Alur ringkas pengajuan bantuan biaya seminar untuk dosen

1. Dosen membuat Surat Permohonan Bantuan Dana Seminar (SPBDS) (lihat

format SPBDS dan rambu-rambu biaya) ke Prodi dilengkapi dengan Surat
Keterangan Penerimaan Makalah dari Panitia Penyelenggara Seminar.
2. Dosen mengirimkan SPBDS dan kelengkapannya ke Kaprodi selambatnya 5
(lima) hari sebelum pelaksanaan pembayaran seminar
3. Kaprodi memeriksa SPBDS dan kelengkapannya, memeriksa mata anggaran
dalam RAB prodi apakah masih memungkinkan untuk mendanai, dan
kemudian menyetujui SPBDS
4. Kaprodi menyerahkan SPBDS beserta kelengkapannya ke Sekretariat Bagian
Keuangan (SBK)
5. SBK menyerahkan lampiran Surat Keterangan Penerimaan Makalah ke
Sekretariat Bagian Surat Staf (SBSS)
6. SBSS menerbitkan Surat Tugas Luar dari Fakultas berdasarkan Surat
Keterangan Penerimaan Makalah untuk mengikuti seminar, dengan meminta
otorisasi dari Dekan.
7. SBK memproses pengajuan bantuan biaya berdasarkan SPBDS dan membuat
bon pengambilan uang
8. SBK menyerahkan SPBDS dan bon pengambilan uang ke WD II.
9. WD II melakukan pemeriksaan SPBDS dan kemudian mengesahkan SPBDS
serta bon pengambilan uang.
10. WD II menyerahkan SPBDS dan bon pengambilan yang sudah disahkan ke
SBK.
11. SBK mengirimkan SPBDS dan bon pengambilan uang ke universitas
12. SBK menerima dana seminar dari universitas
13. Dosen mengambil dana dari universitas di SBK, dan mengambil Surat Tugas
di SBSS
14. Dosen melaksanakan Seminar
15. Selesai seminar, dosen memberikan laporan pertanggungjawaban berupa
Laporan Pelaksanaan Kegiatan, dilampiri surat tugas yang sudah
ditandatangani pihak penyelenggara seminar, fotokopi sertifikat, fotokopi
halaman sampul, daftar isi dan paper pada buku prosiding dan Laporan
Pertanggungjawaban Keuangan (LPJK) beserta saldo (jika ada) ke SBK
selambatnya dua minggu setelah pelaksanaan seminar. (lihat format LPJK
16. SBK memeriksa LPJK dengan cara melihat kesesuaian laporan dengan bukti-
bukti yang tertera dalam LPJK dan kelengkapan
17. SBK menyerahkan laporan pertanggungjawaban kegiatan seminar ke
Sekretariat Bagian Administrasi Dosen (SBAD) dan surat tugas ke SBSS
18. SBAD mengarsip fotokopi sertifikat dan sampul, daftar isi, dan paper, dan
mengupdate database.
19. SBSS mengarsip surat tugas yang sudah ditandatangani.
20. SBK menyerahkan LPJ ke WD II untuk diperiksa
21. WD II memeriksa keabsahan LPJK. Apabila LPJK belum benar, WD II akan
mengembalikan LPJK ke SBK untuk direvisi oleh dosen ybs, dan proses
diulang lagi ke nomor 15, tetapi apabila LPJK sudah benar, WD II akan
menyerahkan LPJK yang sudah disahkan ke SBK.
22. SBK menyerahkan LPJK ke universitas

1
Rambu-rambu biaya:
1. Pemberian dana bantuan berdasarkan pada SK Yayasan Nomor:
K-.316/YYS/1-13/VII/2001, tentang Uang Harian untuk Tugas Luar.
2. Bantuan dana bersifat AD-COST, artinya sesuai dengan kebutuhan dan sejauh
dana dari sumber tersedia
3. Biaya seminar yang dapat dimintakan dari universitas melalui prodi adalah:
a) Biaya pendaftaran seminar (termasuk pembelian satu buah prosiding)
b) Biaya penginapan
c) Biaya transport
d) Uang saku harian (dipotong PPH 5%):
 Dalam wilayah DIY sebesar Rp. 50.000,-
 Di luar DIY dan masih di wilayah Jateng sebesar Rp. 100.000,-
 Di luar DIY-Jateng dan masih di pulau Jawa sebesar Rp. 150.000,-
 Di luar Jawa sebesar Rp. 200.000,-
 Di luar negeri sebesar Rp. 300.000,-
e) Uang makan
4. Untuk semua biaya yang telah dikeluarkan selama mengikuti seminar dan
harus menyerahkan nota asli dari penerima jasa adalah biaya pendaftaran
seminar (termasuk pembelian 1 buah prosiding), biaya transportasi (tiket, dan
boarding jika naik pesawat terbang), biaya penginapan di hotel, biaya makan,
dan taksi.
5. Nota untuk uang saku harian, uang makan (jika tidak ada nota dengan plafon
maksimal Rp. 50.000,- / makan), dan transport lokal jika dilakukan (jika tidak
ada nota dengan plafon maksimal Rp. 100.000,- / hari), dibuat dengan nota
pengganti.
6. Apabila terdapat lebih dari 1 dosen dari FST yang mengikuti sebuah seminar,
maka pembiayaan harus dikoordinasikan di level prodi/fak agar tidak tumpang
tindih.

