ini
khusus bagi kepala unit untuk memasukkan
data progres pelksanaan kegiatan dan
mengupload dokumen bukti. Modul ini juga
berguna bagi Pemilik / Direksi untuk monitoring
5
progres pencapaian kegiatan.
6
6. EVALUASI KEGIATAN–dalam proses.

57
Alur Sistem Manajemen Mutu MODUL 6
PLAN – dilakukan oleh Kepala Unit.

DO – dilakukan oleh Kepala Unit dan

Kepala Keuangan/ Akuntansi,
Kepala SDM, dan Direktur/
Wakil Direktur.

CHECK – dilakukan oleh Kepala Unit dan

Kepala Keuangan/ Akuntansi,
Kepala SDM, dan Direktur/
Wakil Direktur.

ACT – dilakukan oleh Kepala Unit dan

Kepala Keuangan/ Akuntansi,
Kepala SDM, dan Direktur/
Wakil Direktur.
58
 7. MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
1 Modul ini berfungsi untuk mengelola:
2
1. DATA PEGAWAI– modul untuk mengelola data
3 Identitas Pegawai. Modul ini dioperasionalkan oleh unit
Diklat/SDM.

2. MASTER PELATIHAN– modul untuk mengelola

data jenis-jenis pelatihan yang harus diselenggarakan
oleh rumah sakit sesuai SNARS dan/ atau pelatihan lain
yang diselenggarakan oleh RS. Modul ini dikelola oleh
Unit Diklat / SDM.

3. PERMOHONAN PELATIHAN– modul untuk

mengelola permohonan pelatihan dari dan upload surat
undangan pelatihan (jika ada). Modul ini dikelola oleh
Kepala Unit, Diklat / SDM dan atasan langsung
unit/direksi. 59
 7. MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

Modul ini berfungsi untuk mengelola:

4. PROSES PELATIHAN– modul untuk mengelola
Surat Undangan/Penugasan Pelatihan dan SPPD secara
otomatis, jika diperlukan. Modul ini dioperasionalkan oleh unit
4 Diklat/SDM.
5 5. LAPORAN PELATIHAN– modul untuk mengelola
6 laporan hasil pelatihan, rencana implementasi hasil pelatihan
dalam pelayanan RS (UMAN dan Sertifikat Pelaithan). Modul ini
dikelola oleh Kepala Unit dan Unit Diklat / SDM.

6. TINDAKLANJUT PELATIHAN– modul untuk

mengelola tindaklanjut pelatihan (jika diperlukan). Modul ini
dikelola oleh Kepala Unit.

60
Alur Sistem Manajemen Mutu MODUL 7
PLAN – dilakukan oleh Kepala Unit,
Kepala Diklat / SDM.

DO – dilakukan oleh Kepala Unit,

Kepala Diklat/Kepala SDM, dan
Direktur/ Wakil Direktur.

CHECK – dilakukan oleh Kepala Unit,

Kepala Diklat/ SDM, dan
Direktur/ Wakil Direktur.

ACT – dilakukan oleh Kepala.

MODUL DALAM PROSES PENYEMPURNAAN

61
 8. MODUL ARSIP DAN DISPOSISI (TKRS.2.EP.4)
1 Modul ini berfungsi untuk mengelola:
2 1. DATA MASTER ARSIP– modul untuk mengelola
3 klasifikasi arsip, jadwal retensi, lokasi penyimpanan, dll.
Modul ini dilakukan oleh user dengan hak akses
4 ADMIN.

2. DOKUMEN PENTING– modul untuk mengelola

arsip penting antara lain Sertifikat Tanah, BPKB dan Surat
Perijinan yang dimiliki oleh RS. Modul ini
dioperasonalkan oleh unit Sekretariat / Kearsipan.

3. SURAT KELUAR– modul untuk mengelola data surat

keluar. Dalam proses.

