PERTEMUAN 2

ANALISIS PEKERJAAN,
DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI
PEKERJAAN
 PENGERTIAN ANALISIS PEKERJAAN

Menurut Henry Simamora (2006:80) Analisis pekerjaan

adalah ”Proses pengumpulan dan pemeriksaan atas
aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta
kualifikasi (Keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta
sifat individualnya) yang diperlukan untuk melaksanakan
aktivitas ini”.
Sedangkan menurut Veitzal Rivai (2005:109) analisis
pekerjaan adalah “Menempatkan orang yang tepat pada
suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan
keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu
pekerjaan”.
Menurut Veitzal Rivai (2005:110) Tujuan Analisis
Pekerjaan:
1. Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu
Bagaimana analisis pekerjaan dapat memberikan
informasi tentang lingkungan yang dapat
mempengaruhi pekerjaan karyawan dalam suatu
pekerjaan.
2. Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan pekerjaan
yang usang.
Peremajaan ketentuan yang berlaku untuk mendukung
pencapaian sasaran perusahaan.
3. Ciptakan peraturan yang dapat menguntungkan
semua pihak.
Setiap orang pada dasarnya punya hak mendapatkan
pekerjaan dan kompensasi yang layak
4. Rancang kebutuhan SDM masa depan.
Melalui analisis pekerjaan dapat diperoleh gambaran
tentang kemampuan SDM saat ini serta antisipasi
5. kecenderungan
Sesuaikan Jumlah perubahan di masa
Pelamar dandepan
Pekerjaan yang
tersedia.
Kaji jumlah lamaran yang masuk dengan lowongan yang
tersedia, sehingga tidak terjadi kesenjangan antara
kebutuhan dengan lamaran yang tersedia
6.
Rancang Pendidikan dan Pelatihan untuk karyawan baru
maupun karyawan
Bagi karyawan yangpendidikan
baru sudah berpengalaman.
dan pelatihan dapat
memberi bekal pengetahuan yang dapat diaplikasikan ke
dunia kerja, sedangkan untuk karyawan yang
berpengalaman dapat meningkatkan kemampuan untuk
melaksanakan pekerjaan saat ini maupun di masa yang
akan datang
7. Rancang Rencana Pengembangan Potensi Karyawan.
Supaya potensi karyawan dimanfaatkan secara optimal
8. Tentukan Kinerja/Prestasi yang realistis.
Menetapkan Standar kinerja sebagai tolok ukur dalam
penilaian prestasi kerjanya
9. Penempatan Karyawan Sesuai dengan Minatnya.
Penempatan karyawan yang sesuai minatnya akan
meningkatkan etos dan motivasi kerjanya sehingga
pekerjaan itu dapat dinikmati
10.Penempatan Karyawan Harus Sesuai dengan
Keahliannya.
Penempatan karyawan yang sesuai dengan keahlian
akan meningkatkan gairah kerja, sehingga dapat
memberikan kontribusi kepada perusahaan
11.Berikan Kompensasi yang Wajar.
Rumuskan pemberian kompensasi yang adil baik bagi
kedua pihak
 METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS
PEKERJAAN
Ada beberapa metode pengumpulan data untuk analisis
pekerjaan:
1. Wawancara
Proses interaksi antara dua atau lebih orang dalam
sebuah proses komunikasi.
Ada tiga jenis wawancara yang digunakan:
a. Wawancara Individual dengan setiap karyawan
b. Wawancara kelompok dengan sekelompok karyawan
yang memiliki pekerjaan yang sama
c. Wawancara dengan satu atau banyak penyelia yang
mengetahui pekerjaan tersebut
 Pewawancara dapat menggali informasi yang lebih lanjut
dengan pedoman khusus yang disediakan untuk itu
(Wawancara terstruktur), dapat juga menambahkan
pertanyaan-pertanyaan lain (Wawancara tidak
berstruktur)
2. Kuesioner
Daftar pertanyaan yang disusun secara sistematis
mengenai informasi yang dibutuhkan tentang jenis tugas,
rincian tugas, tanggung jawab, karakteristik petugas yang
dibutuhkan, kondisi kerja, ciri kesehatan dan
keselamatan kerja, standar unjuk kerja dan lain-lain.
3. Observasi
Melakukan pengamatan secara langsung ke lapangan
untuk melihat kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.
4. Catatan laporan Partisipan
Menanyakan kepada pekerja mengenai “Catatan
Laporan” tentang yang mereka lakukan selama
melakukan aktivitas.
Catatan Laporan, adalah Catatan harian yang dibuat
oleh pekerja untuk setiap aktivitas di mana mereka
terlibat disertai waktu yang dibutuhkan utnuk setiap
aktivitas.
 Formulir Wawancara Terstruktur dari Analisis Pekerjaan
PT DERAI BADAI
FORMULIR WAWANCARA
Nama: Umur:
Tanggal: Lamanya masa kerja di dalam perusahaan
Nama jabatan saat ini dan kelas jabatan:
Departemen: Grup/Bagian: Nama Penyelia
1. Tujuan Pekerjaan_