Catatan: Mulai tahun 2011 setiap dosen yang akan mengikuti sebuah seminar,
harus mengusulkan ke prodi ybs sebelum prodi menyusun anggaran tahun
berikutnya.

2
Format Surat Permohonan Bantuan Dana Seminar

Hal : Permohonan Bantuan Seminar

Lamp : 1 lembar Surat Keterangan Penerimaan Makalah

Kepada:
Yth. Bapak/Ibu nama_kaprodi
Kaprodi nama_prodi
Universitas Sanata Dharma

Bersama dengan ini kami mengajukan permohonan untuk mendapatkan

bantuan dana sebesar Rp. dana (sebutkan nama rupiah) untuk mengikuti seminar
nasional/internasional, yang akan diselenggarakan pada:
Hari / Tanggal :
Tempat:
Nama Seminar:
Dengan rincian biaya yang kami butuhkan adalah sebagai berikut:
No Nama Kegiatan / Barang Biaya (Rp) Keterangan
(sejauh diperlukan)
1 Biaya pendaftaran seminar
2 Biaya transport ke tempat tujuan
seminar (jika ada)
3 Biaya penginapan (jika ada)
4 Biaya makan (jika menginap)
5 Biaya transport dalam kota (jika
ada)
6 Uang saku
Total Biaya Seminar

Bersama dengan ini pula lampirkan Surat Keterangan Penerimaan Makalah dari
panitia penyelenggara seminar.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan dikabulkannya
permohonan ini kami mengucapkan banyak terimakasih.

Yogyakarta, tanggal
Hormat kami,

Nama_dosen
Yogyakarta, tanggal
Acc. Kaprodi

Ttd kaprodi
Nama_Kaprodi
Yogyakarta, tanggal
Acc. WD II

Ttd WD II
Nama_WD_II 3
Format LPJ Keuangan Seminar Halaman 1.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

SEMINAR: nama seminar, tempat, waktu pelaksanaan

Bersama dengan ini kami kirimkan LPJ Keuangan Seminar nama seminar,
tempat, waktu pelaksanaan, dengan rincian penggunaan keuangan sbb.:

No Tanggal Nama Kegiatan No. Nota Biaya (Rp)

Total Pengeluaran Biaya Seminar

Demikian LPJ ini kami buat dengan sebenar-benarnya, semoga LPJ ini dapat
diterima.

Mengetahui, Hormat kami,

Kaprodi nama prodi

Nama Kaprodi Nama dosen ybs

Menyetujui,
Wakil Dekan II

Nama WD II
----------------------------------------------
Format LPJ Keuangan Seminar Halaman 2.

LPJ halaman berikutnya berisikan nota-nota yang telah ditempel dan diberi nomor
oleh dosen ybs. sesuai dengan yang dilaporkan dalam rincian biaya.

4
Format LPJ Kegiatan Seminar Halaman 1.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PELAKSANAAN KEGIATAN

SEMINAR DENGAN DANA PRODI

Pengantar
Jika ada

Pelaksanaan
Berisi nama seminar, tempat seminar, waktu pelaksanaan seminar, serta uraian
pengalaman selama pelaksanaan seminar, dan refleksi singkat atas pelaksanaan
seminar.

Penutup
Jika ada.
------------------------

Format LPJ Kegiatan Seminar Halaman 2 dst.

Daftar Lampiran

1. Fotokopi Sertifikat Konferensi .......................................................................... L1

2. Fotokopi halaman sampul prosiding ..................................................................L2
3. Fotokopi daftar isi prosiding ..............................................................................L3
4. Fotokopi Makalah Yang Disahkan Penyelenggara (jika mungkin).................... L4
5. Surat Tugas Luar yang sudah Disahkan Penyelenggara ....................................L5