Daftar isi……………………………………………………………………………i BAB I ISI 1. Pengertian Rapat…………………………………………….………....1 2. Langkah-langkah penyelenggaraan rapat................................................1 3. Alasan diselenggarakannya rapat ...........................................................2 4. Permasalahan yang dijumpai dalam rapat……………...........................2 5. Klaridikasi rapat......................................................................................3 6. Manfaat rapat bagi organisasi..................................................................3 7. 10 perintah tentang rapat……………………..…………………….......3 8. Menutup rapat.……………………….………………………………...4
BAB II PENUTUP ……………………………....……………………………....5
Daftar Pustaka………………………………………………………………....…6
2 BAB I
1. Pengertian Rapat
Menurut Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:186) yang menyatakan bahwa rapat merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat. Ada tiga faktor yang membuat rapat menjadi sangat penting dalam dunia bisnis kontemprorer, yaitu : a) Kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan dalam lingkungan bisnis. b) Kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis dan pemerintah yang semakin saling bergantung. c) Pergerakan kearah manajemen partisipatif, khususnya dalam pergerakan lingkaran kualitas yang luas.
2. Langkah-langkah penyelenggaraan rapat
Berikut langkah-langkah penyelenggaraan rapat : a) Perencanaan dan logistik rapat b) Mengkaji ulang perencanaan rapat c) Penetapan model rapat d) Pengumpulan fakta dan informasi e) Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Hal-hal yang perlu kita perhatikan manakala menyelenggarakan rapat bisnis adalah apa yang dinamakan sebagai sense of meeting. Apa yang dimaksud dengan sense of meeting ? Pada dasarnya istilah ini adalah kondisi dimana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai diselenggarakan. Oleh sebab itu, dengan sense of meeting ini, semua peserta rapat akan berupaya terlibat dalam pertemuan itu.
3 3. Alasan di selenggarakannya rapat Banyak alasan penyelenggaraan rapat. Alasan yang paling tepat dapat dikemukakan sebagai berikut : a) Untuk menerima laporan dari peserta rapat b) Untuk mencapai keputusan bersama c) Untuk menganalisa atau memecahkan masalah d) Untuk menyampaikan informasi penting kepada audiens
4. Permasalahan yang dijumpai dalam penyelenggaraan rapat
Menurut Curtin, Floyd, & Winsor (2000:187), permasalahan umum yang biasanya dijumpai dalam berbagai penyelenggaraan rapat adalah sebagai berikut : a) Tidak ada tujuan dan pokok agenda b) Tidak ada orientasi sebelum rapat c) Lambat memulai rapat d) Persiapan yang buruk dan tidak memadai e) Melepaskan masalah f) Rapat terlalu lama g) Tidak terorganisasi h) Tidak meyakinkan i) Kepemimpinan tidak efektif h) Informasi yang didiskusikan tidak berhubungan i) Membuang-buang waktu j) Interupsi k) Tidak efektif dalam membuat keputusan l) Diskusi bertele-tele, berlebihan, dan menyimpang m) Diskusi didominasi beberapa individu n) Tidak ada hasil atau tindak lanjut yang dihasilkan
5. Klarifikasi sifat rapat
Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : a) Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta b) Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat
4 c) Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, sebagai kontributor ataupun penerima informasi dari rapat.
6. Manfaat rapat bagi kehidupan organisasi
Menurut Mann (2006) rapat yang kita selenggarakan bisa bermanfaat bagi kehidupan organisasi. Berikut saran yang diberikan oleh Mann (2006) : a) Menyebarkan agenda rapat b) Memiliki tema tertentu c) Menetapkan dan menghargai waktu untuk memulai d) Tidak ada gangguan barak elektronik e) Memastikan siapa yang diundang f) Menjadi wasit dan mengangkat asisten pengatur waktu g) Tetap mengarah pada sasaran h) Tindak-lanjut i) Konsisten
7. 10 perintah tentang rapat
10 perintah tentang rapat dikemukakan oleh Harvard Business Communication yang berjudul 10 Commandment Of meeting sebagai berikut : a) Hendaklah tau waktu b) Hendaklah jangan lupa pada alasan utama penyelenggaran rapat a) Hendaknya diingat golden rule dalam rapat b) Hendaknya tidak menyelenggarakan rapat diluar jam kerja c) Hendaknya tidak menggunakan tekanan kelompok untuk mencapai kesimpulan d) Hendaknya tidak menggunakan rapat sebagai sarana untuk menghancurkan karir orang lain e) Hendaknya menjaga jarak antara kepentingan pribadi dan perusahaan f) Hendaknya diingat bahwa model terbaik penyelenggaran rapat adalah demokrasi bukan monarki g) Hendaknya selalu mempersiapkan agenda rapat yang yang jelas dan mengedarkan agenda itu sebelum rapat dilangsungkan h) 10.Hendaknya menghentikan jadwal rapat berkala bila tak ada lagi yang hendak di capai 5 8. Menutup Rapat Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercangkup dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali kebutir bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat.
6 BAB II
KESIMPULAN
Dengan membaca modul ini penulis bisa mengetahui tentang bagaimana cara menyelenggarakan rapat yang baik dan benar sesuai dengan aturan.
SARAN
Saya berharap agar makalah ini bisa memberi contoh yang baik, dan setiap orang yang membaca makalah ini bisa menjadi seseorang yang bermutu dan berkualitas sesuai aturan yang ada dan bisa menerapkannya dengan baik.
