Anda di halaman 1dari 17

MAKALAH SURAT KLAIM (PENGADUAN)

Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu mata kuliah Korespondensi
Bisnis oleh Ibu Dra. Amalia Solihati

Disusun Oleh :
Alfiani Fadillah (185211035)
Yohana Helena (185211063)

Program Studi D3 Administrasi Bisnis

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG


Jl. Gegerkalong Hilir, Ds. Ciwaruga Bandung 40012, Kotak pos 1234
Bandung 2019
KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang,
Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan
rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada Kami, sehingga Kami dapat menyelesaikan
makalah tentang Surat Klaim dari mata kuliah Korespondensi.
Makalah ini telah kami buat dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari
berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami
menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi
dalam pembuatan makalah ini.
Telepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada
kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu
dengan tangan terbuka Kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar Kami
dapat memperbaiki makalah ini.
Akhir kata Kami berharap semoga makalah ini dapat memenuhi tugas dari dosen
dan bermanfaat bagi pembaca.

Bandung, November 2019

Tim Penulis
DAFTAR ISI

Kata Pengantar………………………………………………………………………….........i
Daftar Isi……………………………………………………………………………………..ii
BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………….1
1.1. Latar Belakang Masalah………………………………………………………………...2
1.2. Rumusan Masalah…………………………………………………………………….....2
1.3. Tujuan Penulisan………………………………………………………………………...2
1.4. Manfaat Penulisan……………………………………………………………………….2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………………………….3


2.1. Surat…………………………………………………………………………………......3
2.2. Jenis Surat………………………………………………………………………………3-6
2.3. Klaim/Pengaduan………………………………………………………………………..7
BAB III PEMBAHASAN……………………………………………………………………8
3.1. Surat Klaim……………………………………………………………………………8-10
3.2. Syarat-syarat Surat Klaim……………………………………………………………11-13
3.3. Isi Surat Klaim……………………………………………………………………….14-16
3.4. Cara Pembuatan Surat Isi……………………………………………………………17-18
3.5. Bagian-bagian Surat Klaim………………………………………………………….19-20
3.6. Contoh Surat Klaim…………………………………………………………………21-22
BAB IV PENUTUP………………………………………………………………………23
BAB I
PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Surat diartikan sebagai salah satu alat Komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan
kepada pihak lain. Pihak lain disini dapat diartikan individu atau organisasi.
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern
ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin
hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya
maupun ditempat lain.
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau
perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam
upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang
penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet
dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah
berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam
menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Surat
merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu
pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman,
pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat,
setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka
terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh
karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien
serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk
menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan
perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas
korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng
apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak
menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam
bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu
pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima
surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang novel,
puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya
sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering
dibayangkan orang, karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan
harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.
1.2. RUMUSAN MASALAH

1. Apa pengertian dari surat klaim?


2. Apa saja syarat-syarat penyusunan Surat Klaim (pengaduan) ?
3. Apa saja isi dari Surat Klaim (pengaduan) ?
4. Cara Menyusun Surat Klaim (pengaduan)?
5. Bagaimana Contoh dari Surat Klaim (pengaduan)?

1.3. TUJUAN PENULISAN


Adapun tujuan penulisan adalah sebagai berikut:
1. Memahami pengertian dari surat klaim(pengaduan).
2. Dapat mengetahui syarat-syarat pembuatan surat klaim(pengaduan)
3. Mengetahui apa saja isi dari surat klaim(pengaduan).
4. Mengetahui cara menyusun surat klaim(pengaduan).
5. Dapat memahami contoh surat klaim yang baik.

1.5. MANFAAT PENULISAN

Untuk Pembaca
- Dapat memberikan wawasan seputar surat klaim (pengaduan)
- Dapat membuat pembaca mengerti akan Surat Klaim (pengaduan)
- Dapat mengetahui contoh surat klaim yang baik dan benar
- Dapat membuat Surat Klaim dengan baik dan benar

Untuk Penulis
- Dapat menambah wawasan bagi penulis seputar Surat Klaim (pengaduan)
- Dapat mengimplementasikan secara langsung adalam pembuatan Surat Klaim
(pengaduan)
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. TINJAUAN PUSTAKA


2.1.1. SURAT
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Fungsinya
mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti
tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya,
dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh
tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di prangko harus semakin besar juga
2.1.2 JENIS SURAT
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat
niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan
berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan
surat dinas.

Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat


2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

Surat resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-
ciri surat resmi:

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi


2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:

 Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.


2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga

 Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan


 Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
 Hal, berupa garis besar isi surat
 Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
 Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
 Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
 Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf
kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.

 Penutup surat
Penutup surat, berisi

1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

 Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu


kegiatan

Surat niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak
luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi,
dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah
satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas
kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari
surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat
keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan


2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

Surat lamaran kerja


Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin
bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan
termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus
diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut
ini.:

 Tempat dan tanggal pembuatan surat


 Nomor surat
 Lampiran
 Hal atau perihal
 Alamat tujuan
 Salam pembuka
 Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu:

1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup

 Salam penutup
 Tanda tangan dan nama terang

Surat Elektronik
Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan
internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh
Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada
1969.[6] ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang
bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.
Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk
mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan
SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah
protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada
dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.
Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam
bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.
Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan
menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan
basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program
pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka
internet untuk membuka surel yang ada.
Klaim n 1 tuntutan pengakuan atas suatu fakta bahwa seseorang berhak (memiliki atau
mempunyai) atas sesuatu: pemerintah Indonesia akan mengajukan -- gantu rugi kepada
pemilik kapal asing itu; 2 pernyataan tentang suatu fakta atau kebenaran sesuatu: ia
mengajukan -- bahwa barang-barang elektronik itu miliknya;

Mengklaim/Meng·Klaim/ v 1 meminta atau menuntut pengakuan atas suatu fakta bahwa


seseorang (suatu organisasi, perkumpulan, negara, dan sebagainya) berhak memiliki atau
mempunyai hak atas sesuatu: ada negara lain yang ~ kepulauan itu; 2 menyatakan suatu fakta
atau kebenaran sesuatu: pemerintah baru ~ bahwa tokoh politik itu meninggal karena bunuh
diri;
Pengklaim/Peng·Klaim/ n orang yang mengklaim;

Pengklaiman/Peng·Klaim·An/ n proses, cara, perbuatan mengklaim


Keluh/Ke·Luh/ n ungkapan yang keluar karena perasaan susah (karena menderita sesuatu
yang berat, kesakitan, dan sebagainya);kesah segala ucapan yang terlahir karena kesusahan
(kepedihan dan sebagainya);

Berkeluh/Ber·Ke·Luh/ v mengeluh;~ kesah melahirkan perasaan susah dengan mengaduh,


menarik napas, dan sebagainya;

Mengeluh/Me·Nge·Luh/ v menyatakan susah (karena penderitaan, kesakitan, kekecewaan,


dan sebagainya): meskipun tugas itu sangat berat, tetapi tidak seorang pun yang ~;

Mengeluhkan/Me·Nge·Luh·Kan/ v mengeluh tentang sesuatu: ia ~ perlakuan yang tidak


adil;

Terkeluh/Ter·Ke·Luh/ a tidak sengaja mengeluh;

Pengeluh/Pe·Nge·Luh/ n orang yang suka mengeluh;

Keluhan/Ke·Luh·An/ n apa yang dikeluhkan; keluh kesah


BAB III
PEMBAHASAN

3.1. Surat klaim (pengaduan)


Surat Klaim (pengaduan) adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada
penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat
pengaduan dibuat karena, jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlamabatan, atau
pengingkaran isi perjanjian.
Contoh surat klaim (keluhan) tersebut seperti surat dari konsumen, surat klaim dalam
transaksi perdagangan, dan lain lain. Didalam surat klaim terdapat pengaduan layanan jasa
ataupun barang yang dibeli tidak sesuai, maka dari itu seseorang yang membuat surat ini
mengharapkan ganti rugi maupun bentuk penyelesaian lainnya. Biasanya surat ini dibuat oleh
konsumen yang mendapatkan ketidaknyamanan dalam beberapa hal seperti:
 Barang yang dikirim oleh produsen mengalami keterlambatan karena tidak sesuai
dengan jadwal yang dijanjikan.
 Barang yang diterima atau dikirim konsumen tidak sesuai dengan pesanan.
 Mutu/kualitas barang tidak sesuai dengan harapan konsumen.Barang yang dikirim
mengalami kerusakan saat diterima oleh konsumen.Pelayanan dari karyawan tidak
sesuai dengan harapan konsumen.

