Netiket atau nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail.

Seperti halnya
berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara
tersendiri.

1) Perlakukan E-mail secara pribadi

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak
sepatutnya mengirimkannya ke forum umum, seperti kelompok, grup, atau mailing-list. E-mail
pada dasarnya adalah alat komunikasi personal, terkecuali informasi tersebut ditujukan untuk
forum, grup, dept terkait.

2) Jangan gunakan huruf kapital

Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan email yang menggunakan huruf
besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama
berkomunikasi dengan e-mail atau chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak.

3) Jangan gunakan CC

Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misaInya di mailing list), jangan cantumkan
nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail
Anda akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat
e-mailnya dibeberkan di depan umum. Gunakan BCC ( blind carbon copy ). Dengan cara ini
setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri terkecuali informasi tersebut memang
diharuskan untuk suatu kepentingan khusus.

4) Jangan membicarakan orang lain

Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelekannya. Berhati-hatilah

terhadap apa yang Anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama forward yang mengizinkan si
penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

5) Jangan terlalu banyak mengutip

Berhati-hatilah dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas reply dari sebagian besar program
maller biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat
Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus
bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian- bagian yang relevan saja. Pesan
yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang
berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, tetapi juga pada pihak
pengirim. Selain itu, jika kutipan itu Anda kirimkan untuk orang lain (misalnya isi email dari A
Anda kirimkan untuk B) maka sebaiknya Anda menyertakan sumber, terutama jika e-mail
tersebut berisi gagasan - gagasan penting. Mengutip gagasan tanpa menyertakan sumber akan
membuat Anda dicap sebagai plagiat.

6) Jawablah secara masuk akal.

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam
satu jawaban, atau menjawab pesan e-mail yang panjang lebar dalam satu kata : “Good”

7) Jangan gunakan format HTML

Jika anda mengirim sebuah pesan penting kerekan anda, jangan gunakan format HTML tanpa
anda yakin bahwa program e-mail rekan anda bisa memmahami kode HTML. Jika tidak, pesan
anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.

Menulis sebuah surat elektronik atau email adalah salah satu cara berkomunikasi dengan orang
lain. Sama halnya dengan cara komunikasi konvensional yaitu berbicara langsung, menulis email
juga membutuhkan etika, tata cara dan sopan santun. Lalu apa saja yang boleh dan tidak boleh
dilakukan saat menulis email? Berikut ini ada beberapa catatannya, yaitu:

1. Gunakan salam pembuka

Contoh : Selamat Pagi/Dear/Yth.Bapak/Ibu

2. Pergunakan kalimat dengan jelas & singkat, jangan bertele-tele

Contoh : Mohon di baca kembali Kontrak Lead Time Pengiriman dari Bogor s.d Soroako

3. Jangan menggunakan huruf BESAR di seluruh kalimat

Penggunaan huruf besar di seluruh kalimat menimbulkan persepsi, bahwa Anda sedang marah-
marah

4. Jangan menggunakan tanda baca yang berlebihan

Contoh : Mohon bantu action segera!!!! jika ada permintaan request delivery urgent dari kami
ya pak,,, ? Penggunaan tanda baca berlebihan, menimbulkan persepsi yang negatif

5. Jangan menggunakan kalimat yang kurang lazim

Contoh : Jika pengiriman ini gatot, bisa jadi selanjutnya kt pake expedisi eksternal ajah lho yo
pak? Penggunaan kalimat / kata-kata yang kurang lazim, menunjukkan Anda kurang professional

6. Penggunaan warna huruf

Warna huruf sebaiknya berwarna gelap seperti : hitam dan biru tua

7. Pemilihan jenis huruf

Jenis huruf yang lazim digunakan di dunia professional, seperti : arial, arial narrow, trebuchet,
callibri, dll
8. Dahulukan nama customer sebelum kolega internal pada kolom To atau Cc

9. Jika meminta bantuan, pergunakan kata-kata Mohon bantuannya

10. Bacalah benar-benar e-mail yang Anda terima

Bacalah benar-benar e-mail yang Anda terima, karena seringkali menimbulkan beragam persepsi

11. Ucapkan Terima kasih di akhir kalimat

TIPS BERKIRIM EMAIL

1. Hindari Spam, Bombing

Spamming adalah pengiriman email secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama.
Sedang

email bomb adalah pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud
mailbox penerima cepat penuh.

Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta.

2. Jangan mem-forward E-mail tanpa di edit

Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting
si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti
ini: > . Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang pertama yg
memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya
terus bertambah. Email jadi tidaK menyenangkan. Dalam memforward ini, rule #1 juga harus
digunakan yaitu, jangan terlalu sering.

3. Ganti judul email bila perlu

Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya balas-
balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya.
Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file
topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.

4. Body replay jangan dikirim semua

Lama-lama email yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita
membalas email, seluruh email yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya,
hapuslah sebagian body email yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita
jawab saja.

5. Jangan tanggapi email TBC

Anda mungkin pernah menerima email yang menyuruh anda untuk meneruskannya ke sejumlah
orang, upaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka anda akan ketimpa
sial. Email semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC (takhayul, bid’ah dan
khurafat). Teruskan saja ke tong sampah.

6. Jaga account orang lain

Kalau anda mereply atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak anda kenal atau
anda kenal dalam heading “To” nya. Kalau itu anda lakukan, sama saja anda memaksakan anak
gadis anda berkenalan dengan lelaki yang bukan muhrimnya. Akibatnya accaount email-email
orang yang muncul di email orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa
mengirim email ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy),
supaya alamat-alamat email yg banyak itu tidak muncul di halaman muka penerima email anda.

7. Hindari full caps lock / huruf besar semua

Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word,
yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image,
bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau
penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau
tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN.

8. Hindari kalimat singkat dalam

Misalkan teman anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang keindahan alam
Mesopotamia. Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, “oh ya?”atau “enak ya”,
“benarkah” dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply
emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma bikin gregetan dan hanya pantas diketik di
chating saja.

9. Cek ulang sebelum di send

Setelah email rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan
kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol “send kita klik, tidak bisa dicancel atau
dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik.

10. Bersabarlah menerima balasan

Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang
mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca email-email anda.

Sumber : http://teknologi.kompasiana.com/internet/2012/09/15/etika-menulis-email-487065.html

Best Regards

Human Resources