Metode Tracer

METODE TELUSUR
• Tracer
menelusuri proses pelayanan
pasien selama mendapat pelayanan di RS.
• Selama proses pelayanan, kita mengamati
dan menilai pelayanan yang diterima
pasien sesuai dengan standar yang
ditetapkan.
• Membuat kita mengerti performa rumah
sakit berdasarkan perspektif dari pasien
• Jika kita dapat mengidentifikasi kekurangan
atau ketidaksempurnaan dalam sistem,
kita dapat mengetahui bagaimana
melakukan koreksi kesalahan yg mungkin
bisa mengakibatkan cedera pada pasien.
 Telusur Pasien
Penelusuran Pasien/ Patient Tracer
• Mengikuti alur pelayanan seorang pasien di dalam
rumah sakit.
• Mengikuti pengalaman pasien tersebut di dalam
sistem pelayanan.
 Telusur Sistem
Penelusuran secara sistem/System Tracer
• Mengikuti proses di dalam rumah sakit dari awal
sampai akhir secara sistem/ manajemen.
• Menelusuri alur proses kompleks tersebut.

Contoh :
 Medication management use
 Infection control management system
 Data management system
 Hasil Telusur
• Review yg terintegrasi & cross sectional di area yg pada
umumnya kritis untuk mutu & keselamatan pasien

• Dapat dilakukan analisa pemenuhan standar yg berfokus ke

pasien

• Informasi spesifik dari RS tersebut dapat digunakan

merancang/mendesign mutu dan sasaran peningkatan

• QUALITY IMPROVEMENT
 Tahapan Telusur
1. Tentukan tujuan Telusur
2. Memahami standar dan elemen pengukuran dari
setiap standar
3. Buat pertanyaan berdasarkan standar dan elemen
pengukuran tersebut.

• Apa tujuan penelusuran/ tracer?

 Menilai pemenuhan standar JCI
 Menilai pemenuhan kebijakan organisasi
 Mempelajari lebih lanjut tentang proses spesifik
tertentu
 Tracing Tips
Don’t Do
Don’t review the medical record by Review with a staff member
yourself
Don’t conduct peer review Educate and evaluate
Don’t indicate staff did something Set the proper tone to make the
wrong staff comfortable
Seek for consistency
Understand the accreditation
standard and hospital system well
Observe patient care, procedure,
and processes
Thank staff for participating
Stay time aware and topic focused
 Strategi Bertanya
• Mendengarkan dengan baik
• Gali dan konfirmasi bila ditemukan
adanya pelanggaran kebijakan dan
pelayanan yang inkonsisten
• Fokus pada beberapa standar yang
berhubungan di dalam 1 proses
• Hindari situasi hipotesis (berdasar pada
kenyataan, bukan asumsi)
• Ajukan pertanyaan kepada pasien bila
memungkinkan
• Ajukan pertanyaan berdasarkan review
yang dilakukan pada status rekam
medis pasien
Strategi Bertanya
• Amati lingkungan pelayanan di dalam
ruang perawatan pasien
• Hindari nada bicara yang menuduh
• Hindari pertanyaan yang menjurus,
gunakan pertanyaan yang netral
• Hindari pertanyaan yang tertutup
(ya/tidak), gunakan pertanyaan
terbuka, beri kesempatan untuk
menjelaskan
• Beri tanggapan positif untuk jawaban
yang baik
• Jangan lupa ucapkan terima kasih
 Contoh Pertanyaan
• Apakah anda selalu mencuci tangan sebelum
melakukan pemeriksaan kepada pasien?

yes or no question, leading question
• Anda pasti menempatkan pasien tersebut di ruangan
isolasi bukan?

assumption
• Apakah anda sudah dilatih untuk mengoperasikan
alat ini?

closed question
• Apakah anda memberikan edukasi kepada pasien
tentang perawatannya?

closed question
 Strategi Bertanya
• Pastikan pertanyaan dipahami oleh staf
• Ulang pertanyaan/ re-phrase pertanyaan untuk
klarifikasi
• Tunggu/ beri jeda sebentar setelah satu pertanyaan
untuk mendapatkan informasi lebih banyak
• Beri tanggapan positif untuk jawaban yang baik
• Drill down
gali / teruskan pertanyaan untuk
mendapatkan informasi yang lebih jelas
• Validate
lakukan validasi/ cek di lokasi lain atau
dengan tenaga kesehatan yang lain untuk
mengetahui apakah ketidaksesuaian hanya insiden
tersendiri atau merupakan sebuah tren.
 Proses Telusur
 KEGIATAN :
Observasi (termasuk dlm perjalanan ke lokasi sasaran), Wawancara,
Review Rekam Medis Terbuka ditempat pasien dirawat, Review Rekam
Medis Tertutup
 SASARAN :
STAF PELAKSANA DI LAPANGAN
• DPJP, Dokter Ruangan, Dokter Jaga
• Perawat yg menangani pasien
• Perawat Kepala Ruangan
• Farmasi
• AHLI GIZI
• PASIEN