2. Uraikan Tugas Pokok Pekerjaan Saudara.

3. Tugas Pekerjaan yang tidak begitu penting

4. Mesin atau perlengkapan Terus-menerus Sering Jarang
yang digunakan
 KUESIONER ANALISIS PEKERJAAN

Nama Jabatan Saudara Kode: Tanggal

Nama kelas : Departemen:

Nama Saudara : Fasilitas :
Nama Penyelia : Dipersiapkan Oleh:
Nama Atasan : Jam Kerja: sampai

1. Apakah tujuan umum dari pekerjaan saudara?

2. Apa pekerjaan terkahir Saudara? Jikalau di organisasi lainnya, harap sebutkan…
3. Ke jabatan mana Saudara ingin dipromosikan?
4. Apabila Saudara biasanya mengawasi orang lain, sebutkan nama-nama dan
jabatan mereka
5. Apabila Saudara biasanya mengawasi orang lain, harap disilang (x) aktivitas-
aktivitas berikut ini yang menjadi bagian dari tugas-tugas kepenyeliaan Saudara:
Pengangkatan Pengembangan Pengukuran kinerja
Pengorientasikan Pengarahan Konseling
Pelatihan Penjadwalan Penganggaran
Pendisiplinan Pemberhentian Lain-lain
6. Bagaimana Saudara menggambarkan penyelesaian dan hasil yang dari pekerjaan saudara?
7. Tugas pekerjaan- Harap uraikan secara ringkas apa yang Saudara lakukan dan sekiranya mungkin,
bagaimana Saudara melakukannya.Saudara tunjukkan tugas mana yang Saudara anggap paling
penting dan/atau paling sulit.
a. Aktivitas harian:_
b. Tugas berkala: (cantumkan harian,mingguan, atau bulanan)
c. Tugas yang tidak berkala:
d.Saudara sudah berapa lama melakukantugas ini
e.Apakah Saudara melakukantugas yang tidak perlu? Jikalau “ya” harap sebutkan__
f.Apakah Saudara seharusnya melakukan tugas-tugas yang tidak tercantum dalam
Saudara?
Jika “ya” harap sebutkan:
8. Pendidikan. Harap disilang (X) daftar yang menunjukkan persyaratan pendidikan bagi pekerjaan
Saudara, bukan latar pendidikan Saudara.
a. Tidak dibutuhkan pendidikan Formal
b. Dibutuhkan pendidikan setingkat SMP
c. Dibutuhkan pendidikan setingkat SMU (SMA)
d. Dibutuhkan pendidikan setingkat D3
e. Dibutuhkan pendidikan setingkat S1
Harap Saudara sebutkan tingkat pendidikan Saudara pada waktu ditempatkan pada pekerjaan ini
9. Pengalaman Kerja.Harap disilang (x) lamanya pengalaman kerja yang dibutuhkan
untuk melaksanakan pekerjaan Saudara?
a. Tidak Perlu pengalaman d. Enam bulan hingga 1 tahun
b. Kurang dari satu bulan e. Satu Tahun hingga 5 tahun
c. Satu bulan hingga 6 buan f. Lebih dari 5 tahun
10. Keahlian. Silahkan Saudara sebutkan setiap yang dibutuhkan dalam melaksanakan
pekerjaan Saudara (misalnya, tingkat akurasi,
kewaspadaan,ketelitian,kecekatan,keterampilan dalam memakai peralatan mesin,
sistem komputer,dll). Harap Saudara sebutkan keahlian-keahlian yang Saudara
kuasai pada waktu di tempatkan pada pekerjaan ini.
11. Perlengkapan. Apakah pekerjaan Saudara membutuhkan pemakaian perlengkapan?
Ya Tidak Jikalau ya, sebutkan perlengkapan dan berikan tanda silang (x)
apakah Saudara memakainya kadang-kadang, sering, atau sangat jarang
Perlengkapan sangat jarang Kadang-kadang sering
a.
b.
c.
 MENULISKAN DESKRIPSI PEKERJAAN
Menurut Henry Simamora (2006:109) Deskripsi pekerjaan
adalah:”Dokumen yang menyediakan informasi
mengenai kewaiban, tugas, dan tanggung jawab
pekerjaan”.
Veitzal Rivai (2005:125) mendefinisikan Deskripsi
pekerjaan sebagai “Keseluruhan kajian ringkas informasi
pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya sebagai
hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok dan
uraian tersebut”.
Manfaat Deskripsi Pekerjaan
1. Ringkasan Pekerjaan dan tugas-tugas (Job Summary
and Duties)
2. Situasi dan kondisi kerja (Working Condition)
3. Persetujuan (Approvals)
A. Elemen Deskripsi Pekerjaan
Menurut Henry Simamora (2006:110), terdiri dari:
1. Identifikasi Pekerjaan
Biasanya berisi informasi seperti berikut:
a.Nama Jabatan
Menunjukan bidang aktivitas khusus pekerjaan
b. Status Jabatan
Menentukan statusnya tetap,kontrak atau projek
c. Kode Jabatan
Perujukan yang cepat dan mudah atas semua
jabatan
d. Tanggal
Tanggal pembuatan deskripsi pekerjaan
e. Disusun oleh
Nama orang yang menyusun deskripsi pekerjaan
f. Disetujui oleh
Tanda Tangan dan nama jabatan orang yang
menyetujui
g. Departemen/Bagian dan Divisi/Pabrik
Menunjukkan lokasi pekerjaan
h. Nama Jabatan Penyelia
Harus dibuat untuk membantu menentukan
pekerjaan dan tingkat kepentingannya
 i. Kisaran Gaji
Gaji khusus atau kisaran gaji jabatan bersangkutan
2. Ringkasan Pekerjaan
Adalah Rangkuman umum perihal tanggungjawab
utama dan komponen yang membedakan pekerjaan itu
dengan pekerjaan lain. Ringkasan pekerjaan
memberitahukan apa pekerjaan tersebut, bagaimana
pelaksanaannya dan mengapa
3. Kewajiban dan Tanggung Jawab
Mengelompokkan tugas pekerjaan dan mendaftarnya
secara terpisah.
 PT DERAI BADAI
DESKRIPSI PEKERJAAN