3.2. Syarat-syarat Penyusunan Surat Pengaduan


Syarat-syaratnya adalah meliputi :
a. Harus mempunyai alasan kuat yang disertai bukti-bukti sah.
b. Harus bersifat keadilan dan kebenaran.
c. Harus sopan dan hormat, agar relasi berjalan baik.

3.3. Isi Surat Pengaduan


Isi surat pengaduan yang baik adalah :
a. Nama dan jenis barang yang diterima.
b. Macam penyimpangan dalam pengiriman barang.
c. Cara penyelesaian.
3.4. Cara Menyusun Surat Klaim
 Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.
 Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.
 Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.
 Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut
dengan bukti yang nyata.
 Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan
kedua belah pihak.

3.5. Bagian Surat Klaim


 Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah
surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai
nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang
pertama ini berisi:
Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang
memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal
pembuatan.
 Tempat dan Tanggal Surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai
tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika
tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang
tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990
 Nomor Surat

Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya
menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya
meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran
surat tersebut berfungsi untuk:
Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan
Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013
 Lampiran

Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau
dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang
dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
 Hal

Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi
pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

 Alamat Dalam

Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul
surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian
ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis
alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa
berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama
instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh
nama orang.
Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255
 Salam Pembuka

Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat.
Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
 Isi Surat

 Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan
terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
 Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
 Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat
kepada pembaca surat.
 Salam Penutup

Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya,
Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali
oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
 Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan

Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
 Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga
berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung
Contoh Surat Klaim yang Baik.

PT. Selalu Sukses


Jalan Jaya Raya V Blok B. 1/ No 11
Cipondoh Raya, Telp (021) 632123
Kota Jakarta 15120
Jakarta Selatan

Nomor : 222/AK/VI/2015 12 Juli 2015


Lampiran : –
Hal : PENGADUAN ATAS KIRIMAN BARANG

Kepada
Yth. Manager Pemasaran PT. Abadi Sentosa
Jalan Beringin Raya III No. 66
Surakarta

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan bahwa, kiriman Saudara berupa :


1. 5 buah PC
2. 5 buah Printer Merek Canon
3. 3 AC Panasonic
4. 2 TV LED merek Thosiba
Telah sampai di tempat kami, dan kami mengucapkan terima kasih.
Namun, dengan sangat menyesal kami harus sampaikan bahwa setelah peti – peti
barang tersebut kami buka, ternyata di dalam peti dengan kode ST-1 ada sebuah lemari
es yang rusak. Kerusakannya yaitu di bagian freezer atau pendingin lemari es tersebut
yang tidak dapat berfungsi, sehingga lemari es tersebut tidak dapat dipergunakan.
Menurut kami, kerusakan lemari es tersebut disebabkan karena pengepakan barang
yang kurang pas sehingga sekrup di bagian freezer terlepas saat terjadi guncangan yang
mengakibatkan lemari es tersebut menjadi rusak.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka dengan ini kami minta kepada Saudara
agar dapat segera mengirimkan penggantinya dan kami akan segera pula mengirimkan
barang yang rusak tersebut ke alamat Saudara atas beban biaya Saudara.
Demikian keterangan yang dapat kami sampaikan, dan atas perhatian Saudara kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dina Danita
Manager Pemasaran
BAB IV
PENUTUP