12
 Observasi Lapangan
 KEGIATAN :
Observasi dalam perjalanan menuju ruang pasien
 SASARAN :
I. LINGKUNGAN : APAR, APD, Kamar Mandi, Railing, Pintu
Darurat, Kebersihan, Lantai, Tempat cuci, Fasilitas cuci
tangan, Kantin, Fire Safety, LEAFLET/ BROSUR EDUKASI
II. PROSES : Cara cuci tangan, IDENTIFIKASI PASIEN,
pemberian obat, penggunaan APD, cara kerja petugas
kebersihan,pembuangan jarum suntik

13
 Tips Wawancara
• Perkenalkan diri nama, jabatan, dgn nada
ramah
• Jelaskan Maksud & Tujuan kegiatan
survei/telusur
• Cairkan suasana (Ice breaking), buat Sasaran
tenang
• Mintakan penjelasan ttg posisi, peran,
kewenangan ybs
• Review Rekam Medis Terbuka bersama ybs
• Hindari pertanyaan tertutup dan mengarah

14
 Contoh Wawancara
1. Perawat yang langsung menangani pasien
• Bagaimana proses pasien masuk keruangan perawatan
• Apa yang anda ketahui tentang pasien ini , tolong
diceritakan.
• Prosedur apa yang anda laksanakan saat menerima
pasien ini
• Dimana dan bagaimana anda mendokumentasikan semua
tindakan. Diskusikan / cermati Catatan Terintegrasi
• Jika ada keluhan nyeri pertanyaan agar di arahkan
kepada managemen nyeri (assesmen nyeri meliputi
intensitas, penjalaran, karakter, faktor yang menstimulasi
nyeri, penetapan skala, dilanjutkan dengan treatmen,
asemen ulang)

15
 Contoh Wawancara
2. Dokter ruangan
• Tolong ceritakan tugas anda, kewenangan, dan apa yang anda
kerjakan untuk pasien ini
• Bagaimana anda melaporkan kondisi pasien kepada dokter
pemilik pasien dan dimana anda dokumentasikan. Diskusikan
/ cermati Catatan Terintegrasi
• Apakah anda dapat menjelaskan manajemen nyeri pada
pasien ini (assesmen nyeri meliputi intensitas, penjalaran,
karakter, faktor yang menstimulasi nyeri, penetapan skala,
dilanjutkan dengan treatmen, reassemen)
• Apabila jawaban berbeda dgn perawat, cari regulasi RS

16
 Contoh Wawancara
3.Kepala Ruang Rawat
• Bagaimana kebijakan RS untuk pasien dengan kasus ini,
• Bagaimana sistem pelatihan bagi perawat
• Bagaimana proses penilaian perawat

17
 Contoh Wawancara
4. DPJP
• Bagaimana dokter menyampaikan kondisi pasien
kepada pasien serta dimana mendokumentasikannya
• Bagaimana dokter menyampaikan hak / kewajiban
pasien? Dan bagaimana mendokumentasikannya
• Bagaimana dokter mengkomunikasikan kondisi
pasien dan rencana perawatan dan terapi kepada
pasien / keluarganya
• Bagaimana dokter dapat memastikan bahwa obat
dan persiapan tindakan sudah dilaksanakan

18
 Contoh Wawancara
5. Farmasi Klinik
• Bagaimana sistem pemberian obat kepada pasien ini?
Dan ceritakan prosedur yang dilakukan untuk mencegah
medication error.
• Dapat kah dijelaskan bagaimana caranya mendapat
laporan kejadian medication error
• Bagaimana pasien mendapat penjelasan tentang obat-
obat yang diterima

19
Contoh pertanyaan Diruang admisi
6. Petugas Admisi (Pendaftaran Pasien)
• Mohon agar dijelaskan kepada kami bagaimana cara
pasien proses admisi di RS ?
• Bagaimana cara saudara mendokumentasikan identitas
pasien dan menghubungi ruangan untuk meminta
tempat ?

7. Petugas Linen
• Bagaimana proses penggantian dan pembersihan linen?
• Tolong dijelaskan alur linen dari ruang linen ke ruangan
pasien/tindakan

20
 Contoh pertanyaan di ruang
rawat/tindakan
8. Petugas kebersihan
• Dapatkah diperlihatkan kepada kami cara membersihkan
tumpahan darah
• Bagaimana cara penanganan limbah medis dan limbah
rumah tangga
• Dapatkah diperlihatkan kepada kami cara mencuci
tangan

21
 Contoh pertanyaan di ruang
rawat/tindakan
9. Petugas teknisi
• Jelaskan kepada kami apa yang saudara kerjakan
apabila ada masalah dengan peralatan medis
diruangan?
• Dapatkah dijelaskan kepada kami jadwal perawatan
alat dan pelaksanaannya?

22