I. Nama Jabatan : Analisis Pekerjaan

Departemen : Departemen Sumber Daya Manusia
Lokasi : kantor Pusat Jakarta
Kelas Jawaban : 5C
Pusat Biaya : 567
Tanggal : 28 Maret 1997
Disetuju Oleh : Samiun Ramirez,SE,MBA
Disusun oleh : Dra. Nurjanah Stone

II. Ringkasa Pekerjaan

1. Mengumpulkan dan membuat informasi analisis pekerjaan melalui wawancara,
kuesioner, observasi atau cara-cara lainnya
2. Memberikan data lainnya yang diperlukan oleh spesialis Sumber daya manusia
III. Tugas
1. Merancang jadwal analisis pekerjaan dan kuesioner
2. Mengumpulkan informasi pekerjaan
3. Berinteraksi dengan karyawan,penyelia dan rekan sejawat
4. Menyusun deskripsi pekerjaan,spesifikasi pekerjaan dan standar kinerja pekerjaan
5. Melaporkan risiko keselamatan kerja kepada manajer terkait
6. Mengecek informasi analisis pekerjaan melalui 2 sumber
7. Melaksanakan tugas lainnya yang dibebankan oleh pengawas

IV. Kondisi Kerja

1. Bekerja di dalam ruangan kantor yang berventilasi baik
2. Pada saat pengumpulan data analisis pekerjaan sering harus terjun ke lapangan
pada berbagai kondisi yang ada di dalam grup perusahaan.
3. Waktu kerja standar dimulai dari pukul 08.00 pagi sampai 17.00 sore, kecuali pada
saat pengumpulan data dari sumber ke dua dan saat melakukan perjalan keluar
kota (4 sampai 8 hari per bulan)
 SPESIFIKASI PEKERJAAN

Henry Simamora (2006:114), mendefinisikan Spesifikasi

Pekerjaan sebagai “Sebuah daftar pengetahuan, keahlian,
kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dipenuhi
Oleh individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan.