4. SURAT MASUK– modul untuk mengelola arsip dan

disposisi surat masuk. Dalam proses. 62
 8. MODUL ARSIP DAN DISPOSISI
Modul ini berfungsi untuk mengelola:
5. SURAT PERJANJIAN– modul untuk mengelola
dokumen kontrak klinis maupun manajerial, yang terdiri dari sub modul:
a. ARSIP PERJANJIAN, memuat daftar surat perjanjian.
b. DISTRIBUSI PERJANJIAN, memuat Disposisi/distribusi surat
5 perjanjian kepada unit terkait/unit pengelola kontrak.
c. PERJANJIAN SELESAI, memuat reminder untuk perjanjian yang
akan habis dalam waktu 90, 60 atau 30 hari kedepan dan perjanjian
yang sudah habis masa kontraknya
d. EVALUASI PERJANJIAN, modul untuk melakukan evaluasi kontrak,
mentapkan siapa yang wajib mengevaluasi.
e. PROGRES EVALUASI PERJANJIAN, memuat history hasil evaluasi
perjanjian untuk dapat diputuskan apakah kontrak dilanjutkan atau
tidak.

Modul ini dioperasionalkan oleh unit Sekretariat RS, Unit

Legal RS, Direksi dan kepala unit tertentu. 63
 8. MODUL ARSIP DAN DISPOSISI
Modul ini berfungsi untuk mengelola:
6. DOKUMEN RAPAT– modul untuk mengelola
RAPAT DAN dokumen HASIL RAPAT, yang terdiri dari sub
modul:
a. JENIS RAPAT, memuat daftar jenis rapat yang harus
diselenggarakan oleh rumah sakit dalam penmenuhan
SNARS dan atau menjalankan organisasi RS.
6
b. JADWAL RAPAT, modul untuk membuat jadwal rapat.
Hasilnya akan ditampilkan dalam bentuk kalender
kegiatan pada Dashboard.
c. BUKTU RAPAT, modul untuk mengupload bukti rapat
berupa UNDANGAN, MATERI, DAFTAR HADIR DAN
NOTULA RAPAT
Modul ini dioperasionalkan oleh unit Sekretariat RS.
64
Alur Sistem Manajemen Mutu MODUL 8
PLAN – dilakukan oleh Kepala Unit
Arsip/ Sekretariat RS/ Unit Legal.

DO – dilakukan oleh Kepala Unit

Arsip/ Sekretariat RS/ Unit Legal,
dan Direktur/ Wakil Direktur.

CHECK – dilakukan oleh Kepala Unit

Arsip/ Sekretariat RS/ Unit Legal
dan Direktur/ Wakil Direktur.

ACT – dilakukan oleh Kepala Unit

Arsip/ Sekretariat RS/ Unit Legal
dan Direktur/ Wakil Direktur.

65
 9. MODUL BUKU DAN REFERENSI
1 Modul ini berfungsi untuk mengelola:
1. DATA MASTER PUSTAKA– modul untuk
mengelola kode pustaka (DDC – Decimal Dewey Classification),
Pengarang Buku, Penerbit, dan Lokasi Penyimpanan. Modul ini
dilakukan oleh user dengan hak akses ADMIN dan user
tertentu.

2. PENGAJUAN BUKU BARU–modul untuk

2 mengajukan permohonan buku/referensi dari pengguna
aplikasi. Modul ini dioperasonalkan oleh semua pengguna.

3. DAFTAR PUSTAKA –modul untuk menampilkan

daftar Pustaka berupa buku, referensi maupun peraturan
perundangan. Hasil akhir dari modul ini adalah Daftar
Buku / Referensi / Acuan. Modul ini bisa diakses oleh
semua pengguna aplikasi.
66
Alur Sistem Manajemen Mutu MODUL 9
PLAN – dilakukan oleh Kepala Unit
Arsip/ Sekretariat RS/ Unit
Perpustakaan RS.

DO – dilakukan oleh Kepala Unit

Arsip/ Sekretariat RS/ Unit
Perpustakaan RS.