4.1. KESIMPULAN
Surat Klaim (keluhan) ialah jenis surat yang berasal dari instansi tertentu ataupun seseorang
atas ketidaknyamanan dan ketidakcocokan terhadap suatu barang, pelayanan, dan sebagainya.
Surat klaim dapat disebut sebagai surat pengaduan atau surat keluhan. Contoh surat klaim
(keluhan) tersebut seperti surat dari konsumen, surat klaim dalam transaksi perdagangan, dan
lain lain. Didalam surat klaim terdapat pengaduan layanan jasa ataupun barang yang dibeli
tidak sesuai, maka dari itu seseorang yang membuat surat ini mengharapkan ganti rugi
maupun bentuk penyelesaian lainnya. Namun perlu di perhatikan juga dalam pembuatan
Surat Klaim, meski kita sedang merasa kecewa atas barang atau jasa yang diterima kurang
memuaskan tapi tetap saja dalam pembuatan surat tersebut harus memakai bahasa yang baik
dan sopan.
Pengertian surat klaim (keluhan) yaitu jenis surat yang berasal dari instansi tertentu ataupun
seseorang atas ketidaknyamanan dan ketidakcocokan terhadap suatu barang, pelayanan, dan
sebagainya. Surat klaim sanggup disebut sebagai surat pengaduan atau surat keluhan. Contoh
surat klaim (keluhan) tersebut menyerupai surat dari konsumen, surat klaim dalam transaksi
perdagangan, dan lain lain. Didalam surat klaim terdapat pengaduan layanan jasa ataupun
barang yang dibeli tidak sesuai, maka dari itu seseorang yang menciptakan surat ini
mengharapkan ganti rugi maupun bentuk penyelesaian lainnya. Biasanya surat ini dibentuk
oleh konsumen yang mendapatkan ketidaknyamanan dalam beberapa hal seperti:
Barang yang dikirim oleh produsen mengalami keterlambatan sebab tidak sesuai dengan
jadwal yang dijanjikan. Barang yang diterima atau dikirim konsumen tidak sesuai dengan
pesanan. Mutu/kualitas barang tidak sesuai dengan keinginan konsumen. Barang yang
dikirim mengalami kerusakan dikala diterima oleh konsumen. Pelayanan dari karyawan tidak
sesuai dengan keinginan konsumen.
Berdasarkan hal hal di atas, pengertian surat klaim (keluhan) menyerupai surat dagang berisi
keluhan wacana kerusakan barang saja, namun jenis surat ini juga sanggup berupa pengaduan
lainnya. Surat klaim (keluhan) dari seseorang biasanya tidak selalu gampang diterima oleh
pihak yang mendapatkan pengaduan tersebut. Untuk mengatasi hal ini, maka diharapkan
bukti yang kasatmata mengenai keluhan atau kekecewaan yang diperoleh oleh konsumen.
Dalam pengertian surat klaim (keluhan) ini juga saya jelaskan bahwa apabila anda
menciptakan surat pengaduan dagang maka harus menyertakan struk pembayaran jual beli
(kwitansi). Dengan begitu pihak konsumen sanggup menawarkan bukti dan sanggup
melaksanakan beberapa tindakan seperti:
Melakukan peniadaan pembelian barang. Mengharapkan adanya potongan harga dari pihak
produsen. Meminta pertanggungjawaban apabila barang hilang atau rusak menyerupai
meminta ganti rugi atau mengganti barang baru. Meminta pertanggung tanggapan lain dengan
cara mengganti barang dengan jumlah uang yang sesuai.
DAFTAR PUSTAKA

https://contoh-surat.org/surat-klaim.html
https://aprilia95sty.blogspot.com/2013/12/contoh-surat-pengaduan-barang-klaim.html
https://kbbi.web.id/keluh
https://materi4belajar.blogspot.com/2018/04/pengertian-surat-klaim-keluhan-beserta.html
https://id.wikipedia.org/wiki/Surat
https://www.zonareferensi.com/bagian-bagian-surat/
http://www.zonasiswa.com/2014/01/bagian-bagian-surat-penjelasan-contoh.html
https://rajasoal.com/pengertian-surat-klaim-keluhan-beserta-contohnya/#
https://contohsurat.co/contoh-surat-komplain-pengaduan/
https://materi4belajar.blogspot.com/2018/04/pengertian-surat-klaim-keluhan-beserta.html