Perbedaan antara Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi

pekerjaan, adalah:
Deskripsi pekerjaan, menetapkan apa pekerjaan tersebut;
merupakan profil pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan, tuntutan pekerjaan atas para
karyawan yang melakukannya dan persyaratan keahlian
manusia; merupakan profil manusia yang dibutuhkan
orang yang menunaikan pekerjaan tsb.
Informasi yang tertera dalam spesifikasi pekerjaan, adalah:
1.Identifikasi Jabatan,terdiri dari:
a. Nama Jabatan
b. Departemen
c. Lokasi
d. Pengawas
e. Kode jabatan
f. Tanggal
g. Disetujui oleh
h. Ditulis oleh
2. Faktor Keahlian, terdiri dari:
a. Pendidikan
b. Pengalaman
c. Komunikasi
3. Faktor Daya,terdiri dari:
a. Tuntutan fisik
b. Tuntutan Mental
4. Kondisi Kerja
 PT. DERAI BADAI
SPESIFIKASI PEKERJAAN

I. Nama Jabatan : Analisis Pekerjaan

Departemen : Departemen Sumber Daya Manusia
Lokasi : kantor Pusat Jakarta
Kelas Jawaban : 5C
Pusat Biaya : 567
Tanggal : 28 Maret 1997
Disetuju Oleh : Samiun Ramirez,SE,MBA
Disusun oleh : Dra. Nurjanah Stone

II. Faktor Keahlian

Pendidikan : Diperlukan lulusan universitas atau perguruan tinggi
Pengalaman : Minimal pernah memiliki pengalaman selama 2 tahun sebagai
analisis pekerjaan atau tugas profesional lainnya dalam bidang
SDM
Komunikasi : Kemampuan berbicara dan menulis merupakan bukti kemampuan
untuk meringkas data pekerjaan secara tepat dan cepat
III Faktor Daya
Tuntutan Fisik : Hanya terbatas pada hal-hal yang biasanya terkait degan tugas
klerikal seperti duduk, berdiri, dan berjalan.
Tuntutan Mental : Penyampaian kesan visual diperlukan untuk mengamati pekerjaan.
Inisiatif dan kecerdasan merupakan hal wajib karena pekerjaan
akan diawasi secara umum saja.Pengambilan keputusan
berdasarkan pertimbangan adalah hal yang sering terjadi.
Menganalisis dan mensintesiskan sejumlah sari informasi ke
dalam deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan
standaran kinerja pekerjaan.

IV. Kondisi Pekerjaan : Perjalanan kerja ke berbagai kantor cabang perusahaan di

berbagai kota mulai dari empat hingga tujuh haridalam sebulan.
Perjalanan di sekitar lokasi kerja untuk menghimpun informasi
pekerjaan. Sebagian besar pekerjaan dilakukan di dalam kantor.
SOAL TUGAS
PERTEMUAN 2
1. Analisis pekerjaan adalah “Menempatkan orang yang
tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan
kemampuan keahlian dan pengalaman dalam
melakukan….
a. Perencanaan d. Suatu Pekerjaan
b. Pengembangan e. Peringatan
c. Pencatatan
2. Tujuan Analisis pekerjaan yang dipelajari dalam teori…
a. Statistik d. Keuangan
b. MSDM e. Manajemen
c. Pemasaran

3. Ada beberapa metode pengumpulan data untuk

analisis pekerjaan, yaitu: Wawancara, Observasi,
Catatan Laporan Partisipan dan…
a. Statistik d. Korelasi
b. Regresi e. kuesioner
c. Wawancara
4. Deskripsi pekerjaan adalah:”Dokumen yang
menyediakan informasi mengenai kewajiban,tugas, dan
………..”,
a. Tanggung jawab Pekerjaan d. Laporan
b. Buku Pedoman e. Notulen
c. Agenda pekerjaan

5. Manfaat Deskripsi Pekerjaan, yaitu ringkasan

Pekerjaan dan tugas-tugas, situasi dan kondisi kerja,
dan…
a. Sarana Prasarana d. Sispro
b. Persetujuan e. Promosi
c. Dokumen