CHECK – dilakukan oleh Kepala Unit

Arsip/ Sekretariat RS/ Unit
Perpustakaan RS.

ACT – dilakukan oleh Kepala Unit

Arsip/ Sekretariat RS/ Unit
Perpustakaan RS.

67
KEBUTUHAN HARDWARE
Untuk Penerapan SimMUTU
SERVER

SERVER DENGAN SPESIFIKASI:

1. Prosesor Intel Pentium i3 atau lebih
2. Harddisk 500 GB atau lebih
3. RAM 4 GB DDR3 atau lebih
4. LCD Monitor
5. Keyboard standar
6. Mouse standar
7. LAN Card 100 / 1000 Mb

LEBIH BAIK DIGABUNG DENGAN SERVER SISMADAK

JARINGAN LAN / WIFI / INTERNET
USER / CLIENT / UNIT

SCANNER
DOKUMEN

PC, LAPTOP, GADGE, MAC, DLL


KEBUTUHAN SOFTWARE Untuk
Penerapan SmartSNARS
PADA KOMPUTER SERVER

Pada komputer Server :

1. Windows Server 20xx atau lebih tinggi (meskipun bisa
berjalan dengan windows bukan server) atau Linux.
2. Aplikasi Web Server (Apache –XAMPP, LAMPP, dll)
3. MySQL Server, yang berguna untuk menyimpan data.
4. Aplikasi SmartSNARS®
SOFTWARE PADA KOMPUTER CLIENT

Pada komputer/Gadge Client:

• Windows XP / Vista / 7 / 8 / 10, Linux atau
Android, dll.
• Software Browser Internet (Firefox, Chrome,
dll)
KEBUTUHAN BRAINWARE
Untuk Penerapan SmartSNARS
KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA

1. SDM Unit SIMRS (Teknologi Informasi).

2. Pemilik / Direktur dan Wakil Direktur
3. Kepala Unit Kerja dan Unit Layanan, termasuk
panitia/komite/tim yang diperlukan,
4. Penanggung Jawab Data Unit,
5. Komite PMKP / Pengendali Mutu/ Pengendali
Manajemen Risiko,
6. Staf RS, dll

DENGAN PELATIHAN KHUSUS

Penutup
KONKLUSI
• Komputer, SISMADAK dan SmartSNARS hanya sebagai ALAT
BANTU bukan sebagai PENGGANTI pelaksana pekerjaan.
• BUSSINESS PROCESS didalam sebuah organisasi maupun didalam
sistem komputer, berlaku dalil GIGO (Garbage In Garbage Out).
INPUT PROCESS OUTPUT/ AKREDITASI AKREDITASI
OUTCOME DAHULU SEKARANG
FALSE FALSE FALSE TRUE?? FALSE
FALSE TRUE FALSE TRUE?? FALSE
TRUE FALSE FALSE TRUE?? FALSE
TRUE TRUE TRUE TRUE?? TRUE

JANGAN IKUTI YANG SALAH.... JANGAN SALAHKAN YANG BENAR...

Penutup

• Aplikasi SISMADAK dan SmartSNARS akan terus dikembangkan

seiring dengan permintaan/masukan dari para pemakai aplikasi ini,
dan perkembangan teknologi informasi, ADMIN APLIKASI DAN USER
harus terus mengikuti perkembangan tersebut.
 YOUR
CHOICE
NOW ??

PASTIKAN BENAR INPUT-BENAR PROSES-

*
BENAR OUTPUT/OUTCOME 80
APA KUNCI KEBERHASILAN?

1. KOMITMEN
4 TIDAK BERHENTI 2. KERJAKAN YANG
DITULIS, TULIS
YANG DIKERJAKAN
3. BUKAN BEKERJA
BERSAMA TAPI
UTAMAKAN
BEKERJASAMA
5 SELALU MILIKI MOTIVASI POSITIF

82
CONTACT US

Terima Kasih
SUKSES DAN DIBERKATI
UNTUK MENJADI BERKAT

83