PENGERTIAN, FUNGSI, DAN

TUJUAN DICIPTAKANN
FORMULIR

Elva Rahmah, S.Sos., M.I.Kom.

Formulir sangat penting diciptakan
organisasi dengan alasan:
 Alat yang digunakan untuk mengorganisasi,
mengumpulkan, dan memindahkan informasi
 Alat untuk menciptkan dokumen, yang dapat
menentukan informasi yang akan dihimpun dan
disimpan
Pengertian formulir
Suatu sarana yang menyediakan ruangan (kolom)
untuk memuat informasi yang berupa pemberitahuan,
instruksi yang ditujukan, baik kepada perorangan,
maupun organisasi intern maupun ekstern, yang
umumnya dicptakan dalam bentuk lembar kertas
yang tercetak
Formulir Elektronik
 Penciptaan formulir dengan melalui mesin komputer
 Formulir elektronik dirancang, dibuat, disimpan, dan
dipindahkan secara elektronik, sehingga
memudahkan dalam proses penciptaannya
Manajemen Formulir
Merupakan suatu proses kegiatan pengendalian
penciptaan formulir, produksi, dan penggunaan
formulir secara sistematis sesuai dengan standar yang
ada
Fungsi Formulir
 Keseragaman dalam melaksanakan pekerjaan
 Mempermudah pengklasifikasian data
 Alat pemberian instruksi pimpinan kepada
bawahan
 Mempermudah pemberkasan baik yang terkait
dengan sistem maupun penempatannya
 Menerbitkan prosedur dan tata kerja
 Sarana pengendalian (kontrol) dalam pelaksanaan
kegiatan baik secara kualitatif maupun kuantitatif
Penyebab pencitaan formulir tidak
efisien dan efektif antara lain:
 Pembuatan formulir melalui prosedur yang salah
 Formulir sudah kadaluwarsa
 Formulir sulit untuk diisi oleh pengguna
 Adanya kerancuan atau tumpang tindih dengan
formulir lainnya
 Instruksi yang dituangkan tidak lengkap
 Penciptaan disain formulir tidak sesuai standar
 Penggandaan yang berlebihan dalam pembuatan
formulir
Tujuan manajemen formulir
 Menetapkan penciptaan formulir sesuai
perkembangan
 Merancang formulir untuk mempercepat proses
informasi
 Menjamin instruksi yang dituangkan dalam formulir
dapat digunakan dengan cepat dan tepat
 Menciptakan formulir dengan menekan biaya
 Menjamin agar formulir dapat tersedia pada saat
dibutuhkan
Agar manajemen formulir tercapai sesuai dengan tujuan
atau yang diharapkan maka dapat dilakukan
beberapa kegiatan, yaitu:
1. Memusnahkan formulir, kopi formulir dan item tertentu
pada formulir yang sudah tidak sesuai lagi untuk
suatu kegiatan
2. Mencegah terciptanya formulir baru yang tidak
diperlukan
3. Merevisi formulir yang tidak sesuai dengan
kebutuhkan
4. Menggabungkan formulir yang item-nya mempunyai
tujuan yang sama
5. Mendisain formulir untuk efektivitas yang maksimal
6. Menetapkan media yang tepat untuk setiap formulir
dan menjamin dapat digunakan
Unsur-unsur Program Manajemen
Formulir
1. Perencanaan dan training
2. Koordinasi dan hubungan
3. Analisis prosedur
4. Standarisasi disain
5. Pencatatan dan identifikasi
6. Penciptaan dan penggandaan
7. Distribusi dan Penyimpanan
8. Tidak lanjut